Modèle de matrice d’Eisenhower

Votre liste de tâches est trop longue ? Découvrez comment créer un modèle de matrice d’Eisenhower sur Asana pour hiérarchiser et trier vos tâches selon leur degré d’urgence et d’importance.

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Parfois, il est impossible de tout faire, et c’est normal. Pour réussir, il vaut mieux connaître ses priorités plutôt que de s’efforcer d’effectuer toutes les tâches de sa liste. Avec les bonnes techniques de hiérarchisation, vous serez en mesure de vous attaquer aux tâches les plus critiques en premier, planifier d’autres pour plus tard, puis déléguer ou abandonner le reste. Tout le monde y gagne : le travail essentiel est effectué, tout en évitant le burnout dans la foulée.

Un modèle de matrice d’Eisenhower simplifie la gestion de votre temps. Il est réutilisable à volonté, que ce soit à une fréquence définie ou lorsque vous sentez votre travail échapper à votre contrôle.

[Interface produit] Projet de matrice d’Eisenhower exploitable sur Asana - tableau façon Kanban (vue Tableau)

Qu’est-ce qu’une matrice d’Eisenhower ?

La matrice d’Eisenhower est un outil de hiérarchisation des tâches, conçu pour les classer selon leur degré d’urgence et d’importance. Elle indique l’action à réaliser selon l’emplacement de votre tâche au sein de ses quadrants :

  • Urgent et important : à faire

  • Urgent mais pas important : à déléguer

  • Important mais pas urgent : à planifier

  • Ni urgent ni important : à abandonner

Votre liste de tâches est interminable ? La matrice d’Eisenhower vous aide non seulement à savoir quelles tâches traiter en priorité, mais également à répartir le reste plus facilement pour assurer votre réussite.

[Illustration intégrée] Les quatre quadrants de la matrice d’Eisenhower (infographie)

Qu’est-ce qu’un modèle de matrice d’Eisenhower ?

Un modèle de matrice d’Eisenhower est un guide réutilisable conçu pour vous aider à mettre rapidement sur pied ce type de matrice dès que vous souhaitez mettre de l’ordre dans votre liste de tâches. Que ce besoin soit quotidien ou hebdomadaire, il vous suffit de dupliquer le modèle et d’y ajouter vos tâches pour commencer à les hiérarchiser. Avoir un modèle tout fait sous la main vous fait gagner du temps : au lieu de refaire votre matrice à chaque fois, remplissez simplement les informations nécessaires et suivez un processus prédéfini pour classer chaque tâche selon sa priorité.

Les avantages d’un modèle de matrice d’Eisenhower

L’objectif de la matrice d’Eisenhower est de simplifier la gestion de vos tâches. La création de cette matrice au format numérique vous épargnera la copie manuelle de votre liste de tâches ou de feuilles de calcul : ajoutez simplement vos tâches à la matrice, sélectionnez leur degré d’urgence et d’importance et déplacez-les dans la bonne section. En cas de changement dans vos priorités, vous pouvez facilement mettre à jour votre matrice en temps réel, sans tout recommencer.

Avec un modèle numérique de matrice d’Eisenhower, vous pouvez :

  • Simplifier la prise de décision en suivant un processus prédéfini de hiérarchisation des tâches

  • Ajouter rapidement des tâches à votre modèle de matrice d’Eisenhower au lieu de copier/coller vos tâches sans cesse

  • Bénéficier d’une source unique de référence pour chaque tâche : les tâches ne sont pas dupliquées, elles sont présentes à la fois dans votre matrice et dans votre liste de tâches

  • Ajouter des informations contextuelles, documents, images ou vidéos à chaque tâche

  • Partager votre matrice avec les parties prenantes du projet pour leur montrer vos priorités

  • Définir les échéances des tâches que vous déléguez ou planifiez pour plus tard

  • Déplacer les tâches vers les différentes sections de votre matrice

  • Mettre facilement à jour votre matrice en cas de changement de priorité

Comment créer un modèle de matrice d’Eisenhower ?

Une matrice d’Eisenhower, même la plus élémentaire qu’il soit, vous permettra amplement de suivre les informations suivantes au sein de chaque tâche :

  • Urgence : urgent ou non urgent ?

  • Importance : important ou non important ?

  • Action recommandée : à faire, à déléguer, à planifier, à abandonner

La meilleure façon de procéder reste l’ajout de deux étiquettes personnalisées à votre modèle : une pour l’urgence et l’autre pour l’importance. Cela vous permet de sélectionner chaque tâche et de voir leur degré de priorité en un geste. Ensuite, créez des sections pour chaque action recommandée : à faire, à déléguer, à planifier et à abandonner. Une fois leur degré d’urgence et d’importance sélectionné, glissez-déposez votre tâche dans la section correspondante.

Fonctionnalités intégrées

  • Ajout de tâches à plusieurs projets : le travail est interfonctionnel par essence, c’est pourquoi les équipes doivent pouvoir collaborer efficacement, tous services confondus. Lorsque chaque service dispose de son propre système de fichiers, le travail est cloisonné et peut prendre du retard. Pour y remédier, Asana vous permet de suivre et gérer facilement les tâches sur plusieurs projets. En plus de vous aider à éviter les tâches redondantes et à gagner en visibilité, ce système vous offre la possibilité de voir les tâches en contexte, de garder un œil sur les responsabilités de chacun et de faire le lien entre votre équipe et ses tâches.

  • Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

  • Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

  • Dates de début : dans certaines circonstances, il n’est pas suffisant de connaître l’échéance d’une tâche, vous devez aussi savoir quand commencer à travailler sur celle-ci. Les heures et les dates de début donnent aux membres de votre équipe une idée claire du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Utilisez-les pour définir, suivre et gérer le travail, de façon à coordonner votre équipe autour des objectifs et à n’oublier aucune dépendance.

Applications recommandées

  • Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

  • Outlook : certains e-mails demanderont une action de votre part, par exemple de vérifier le travail produit par votre agence ou une demande de design d’un partenaire. Pour vous faciliter le travail, vous pouvez désormais créer la tâche en question sur Asana directement depuis Outlook. Il vous suffit ensuite de l’attribuer à un collègue ou à vous-même, de lui donner une échéance et d’ajouter la tâche au projet correspondant.

  • Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

  • Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

Comment utiliser votre modèle de matrice d’Eisenhower ?

Votre modèle est créé ? Voici comment procéder pour l’utiliser :

  1. Copiez votre modèle de matrice d’Eisenhower.

  2. Ajoutez toutes les tâches de votre liste au modèle.

  3. Sélectionnez le degré d’urgence et d’importance de chaque tâche. Si vous n’êtes pas sûr de savoir différencier les tâches urgentes des tâches importantes, consultez notre article sur la matrice d’Eisenhower.

  4. Déplacez chaque tâche dans la section adéquate par glisser-déposer : à faire, à déléguer, à planifier ou à abandonner.

  5. Mettez à jour l’échéance et le responsable de chaque tâche selon l’action choisie.

FAQ

D’où vient le nom de « matrice d’Eisenhower » ?

Cette matrice doit son nom à l’ancien président des États-Unis Dwight D. Eisenhower qui a conceptualisé l’idée sur laquelle repose cet outil. Dans un discours de 1954, le 34e président des États-Unis a déclaré : « J’ai deux types de problèmes : des problèmes urgents et des problèmes importants. Les problèmes urgents ne sont pas importants et les problèmes importants ne sont jamais urgents. » Des décennies plus tard, Stephen Covey, auteur d’ouvrages sur le développement personnel, a pris son discours au pied de la lettre et a ainsi développé l’outil de gestion du temps que nous connaissons tous aujourd’hui.

Ai-je besoin d’un modèle de matrice d’Eisenhower ?

Vous souhaitez organiser et gérer efficacement votre liste de tâches ? Un modèle de matrice d’Eisenhower pourra vous aider à y parvenir. Fini les hésitations : face à une longue liste de tâches, il vous indiquera la marche à suivre pour distinguer vos priorités de manière logique.

À quelle fréquence utiliser un modèle de matrice d’Eisenhower ?

Tous les moments sont bons pour utiliser un modèle de matrice d’Eisenhower, dès lors que vous ressentez le besoin de gérer vos priorités : cela dépendra donc de la fréquence d’arrivée des nouvelles tâches. Par exemple, il serait judicieux de créer une matrice d’Eisenhower tous les matins si vous avez de nouvelles tâches quotidiennement. Si les attributions sont plus sporadiques, le faire une fois par semaine serait plus adapté.

Avec qui partager mon modèle de matrice d’Eisenhower ?

Vous êtes manager ? Partagez votre modèle de matrice d’Eisenhower avec votre équipe pour les aider à gérer et accomplir leurs tâches. Tous les membres suivront la même démarche de hiérarchisation des tâches et cela vous permettra de vous assurer qu’ils donnent le meilleur d’eux-mêmes. En donnant la priorité aux tâches importantes, votre équipe sera moins sujette au surmenage et au burnout.

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