Une liste de tâches efficace ? Nous vous livrons nos 15 secrets

11 janvier 202110 minutes de lecture
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Image d’en-tête - Une liste de tâches efficace

Une liste de tâches énumère tout simplement ce que vous avez à accomplir. Par conséquent, vous pouvez ajouter toutes sortes d’activités à cette liste. Toutefois, ce n’est pas parce que vous y avez listé un ensemble d’activités à traiter qu’une liste de tâches est utile. Effectuer un suivi efficace des échéances de vos tâches aide à définir des priorités et à réaliser un travail de qualité. Le problème, c’est que nos listes de tâches sont bien trop souvent désorganisées et sans véritable lien avec le travail effectué. Par conséquent, la clarté du projet en cours est compromise et vous vous retrouvez vite assaillis par le « work about work » (tâches superflues ou redondantes).

Rassurez-vous, rédiger une liste de tâches peut bel et bien s’avérer utile. Nos 15 secrets vous aideront à gérer votre liste de tâches d’une main de maître et à gagner en productivité.

Oubliez les listes de tâches manuscrites

Si ce n’est pas déjà fait, la première étape consiste à créer une liste de tâches sur une application professionnelle. Établir une liste manuellement peut sembler motivant, car vous avez le loisir de rayer chaque activité accomplie. Toutefois, ce n’est pas un bon moyen de suivre vos tâches. Dans les faits, il faut bien avouer que les listes de tâches manuscrites sont peu organisées, faciles à égarer, peu efficaces et sources d’erreurs.

Ne prenez pas de risques et utilisez dès maintenant une application professionnelle de listes de tâches. Contrairement aux listes manuscrites, ces applications ont l’avantage de vous permettre de :

  • Trier et hiérarchiser les tâches. Envie de réorganiser vos tâches ? Aïe ! Si votre liste est manuscrite, vous devez tout réécrire… En revanche, sur une application de listes de tâches, rien de plus simple : modifiez l’ordre de vos tâches par simple glisser-déposer. En outre, la plupart des applications de ce type vous permettent d’attribuer des étiquettes personnalisées, idéales pour suivre la priorité des tâches.

  • Garder une trace des tâches enregistrées. Contrairement à une liste rédigée sur une feuille volante, impossible de perdre une liste de tâches en ligne. Vous pouvez également y accéder et la compléter à tout moment, où que vous soyez.

  • Ajouter du contexte. La plupart des applications professionnelles permettent d’ajouter des informations plus détaillées dans la description des tâches. Sur une liste manuscrite, vous êtes obligés de décrire les activités sur lesquelles vous travaillez en quelques mots. Une application en ligne vous permet d’ajouter une description à chaque tâche, sans limite. Il est aussi possible de joindre des informations utiles, des documents de travail ou autres détails importants.

  • Créer plusieurs listes au même endroit. Au moment de choisir une application, assurez-vous qu’elle vous permet de créer plusieurs listes de tâches. Vous pourriez en créer une première pour votre travail personnel, une deuxième pour les activités de votre équipe et une troisième pour votre formation professionnelle. Une application qui vous laisse la possibilité de créer plusieurs listes de tâches est idéale pour centraliser l’ensemble des activités à accomplir.

  • Définir des échéances, des rappels et envoyer des notifications. Si vous ne tenez pas vos délais, votre liste de tâches n’a pas vraiment d’utilité. Une application en ligne vous permet de suivre la progression de vos activités et de configurer des rappels ou d’envoyer des notifications pour ne pas oublier d’effectuer vos tâches dans les délais impartis.

  • Simplifier la collaboration. Une liste de tâches individuelle organisée et des priorités claires vous permettent de mieux vous concentrer sur les projets et initiatives d’équipe. Autrement dit, plus vous êtes organisés, plus la collaboration d’équipe sera simple.

Envie de tester une application de listes de tâches ? Essayez Asana. Asana est un outil de gestion du travail conçu pour vous aider à organiser l’ensemble de votre travail, des petits détails aux initiatives à grande échelle. Utilisez Asana pour suivre vos activités et les relier à des projets plus importants, communiquer avec vos collègues et vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.

Exemple d’une liste de tâches efficace dans Mes Tâches

15 secrets pour une liste de tâches efficace

Prêts à optimiser votre liste de tâches ? Nous vous confions tous nos secrets : suivez ces astuces pour travailler efficacement et en toute clarté. Notez que pour la plupart, nous supposons que vous utilisez déjà une application professionnelle de listes de tâches pour organiser votre travail et gagner en productivité.

1. Prendre note de toutes ses idées

Mieux vaut commencer une tâche et jeter quelques idées à la volée, quitte à terminer le travail plus tard, au risque d’oublier ce que vous vouliez accomplir au départ. Bien souvent, certaines de nos meilleures idées nous viennent quand nous ne sommes pas en mesure d’en prendre note. L’inspiration n’attend pas : vous avez une proposition pour améliorer un projet ou une idée géniale à présenter à votre patron ? Ajoutez-la simplement à votre liste de tâches.

C’est aussi la raison pour laquelle il est essentiel de choisir une application de listes de tâches avec une offre mobile de qualité. Si vous êtes en déplacement, vous pourrez alors prendre en note vos idées sans avoir besoin de les garder en tête jusqu’à pouvoir accéder à votre ordinateur de travail.

Libérer notre cerveau du besoin de recourir à la mémoire va nous faciliter la vie à tous dans les années à venir. Asana nous aide à réduire la charge cognitive de chacun, pour gagner en clarté.

2. La liste : l’essayer, c’est l’adopter

Si les listes de tâches sont souvent si longues, c’est entre autres parce qu’elles finissent généralement par se transformer en véritable pot-pourri. Vous travaillez sur plusieurs projets à la fois et vous avez programmé un rappel pour la révision de votre prochain brief de campagne, lequel se trouve pile à côté d’une note concernant la recherche de fournisseurs pour un événement à venir… Il ne s’agit que d’un exemple, mais vous avouerez que la confusion est telle qu’il y a de quoi se sentir totalement débordé.

Pour gérer votre liste de tâches d’une main de maître et travailler efficacement, n’hésitez pas à créer plusieurs listes. Pour commencer, assurez-vous que chaque projet ou initiative importante dispose de sa propre liste. En outre, pensez à créer une liste pour les activités qu’il est possible d’accomplir sans délai, une autre pour vos idées à propos de projets futurs et une troisième pour vos rappels personnels. Selon votre priorité du moment, il vous suffit d’accéder à la liste correspondante pour identifier clairement les tâches à accomplir.

À lire : une application professionnelle pour préparer vos listes de tâches en ligne

3. Organiser sa liste de tâches par processus, priorité ou échéance

Réorganiser votre liste de tâches quotidiennement est une perte de temps, même si cela peut parfois sembler motivant. Résistez à cette tentation et prenez le temps de structurer vos tâches de manière cohérente. Si votre application le permet, envisagez de créer des sections pour les différents types d’activités : vous pourrez trier les tâches par projet ou par priorité, selon vos préférences.

Une liste de tâches efficace - priorité et processus

4. Rendre sa liste de tâches exploitable

Votre liste de tâches n’est pas l’endroit idéal pour annoter et conserver vos idées ou objectifs. Ces informations doivent bel et bien être prises en compte, mais si vous conservez toutes ces données au sein d’une même liste, vos tâches importantes risquent de se perdre dans la masse. Pour garder le contrôle, essayez plutôt de regrouper idées et objectifs sur un outil de gestion de projet ou d’utiliser un système de gestion des objectifs. C’est un bon moyen d’accéder en tout temps à vos réflexions spontanées et objectifs clés, sans surcharger votre liste de tâches.

Si vous devez bien séparer vos idées et objectifs de votre liste principale de tâches concrètes à réaliser, être obligé de passer sans cesse d’un outil à l’autre peut vite devenir ingérable. Nous vous recommandons plutôt de regrouper toutes vos données sur un même outil, comme Asana.

5. Commencer ses tâches par un verbe d’action

S’assurer que chaque tâche est exploitable est une chose, mais nous vous conseillons aussi d’attribuer un titre à chacune de vos tâches en commençant par un verbe d’action. Il ne s’agit pas d’une règle absolue, cependant commencer par un verbe vous aidera à déterminer précisément de quoi il est question.

Prenons un exemple : une tâche dont le titre est Trois images publicitaires pour FacebookTrois images publicitaires pour Facebook vous est attribuée. Êtes-vous en mesure de comprendre ce que l’on attend de vous ? Non. Ajoutez le verbe « Concevoir » en début de titre et tout s’éclaire. La tâche est désormais concrète et exploitable : Concevoir trois images publicitaires pour FacebookConcevoir trois images publicitaires pour Facebook. Les listes de tâches dont le titre commence par un verbe d’action permettent d’identifier en un clin d’œil le travail demandé.

6. Hiérarchiser ses tâches

Pour vous assurer d’accomplir le travail nécessaire à temps, vous devez impérativement réussir à identifier les tâches à traiter en priorité. Vous placez vos tâches les plus importantes en tête de liste ? Vous préférez utiliser des étiquettes personnalisées pour indiquer la priorité de chaque tâche ? Ce choix vous appartient, mais dans les deux cas, veillez bien à bénéficier à tout moment d’une visibilité parfaite sur vos activités clés, afin de ne rien oublier.

À lire : comment donner la priorité aux tâches clés ?

Pour autant, rien ne vous oblige à accomplir les tâches les plus importantes en premier. Parfois, exécuter une tâche simple de bon matin est la meilleure façon de bien commencer la journée. En outre, vous faites peut-être partie des adeptes de la « loi des 80-20 » (ou « loi de Pareto »), principe qui revient à consacrer 20 % de votre temps pour accomplir 80 % de vos tâches, donc à traiter les tâches rapides avant les autres. Si les activités prioritaires ne sont pas les premières accomplies, assurez-vous tout de même d’avoir identifié clairement les tâches qui doivent impérativement être terminées en fin de journée.

En général, je rentrais chez moi et je mettais mon fils au lit à huit heures, avant de me consacrer à mes e-mails jusqu’à minuit. J’essayais tant bien que mal de faire le tri entre les longues chaînes et les nouvelles demandes. Avec Asana, je vais droit au but : j’identifie clairement ce qui est important.

7. Définir systématiquement une échéance

À l’heure de passer à l’action, mieux vaut être conscient des tâches à accomplir, mais vous devez aussi être au clair sur les délais d’exécution. Si vous terminez l’ensemble de vos tâches importantes, mais que la moitié sont rendues en retard, le travail produit n’est pas efficace. Vous devez donc toujours savoir qui fait quoi et pour quand. Quand bien même les échéances ne seraient pas clairement définies, pensez toujours à noter les dates de rendu provisoires, quitte à les modifier plus tard. Mieux vaut prévenir que guérir : il est préférable d’ajuster vos échéances plutôt que de toutes les manquer.

8. Décomposer les projets en tâches plus petites

Exécuter sa liste de tâches en temps voulu pose certaines difficultés et prend parfois des allures de défi, comme une montagne à gravir. Qui n’a jamais été pris d’une vague de découragement en jetant un œil aux tâches prévues pour le lendemain et en constatant qu’il y avait « du pain sur la planche » ?

Vous vous retrouvez souvent dans ce genre de situations ? Dans ce cas, pensez à diviser le travail en sous-tâches. Par exemple, l’échéance de la tâche parente (ou principale) est fixée en fin de semaine, mais l’activité à accomplir demande un travail conséquent qui prendra plusieurs jours. Pour assurer la réussite de votre projet, il est donc essentiel de diviser le travail en tâches plus petites que vous pouvez réaliser tout au long de la semaine.

Asana nous a non seulement permis de nous rendre compte de la quantité de travail fournie, mais aussi de redonner les bonnes priorités et d’appliquer des stratégies plus adaptées aux différents types de tâches effectuées.

9. Regrouper les tâches similaires

Regrouper vos tâches vous aide à atteindre vos objectifs et vous fait également gagner en productivité. Chaque fois que vous basculez entre différentes tâches ou que vous commencez un nouveau projet, votre cerveau a besoin d’un peu de temps pour s’adapter et s’ajuster aux nouvelles attentes. Dans les faits, le cerveau humain multitâche est un mythe. Regrouper vos tâches est donc une bonne astuce pour soulager l’activité de votre encéphale.

Pour commencer, identifiez parmi vos tâches quotidiennes celles que vous pouvez regrouper et simplifier. Vous effectuez sans doute certaines activités quotidiennement, sans penser au temps que vous y consacrez. Toutefois, au bout du compte, ce temps s’accumule et n’est pas négligeable. Nous vous conseillons de noter le temps réellement passé sur ces tâches, puis de réfléchir aux mesures que vous pourriez prendre pour optimiser leur exécution. Est-il possible de les regrouper ou les automatiser ? Ce gain de temps vous permettra de mettre de l’ordre dans votre liste de tâches et d’être plus productif.

10. Célébrer chaque étape accomplie

Chaque tâche terminée sur votre liste est une petite victoire. Félicitations ! Toute réussite doit être célébrée : pas besoin d’en faire des tonnes, un petit signe suffit.

Chez Asana, favoriser la convivialité constitue l’une de nos valeurs clés : une positivité à toute épreuve, rien ne nous tient plus à cœur. La convivialité, c’est prendre le temps de s’amuser et de vous proposer des expériences enrichissantes pendant votre journée de travail. Si vous utilisez Asana, vous avez sans doute déjà vu des licornes et des yétis traverser votre écran pour célébrer une tâche terminée. Pourquoi une telle démarche ? La vraie question à se poser est : pourquoi pas ?

Les fonctionnalités Asana, comme les licornes qui volent à travers l’écran lorsque vous terminez une tâche, rendent le travail moins formel et plus amusant.
Une liste de tâches efficace - Créatures de célébration Asana

11. Trier sa liste en fin de journée

Lassé de consacrer la moitié de votre matinée à passer votre liste de tâches au peigne fin ? Organisez vos tâches la veille en fin de journée, et identifiez précisément ce qui vous attend le lendemain. Prenez cinq à dix minutes chaque soir et triez votre liste pour commencer la journée suivante du bon pied et en toute sérénité.

12. Désactiver les notifications

Les notifications sont un atout considérable pour produire un travail efficace, et toute bonne application de listes de tâches a toujours des notifications utiles à vous envoyer. Toutefois, vous devez aussi disposer de fonctionnalités comme la « mise en veille/sourdine » ou le mode « Ne pas déranger ». Votre but reste en effet de bien organiser votre travail et de gagner en productivité. Or, pour ce faire, vous avez besoin de vous concentrer, et non d’être distrait toutes les cinq minutes par la réception d’une notification.

Les distractions peuvent se payer cher. Nous avons donc fait en sorte de les éliminer autant que possible. Avec Asana, les employés peuvent se mettre au travail sans difficulté et se concentrer pleinement, car chacun sait ce que l’on attend de lui. Pas besoin de mise au point.
À lire : 7 conseils pour se concentrer et réduire les distractions numériques

13. Apprendre à suivre l’essentiel avant tout

Personne n’aime perdre son temps sur des tâches superflues. Vouloir regrouper un maximum de données dans votre liste de tâches est louable, mais il faut parfois savoir faire une sélection pour garantir un suivi optimal.

Si vous suivez vos priorités, vous êtes déjà en mesure d’identifier l’importance de chacune de vos tâches. Si nécessaire, n’hésitez pas à ajuster ces priorités. Pour suivre vos tâches, vous n’avez pas à respecter chaque jour à la lettre un programme prédéfini, mais bien à garder le contrôle de vos tâches en suivant vos activités clés, selon l’évolution des priorités.

14. Surveiller tout retard éventuel et en comprendre l’origine

Il nous est déjà arrivé à tous (ou presque) d’avoir manqué de temps et laissé en suspens des tâches dues la semaine précédente… La prochaine fois, interrogez-vous sur les raisons de ce retard. Quelle est l’origine de ce manque de temps ? Avez-vous besoin d’ajuster les échéances de certaines tâches ou de les réattribuer à un collègue ? Y a-t-il des points que vous ne comprenez pas et que vous souhaiteriez clarifier avant de vous mettre au travail ? Identifier les raisons de votre retard vous aidera à travailler plus efficacement et à vous remettre sur la bonne voie.

15. Collaborer sur une seule et même plateforme

Le suivi de vos tâches doit avoir une finalité concrète. Inutile de tout organiser et de définir des priorités si vous manquez de visibilité sur le travail de votre équipe, et vice versa. Les équipes les plus efficaces sont celles qui disposent d’une source unique de référence afin de regrouper tous les projets traités. Les membres de l’équipe savent qui est responsable de quoi, chacun peut donner le meilleur de soi-même et contribuer à la réussite de l’équipe.

Asana est la plateforme idéale pour y parvenir. Elle aide les équipes à organiser leur travail de façon à savoir quoi faire, pourquoi et comment. De cette façon, c’est l’équipe dans son ensemble qui se montre plus productive, grâce à une transparence accrue.

En savoir plus

Ne vous arrêtez pas en si bon chemin…

L’art de dresser une liste de tâches revient à savoir s’organiser et à gagner en visibilité sur son travail. Nos 15 secrets sont là pour vous y aider. Toutefois, n’hésitez pas à aller plus loin. Suivre vos activités avec une liste de tâches suppose également de donner aux membres de votre équipe les moyens de bénéficier d’une transparence totale sur le travail des uns et des autres. Optez pour une liste de tâches qui propose des fonctionnalités supplémentaires à toute épreuve, comme la gestion des tâches et la gestion de projet.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre article sur les avantages de la gestion de projet sur Asana.

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