Comment prioriser les tâches au travail? Méthodes et outils

Comme la plupart des gens, en début de journée, vous avez probablement la ferme intention d’être le plus productif possible. Pourtant, au fil des heures, vous vous retrouvez tiraillé entre des demandes aussi urgentes les unes que les autres, tandis que votre liste de tâches ne cesse de s’allonger. Ce que vous aviez prévu de faire aujourd’hui est donc constamment repoussé.

En optant pour la priorisation des tâches, vous êtes proactif plutôt que réactif, avec pour résultat une augmentation de votre productivité, le respect des délais et une meilleure gestion de la charge de travail. Jetez un coup d’œil aux conseils ci-dessous et trouvez le mécanisme qui vous aidera à définir vos priorités.

Qu’est-ce que la priorisation des tâches ?

La priorisation des tâches est le processus de détermination du niveau d'importance et d'urgence d'une tâche, d'une chose ou d'un événement. C'est une compétence clé pour tout professionnel et il est absolument essentiel que les chefs de projet la maîtrisent. La priorisation des tâches s’avère en effet essentielle pour la réalisation des objectifs à plus ou moins long terme.

L'un des plus grands défis pour les chefs de projet et les chefs d'équipe est de prioriser avec précision les tâches urgentes au quotidien. Même si vous avez le meilleur logiciel de gestion de projet, c'est vous qui saisissez les informations dans l'outil.

Comment prioriser les tâches au travail ?

Pour bien définir vos priorités, vous devez déjà avoir une vue d’ensemble de tout ce que vous avez à faire. Cette étape vous semblera peut-être élémentaire, mais elle est pourtant souvent oubliée dans la précipitation qui entoure un projet. Prenez le temps d’énumérer les tâches sur lesquelles vous devez travailler parmi tous vos projets. Pensez aussi à décomposer les tâches importantes en sous-tâches de façon à vous sentir moins surchargé.

Voici les étapes nécessaires à la priorisation des tâches:

• Listez les tâches de la journée, en utilisant par exemple un modèle de to do list en ligne

• Identifiez les tâches en fonction de leur importance, aidez-vous pour cela des méthodes de priorisation des tâches détaillées ci-dessous.

• Ordonnez-les ensuite selon les niveaux d’importance

• Restez flexible et adaptable, la priorisation des tâches ne vous met pas à l’abri d’un imprévu !

Astuce Asana : Mes tâches est une fonctionnalité d’Asana qui regroupe automatiquement toutes les tâches qui vous sont attribuées sur une vue unique. Grâce à cette check-list, vous gardez le cap sur le travail à réaliser, et vous pouvez organiser les différentes tâches et les hiérarchiser selon leur échéance.

Quelles sont les méthodes de priorisation des tâches?

Finalement, la priorisation des tâches va dépendre de la nature de votre travail et de votre style personnel. Néanmoins, il existe plusieurs méthodes de priorisation des tâches qui pourraient vous convenir. Étudions-les ensemble :

1. Eat the Frog

Évidemment, la méthode de priorisation des tâches « Eat the frog » (avalez le crapaud) n’est pas à prendre au pied de la lettre. Il s’agit en fait d’un système fondé sur une citation de Marc Twain : « Qui doit avaler un crapaud ferait mieux de le faire le matin à la première heure ». Appliqué au domaine de la gestion du travail, cela signifie qu’il faut en priorité s’occuper des tâches les plus importantes et les plus complexes, avant de s’attaquer aux tâches les moins essentielles et les moins urgentes.

Les tâches essentielles liées aux objectifs clés et aux OKR doivent être placées en tête de liste en début de journée. Lorsque vous avez mangé le crapaud du jour, vous pouvez ensuite insérer d’autres tâches dans votre emploi du temps, en fonction par exemple des échéances. Cette méthode de priorisation des tâches est un bon moyen de réduire le stress, puisque vous avez déjà terminé les tâches les plus importantes.

2. La matrice d’Eisenhower

Voici une autre méthode de priorisation des tâches, la matrice d’Eisenhower ou matrice urgent-important. Cette méthode de prise de décision a pour principe de classer les tâches par ordre d’importance, en quatre catégories : important, urgent, les deux et aucun des deux. En tant que général haut gradé pendant la Seconde Guerre mondiale puis lors de sa présidence des États-Unis, Dwight D. Eisenhower a dû prendre des décisions rapidement, raison pour laquelle il a conçu cette méthode.

Cette approche aide à identifier les tâches à faire sans tarder (important et urgent), celles qui sont à planifier (important mais pas urgent), celles qui peuvent être déléguées (pas important mais urgent), et enfin les tâches qui pourraient être supprimées (pas important et non urgent). C’est l’outil idéal pour hiérarchiser les tâches, se décider dans les meilleurs délais et éviter la procrastination.

Pour encore plus d’efficacité, vous pouvez coupler la matrice d’Eisenhower à la matrice de Stephen Covey qui utilise elle aussi un classement par cadran en fonction du niveau d’importance.

3. La méthode ABCDE

Avec la méthode ABCDE, vous prenez la liste de tâches que vous avez créée, attribuez à chacune une lettre en fonction de son niveau d’importance, puis entreprenez les tâches dans l’ordre établi. Vous pouvez ainsi rapidement déterminer l’importance de chaque tâche pour hiérarchiser vos activités et bien gérer votre temps. Cette méthode est comparable au système de notation américain, allant de A (très important) à E (à faire à l’occasion). Assurez-vous de toujours commencer à travailler sur les tâches notées A et B, car ce sont celles qui conditionnent votre réussite.

Vous pouvez aussi très bien combiner les méthodes ABCDE et « Eat the frog ». Il vous suffira alors de vous occuper des tâches A et B en début de journée, puis de passer le reste de la journée à réaliser des tâches mineures, de type C, D et E.

4. Le « chunking » ou découpage

Le « chunking » est une méthode de priorisation des tâches qui consiste à découper votre travail en plusieurs morceaux (chunks), un morceau étant une activité sur laquelle se concentrer. Ce morceau peut être indépendant (vider ma boîte de réception), représenter une partie d’un projet plus large (la première ébauche d’un document) ou regrouper un ensemble de petites tâches sans rapport particulier. Ici, il s’agit surtout de vous concentrer en continu sur un bloc de travail précis pendant un certain temps.

Astuce Asana : si vous utilisez Asana pour gérer vos tâches, créez des champs personnalisés afin d’ajouter des informations telles que des notes (si vous utilisez la méthode ABCDE), les degrés d’urgence et d’importance (pour la matrice d’Eisenhower), le niveau de priorité, ou encore une estimation du temps nécessaire à la réalisation de la tâche.

5. La méthode MoSCoW

La méthode MoSCoW est une technique de gestion des priorités populaire en gestion de projet. Là encore, la priorisation des tâches se fait en fonction du degré d’importance. Le classement est réalisé en fonction des critères suivants:

• Must have this: les must sont des tâches essentielles impossibles à reprogrammer

• Should Have : celles-ci ne sont pas essentielles mais intéressantes, elles peuvent être reprogrammées

• Could Have: en priorisation des tâches, ce sont les premières à être déplanifiées, elles ne sont pas importantes

• Won’t Have but would like : rassemble les initiatives pouvant être mises de côté, mais que l’on pourra ressortir pour un autre projet

Utilisez un calendrier pour planifier vos tâches

Qu’une tâche prenne quelques minutes ou plusieurs semaines, elle comprend toujours un début et une fin. Ainsi, une fois votre liste sur pied, ajoutez à vos tâches des dates de début et de fin. Vous serez alors certain que rien ne se perde si d’autres travaux viennent s’y ajouter ou que les priorités sont bousculées.

Si une tâche vous est attribuée sans date de début ni échéance claire, pensez à demander ces informations afin de pouvoir bloquer le temps nécessaire et définir les attentes de chacun. Une fois ces dates connues, vous pouvez même définir votre propre échéance en amont de la date officielle afin de prendre en compte les éventuels imprévus ou simplement de rendre le travail en avance.

Pour pousser plus loin la métaphore, si les tâches sont les pièces du puzzle et que les dates de début et de fin en sont les bords, alors votre calendrier est le cadre sur lequel vous assemblez l’image. Utilisez-le pour planifier le travail, équilibrer les tâches hautement prioritaires et difficiles de manière à ne pas être surchargé, et respecter les échéances. Si vous adoptez l’une des méthodes décrites plus haut (ou une combinaison de vos méthodes favorites), aidez-vous de ce cadre pour bien respecter le programme établi et gérer votre temps.

Astuce Asana : grâce à la vue Calendrier d’Asana, vous identifiez les jours où vous risquez d’être débordé et les plages de temps plus calmes. Servez-vous de cette vue pour déplacer vos tâches et répartir aussi uniformément que possible votre travail. Une gestion proactive de votre calendrier vous aidera à rester organisé et à identifier les tâches essentielles à réaliser dans la journée.

Partagez votre progression avec vos collègues

Enfin, n’oubliez pas de maintenir informés vos collègues susceptibles d’attendre que vous ayez terminé une tâche ou auxquels vous devrez accorder un peu de votre temps. En prenant l’initiative d’informer vos collègues sur l’état d’avancement d’une tâche, l’échéance prévue ou les éventuels retards ou freins rencontrés, vous pouvez réduire le nombre de demandes de mise à jour que vous recevez. Au lieu de passer votre temps à répondre à ces demandes, vous poursuivez votre travail, et restez efficace et productif.

Astuce Asana : les commentaires de tâches sur Asana vous permettent de partager des mises à jour et de poser des questions de suivi directement sur une tâche. Ainsi, vos discussions de travail se font toujours en contexte. Vous pouvez aussi publier des mises à jour de statut pour un projet particulier et non plus seulement pour une simple tâche, si vous souhaitez rendre compte de la progression d’un projet dans son ensemble auprès de toutes les parties prenantes.

Oui, la priorisation des tâches est productive

Nous savons maintenant quels sont les avantages de la priorisation des tâches. Lorsque vos priorités de travail sont clairement établies, votre productivité s’en ressent. Vous gérez plus efficacement votre temps et êtes toujours dans les meilleures dispositions pour respecter les délais fixés.

Stimulez encore davantage votre productivité : utilisez un outil de gestion du travail, tel qu’Asana, pour organiser et classer vos tâches par ordre de priorité en un seul et même endroit.