Créer des processus clairs et reproductibles en 7 étapes

Portrait du contributeur – Julia MartinsJulia Martins17 juin 202116 min de lecture
facebooktwitterlinkedin
Créer des processus clairs et reproductibles en 7 étapes - Image bannière de l’article

Le terme processus (ou workflow en anglais) est ambigu. Pour certains, il s’agit d’une structure ou procédure et pour d’autres, c’est une façon d’organiser les informations.

L’ambiguïté autour de ce terme a des conséquences réelles. Le manque de clarté sur la définition même d’un processus vous empêche d’identifier les tâches à accomplir, ce qui nuit à votre efficacité. C’est un fait, un travailleur de la connaissance consacre en moyenne 60 % de son temps au « work about work », c’est-à-dire à des tâches d’organisation liées au travail, comme la recherche d’informations ou le suivi de l’état d’avancement d’un projet. Pire encore, plus d’un quart des échéances sont manquées chaque semaine. Nous avons beau redoubler d’efforts, travailler sans relâche et plus longtemps, notre productivité reste en berne et, bien souvent, le retard s’accumule.

Le temps est venu d’inverser la tendance.

C’est là que les processus, et la compréhension de ce qu’ils représentent, entrent en jeu. Être capable de définir un processus et de le mettre en œuvre correctement vous aide à organiser efficacement le travail de votre équipe, à atteindre vos objectifs de projet et à créer des processus durables et efficaces. Cet article vous indique tout ce qu’il faut savoir pour y parvenir.

Qu’est-ce qu’un processus ?

Un processus est une suite d’étapes complète conçue pour aider les équipes à atteindre leurs objectifs. Il s’agit de relier les données pertinentes aux bonnes personnes et au moment opportun. Une fois déployé, un processus vous permet d’organiser clairement les informations et peut être reproduit.

Un processus efficace comporte sept étapes, réparties en trois phases : planification, exécution et révision.

Planification :

1. Idéation et collecte des informations

2. Réception des demandes

3. Hiérarchisation et attribution des ressources

Exécution :

4. Développement et révision

5. Suivi de la progression

Révision :

6. Approbation

7. Rapports

Quand est-il nécessaire de créer un processus ?

Les processus sont particulièrement efficaces à l’échelle d’une équipe ou d’un service. Conçus de manière réfléchie, les processus apportent à votre équipe la clarté dont elle a besoin pour atteindre ses objectifs plus rapidement.

Vous pouvez mettre en place un processus efficace pour une initiative ponctuelle ayant un objectif final (campagnes marketing, programmes d’intégration des nouveaux employés, achats), mais aussi pour gérer des tâches récurrentes ou continues (calendriers de contenu, demandes informatiques, suivi des bugs).

Dans quelle mesure les processus sont-ils importants ?

Chaque processus est unique, mais tous reposent néanmoins sur les mêmes éléments de base, comme des briques LEGO. Ces attributs standard sont suffisamment flexibles pour s’adapter aux besoins de toute équipe ou organisation. L’essentiel est de définir les processus essentiels à votre entreprise pour structurer cette dernière. Le cas échéant, plus personne ne perd de temps à se demander quelles sont les prochaines étapes ou quel est le responsable de telle ou telle partie du projet. L’élimination de toutes ces incertitudes révolutionnera votre façon de travailler.

Ce niveau de structure peut apporter des avantages considérables à votre équipe, notamment :

  • Faciliter la coordination entre les membres de l’équipe projet

  • Gagner en productivité (sans sacrifier la qualité ni augmenter les coûts)

  • Simplifier l’allocation des ressources

  • Renforcer la visibilité au sein du projet

  • Donner les moyens aux leaders de prendre de meilleures décisions grâce à la centralisation des activités

  • Réduire la collecte manuelle des informations et les tâches redondantes

  • Décloisonner l’information en rassemblant toutes les données au sein d’une source unique de référence accessible à tous

  • Permettre aux membres de l’équipe de savoir clairement en quoi leur travail contribue aux buts et objectifs communs de plus grande ampleur

  • Éliminer les incertitudes et libérer le potentiel des membres d’équipe

  • Supprimer les processus et systèmes ponctuels grâce à la mise en place d’une plateforme centrale qui regroupe toutes les ressources nécessaires pour travailler

Inutile de réinventer la roue à chaque nouveau projet : les processus permettent aux équipes de s’adapter pour faire la différence et réussir à se dépasser.

Définir ses processus : 3 avantages

La mise en place d’un processus peut sembler fastidieuse. Toutefois, il s’agit d’un véritable facteur de croissance s’il est bien défini et reproductible. Un processus efficace vous permet de tenir à distance le « work about work » (les tâches d’organisation), d’atténuer les frustrations, de gagner en transparence et de renforcer l’implication. Les efforts investis au départ vous feront gagner un temps précieux et vous épargneront des crises de stress à l’avenir.

Bénéficier d’une visibilité en temps réel

Ce n’est un secret pour personne, bénéficier d’informations exploitables en temps réel renforce l’efficacité des équipes. Or, obtenir ces données peut s’avérer délicat… C’est là que les processus entrent en jeu.

Un processus efficace permet de communiquer les données pertinentes aux bonnes personnes et au moment opportun. Cette interdépendance permet de gagner en visibilité sur et au sein de l’ensemble des projets : chacun sait qui travaille sur quoi et pour quand, et dans quelle mesure c’est important. Ce niveau de visibilité vous aide notamment à :

  • Bénéficier d’informations exploitables en temps réel pour renforcer l’efficacité de votre équipe

  • Planifier avec précision, allouer des ressources et augmenter ou réduire la charge de travail selon les besoins

  • Tenir les parties prenantes issues de la direction et interfonctionnelles informées de la progression du projet

  • Limiter les retards et produire des livrables de plus grande qualité

  • Bénéficier d’un aperçu général du processus de votre projet pour mieux identifier, analyser et comprendre les problèmes

Coordonner les activités au sein et entre les équipes interfonctionnelles

Définir des processus clairs apporte davantage de transparence et de contexte au sein des équipes interfonctionnelles. Lorsque vous disposez d’un réseau de projets ou d’outils coordonnés, les équipes interfonctionnelles comprennent bien mieux la pertinence et le but ultime des tâches qui leur incombent.

Adopter des outils de gestion du travail performants vous permet de définir et de communiquer autour des processus, quelle que soit l’équipe à laquelle vous appartenez. Vous établissez ainsi une source unique de référence qui centralise l’ensemble du travail et des données : vous libérez l’information entre les équipes et facilitez la collaboration. En outre, faire le lien entre les initiatives individuelles et les processus d’entreprise de plus grande ampleur permet aux membres d’équipe d’identifier clairement les tâches qui comptent vraiment. Chacun peut alors se concentrer sur les tâches prioritaires qui contribuent à atteindre les objectifs fixés.

[À lire] 5 clients d’Asana nous expliquent comment supprimer les silos d’information

Améliorer l’efficacité opérationnelle

Les processus structurent vos activités grâce à plusieurs éléments : formulaires de demande de travail, automatisation, modèles de projets, etc. Communiquer directement les données pertinentes aux bonnes personnes renforce l’efficacité et la productivité d’équipe. Un bon processus élimine le « work about work » et permet aux équipes de travailler plus rapidement. Lorsque vos collègues savent ce qu’ils doivent faire à titre individuel, chacun peut alors se concentrer sur ce qui compte vraiment pour faire la différence. En outre, intégrer vos différents outils de travail limite les changements d’environnements et vous fait bénéficier d’une transparence accrue.

Comparatif des différents processus d’entreprise

Pour créer un processus, vous allez probablement vous inspirer de ceux qui existent déjà. Voici un comparatif des outils couramment utilisés :

Processus et gestion des processus d’entreprise (BPM)

La gestion des processus d’entreprise (BPM) consiste à organiser des séquences de tâches en initiatives importantes de manière efficace et efficiente.

À l’instar d’un processus d’entreprise, lorsque vous mettez en œuvre un processus simple, vous réfléchissez de manière critique à la façon d’organiser vos tâches et d’améliorer votre façon de faire. Mais où réside la différence ? Les processus simples visent avant tout à créer des processus d’entreprise pérennes et reproductibles.

[À lire] Efficience ou efficacité au travail ? Les deux !

Processus et listes de contrôle

Une liste de contrôle ou liste de tâches est un ensemble d’actions à mettre en œuvre. Une liste de contrôle est plus simple qu’un processus d’entreprise, car les tâches qui y figurent incluent bien souvent des activités issues de diverses initiatives, sans qu’un ordre particulier ne soit établi.

Vous pouvez utiliser des listes de contrôle dans le cadre d’un processus pour vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Il s’agit de deux outils simples mais extrêmement performants qui, utilisés simultanément, poussent votre équipe à donner le meilleur. Essayez d’inclure des listes de contrôle au sein de votre processus de bout en bout pour aider votre équipe à atteindre ses objectifs.

Processus et diagrammes de Gantt

Un diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet visuelle qui représente la chronologie d’un projet sous la forme d’un diagramme à barres horizontales. Chacune de ces barres représente une étape du processus. La longueur de la barre représente le temps nécessaire pour accomplir cette étape.

Les diagrammes de Gantt sont d’excellents outils de gestion de projet visuelle, couramment utilisés pour suivre des initiatives ponctuelles (planification d’événements ou lancements de produits, par exemple). Vous pouvez également transformer un projet ponctuel en processus reproductible pour gagner du temps sur vos prochains projets. Si vous créez un processus pour la planification d’événements ou le lancement de produits, n’hésitez pas à recourir aux diagrammes de Gantt et autres outils de gestion de projet visuelle comme les tableaux Kanban. Tous ces éléments vous aideront à atteindre vos objectifs plus rapidement.

[À lire] Vous découvrez les diagrammes de Gantt ? Nous allons tout vous expliquer.

Processus et organigrammes

Les organigrammes constituent un outil idéal pour visualiser les différentes étapes d’un processus de manière séquentielle. Par exemple, un organigramme peut mettre en évidence la relation entre les cinq phases de votre projet ou vous permettre de mieux visualiser une relation de cause à effet qui a un impact sur votre projet.

À plus grande échelle, il peut s’avérer utile de visualiser les sept étapes d’un processus sur un organigramme ou un diagramme de processus. Une fois que vous avez une bonne compréhension des principales étapes, concrétisez ce processus à l’aide d’une plateforme de gestion du travail partagée qui vous fournira des données en temps réel.

[À lire] 5 phases de gestion de projet pour un meilleur processus d’équipe

Processus et gestion du travail

Les processus constituent un élément clé de la gestion du travail : adopter de bons outils de gestion du travail simplifie la mise en œuvre des processus au sein de votre équipe ou de votre service, et permet de coordonner le travail des employés à tous les niveaux de l’organisation. En définitive, les processus donnent plus de poids à la gestion du travail et garantissent que chacun dispose des informations dont il a besoin pour accomplir les tâches qui comptent le plus.

La gestion du travail est une approche systémique. Elle a pour but d’orchestrer les processus de l’entreprise afin de donner aux équipes la clarté nécessaire pour atteindre leurs objectifs plus rapidement. Il s’agit de faire le lien entre les employés et de coordonner leur travail à tous les niveaux de la structure, afin de s’assurer que chacun dispose des informations dont il a besoin pour accomplir le travail qui compte le plus.

En savoir plus

Exemples de processus

Avant d’aborder plus en détail les avantages de la définition des processus et la marche à suivre pour créer un processus personnalisé, passons en revue quelques exemples de processus.

Processus pour la gestion des retours client

  1. Idéation et collecte des informations : un utilisateur envoie un ticket, une demande ou un commentaire.

  2. Réception des demandes : la demande est traitée dans votre CRM, par exemple Zendesk.

  3. Hiérarchisation et attribution des ressources : la demande est automatiquement transférée à l’équipe appropriée. Par exemple, s’il s’agit d’une demande concernant les opérations commerciales, elle est envoyée vers Salesforce pour que l’équipe concernée puisse la traiter. Par ailleurs, les tickets et commentaires sont acheminés vers les équipes internes, lesquelles utilisent des outils de gestion du travail comme Asana.

  4. Développement et révision : les équipes font leur possible pour résoudre le problème du client.

  5. Suivi de la progression : les intégrations simplifient le travail de vos équipes, leur fournissent des données en temps réel et automatisent certaines de leurs tâches. Plus besoin d’effectuer des mises à jour manuelles ou d’accomplir des tâches redondantes sur plusieurs outils différents : grâce à des intégrations comme Asana pour Zendesk, vos équipes disposent des informations les plus récentes, là où elle en a besoin.

  6. Approbation : l’équipe client soumet la solution finale au client. Si nécessaire, la modification effectuée est documentée. Si la solution proposée ne répond pas entièrement à la demande, l’équipe reprend son travail à l’étape 4 (Développement et révision) pour améliorer le livrable.

  7. Rapports : ce ticket fait l’objet d’un suivi dans le cadre de la gestion générale des processus afin de mesurer les performances globales du processus de gestion des retours client.

Processus de gestion de campagne

  1. Idéation et collecte des informations : l’ensemble de l’équipe se réunit lors d’une session de brainstorming pour trouver de nouvelles idées.

  2. Réception des demandes : le chef de projet et son équipe créent des briefs pour toutes les ressources créatives nécessaires à leurs campagnes (images, animations, vidéos, contenus, etc.).

  3. Hiérarchisation et attribution des ressources : le chef de projet examine chaque élément de la campagne, de façon à bien comprendre comment tout s’imbrique avant de procéder à la hiérarchisation des projets et tâches. Le chef de projet élabore alors un calendrier principal de campagne pour que l’ensemble des membres de l’équipe visualisent aisément toutes les activités menées dans le cadre de la campagne.

  4. Développement et révision : une fois votre plan en place, vous pouvez vous lancer dans la production de vos ressources créatives. Vos collègues et les contributeurs externes passent alors à l’action. Si vos ressources créatives ont besoin d’être retravaillées, le processus se répète (vous lancez un nouveau round de production de contenu).

  5. Suivi de la progression : pendant que son équipe travaille, le chef de projet suit l’état d’avancement des activités sur une plateforme de gestion du travail. Si un membre de l’équipe rencontre un problème ou si les livrables prennent du retard, le chef de projet intervient et débloque la situation.

  6. Approbation : lorsque tous les voyants sont au vert, le chef de projet approuve le travail et la campagne est mise en ligne.

  7. Rapports : que la campagne soit un franc succès ou un échec, il y a toujours des leçons à tirer. Le chef de projet procède à l’analyse des données et s’entretient avec les membres de son équipe pour déterminer ce qui a fonctionné et ce qui peut être amélioré.

Processus de planification des objectifs

  1. Idéation et collecte des informations : la direction de l’entreprise décide de la fréquence à laquelle l’organisation fixera des objectifs et résultats clés (OKR). Ils investissent dans un système de gestion des objectifs pour suivre leurs activités.

  2. Réception des demandes : les membres d’équipe, leur chef et les parties prenantes clés mènent ensemble une réflexion pour faire naître de nouvelles idées d’objectifs à venir.

  3. Hiérarchisation et attribution des ressources : le chef d’équipe définit une liste d’objectifs pour la période suivante. Dans l’idéal, chaque objectif devrait contribuer à l’objectif qui lui est supérieur, pour faciliter la coordination et encourager la transparence.

  4. Développement et révision : une fois que les membres de l’équipe savent quoi faire, ils peuvent se mettre au travail. Faites appel à une plateforme de gestion du travail pour relier vos activités quotidiennes aux objectifs généraux afin que chacun sache quelles sont les tâches à accomplir en priorité.

  5. Suivi de la progression : pendant que son équipe travaille, le chef d’équipe suit l’état d’avancement des activités. Si la progression stagne ou si les délais ne sont pas respectés, il intervient et débloque la situation. Les membres de l’équipe et leur chef fournissent régulièrement des mises à jour de statut par le biais de leur plateforme de gestion du travail.

  6. Approbation : les membres de l’équipe terminent leur travail et y apportent les touches finales. Les gestionnaires y jettent un œil, approuvent ce qui a été fait ou envoie une demande de modifications si nécessaire.

  7. Rapports : à la fin de chaque période, le chef d’équipe passe en revue les objectifs. Il se penche sur les échecs que vous avez rencontrés pour les objectifs de cette période. Ainsi, à l’avenir, votre équipe pourra miser sur ses forces et combler ses lacunes.

Créer un processus efficace en 7 étapes

Les sept étapes menant à la création d’un processus efficace sont réparties en trois phases : planification, exécution et révision. Une fois déployé, un processus vous permet d’organiser clairement les informations et peut être reproduit.

Pourquoi sept étapes ?

Considérez l’ensemble de ces étapes comme un modèle de processus pour optimiser l’efficacité de votre équipe et réduire le « work about work » (les tâches d’organisation). Les processus vous feront gagner un temps précieux et vous éviteront de passer un temps interminable (plusieurs heures ou jours) à communiquer continuellement, chercher des informations ou participer à des réunions superflues. Les processus fournissent une structure à votre équipe et, grâce à ces sept étapes clés, chacun a accès aux données, renseignements et ressources dont il a besoin pour se mettre au travail. Le plan est clair, tout le monde sait quelles tâches sont à accomplir et pour quand.

Pourquoi sept étapes ?

Considérez l’ensemble de ces étapes comme un modèle de processus pour optimiser l’efficacité de votre équipe et réduire le « work about work » (les tâches d’organisation). Les processus vous feront gagner un temps précieux et vous éviteront de passer un temps interminable (plusieurs heures ou jours) à communiquer continuellement, chercher des informations ou participer à des réunions superflues. Les processus fournissent une structure à votre équipe et, grâce à ces sept étapes clés, chacun a accès aux données, renseignements et ressources dont il a besoin pour se mettre au travail. Le plan est clair, tout le monde sait quelles tâches sont à accomplir et pour quand.

Les processus constituent des structures reproductibles qui vous évitent de réinventer la roue à chaque nouvelle initiative. Pour être efficace, un processus doit être créé sur un outil partagé qui permet de suivre les données liées à vos projets en temps réel.

L’exemple qui suit vous indique comment créer un processus sur Asana. Vous ne savez pas vraiment par où commencer ? Découvrez comment ce logiciel de gestion des processus permet de communiquer les données pertinentes aux bonnes personnes et au moment opportun. Les équipes peuvent alors se concentrer sur l’essentiel : se démarquer et atteindre leurs objectifs.

En savoir plus

Étape 1 : idéation et collecte des informations

Tout processus commence par une idée. Parfois, elles sont parfaitement au point, et dans certains cas, votre équipe se plonge dans une nouvelle initiative passionnante avec quelques lignes directrices seulement.

Au cours de cette étape du processus, rassemblez des informations éparses et organisez une ou plusieurs séances de brainstorming pour le projet. Le cas échéant, tenez compte des limitations, restrictions ou exigences du projet avant de passer à l’étape suivante.

Prenons l’exemple d’un processus de production Web. Le vice-président du marketing demande à votre équipe créative de remanier entièrement la page d’accueil de votre site Web. Les deux parties s’accordent sur le design de cette même page, avant de lancer l’idéation. À ce stade, vous recherchez quelques pistes de réflexion avec votre équipe et partez en quête d’inspiration sur le net (vous repérez les pages d’accueil qui vous plaisent le plus, par exemple). Enfin, vous créez des maquettes de grande qualité sur votre outil de brainstorming, Miro.

Étape 2 : réception des demandes

Lorsque vous avez une idée générale du sujet de la mission à effectuer, réglez les détails et débutez la planification du projet. Pensez à recueillir toutes les données ou informations pertinentes, sans oublier les besoins de l’entreprise. Ces éléments influent sur le processus que vous êtes en train de mettre en place, sur les parties prenantes concernées du projet et, en fin de compte, sur le travail que vous accomplissez.

Vous n’avez pas systématiquement besoin de l’ensemble de ces ressources pour chaque processus. Toutefois, veillez à créer toutes celles qui sont nécessaires à la bonne santé de votre projet, et diminuez les allers-retours qui vous font perdre du temps (demander des précisions, des informations de contexte ou supplémentaires à propos du travail, etc.).

Reprenons notre exemple de processus de production web : vous décidez de créer un brief créatif à la suite du brainstorming. Vous intégrez alors vos tableaux Miro à votre brief à l’aide d’un outil de gestion du travail comme Asana et les associez à d’autres informations relatives au projet, comme votre plan de communication.

Étape 3 : hiérarchisation et attribution des ressources

Votre plan en place, il est temps de le concrétiser. Tout commence par l’allocation des ressources. Vous devez bénéficier d’une bonne visibilité sur vos processus pour être en mesure de hiérarchiser, puis d’attribuer les tâches efficacement, en fonction des disponibilités des membres de l’équipe.

Lorsqu’Asana vous parle de définir des processus efficaces, il ne s’agit pas de finir autant de tâches que possible pour maximiser la productivité des équipes, mais plutôt de laisser votre créativité s’exprimer davantage. Lorsqu’elle est correctement menée, la gestion des ressources optimise le rendement des employés et participe à fluidifier le travail. Votre équipe et vous-même terminez chaque journée en vous sentant satisfaits plutôt que dépassés.

Pensez également à automatiser vos processus pour que ces derniers soient reproductibles. Lorsque vous avez une idée claire de la capacité de chaque membre d’équipe, recourez à l’automatisation pour attribuer les tâches aux personnes les plus qualifiées pour les accomplir. Précisez la priorité de chaque projet et, si possible et nécessaire, ajustez les échéances pour vous assurer que vos collègues sont en mesure de traiter aisément les tâches qui comptent le plus.

Dans notre exemple (toujours le même), votre équipe créative gère son projet de demandes de création sur Asana. Lorsqu’une demande est reçue, des processus automatisés permettent d’attribuer les tâches aux bonnes personnes. Chaque initiative est associée à un niveau de priorité, de sorte que les membres de l’équipe savent à quelles tâches accorder le plus d’attention. Sur Asana, vous pouvez également visualiser la charge de travail de votre équipe depuis la Gestion des ressources, pour réattribuer ou reprogrammer les tâches si nécessaire.

[À lire] Votre guide pour bien appréhender la gestion des ressources

Étape 4 : développement et révision

Vous entrez dans le « dur » de votre processus : élaboration des livrables du projet, révision, nouveau round d’itération qui fait suite à une boucle de rétroaction et réception du feedback des parties prenantes (obtention de leur approbation).

Sans un processus rationalisé, une grande partie de ce travail est manuel et il s’avère donc difficile de mettre la main sur le bon fichier au bon moment. La recherche de documents ou d’approbations engloutissent une grande partie de notre temps et nous submergent de tâches superflues. Si vous regroupez toutes vos données au sein d’un même outil, votre équipe accomplira bien moins de tâches inutiles.

Lorsque les communications et les fichiers sont centralisés, les membres de l’équipe passent moins de temps sur le « work about work » et se consacrent davantage aux tâches qui comptent vraiment. Dans un second temps, faites passer votre équipe à la vitesse supérieure avec l’automatisation des tâches : communiquez les informations dont vous avez besoin au moment précis où elles sont nécessaires.

Reprenons une nouvelle fois notre exemple : une fois les tâches attribuées, les designers créent une maquette pour la nouvelle page d’accueil du site Web sur Figma, et ils la joignent ensuite au projet. Les parties prenantes commentent les fichiers PDF grâce à la fonction Révision et laissent des commentaires précis sur ce qui fonctionne ou non. Lorsque les parties prenantes du projet ont validé les propositions de conception, vous pouvez transmettre ces dernières à l’équipe de développement Web. Et ce, sans avoir à créer de tâches redondantes. Les informations sont conservées au sein du projet de demandes de création et dans celui de production Web. Ainsi, chacun accède aux données les plus récentes.

Étape 5 : suivi de la progression

S’assurer que tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d’onde est fondamental. Trop souvent, les données sont éparpillées parmi différents outils. Le cas échéant, vous devez alors passer d’un outil à l’autre pour rendre compte de l’état d’avancement du projet et rassembler manuellement les informations utiles au même endroit. Ce n’est pas possible à long terme : les tâches manuelles et redondantes font perdre un temps précieux à votre équipe et aucun de vos collègues ne souhaite participer à une énième réunion de suivi.

Communiquez plutôt vos mises à jour de statut en contexte, afin que chacun dispose des informations dont il a besoin au même endroit. Et si votre projet est en retard, votre rapport d’avancement est là pour informer les parties prenantes du projet de ce contretemps et de la manière dont vous compter surmonter les éventuels obstacles.

Dans notre exemple, de nombreuses parties prenantes participent au processus de production Web : après tout, cette initiative a été proposée par le vice-président du marketing… Cela étant, les parties prenantes n’ont pas besoin d’être informées de chaque petit détail ou point de blocage. Transmettez-leur plutôt vos mises à jour de statut hebdomadaires pour les informer de votre progression, ajoutez-y des informations de contexte, et faites le lien avec les tâches accomplies et jalons terminés par votre équipe.

[À lire] Le guide ultime des chefs d’équipe pour choisir un outil de génération de rapports

Étape 6 : approbation

Parfois, vous avez tout simplement besoin d’une dernière et ultime approbation. Mais obtenir cette dernière peut s’avérer délicat. Bien souvent, les dirigeants sont très occupés et, quand bien même vous n’avez besoin que d’une approbation rapide, leur temps est précieux et il leur est difficile de se rendre disponibles. Pour contrer ce problème, mettez en œuvre un processus d’approbation : vous automatiserez cette étape clé, et permettrez aux parties prenantes de donner leur validation finale rapidement et avec toutes les cartes en main.

Pour reprendre notre exemple, votre nouvelle page d’accueil est terminée, mais vous avez besoin de l’accord du vice-président du marketing pour effectuer les modifications nécessaires. Vous lui envoyez donc une demande d’approbation (qui diffère d’une tâche habituelle). Cette notification, la seule, lui permet de savoir quel type de retour vous attendez. Il peut alors vous envoyer une réponse claire et rapide. Vous obtenez ainsi son approbation en quelques clics et vous êtes fin prêt à lancer votre nouvelle page d’accueil, dans les temps.

Étape 7 : rapports

Qu’un projet soit une franche réussite ou qu’il rencontre quelques difficultés, il y a toujours beaucoup à apprendre de toute initiative. La dernière étape d’un processus consiste à rendre compte de votre progression et à analyser les données recueillies pour déterminer ce qui a fonctionné et ce qui peut être amélioré. C’est un bon moyen d’assurer le succès de vos projets à venir et, pourquoi pas, de perfectionner votre processus en place.

Pour en terminer avec notre exemple, votre page d’accueil est maintenant en ligne. Félicitations ! La dernière étape consiste à suivre l’évolution de la page (réception auprès de votre cible, si la page est consultée ou non, etc.) et à rendre compte de votre progression à intervalles réguliers. Lors du lancement de votre prochaine page Web, inspirez-vous des leçons tirées lors de ce projet pour améliorer encore un peu plus la qualité de votre livrable.

Concevoir des processus numériques et collaboratifs

Comme l’a dit le célèbre philosophe et essayiste Ralph Waldo Emerson, « La vie est un voyage, pas une destination ». Il en va de même pour les processus : prenez soin de centrer toute votre attention sur vos processus et cherchez sans cesse à les améliorer pour doter les membres de votre équipe des outils et données dont ils ont besoin pour accomplir de grandes choses.

Ressources associées

E-book

Démarrer dans les meilleures conditions et atteindre ses objectifs : des processus adaptés pour plus d’efficacité organisationnelle