La matrice d’Eisenhower : l’outil incontournable pour mieux gérer vos priorités

Image du contributeur – Équipe AsanaTeam Asana22 octobre 20215 min de lecture
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Résumé

La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion des tâches qui repose sur deux critères de hiérarchisation : l’urgence et l’importance. Grâce à cet outil, vous pourrez facilement classer les tâches en quatre catégories : les tâches prioritaires, à planifier, à déléguer et à abandonner. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment mettre en place cette méthode d’organisation et vous donner des astuces pour mieux gérer vos priorités.

Dresser une liste de tâches constitue la première étape à accomplir avant d’entamer votre travail. Mais comment savoir par quoi commencer lorsque que l’on a que 24 heures dans une journée ? Si vous hiérarchisez vos priorités, vous pourrez accroître votre productivité et identifier plus rapidement les tâches les plus urgentes.

La matrice d’Eisenhower est un outil d’organisation conçu pour identifier les tâches en fonction de leur degré d’urgence ou d’importance afin de travailler plus efficacement. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment l’exploiter au mieux et vous donner des conseils pour apprendre à hiérarchiser vos tâches.

Matrice d’Einsehower : principe et utilisation

La matrice d’Eisenhower est une méthode d’organisation qui permet de classer vos tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance. Grâce à elle, vous pourrez mieux hiérarchiser vos priorités.

D’où vient cette matrice ? C’est l’ancien président des États-Unis Dwight D. Eisenhower qui a conceptualisé l’idée sur laquelle repose cet outil. Dans un discours de 1954, le 34e président des États-Unis a repris les propos du président d’une université : « J’ai deux types de problèmes : des problèmes urgents et des problèmes importants. Les problèmes urgents ne sont pas importants et les problèmes importants ne sont jamais urgents. » 

Matrice d’Einsehower : principe et utilisation

Stephen Covey, auteur de l’ouvrage Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent, a pris son discours au pied de la lettre et a ainsi développé la désormais populaire matrice d’Eisenhower. 

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La matrice d’Eisenhower est également connue sous le nom de matrice de gestion du temps, Eisenhower Box et matrice urgence-importance. Cet outil aide à classer les tâches en quatre catégories : les tâches prioritaires, à planifier, à déléguer et à abandonner.

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Comment savoir si une tâche est urgente ou importante ?

Même si les notions d’urgence et d’importance peuvent sembler similaires, lorsqu’on les analyse sous le prisme de la matrice d’Eisenhower, on constate qu’elles sont littéralement différentes. Apprendre à identifier les tâches urgentes et importantes au sein de la matrice d’Eisenhower peut vous aider à identifier quelles tâches vous devez accomplir en priorité et quelles tâches vous pouvez déléguer. 

Les tâches urgentes sont celles à réaliser impérativement. On parle d’urgence lorsqu’une tâche doit être immédiatement exécutée et qu’elle engendrera des conséquences si vous ne respectez pas les délais impartis. Ces tâches sont inévitables et votre niveau de stress augmentera inexorablement à mesure que vous les retarderez. Or, dans le pire des cas, cette situation vous conduira tout droit au burnout.

Quelques exemples de tâches urgentes :

  • Terminer un projet dont l’échéance est fixée à la dernière minute

  • Traiter une demande urgente d’un client

  • Réparer un tuyau cassé dans votre appartement

Les tâches importantes ne sont pas prioritaires, mais elles participent à atteindre vos objectifs à long terme. En effet, même si ces tâches ne sont pas urgentes, elles n’en sont pas pour le moins importantes. Il est donc essentiel de les anticiper si vous voulez exploiter au mieux vos ressources. 

Quelques exemples de tâches importantes :

  • Planifier un projet à long terme

  • Réseauter pour se construire une clientèle

  • Accomplir des tâches récurrentes et des projets de maintenance

Une fois que vous saurez distinguer les tâches urgentes des tâches importantes, vous pourrez commencer à classer vos tâches dans les quatre quadrants de la matrice d’Eisenhower. 

Les quatre quadrants de la matrice d’Eisenhower

Une liste de tâches interminable peut vite se montrer intimidante. Or, l’objectif de la matrice d’Eisenhower est de prendre ces tâches une par une afin de les répartir dans les différents quadrants. Une fois vos tâches bien classées et faciles à visualiser, vous pourrez mieux anticiper votre travail. 

Les quatre quadrants de la matrice d’Eisenhower

1er quadrant : à faire

C’est dans cette catégorie que vous placerez les tâches urgentes et importantes. Lorsque vous apercevez une tâche urgente sur votre liste, que les conséquences sont clairement identifiables et déterminent vos projets à long terme, placez-la dans cette catégorie. 

Ces tâches sont celles qui vous préoccupent le plus et sont susceptibles d’être sources de stress, elles doivent donc apparaître intuitivement. 

2e quadrant : à planifier

C’est ici que vous ajouterez les tâches non urgentes mais importantes. En effet, ces tâches sont déterminantes pour vos projets à long terme mais, pour le moment, vous pouvez vous contenter de les planifier. 

Vous vous attellerez à ces tâches après avoir terminé les tâches urgentes. Plusieurs méthodes de gestion de la productivité peuvent vous y aider. Citons par exemple le principe de Pareto ou la méthode Pomodoro

3e quadrant : à déléguer

Cette catégorie est consacrée aux tâches urgentes mais pas importantes. Ces tâches doivent être immédiatement accomplies, mais elles ne déterminent pas vos projets à long terme. 

Étant donné que vous n’êtes pas responsable de ces tâches et qu’elles ne mobilisent pas vos compétences, vous pouvez les déléguer à d’autres membres de votre équipe. En effet, déléguer s’avère être une stratégie efficace pour gérer votre charge de travail et offrir à votre équipe la possibilité d’améliorer ses compétences.

4e quadrant : à abandonner

Une fois que vous avez parcouru votre liste de tâches et les avez réparties dans les trois premiers quadrants, vous remarquerez qu’il reste encore quelques tâches de moindre importance et peu urgentes.

Étant donné leur nature, celles-ci entravent simplement votre avancement. Placez-les donc dans cette dernière catégorie. 

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4 astuces pour mieux gérer vos priorités

La matrice d’Eisenhower est l’outil idéal pour comprendre la différence entre le caractère urgent et important d’une tâche. Cependant, apprendre à hiérarchiser vos tâches peut demeurer un vrai défi. Voici donc quelques conseils pour vous aider à établir des priorités en exploitant au mieux ces quatre quadrants.  

Quelques conseils pour mieux gérer vos priorités

1. Utiliser un code couleur

Associez un code couleur à vos tâches et visualisez les tâches les plus urgentes. Lorsque vous parcourez votre liste de tâches, attribuez-leur une couleur selon leur degré de priorité. Nous vous conseillons d’utiliser le code couleur suivant :

  • Vert = tâches urgentes

  • Jaune = tâches prioritaires

  • Bleu = tâches à faire plus tard

  • Rouge = tâches non prioritaires

Une fois chaque couleur associée à une tâche, ces dernières se transposeront facilement dans la matrice d’Eisenhower. En effet, les tâches vertes correspondent à la première catégorie, les jaunes à la deuxième, les bleues à la troisième et les rouges à la quatrième.

2. Se limiter à 10 tâches par quadrant

Même si de nombreuses tâches figurent sur votre liste, limitez-vous à en inscrire 10 dans chaque catégorie. Ainsi, votre matrice Eisenhower sera plus lisible. 

Vous pouvez créer plusieurs matrices, mais si votre liste est limitée au strict minimum, vous perdrez moins de temps à hiérarchiser vos tâches.

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3. Faire des listes personnelles et professionnelles

Autre solution pour restreindre le nombre de tâches sur votre liste : créer des matrices distinctes pour vos listes personnelles et professionnelles. 

Il y a fort à parier que les délais, ressources et méthodes associés à vos listes personnelle et professionnelle diffèrent. Par conséquent, les processus de réflexion mobilisés différeront également. Afin de gérer au mieux vos objectifs professionnels et personnels, « diviser pour mieux régner » doit donc devenir votre devise. 

4. Commencer par éliminer des tâches, puis établir des priorités

Commencez par éliminer les tâches inutiles pour mieux établir vos priorités. Avec cette stratégie, vous vous attaquerez au dernier quadrant avant de passer aux trois autres. 

Lorsque vous parcourez votre liste de tâches, identifiez quels éléments vous avez inscrits inutilement. 

En réalité, sachez que 60 % de notre temps est consacré à des tâches annexes : communiquer des informations concernant la validation d’une tâche ou assurer un suivi, par exemple. Si vous pouvez rapidement supprimer ces éléments, faites-le. Ainsi, vous hiérarchiserez plus rapidement votre travail et vous reviendrez certainement à cette étape à la fin du processus.

Exemple de matrice d’Eisenhower

Voici un exemple pour mieux savoir comment répartir vos tâches dans la matrice d’Eisenhower.

Exemple de matrice d’Eisenhower

Exemples de tâches à inclure dans le 1er quadrant :

  • Écrire un article de blog à rendre pour le lendemain

  • Achever la rédaction d’une proposition de projet

  • Répondre aux e-mails des clients

Exemples de tâches à inclure dans le 2e quadrant :

  • S’inscrire à une formation professionnelle

  • Réseauter

  • Apporter des améliorations à un projet personnel

Exemples de tâches à inclure dans le 3e quadrant :

  • Mettre en ligne des articles de blog

  • Transcrire des notes de réunion

  • Répondre à des e-mails personnels

Exemples de tâches à inclure dans le 4e quadrant :

  • Tâches d’organisation (work about work)

  • Assister à une réunion de suivi

  • Communiquer sur les approbations de statuts

Rappelez-vous qu’il est préférable de créer des matrices distinctes pour vos projets personnels et professionnels. Ainsi, vous utiliserez les méthodes les plus adaptées à chaque situation.

Comment créer votre matrice d’Eisenhower avec des outils de gestion des tâches ?

L’étape la plus difficile du processus est de trier votre liste de tâches, mais si vous automatisez ce processus, vous n’aurez plus besoin de le faire manuellement.

Utilisez un logiciel de gestion des tâches pour établir des priorités. Grâce à cet outil, vous pouvez classer vos tâches, leur associer un code couleur, ou encore les déléguer. Faites confiance à la matrice d’Eisenhower pour accroître votre productivité et atteindre ainsi plus rapidement vos objectifs.

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