9 conseils pour une meilleure efficacité d’équipe au travail

Chaque semaine de travail amène son lot d’entraves à l’efficacité des équipes, même des meilleures. Croulant sous les réunions stériles et les e-mails sans avoir connaissance de ce sur quoi travaillent les uns ou les autres, les membres de votre équipe ont bien du mal à accomplir correctement toutes les activités prévues sur leur liste de tâches.

L’efficacité d’une équipe se rapporte à la quantité de travail à haute valeur ajoutée qu’elle est en mesure d’accomplir en fluidifiant les interactions et en supprimant les sources de distraction. Cette efficacité ne se limite pas simplement à la productivité : il s’agit de créer un environnement propice au travail, qui encourage des relations saines entre les employés et permet ainsi à votre équipe d’obtenir de meilleurs résultats généraux.

Comment améliorer l’efficacité de votre équipe ?

Pour améliorer l’efficacité de votre équipe, vous devez vous affranchir des obstacles quotidiens qui entravent ses activités à haute valeur ajoutée. Selon le rapport intitulé L’Anatomie du travail, à l’échelle mondiale, les employés consacrent 60 % de leur journée au « work about work » contre seulement 27 % à des tâches qui font appel à leurs réelles compétences. Pour améliorer l’efficacité d’une équipe, il est essentiel de donner aux employés la possibilité de consacrer suffisamment de temps à la réalisation des tâches qui comptent vraiment.

Votre guide pour une meilleure efficacité d’équipe en 9 étapes

Quels sont les secrets d’une meilleure efficacité d’équipe ? Suivez ces neuf conseils pour renforcer vos compétences en gestion de projet et produire un travail de meilleure qualité, plus rapidement.

1. Débarrassez-vous des réunions superflues

Pour citer Dave Barry, « S’il fallait résumer en un seul mot la raison pour laquelle l’humanité na pas atteint et n’atteindra jamais tout son potentiel, ce serait les “réunions” ».

En effet, éliminer les réunions inutiles est l’une des méthodes les plus simples pour améliorer l’efficacité d’une équipe. Cela ne veut pas dire pour autant que toutes les réunions sont néfastes : elles peuvent être fructueuses, si tant est qu’elles affichent un ordre du jour clair et regroupent les bons participants, avec la volonté générale de contribuer à la résolution des problèmes. Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas.

Sans ordre du jour ou objectif clair, même les brèves réunions d’une trentaine de minutes peuvent déborder et venir empiéter sur le temps initialement alloué à l’atteinte de buts concrets. Pour éviter cela, interrogez-vous (et votre équipe) quant à la nécessité de tenir cette réunion.

FAQ : comment savoir si une réunion est importante ?

Avant de prévoir une réunion, interrogez-vous quant à la nécessité de l’organiser. Nous oublions parfois que nous rencontrer en personne n’est pas toujours la meilleure solution. En vous débarrassant des réunions superflues, vous donnez à chacun plus de temps pour se concentrer sur l’essentiel. Par exemple, s’il s’agit simplement de faire le point sur l’avancement d’un projet, ne serait-il pas plus judicieux de faire appel à des outils numériques ?

Alternatives aux réunions d’équipe :

• Au lieu de prévoir une réunion d’équipe pour partager une mise à jour, envoyez un rapport d’avancement de projet.

• Plutôt que de vous retrouver pour une session de brainstorming, partagez un tableau de brainstorming en ligne.

• Remplacez les réunions informatives par un partage différé des informations.

Il arrive aussi que vous soyez convié à une réunion que vous considérez comme superflue. Imaginons par exemple que votre rôle ne soit pas clairement établi au sein de cette réunion. Votre présence y est-elle vraiment indispensable ? Dans un cas comme celui-ci, prenez les devants et demandez à l’organisateur si votre présence est vraiment requise.

2. Renforcez l’efficacité des réunions

Certaines réunions clés permettent aux équipes d’accomplir de grandes choses ensemble. Quel que soit le type de réunion prévu, suivez ces quelques conseils pour la rendre plus exploitable, productive et efficace :

1. Créez et partagez un ordre du jour avant vos réunions : pour gagner en efficacité, assurez-vous que chaque réunion a un objectif précis. Vous pouvez aussi mentionner les éléments dont il ne sera pas question afin d’éviter de dévier des thématiques clés. Créez et partagez un ordre du jour de réunion pour que chacun soit sur la même longueur d’onde, et incluez-y tout article à lire ou autre document utile.

2. Établissez des conventions de réunion : que ce soit pour une réunion en présentiel ou en ligne, établissez et partagez des conventions de réunion d’équipe ou d’entreprise. Les membres de votre équipe doivent-ils laisser leur ordinateur de côté ? Dans le cas d’une réunion virtuelle, doit-on activer la vidéo ? Si plusieurs personnes ont des éléments à communiquer, quel sera l’ordre de priorité ? Partagez ces conventions avant le début de la réunion.

3. Prenez des notes de réunion exploitables : avant de lancer la réunion, désignez une personne responsable de la prise de notes. Outre ces notes, que vous saisirez à l’endroit-même où vous avez partagé l’ordre du jour, identifiez les mesures à prendre et les personnes qui en sont responsables, et définissez des échéances.

4. Recueillez un maximum de retours pour gagner en efficacité : faites régulièrement le point avec les membres de votre équipe pour connaître leurs impressions quant à l’utilité des réunions. Si seule une minorité d’entre eux semble en retirer des avantages concluants, tournez-vous plutôt vers des outils numériques pour vos mises à jour ou rapports d’avancement de projet.

3. Hiérarchisez les tâches en fonction des résultats clés

Par jour, un employé peut avoir une dizaine de tâches différentes à accomplir au sein de plusieurs projets. Sur le moment, chacune de ces tâches lui semble importante et urgente, alors par où commencer ? À quelles activités doit-il consacrer la plus grande partie de son temps et de ses ressources intellectuelles pour produire le meilleur travail possible ?

Évidemment, certains projets et tâches sont plus importants que d’autres. C’est pour cette raison qu’il est nécessaire de fixer des objectifs précis et de bien visualiser les relations entre les différentes activités réalisées pour les atteindre. Vos objectifs à court terme constituent un socle solide sur lequel baser ceux à plus long terme, par exemple vos stratégies ou lancements de produits. En donnant à votre équipe une visibilité optimale sur les tâches qui participent aux objectifs de l’entreprise ou du service, vous mettez tout le monde d’accord et donnez à chacun les moyens de prendre des décisions qui profiteront à tous.

Relier les objectifs d’entreprise aux tâches individuelles

Lorsque vous avez une parfaite connaissance de la façon dont vos activités s’enchaînent pour atteindre les buts et objectifs de l’entreprise, vous repérez mieux les projets et tâches à plus forte valeur ajoutée. Selon L’Anatomie du travail, les employés qui visualisent clairement ce que leur travail individuel apporte à leur entreprise sont deux fois plus motivés que leurs collègues.

Focalisez vos efforts sur ces éléments avant de vous atteler à des tâches moins importantes. Si une tâche ou un projet ne participe pas aux buts, objectifs ou missions de votre entreprise, interrogez-vous quant à leur réelle nécessité.

Claire Knebl, directrice marketing de Ritual, est à la tête d’une équipe ultra performante et impliquée, dont elle gère les activités en se mettant dans la peau de ses clients. « Avant chaque campagne, je me donne une semaine pour me mettre dans l’état d’esprit de mes clients cibles. Je cherche avant tout à en apprendre le plus possible à leur sujet, souvent par le biais de discussions informelles, pour en savoir plus sur leur vie quotidienne. »

4. Supprimez, reportez, déléguez ou réduisez le nombre de tâches non prioritaires

Cela va sans dire : il arrivera nécessairement un moment où les membres de votre équipe auront trop de travail à faire. Or, si vous ne mettez pas en place un système qui les aide à supprimer, reporter, déléguer ou réduire le nombre de tâches non prioritaires, leur efficacité pourra s’en trouver affectée. D’après une étude conduite par Asana, 85 % des employés ont déjà dû faire face au surmenage et 42 % sont convaincus que le faible moral des employés s’explique par une trop grande quantité de travail.

Une bonne gestion des ressources rend votre équipe plus efficace et plus épanouie au travail. Pour cela, rien de plus simple : supprimez, reportez, déléguez ou réduisez le nombre de tâches à faible priorité. Considérez votre projet dans sa globalité, et identifiez le travail à accomplir et les tâches prioritaires en procédant à une analyse des besoins :

• Conformément au principe abordé dans notre deuxième conseil, si l’un des aspects d’un projet ne participe pas à la réalisation d’un objectif général d’entreprise, supprimez-le.

• Si vous devez vous consacrer à un projet plus urgent ayant un plus grand impact sur les objectifs d’équipe, terminez cette tâche et reportez la tâche la moins importante à un moment où vous aurez le temps de vous en occuper.

• Si deux tâches d’importance équivalente ont été attribuées à une même personne, déléguez l’une de ces tâches à un membre de l’équipe davantage disponible.

• Si vous êtes face à une tâche qui ne peut être ni reportée, ni supprimée, ni déléguée, trouvez le moyen de réduire le temps passé à l’accomplir. Vous pouvez annuler les réunions en rapport avec cette tâche, ou en diminuer la durée ou la fréquence. Vous pouvez également vous focaliser sur les éléments prioritaires d’un projet et reporter le reste à plus tard.

FAQ : par où commencer pour une bonne gestion des ressources ?

La gestion des ressources consiste à répartir et à gérer efficacement le travail au sein de votre équipe. Avant toute chose, vous devez identifier la charge de travail et la capacité de vos collègues. Pour ce faire, vous pouvez par exemple utiliser une plateforme dédiée à la gestion des ressources. Ensuite, après avoir établi une liste complète des tâches à accomplir, il sera temps d’allouer vos ressources en fonction de cette capacité. Vous pourrez aussi ajuster la charge de travail au fil de l’eau pour éviter tout risque d’ennui ou de surmenage.

En se basant sur son expérience de directrice marketing pour Ritual, Claire Knebl nous recommande de choisir de nous concentrer sur trois éléments par semaine. « En général, on parvient à réaliser trois tâches clés par semaine. La première devrait être centrée sur une activité à la fois importante et stratégique. La seconde devrait représenter une activité importante, mais plus simple et plus rapide à terminer. Et enfin, la troisième devrait constituer une activité de soutien. »

5. Tenez compte des forces de votre équipe dans l’attribution des tâches

Il n’y a pas deux employés identiques. Chaque personne présente ses propres expériences, qualités et faiblesses qui font sa force au sein de l’équipe. De la même manière, chacun apprécie différents types d’activités. Par exemple, un membre de votre équipe peut aimer réaliser l’ensemble des recherches et les organiser dans un rapport, tandis qu’un autre ne le ferait pour rien au monde.

Connaître les domaines d’excellence des différents membres de l’équipe et vous arranger pour leur proposer des tâches qui leur plaisent peut simplifier la réalisation de vos tâches et projets. Par ailleurs, une personne appréciant tout particulièrement une tâche sera plus à même de la terminer rapidement, tout en fournissant un travail de meilleure qualité. En attribuant aux membres de votre équipe des tâches qu’ils trouvent enrichissantes ou stimulantes, vous les encouragerez à faire de leur mieux.

6. Dressez la liste des tâches à accomplir par votre équipe avant de vous lancer

Maintenant que vous avez identifié le travail à faire et les responsabilités de chacun, il est temps de concevoir un plan d’action à faire suivre par votre équipe. Un plan bien ficelé détaillant clairement toutes les activités dès le départ vous permettra de réduire la quantité de « work about work » par la suite.

Pour commencer, assurez-vous que chaque projet d’équipe bénéficie de son propre plan détaillé. Élaborer un plan de projet dès le début vous permettra de fixer des échéances réalistes pour chaque jalon du projet, jusqu’à son achèvement. Ainsi, tout le monde connaît les responsabilités de chacun et dispose d’une visibilité totale sur ce qui est en cours et sur ce qui est déjà terminé. Ensuite, coordonnez et planifiez tous les projets de votre programme de manière à optimiser le temps de votre équipe.

7 composants essentiels d’un plan de projet

1. Objectifs

2. Indicateurs de réussite

3. Parties prenantes et rôles dans l’équipe

4. Budget

5. Jalons et livrables

6. Chronologie et planning

7. Plan de communication

Faire appel à un outil de gestion du travail peut vous aider à mettre en place toutes les petites tâches qui vous amèneront à atteindre un objectif global. Utilisez des modèles sur Asana pour répéter un processus éprouvé ou pour vous assurer de ne passer à côté d’aucune étape ou élément.

7. Encouragez la collaboration interfonctionnelle

Ce n’est pas parce que vous travaillez dans des services différents que vous ne pouvez pas travailler ensemble. Après tout, vous aspirez à atteindre les mêmes buts au sein d’une même organisation. Les équipes qui ont connaissance de ce sur quoi travaillent les autres ont tendance à mieux collaborer, notamment lorsqu’elles ont des tâches et objectifs en commun.

Les outils de gestion du travail améliorent la visibilité entre les équipes en reliant chaque phase d’un projet à un ensemble d’objectifs unique. Vous pouvez utiliser ces outils pour centraliser et partager ce sur quoi vous travaillez avec le reste de l’équipe et pour identifier les domaines permettant une collaboration entre des personnes aux responsabilités différentes. En permettant à votre équipe d’accéder à une source unique de référence, vous améliorez ses performances et levez les principaux freins à sa réussite. Votre équipe peut alors consacrer son énergie aux activités les plus utiles.

Jina Kim travaille pour Carta, un agent de transfert enregistré à la Securities and Exchange Commission américaine, qui aide les sociétés publiques et privées à émettre et à gérer des titres. Elle tire parti d’Asana pour encourager la collaboration entre les différentes unités opérationnelles, pour vérifier qui travaille sur quoi et pour identifier les répercussions de chaque projet attribué à une équipe ou à l’un de ses membres sur le reste des activités.

« Et si, par exemple, l’équipe du service client arrivent le matin au bureau et se rend compte que certains aspects du produit ont été modifiés durant la nuit ? Il leur faut bien un moyen de se tenir informés ! », fait remarquer Jina.

8. Encouragez les journées sans réunion

Les réunions peuvent nuire à votre efficacité et vous empêcher de bien vous concentrer sur un projet à finir. Consacrer au moins une journée de travail complète à des activités intensives vous aidera grandement à améliorer votre efficacité et votre productivité : en effet, quoi de mieux qu’une série d’heures ininterrompues par des réunions pour avancer dans votre travail ?

Pour permettre à chacun de se plonger dans son travail sans avoir à se soucier des réunions, l’équipe Asana a instauré le mercredi sans réunion : nous demandons à nos employés d’éviter d’organiser des réunions le mercredi et de prendre en considération les plannings des uns et des autres. Les membres de l’équipe disposent ainsi de moments prolongés pour faire leur travail au lieu de simplement en discuter. Ils ont davantage de temps pour analyser, mettre en œuvre et évaluer les processus essentiels à chaque projet. D’ailleurs, de nombreux employés affirment que le mercredi sans réunion est leur jour préféré de la semaine, et les projets sont fréquemment bouclés ce jour-là.

9. Attribuez un usage à chaque canal de communication

Chaque équipe a un éventail d’outils de communication à sa disposition. Néanmoins, ceux-ci ne sont utiles que lorsque votre équipe sait quand et comment s’en servir. En réalité, la plupart des équipes sont submergées d’outils. En effet, un employé utilise en moyenne une dizaine d’applications par jour. En plus d’être épuisant, ce yo-yo entre différents outils disperse les informations et les rend plus difficiles à trouver.

Afin d’aider votre équipe à s’organiser, attribuez un usage précis à chaque canal de communication. Pour toutes les communications externes avec vos fournisseurs et clients, tenez-vous-en aux e-mails. Pour répondre immédiatement à certaines questions, utilisez des applications telles que Slack. Enfin, pour planifier et gérer les tâches réalisables et pour toutes vos communications les concernant, faites appel à un outil de gestion du travail comme Asana.

FAQ : quand le nombre d’outils devient-il excessif ?

Ces outils de communication peuvent en effet largement améliorer l’efficacité de votre équipe. En revanche, un usage incohérent pourrait en fin de compte alourdir votre charge de travail. Si vous constatez qu’une fonctionnalité utilisée au sein d’un outil est proposée par un autre canal (offrant des avantages supplémentaires particuliers), vous avez tout intérêt à vous séparer de l’outil en question. Les membres de votre équipe feront ainsi appel à moins d’outils pour communiquer les uns avec les autres et tireront le maximum de ceux qu’ils utilisent.

Avec une plateforme de gestion du travail telle qu’Asana, vous pouvez intégrer tous vos outils professionnels préférés. Votre équipe a ainsi accès à l’ensemble des informations dont elle a besoin, en un seul et même endroit.

Aidez votre équipe à atteindre son plein potentiel d’efficacité

L’optimisation de l’efficacité est un processus continu. Vous vous sentirez peut-être submergé au départ, mais grâce à de simples outils et astuces, vous améliorerez l’efficacité de chaque membre de votre équipe. Plus vous vous habituerez à utiliser ces outils, plus l’efficacité deviendra votre seconde nature et fera partie intégrante de chacun de vos projets. Découvrez en quoi Asana peut vous aider à améliorer votre efficacité et celle de votre équipe, et trouvez des idées à mettre en pratique dans votre propre organisation.