Comment donner la priorité aux tâches clés ?

Portrait du contributeur – Molly TalbertMolly Talbert29 juillet 20208 min de lecture
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Comment donner la priorité aux tâches clés ? - Image bannière de l’article

Comme la plupart des gens, en début de journée, vous avez probablement la ferme intention d’être le plus productif possible. Pourtant, au fil des heures, vous vous retrouvez tiraillé entre des demandes aussi urgentes les unes que les autres, tandis que votre liste de tâches ne cesse de s’allonger. Ce que vous aviez prévu de faire aujourd’hui est donc constamment repoussé.

Si cela vous rappelle quelque chose, sachez que vous n’êtes pas un cas isolé. Nous sommes nombreux à ne bénéficier d’aucun processus de hiérarchisation des tâches au travail et à toujours avoir l’impression de courir après le temps. Nous courons surtout le risque de rater des échéances importantes, de stresser inutilement pour rester hyper-concentré sans jamais céder à la distraction. Mais il existe des solutions ! Vous pouvez reprendre la main et respecter vos échéances grâce à des méthodes simples qui vous permettront d’établir vos priorités et de gérer votre charge de travail.

Gérer le travail en tout lieu avec Asana

En prenant des mesures pour hiérarchiser votre travail, vous êtes proactif plutôt que réactif, avec pour résultats une augmentation de votre productivité, le respect des délais et une meilleure gestion de votre temps au travail. Jetez un coup d’œil aux conseils ci-dessous et trouvez le mécanisme qui vous aidera à définir vos priorités :

Faites le point des tâches à accomplir et créez une liste de tâches

Pour bien définir vos priorités, vous devez déjà avoir une vue d’ensemble de tout ce que vous avez à faire. Cette étape vous semblera peut-être élémentaire, mais elle est pourtant souvent oubliée dans la précipitation qui entoure un projet. Prenez le temps d’énumérer les tâches sur lesquelles vous devez travailler parmi tous vos projets. Pensez aussi à décomposer les plus importantes en sous-tâches de façon à vous sentir moins surchargé.

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Une fois vos tâches réunies au même endroit, ajoutez d’autres informations utiles, telles que le temps nécessaire, le niveau d’importance, le degré d’urgence et l’échéance. En regroupant toutes vos tâches en un seul endroit, vous disposez d’une vue d’ensemble sur ce qu’il vous reste à faire, vous avez une première idée de la quantité de travail à fournir dans le temps imparti, et vous pouvez repérer les tâches qui a priori nécessitent votre attention immédiate.

Ne vous inquiétez pas encore d’organiser vos tâches, contentez-vous pour commencer de toutes les placer au même endroit. Votre priorité consiste à réunir tous les éléments nécessaires en amont. En effet, vous pourrez ainsi vous organiser dès le début d’un projet ou d’un trimestre, ce qui vous aidera grandement à maintenir une organisation optimale à long terme.

Astuce Asana : Mes tâches est une fonctionnalité d’Asana qui regroupe automatiquement toutes les tâches qui vous sont attribuées sur une vue unique. Grâce à cette liste de contrôle principale, vous gardez le cap sur le travail à réaliser, et vous pouvez organiser vos tâches et les hiérarchiser selon leur échéance.

Adoptez une méthode de hiérarchisation des tâches pour organiser votre liste de tâches

Au final, votre façon de hiérarchiser les tâches va dépendre de la nature de votre travail et de votre style personnel. Néanmoins, il existe plusieurs méthodes répandues qui pourraient vous convenir. Étudions-les ensemble :

1. Avaler le crapaud

Évidemment, la méthode « avaler le crapaud » n’est pas à prendre au pied de la lettre. Il s’agit en fait d’un système fondé sur une citation de Marc Twain : « Si vous devez avaler un crapaud, mieux vaut le faire le matin à la première heure ». Appliqué au domaine de la gestion du travail, cela signifie qu’il faut en priorité s’occuper des tâches les plus importantes et les plus complexes, avant de s’attaquer aux tâches les moins essentielles et les moins urgentes.

Les tâches essentielles liées aux objectifs clés et aux OKR doivent être placées en tête de liste en début de journée. Lorsque vous avez mangé le crapaud du jour, vous pouvez ensuite insérer d’autres tâches dans votre emploi du temps, en fonction par exemple des échéances. C’est un bon moyen de réduire le stress, puisque vous avez déjà terminé les tâches les plus importantes.

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La méthode du crapaud en action : terminez de concevoir la présentation importante que vous tiendrez devant l’équipe de direction en fin de semaine avant de répondre à vos e-mails, de travailler sur le formulaire de révision, d’appeler vos clients ou de peaufiner un contrat. Nous vous conseillons de vous intéresser à vos plus gros projets avant de passer à autre chose, ce qui vous permettra de rester concentré et de ne pas être distrait par d’autres tâches ou questions. Ainsi, il vous sera plus facile d’avancer sur de gros blocs de travail.

2. La matrice d’Eisenhower

Abordons ici une autre méthode, la matrice d’Eisenhower ou matrice urgent-important. Cette méthode de prise de décision a pour principe de classer les tâches en quatre catégories : important, urgent, les deux et aucun des deux. En tant que général cinq étoiles pendant la Seconde Guerre mondiale et lorsqu’il était président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower a dû prendre des décisions rapidement, raison pour laquelle il a conçu cette méthode.

Cette approche aide à identifier les tâches à faire sans tarder (important et urgent), celles qui sont à planifier (important mais pas urgent), celles qui peuvent être déléguées (pas important mais urgent), et enfin les tâches qui pourraient être supprimées (pas important et non urgent). C’est l’outil idéal pour hiérarchiser les tâches, prendre des décisions rapidement et rester bien organisé.

La matrice d’Eisenhower en action : un collègue vient de vous envoyer un e-mail pour vous demander de l’aide sur une présentation commerciale. Cette demande est urgente, car elle est prévue pour aujourd’hui, mais est-elle assez importante (à votre propre niveau) pour entraîner le report d’autres travaux ? Évaluez l’importance et l’urgence de chacune des tâches de votre propre liste du jour avant de décider si vous pouvez décaler des tâches pour aider votre collègue ou si cela doit être reporté à plus tard. Une bonne connaissance de vos engagements vous aide également à dire non le cas échéant.

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3. La méthode ABCDE

Avec la méthode ABCDE, vous prenez la liste de tâches que vous avez créée, attribuez à chacune une lettre en fonction de son niveau d’importance, puis entreprenez les tâches dans l’ordre établi. Vous pouvez ainsi rapidement déterminer l’importance de chaque tâche pour hiérarchiser vos activités et bien gérer votre temps. Cette méthode est comparable au système de notation américain, allant de A (très important) à E (à faire à l’occasion). Assurez-vous de toujours commencer à travailler sur les tâches notées A et B, car ce sont celles qui conditionnent votre réussite.

Vous pouvez aussi très bien combiner les méthodes ABCDE et « avaler le crapaud ». Il vous suffira alors de vous occuper des tâches A et B en début de journée, puis de passer le reste de la journée à réaliser des tâches mineures, de type C, D et E.

La méthode ABCDE en action : aujourd’hui, vous avez huit heures de travail devant vous, mais votre liste contient l’équivalent de quinze heures de travail. Cependant, si vous attribuez une lettre à chaque tâche, seules deux d’entre elles sont classées A, tandis que les autres sont classées D et peuvent être déléguées ou reportées. Vous savez désormais que vous devez vous concentrer uniquement sur les tâches A et que vous pouvez garder les tâches D pour plus tard ou les déléguer. Alors que vous étiez débordé, vous disposez à présent d’une liste de tâches hiérarchisée qui met l’accent sur les éléments incontournables de la journée.

4. Le « chunking » ou découpage

La méthode du « chunking » consiste à découper votre travail en plusieurs morceaux (chunks), un morceau étant une activité sur laquelle se concentrer. Ce morceau peut être indépendant (vider ma boîte de réception), représenter une partie d’un projet plus large (la première ébauche d’un document) ou regrouper un ensemble de petites tâches sans rapport particulier. Ici, il s’agit surtout de vous concentrer en continu sur un bloc de travail précis pendant un certain temps.

Détachez-vous des distractions extérieures et indiquez à vos collègues que vous n’êtes pas disponible grâce aux fonctionnalités dédiées de vos outils de collaboration, notamment au mode Ne pas déranger. Vous pouvez aussi vous réserver des périodes de concentration profonde sur le calendrier et ainsi signaler à vos collègues de ne rien planifier vous concernant à ces moments-là. Et si vous appréciez cette méthode et que vous en avez la possibilité, pourquoi ne pas organiser un mercredi sans réunion avec votre équipe ? Dans tous les cas, vous devez penser à faire des pauses entre chaque bloc de travail afin de vous détendre et de vous aérer l’esprit.

[À lire] 7 conseils pour se concentrer et réduire les distractions numériques

Le découpage en action : vous pouvez commencer votre journée par une heure de conception, suivie d’une pause café. Ensuite, prévoyez deux heures de réunion, votre déjeuner, puis trente minutes pour répondre à vos e-mails et enfin une heure de recherche sur un nouveau client. N’oubliez pas de noter toutes vos activités dans votre calendrier pour y indiquer vos responsabilités et vous assurer que personne ne prévoit rien lorsque votre emploi du temps ne le permet pas. Vous faites ensuite une courte pause sur les réseaux sociaux, puis rejoignez votre équipe pour faire le point et terminez la journée par une dernière heure de conception.

Astuce Asana : si vous utilisez Asana pour gérer vos tâches, créez des champs personnalisés afin d’ajouter des informations telles que des notes (si vous utilisez la méthode ABCDE), les degrés d’urgence et d’importance (pour la matrice d’Eisenhower), le niveau de priorité (si vous préférez avaler des crapauds ;) ), ou encore une estimation du temps nécessaire à la réalisation de la tâche.

Utilisez un calendrier pour planifier vos tâches

Qu’une tâche vous prenne quelques minutes ou plusieurs semaines, elle comprend toujours un début et une fin. Ainsi, une fois votre liste sur pied, ajoutez à vos tâches des dates de début et de fin. Vous serez alors certain que rien ne se perde si d’autres travaux viennent s’y ajouter ou que les priorités sont bousculées.

Si une tâche vous est attribuée sans date de début ni échéance claire, pensez à demander ces informations afin de pouvoir bloquer le temps nécessaire et définir les attentes de chacun. Une fois ces dates connues, vous pouvez même définir votre propre échéance en amont de la date officielle afin de prendre en compte les éventuels imprévus ou simplement de rendre le travail en avance. Voyez votre travail comme un puzzle : vous devez trouver les pièces qui vont ensemble, et les dates de début et de fin en représentent les bords.

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Pour pousser plus loin la métaphore, si les tâches sont les pièces du puzzle et que les dates de début et de fin en sont les bords, alors votre calendrier est le cadre sur lequel vous assemblez l’image. Utilisez-le pour planifier le travail, équilibrer les tâches hautement prioritaires et difficiles de manière à ne pas être surchargé, et respecter les échéances. Si vous adoptez l’une des méthodes décrites plus haut (ou une combinaison de vos méthodes favorites), aidez-vous de ce cadre pour bien respecter le programme établi et gérer votre temps.

Astuce Asana : grâce à la vue Calendrier d’Asana, vous identifiez les jours où vous risquez d’être débordé et les plages de temps plus calmes. Servez-vous de cette vue pour déplacer vos tâches et répartir aussi uniformément que possible votre travail. Une gestion proactive de votre calendrier vous aidera à rester organisé et à identifier les tâches essentielles à réaliser dans la journée.

Partagez votre progression avec vos collègues

Enfin, n’oubliez pas de maintenir informés vos collègues susceptibles d’attendre que vous ayez terminé une tâche ou auxquels vous devrez accorder un peu de votre temps. En prenant l’initiative d’informer vos collègues sur l’état d’avancement d’une tâche, l’échéance prévue ou les éventuels retards ou freins rencontrés, vous pouvez réduire le nombre de demandes de mise à jour que vous recevez. Au lieu de passer votre temps à répondre à ces demandes, vous poursuivez votre travail, et restez efficace et productif.

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Astuce Asana : les commentaires de tâches sur Asana vous permettent de partager des mises à jour et de poser des questions de suivi directement sur une tâche. Ainsi, vos discussions de travail se font toujours en contexte. Vous pouvez aussi publier des mises à jour de statut pour un projet particulier et non plus seulement pour une simple tâche, si vous souhaitez rendre compte de la progression d’un projet dans son ensemble auprès de toutes les parties prenantes.

Oui, hiérarchiser ses tâches est un travail productif

Lorsque vos priorités de travail sont clairement établies, votre productivité s’en ressent. Vous gérez plus efficacement votre temps et êtes toujours dans les meilleures dispositions pour respecter les délais fixés. Stimulez encore davantage votre productivité : utilisez un outil de gestion du travail, tel qu’Asana, pour organiser et gérer toutes vos tâches, même les plus importantes, en un seul endroit.

Pour encore plus de conseils, consultez notre article intitulé 18 astuces pour bien gérer son temps et autres conseils pour travailler efficacement.

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