Comment hiérarchiser vos priorités au travail ?

Comme la plupart des gens, en début de journée, vous avez probablement la ferme intention d’être le plus productif possible. Pourtant, au fil des heures, vous vous retrouvez tiraillé entre des demandes aussi urgentes les unes que les autres, tandis que votre liste de tâches ne cesse de s’allonger. Ce que vous aviez prévu de faire aujourd’hui est donc constamment repoussé.

Si cela vous rappelle quelque chose, sachez que vous n’êtes pas un cas isolé. Nous sommes nombreux à ne bénéficier d’aucun processus de hiérarchisation des tâches au travail et à toujours avoir l’impression de courir après le temps. Nous courons surtout le risque de rater des échéances importantes et de connaître une sérieuse crise d’anxiété. Mais ça suffit ! Vous pouvez reprendre la main grâce à des méthodes simples qui vous permettront d’établir vos priorités et de gérer votre charge de travail.

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En prenant des mesures pour hiérarchiser votre travail, vous êtes proactif plutôt que réactif, avec pour résultats une augmentation de votre productivité, le respect des délais et une meilleure gestion de votre temps au travail. Jetez un coup d’œil aux conseils ci-dessous et trouvez le mécanisme qui vous aidera à définir vos priorités :

Faites le point des tâches à accomplir et créez une liste

La première étape pour définir vos priorités est de disposer d’une vue d’ensemble sur tout ce que vous avez à faire. Cela peut sembler rudimentaire, mais cette étape est souvent oubliée dans la précipitation liée au projet. Prenez le temps d’énumérer ce sur quoi vous devez travailler parmi tous vos projets. Pensez à décomposer les tâches plus importantes en sous-tâches, vous vous sentirez moins surchargé.

Une fois vos tâches listées au même endroit, ajoutez d’autres informations utiles, telles que le temps nécessaire, le niveau d’importance ou le degré d’urgence. En regroupant toutes vos tâches en un seul endroit, vous disposez d’une vue d’ensemble sur ce qu’il vous reste à faire, vous avez une première idée de la quantité de travail à fournir et vous pouvez repérer ce qui a priori nécessite tout de suite votre attention. Ne vous inquiétez pas encore d’organiser vos tâches, contentez-vous pour commencer de toutes les placer au même endroit.

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Conseil Asana : Mes tâches est une fonctionnalité d’Asana qui regroupe automatiquement toutes les tâches qui vous sont attribuées sur une vue unique. Il s’agit de votre liste de contrôle principale pour garder le cap sur le travail à réaliser.

Adoptez une méthode de hiérarchisation pour organiser votre liste de tâches

Au final, votre façon de hiérarchiser les tâches va dépendre de la nature de votre travail et de votre style personnel. Néanmoins, il existe plusieurs méthodes répandues qui pourraient vous convenir. Étudions-les ensemble :

Avaler le crapaud

La méthode « avaler le crapaud » n’est pas à prendre au pied de la lettre. Il s’agit en réalité d’un système fondé sur une citation de Marc Twain : « Si vous devez avaler un crapaud, mieux vaut le faire le matin à la première heure ». Appliqué au domaine de la gestion du travail, cela signifie qu’il faut en priorité s’occuper des tâches les plus larges et les plus complexes.

Les tâches liées aux objectifs clés doivent être placées en tête de liste. Lorsque vous avez mangé le crapaud du jour, vous pouvez insérer d’autres tâches dans votre emploi du temps, en fonction par exemple des échéances.

La méthode du crapaud en action : terminez de concevoir la présentation importante que vous tiendrez devant l’équipe de direction en fin de semaine avant de répondre à vos e-mails, de travailler sur le formulaire de révision, d’appeler vos clients ou de peaufiner un contrat.

La matrice d’Eisenhower

Abordons ici une autre méthode se basant sur une citation de personnage célèbre, la matrice d’Eisenhower. Il s’agit d’une méthode de prise de décision dont le principe est de classer les tâches en quatre catégories : important, urgent, les deux, aucun des deux.

Cette approche aide à identifier ce qui doit être fait sans tarder (important et urgent), ce qui doit être planifié (important mais pas urgent), ce qui peut être délégué (pas important mais urgent) et ce qui pourrait être supprimé (pas important et non urgent).

La matrice d’Eisenhower en action : un collègue vient de vous envoyer un e-mail pour vous demander de l’aide sur une présentation commerciale. Cette demande est urgente, car elle doit être effectuée aujourd’hui, mais est-elle assez importante (à votre niveau personnel) pour entraîner le report d’autres travaux ? Évaluez l’importance et l’urgence de chacune des tâches de votre propre liste du jour avant de décider si vous pouvez décaler des tâches pour aider votre collègue ou si cela doit être reporté à plus tard. Une bonne connaissance de vos engagements vous aide également à dire non le cas échéant.

La méthode ABCDE

Avec la méthode ABCDE, vous prenez la liste de tâches que vous avez créée, attribuez à chacune une lettre en fonction de son niveau d’importance, puis entreprenez les tâches dans l’ordre établi. Ceci est comparable au système de notation américain, de A (très important) à E (à faire à l’occasion). Assurez-vous que vous travaillez toujours en premier lieu sur les tâches notées A et B, car ce sont celles qui conditionnent votre réussite.

La méthode ABCDE en action : aujourd’hui, vous avez huit heures de travail devant vous, mais votre liste contient l’équivalent de quinze heures de travail. Cependant, si vous attribuez une lettre à chaque tâche, seules deux d’entre elles sont classées A, tandis que les autres sont classées D et peuvent être déléguées ou reportées. Vous savez désormais que vous devez vous concentrer uniquement sur les tâches A et que vous pouvez garder les tâches D pour plus tard ou les déléguer. Alors que vous étiez débordé, vous disposez à présent d’une liste de tâches hiérarchisée qui met l’accent sur les éléments incontournables de la journée.

Le « chunking » ou découpage

La méthode du « chunking » consiste à découper votre travail en plusieurs morceaux (chunks), un morceau étant une activité sur laquelle se concentrer. Ce dernier peut être indépendant (vider ma boîte de réception), représenter une partie d’un projet plus large (la première ébauche d’un document) ou regrouper un ensemble de petites tâches sans rapport particulier. La clé est ici de traduire ces morceaux en blocs de temps ininterrompus. Déconnectez-vous des distractions extérieures et indiquez aux autres que vous n’êtes pas disponible. Il est important de prendre des pauses entre les morceaux afin de se détendre et de s’aérer l’esprit.

[À lire : Se concentrer et réduire les distractions numériques]

Le découpage en action : vous pouvez commencer votre journée par une heure de conception, suivie d’une pause café. Ensuite, vous prévoyez deux heures de réunion, votre déjeuner, puis trente minutes pour répondre à vos e-mails qui se terminent par une heure de recherche sur un nouveau client. Vous prenez une courte pause sur les réseaux sociaux, puis rejoignez votre équipe pour faire le point et terminez par une dernière heure de conception.

Conseil Asana : si vous utilisez Asana pour gérer vos tâches, créez des champs personnalisés afin d’ajouter des informations telles que des notes (si vous utilisez la méthode ABCDE), les degrés d’urgence et d’importance (pour la matrice d’Eisenhower), le niveau de priorité (si vous préférez avaler des crapauds ;) ), ou encore une estimation du temps nécessaire à la réalisation de la tâche.

Utilisez un calendrier pour planifier vos tâches

Qu’une tâche vous prenne quelques minutes ou plusieurs semaines, elle comprend toujours un début et une fin. Ainsi, une fois votre liste sur pied, ajoutez à vos tâches des dates de début et de fin. Vous serez alors certain que rien ne se perde si d’autres travaux viennent s’y ajouter ou que les priorités sont bousculées.

Si une tâche vous est attribuée sans date de début ni échéance claire, pensez à demander ces informations afin de pouvoir bloquer le temps nécessaire. Une fois ces dates connues, vous pouvez même définir votre propre échéance en amont de la date officielle afin de prendre en compte les éventuels imprévus ou simplement de rendre le travail en avance. Voyez votre travail comme un puzzle : vous devez trouver les pièces qui vont ensemble, et les dates de début et de fin en représentent les bords.

[À lire : 4 façons de gérer son processus sur Asana]

Si les tâches sont les pièces du puzzle et que les dates de début et de fin en sont les bords, alors votre calendrier est le cadre sur lequel vous assemblez l’image. Utilisez-le pour planifier le travail, équilibrer les tâches hautement prioritaires et difficiles de manière à ne pas être surchargé, et respecter les échéances. Si vous adoptez l’une des méthodes décrites plus haut, utilisez ce cadre pour vous aider à respecter le programme établi.

Conseil Asana : grâce à la vue calendrier d’Asana, vous identifiez les jours où vous risquez d’être débordé et les plages de temps plus calmes. Servez-vous de cette vue pour déplacer vos tâches et répartir aussi uniformément que possible votre travail.

Partagez votre progression avec vos collègues

Enfin, n’oubliez pas de maintenir informés vos collègues susceptibles d’attendre que vous ayez terminé une tâche ou auxquels vous devrez accorder un peu de votre temps. En prenant l’initiative d’informer vos collègues sur l’état d’avancement d’une tâche, l’échéance prévue ou les éventuels retards ou freins rencontrés, vous pouvez réduire le nombre de demandes de mise à jour que vous recevez. Au lieu de passer votre temps à répondre à ces demandes, vous poursuivez votre travail, et restez efficace et productif.

[À lire : Rédiger et partager des rapports d’avancement pertinents]

Conseil Asana : les commentaires de tâches sur Asana vous permettent de partager des mises à jour et de poser des questions de suivi directement sur une tâche. Ainsi, vos discussions de travail se font toujours en contexte.

Oui, hiérarchiser ses tâches est un travail productif

Lorsque vos priorités de travail sont clairement établies, votre productivité s’en ressent. Vous gérez plus efficacement votre temps et êtes toujours dans les meilleures dispositions pour respecter les délais fixés. Stimulez encore davantage votre productivité : utilisez un outil de gestion du travail, tel qu’Asana, pour organiser et gérer toutes vos tâches, même les plus importantes, en un seul endroit.

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