Automatisation des processus métier (BPA) : la solution pour se débarrasser des tâches répétitives

Image du contributeur – Équipe AsanaTeam Asana16 juillet 20217 min de lecture
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À la recherche du moyen de se débarrasser des tâches répétitives tout en améliorant l’efficacité de votre équipe ? L’automatisation pourrait bien être la solution idéale : en l’appliquant à vos tâches récurrentes, vous gagnerez du temps et pourrez même éviter les petites erreurs du quotidien. Lorsqu’on parle d’efficacité, quoi de mieux que de pouvoir récupérer un temps précieux sur sa journée ?

Dans cet article, nous vous présenterons l’automatisation des processus métier, les avantages à mettre en place votre propre système ainsi que des exemples de tâches communes à automatiser.

Qu’est-ce que l’automatisation des processus métier ?

En résumé, l’automatisation des processus métier consiste à effectuer des tâches manuelles récurrentes grâce à une technologie d’automatisation. Cela semble compliqué, mais en réalité, il s’agit simplement de déléguer des tâches à un outil plutôt qu’à un membre de votre équipe. Le tout est de configurer l’outil d’une façon qui convienne aux besoins de votre entreprise.

Qu’est-ce que l’automatisation des processus métier ?

Il existe différentes méthodes d’automatisation : que l’on parle de gestion des processus métier ou encore d’automatisation des processus robotiques, il est important de savoir différencier les termes fondamentaux.

Automatisation des processus métier (BPA) et gestion des processus métier (BPM)

L’automatisation des processus métier est souvent confondu à raison avec la gestion des processus métier (BPM), car il s’agit du terme générique qui regroupe plusieurs techniques d’automatisation.

La gestion des processus métier est définie comme une discipline qui permet de découvrir, d’analyser, de modéliser, de mesurer, d’améliorer, d’optimiser et d’automatiser les processus métier à l’aide de différentes méthodes. Ainsi, l’automatisation des processus métier en fait partie.

[À lire] Le guide du débutant en gestion des processus métier (BPM)

Automatisation des processus métier (BPA) et automatisation des processus robotiques (RPA)

Ces deux termes semblent similaires, mais restent tout de même différents : l’automatisation des processus métier est une approche globale qui repose sur l’automatisation par la technologie, tandis que l’automatisation des processus robotiques est plus spécifique, avec un recours à des logiciels robots et à l’intelligence artificielle.

Par définition, l’automatisation des processus robotiques est une forme d’automatisation des processus métier au moyen de bots informatiques ou d’intelligence artificielle.

Quels processus métier automatiser ?

Passons maintenant à la partie intéressante : quels processus pouvez-vous automatiser ? Dans les faits, le nombre de tâches susceptibles d’être automatisées est infini. Il s’agit seulement de savoir comment s’y prendre.

Quels processus métier automatiser ?

L’idéal est de commencer par des processus d’automatisation simples avant de s’attaquer à d’autres plus complexes. Les tâches fréquemment automatisées comprennent les livrables de projet, la saisie de données, les commandes et même la paie. Leur automatisation permet aux organisations de gagner du temps et de l’argent.

Les fonctionnalités d’automatisation que vous aurez à votre portée dépendront des outils et des logiciels que vous utilisez. Il est donc judicieux de se former aux fonctionnalités disponibles avant de se plonger dans l’automatisation. Si vous ne disposez pas encore des outils adéquats, interrogez-vous sur l’utilité d’un logiciel de gestion de processus pour vos activités.

Les tâches les plus souvent concernées par l’automatisation des processus métier sont les suivantes :

Tâches de projet

La plupart des projets sur lesquels vous travaillez sont constitués de nombreuses tâches qu’il est indispensable d’accomplir : c’est ce que l’on appelle des dépendances. Certaines équipes ont recours à l’automatisation pour créer des listes de tâches plus efficaces, alors que d’autres préfèrent utiliser des tableaux Kanban ou des diagrammes de Gantt. Peu importe la méthode que vous privilégiez, l’automatisation peut vous aider à créer ces tâches et même à les clore dans certains cas.

Vous pouvez automatiser les tâches de projet pour :

  • Déplacer des tâches vers le bon projet

  • Attribuer des tâches au bon collègue

  • Informer les parties prenantes des dépendances du projet

  • Définir et modifier les échéances

  • Rendre le travail dans les temps

L’automatisation des tâches répétitives (comme celles liées à la gestion des tâches de projet) permet d’attribuer automatiquement des tâches aux membres de votre équipe, de simplifier la modification des échéances et d’informer les participants de tout changement.

Communications

L’automatisation des communications est un autre moyen de simplifier les tâches récurrentes. Qu’il s’agisse des rappels de projet ou des résumés hebdomadaires adressés à votre équipe, vous pouvez commencer par automatiser ces petites tâches (chronophages) pour établir un processus métier plus intelligent.

Vous pouvez automatiser les communications pour :

  • Envoyer des rappels de projet

  • Envoyer des mises à jour à l’équipe

  • Envoyer des comptes rendus de réunions

  • Envoyer des communications aux clients

  • Envoyer des e-mails après un achat

Comme vous pouvez le constater avec les exemples ci-dessus, les possibilités de l’automatisation des communications sont véritablement infinies. Elle permet de faciliter les processus de mises à jour internes et externes, ainsi que le service client.

Saisie des données

Nombreuses sont les organisations qui considèrent l’automatisation en premier lieu comme une méthode de saisie de données. Cette tâche fastidieuse, chronophage et répétitive nécessite souvent une action mensuelle ou hebdomadaire.

Vous pouvez automatiser la saisie des données pour :

  • Limiter les doublons

  • Importer des formulaires

  • Signaler et éviter les incohérences dans les données

  • Acheminer les données vers les bons destinataires

  • Conserver des informations clients

Outre ces possibilités, une saisie de données automatisée peut alléger les coûts opérationnels habituellement engendrés par une saisie manuelle.

Commandes

Avec un bon outil de gestion de la relation client (CRM) en place, vous serez à même de récupérer les informations et de les acheminer grâce à l’automatisation. Cela est utile à de nombreuses fins, comme servir les clients ou personnaliser les campagnes marketing.

Vous pouvez automatiser les commandes pour :

  • Servir les clients

  • Personnaliser les campagnes marketing

  • Établir des prévisions à propos d’un produit

  • Suivre les tendances du marché

L’automatisation de ce processus devrait permettre des gains de temps à votre équipe, ainsi qu’aider votre organisation à maintenir sa compétitivité sur le marché et à planifier ses stratégies de croissance future.

Paie

La paie est une tâche essentielle au sein de toute entreprise. En la gérant manuellement, vous passez à côté de tous les avantages de l’automatisation du processus. De la même manière que pour les autres processus précédemment évoqués, l’automatisation de la paie vise à empêcher les erreurs, créer des procédures plus rapides et vous éviter de rester des heures au bureau pour effectuer des formalités administratives.

Vous pouvez automatiser la paie pour :

  • Verser les salaires

  • Générer des rapports de paie

  • Fournir des bulletins de salaire aux membres de l’équipe

  • Ajuster les heures pour les congés payés

  • Faciliter la déclaration de revenus des employés

  • Effectuer des changements pour l’inscription aux avantages sociaux

Si vous ne deviez automatiser qu’un seul processus, la paie fait partie des options à sérieusement envisager, étant donné la quantité de travail que cela représente pour une équipe.

Lead nurturing

Si vous disposez de la bonne technologie, le lead nurturing est aussi un autre processus qu’il est pertinent d’automatiser. Cela peut prendre la forme d’e-mails programmés, comme pour souhaiter la bienvenue à un utilisateur ou confirmer la réactivation de son compte, ou de promotion de contenu comme la publicité ciblée.

Vous pouvez automatiser le lead nurturing pour :

  • Créer des processus de campagne

  • Partager du contenu pertinent pour les clients potentiels

  • Envoyer des e-mails de lead nurturing

  • Conserver des données sur vos prospects

Nombreuses sont les façons de tirer le maximum d’un lead nurturing automatisé, mais assurez-vous d’améliorer en continu vos campagnes selon vos indicateurs clés de performance (ICP/KPI). Appuyez-vous sur les résultats passés et poursuivez votre progression, car il n’y a rien de pire que de créer une campagne pour simplement l’oublier ensuite.

Exemples de processus métier automatisés

Maintenant que vous connaissez les tâches fréquemment automatisées, il est temps de passer à un exemple concret d’automatisation de processus métier. Votre plan doit notamment prendre en compte les utilisateurs professionnels et l’expérience client.

Exemples de processus métier automatisés

Voici quelques exemples pour vous donner une meilleure idée des avantages offerts par l’automatisation.

Exemple 1 : automatisation des tâches de projet

Scénario : vous travaillez sur un nouveau projet et remarquez qu’une tâche est en retard. Lorsque vous le contactez, le membre de l’équipe qui en est responsable vous répond que la tâche est terminée, mais qu’il a oublié de clore officiellement cette dépendance. De ce fait, plusieurs sous-dépendances sont également en retard.

Solution : grâce à l’automatisation, vous pouvez définir des rappels de tâche à l’approche de leur échéance sans autre intervention de votre part. Cela aurait empêché les tâches d’être en retard en premier lieu. Le responsable et vous-même auriez également pu consacrer le temps perdu à discuter du problème.

Exemple 2 : automatisation de la communication d’équipe

Scénario : votre responsable des opérations vous demande de l’inclure dans le nouveau lancement de projet afin de rester informé. Vous organisez donc une réunion d’équipe pour discuter de l’organigramme des tâches avec les parties prenantes. Hélas, votre responsable des opérations n’est jamais disponible en même temps que le reste de l’équipe.

Solution : avec des outils d’automatisation, vous ajoutez facilement des abonnés aux tâches pour les tenir informés des dernières mises à jour et des échéances à venir. Ils seront donc notifiés automatiquement, mais peuvent aussi modifier leurs préférences de notification pour donner la priorité à leurs tâches les plus importantes.

Logiciel d’automatisation de processus métier

Afin de créer un processus métier efficace, il est indispensable d’avoir tout d’abord le bon logiciel d’automatisation en place. Un outil idéal devrait vous permettre de générer des processus personnalisés, d’obtenir rapidement des résultats et de réaliser des modifications de manière simple le cas échéant.

Vous avez l’embarras du choix quant aux fonctionnalités qui peuvent décupler l’intelligence technologique de votre organisation, mais nous avons effectué une petite sélection de celles qui se démarquent des autres.

Votre outil devrait être en mesure de :

  • Simplifier les processus

  • Visualiser le travail

  • Sécuriser les données

  • Proposer une interface utilisateur simple

  • Définir des priorités et des dates

  • Créer des étapes personnalisées

  • Limiter les tâches répétitives

Toutes ces fonctionnalités vous aideront à élaborer des processus fiables et à réduire les points de blocage. Ces derniers peuvent sembler insignifiants au départ, mais ils s’accumuleront au fil du temps et finiront par entraîner des problèmes d’efficacité. Heureusement, vous serez prêt à y remédier grâce au logiciel d’automatisation des processus métier que vous aurez adopté.

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Automatisation des processus métier : quels avantages ?

Vous vous demandez peut-être pourquoi la mise en place de l’automatisation est si importante en premier lieu ? C’est une bonne question à laquelle vous devez vous intéresser dès le début de vos recherches.

Solutions d’automatisation des processus métier

L’automatisation des processus métier présente les avantages suivants (et plus encore) :

  • Améliorer l’efficacité

  • Simplifier les processus

  • Uniformiser les opérations

Par ailleurs, l’automatisation des processus métier peut permettre à votre organisation de renforcer ses capacités de business intelligence de manière générale, par le biais de la planification des ressources d’entreprise (ERP) et d’interfaces de programmation d’application (API). Ces deux éléments sont des systèmes de transformation numérique susceptibles de contribuer à simplifier l’automatisation des processus de votre équipe.

À présent, penchons-nous sur chacun des avantages principaux de l’automatisation des processus métier.

Améliorer l’efficacité

L’amélioration de l’efficacité est un des résultats les plus probants de l’automatisation des processus métier : elle offre à votre équipe le temps nécessaire pour donner le meilleur d’elle-même. Par exemple, vous pouvez gagner du temps et éviter les erreurs en configurant un rappel quotidien dans le calendrier des parties prenantes du projet.

Cette action contribue également à renforcer la productivité, et le temps libre supplémentaire laisse de la marge pour effectuer un travail de meilleure qualité. Tout le monde est donc gagnant.

Simplifier les processus

Les opérations commerciales peuvent parfois être un vrai casse-tête, indépendamment de la taille de l’entreprise. La raison ? Trop de processus différents en place. Que cela concerne la planification, le budget, les ressources humaines ou l’accueil des nouveaux employés, les nombreuses tâches répétitives traitées en coulisse sont le lot quotidien de toute entreprise (ou presque).

Grâce à l’automatisation des processus métier, vous pouvez vous servir de l’apprentissage automatique pour simplifier vos processus, et améliorer ainsi l’expérience des employés et des clients.

Uniformiser les opérations

En plus de simplifier les tâches des opérations commerciales, l’automatisation des processus métier peut aider votre équipe à standardiser les processus opérationnels. L’une des possibilités est d’automatiser l’acheminement des informations aux parties concernées, mais un certain nombre d’autres processus est concerné.

Cette action se révèle importante pour maintenir une cohérence entre toutes les procédures internes. Résultat ? Les erreurs et les tâches redondantes sont réduites au strict minimum, et la direction donnée à l’organisation est claire.

Simplifiez vos processus métier à l’aide de l’automatisation

L’automatisation des processus métier est la clé d’un travail d’équipe plus efficace. Que ce soit pour repérer des manques d’efficacité ou éviter l’erreur humaine : tout commence par l’automatisation. Elle permet de tout améliorer, des processus d’intégration des nouveaux employés à la satisfaction client.

Vous cherchez d’autres façons d’améliorer l’efficacité de votre équipe ? Découvrez comment un logiciel de gestion des processus peut vous y aider.

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