Comment faire une to do list efficace ? Méthodes et outils

Faire une to do list ne suffit pas à éliminer la charge de travail. Effectuer un suivi efficace des échéances aide à définir des priorités et à réaliser un travail de qualité. Le problème, c’est que nos listes de tâches sont bien trop souvent désorganisées et sans véritable lien avec le travail effectué. Par conséquent, la clarté du projet en cours est compromise et vous vous retrouvez vite assaillis par le « work about work » (travail d’organisation).

Rassurez-vous, rédiger une to do list peut bel et bien s’avérer utile. Nos 15 conseils vous aideront à gérer votre to do list d’une main de maître et à gagner en productivité.

C’est quoi, une to do list ?

La définition d’une to do list est simple. Il s’agit d’une liste de tâches que vous devez accomplir ou de choses que vous voulez faire. Le plus souvent, ces tâches sont organisées par ordre de priorité. Vous pouvez utiliser ce type de check-list à la maison, dans votre vie personnelle ou sur votre lieu de travail.

Le fait d’avoir une liste de tout ce que vous devez faire écrite permet de ne rien oublier d’important. En classant les tâches de la liste par ordre de priorité, vous planifiez l’ordre dans lequel vous allez les faire et vous pouvez voir rapidement ce qui nécessite votre attention immédiate et les tâches que vous pouvez remettre à plus tard.

Quelle application pour une to do list ?

Si ce n’est pas déjà fait, la première étape consiste à créer une to do list sur une application professionnelle. Établir une liste sur papier (ou post-it !) peut sembler motivant, car vous avez le loisir de rayer chaque activité accomplie. Toutefois, ce n’est pas un bon moyen de suivre vos tâches. Dans les faits, il faut bien avouer que les check-list manuscrites sont peu organisées, faciles à égarer, peu efficaces et sources d’erreurs.

Ne prenez pas de risques et utilisez dès maintenant une application professionnelle. Contrairement aux listes manuscrites, ces applications de gestion de tâches ont l’avantage de vous permettre de :

• Trier et hiérarchiser les tâches. Envie de réorganiser vos tâches ? Aïe ! Si votre liste est manuscrite, vous devez tout réécrire… En revanche, sur une application de listes de tâches, rien de plus simple : modifiez l’ordre de vos tâches par simple glisser-déposer. En outre, la plupart des applications de ce type vous permettent d’attribuer des étiquettes personnalisées, idéales pour suivre la priorité des tâches.

• Garder une trace des tâches enregistrées. Contrairement à une liste rédigée sur une feuille volante, impossible de perdre une to do list en ligne. Vous pouvez également y accéder et la compléter à tout moment, où que vous soyez.

• Ajouter du contexte. La plupart des applications professionnelles permettent d’ajouter des informations plus détaillées dans la description des tâches. Sur une to do list manuscrite, vous êtes obligés de décrire les activités sur lesquelles vous travaillez en quelques mots. Une application en ligne vous permet d’ajouter une description à chaque tâche, sans limite. Il est aussi possible de joindre des informations utiles, des documents de travail ou autres détails importants.

• Créer plusieurs listes au même endroit. Au moment de choisir une application, assurez-vous qu’elle vous permet de créer plusieurs listes de tâches. Vous pourriez en créer une première pour votre travail personnel, une deuxième pour les activités de votre équipe et une troisième pour votre formation professionnelle. Une application qui vous laisse la possibilité de créer plusieurs listes de tâches est idéale pour centraliser l’ensemble des activités à accomplir.

• Définir des échéances, des rappels et envoyer des notifications. Si vous ne tenez pas vos délais, votre to do list n’a pas vraiment d’utilité. Une application en ligne vous permet de suivre la progression de vos activités et de configurer des rappels ou d’envoyer des notifications pour ne pas oublier d’effectuer vos tâches dans les délais impartis.

• Simplifier la collaboration. La to do list individuelle organisée et des priorités claires vous permettent de mieux vous concentrer sur les projets et initiatives d’équipe. Autrement dit, plus vous êtes organisés, plus la collaboration d’équipe sera simple.

Envie de tester une application de listes de tâches ? Essayez Asana. Asana est un outil de gestion du travail conçu pour vous aider à organiser l’ensemble de votre travail, des petits détails aux initiatives à grande échelle. 

Utilisez la version gratuite d’Asana pour suivre vos activités et les relier à des projets plus importants.

Véritable outil de gestion du temps, l’application mobile d’Asana se synchronise en temps réel avec Google agenda, Gmail et bien d’autres intégrations sont possibles encore. L’appli est utilisable sur les plateformes Android et IOS.

Comment faire une to do list efficace ? 15 conseils pour vous faciliter la vie

Prêt à optimiser votre to do list ? Nous vous confions tous nos secrets : suivez ces astuces pour travailler efficacement et en toute clarté. Notez que pour la plupart, nous supposons que vous utilisez déjà une application pour organiser votre travail et gagner en productivité.

1. Prendre note de toutes ses idées

Mieux vaut commencer une tâche et jeter quelques idées à la volée, quitte à terminer le travail plus tard, au risque d’oublier ce que vous vouliez accomplir au départ. Bien souvent, certaines de nos meilleures idées nous viennent quand nous ne sommes pas en mesure d’en prendre note. L’inspiration n’attend pas : vous avez une proposition à faire pour améliorer un projet ou une idée géniale à présenter à votre patron ? Ajoutez-la simplement à votre to do list.

C’est aussi la raison pour laquelle il est essentiel de choisir une application mobile de qualité. Si vous êtes en déplacement, vous pourrez noter vos idées sans avoir besoin de les garder en tête jusqu’à pouvoir accéder à votre ordinateur.

Libérer notre cerveau du besoin de recourir à la mémoire va nous faciliter la vie à tous dans les années à venir. Asana nous aide à réduire la charge cognitive de chacun, pour gagner en clarté.”

2. Classez ses listes

Si les listes de choses sont souvent si longues, c’est entre autres parce qu’elles finissent généralement par se transformer en véritable pot-pourri. Vous travaillez sur plusieurs projets à la fois et vous avez programmé un rappel pour un rendez-vous ou la révision de votre prochain brief de campagne… Il ne s’agit que d’un exemple, mais vous avouerez que la confusion est telle qu’il y a de quoi se sentir totalement débordé.

Pour gérer votre to do list d’une main de maître et travailler efficacement, n’hésitez pas à créer plusieurs listes. Pour commencer, assurez-vous que chaque projet ou initiative importante dispose de sa propre liste. En outre, pensez à créer une liste pour les activités qu’il est possible d’accomplir sans délai, une autre pour vos idées à propos de projets et une troisième pour vos rappels personnels. 

Selon votre priorité du moment, il vous suffit d’accéder à la liste correspondante pour identifier clairement les tâches à accomplir.

3. Organiser la to do list par processus, priorité ou échéance

Réorganiser votre to do list quotidiennement est une perte de temps, même si cela peut parfois sembler motivant. Résistez à cette tentation et prenez le temps de structurer vos tâches de manière cohérente. Si votre application le permet, envisagez de créer des sections pour les différents types d’activités : vous pourrez trier les tâches par projet ou par date butoir, selon vos préférences.

Figurant parmi les meilleures applications et les meilleurs outils de todolist, Asana permet de décliner la liste sous forme de tableau Kanban, une fonctionnalité qui vous permettra de visualiser vos prochaines échéances en un coup d’œil. 

4. Rendre la to do list exploitable

Votre to do list n’est pas l’endroit idéal pour annoter et conserver vos idées ou objectifs. Ces informations doivent bel et bien être prises en compte, mais si vous conservez toutes ces données au sein d’une même liste, vos tâches importantes risquent de se perdre dans la masse. Pour garder le contrôle, essayez plutôt de regrouper idées et objectifs sur un outil de gestion de projet ou d’utiliser un système de gestion des objectifs. 

C’est un bon moyen d’accéder en tout temps à vos réflexions spontanées et objectifs clés, sans surcharger votre to do list.

5. Commencer ses tâches par un verbe d’action

S’assurer que chaque tâche est exploitable est une chose, mais nous vous conseillons aussi d’attribuer un titre à chacune de vos tâches en commençant par un verbe d’action. Il ne s’agit pas d’une règle absolue, cependant commencer par un verbe vous aidera à déterminer précisément de quoi il est question.

Prenons un exemple : une tâche dont le titre est “Trois images publicitaires pour Facebook” vous est attribuée. Êtes-vous en mesure de comprendre ce que l’on attend de vous ? Non. 

Ajoutez le verbe « Concevoir » en début de titre et tout s’éclaire. La tâche est désormais concrète et exploitable : “Concevoir trois images publicitaires pour Facebook”. 

Les listes de tâches dont le titre commence par un verbe d’action permettent d’identifier en un clin d’œil le travail demandé.

6. Hiérarchiser ses tâches

Pour vous assurer d’accomplir le travail nécessaire à temps, vous devez impérativement réussir à identifier les tâches à traiter en priorité. Vous placez vos tâches les plus importantes en tête de liste ? Vous préférez utiliser des étiquettes personnalisées pour indiquer la priorité de chaque tâche ? Ce choix vous appartient, mais dans les deux cas, veillez bien à bénéficier à tout moment d’une visibilité parfaite sur vos activités clés, afin de ne rien oublier.

Pour autant, rien ne vous oblige à accomplir les tâches les plus importantes en premier. Parfois, exécuter une tâche simple de bon matin est la meilleure façon de bien commencer la journée. En outre, vous faites peut-être partie des adeptes de la « loi des 80-20 » (ou « loi de Pareto »), principe qui revient à consacrer 20 % de votre temps pour accomplir 80 % de vos tâches, donc à traiter les tâches rapides avant les autres. 

7. Définir systématiquement une échéance

Au moment de passer à l’action, mieux vaut être conscient des tâches à accomplir, mais vous devez aussi être au clair sur les délais d’exécution. Si vous terminez l’ensemble de vos tâches importantes, mais que la moitié sont rendues en retard, le travail produit n’est pas efficace. Vous devez donc toujours savoir qui fait quoi et pour quand. 

Quand bien même les échéances ne seraient pas clairement définies, pensez toujours à noter les dates de rendu provisoires, quitte à les modifier plus tard.

8. Décomposer les projets en tâches plus petites

Exécuter sa to do list en temps voulu pose certaines difficultés et prend parfois des allures de défi, comme une montagne à gravir. Qui n’a jamais été pris d’une vague de découragement en jetant un œil aux tâches prévues pour le lendemain et en constatant qu’il y avait « du pain sur la planche » ?

Vous vous retrouvez souvent dans ce genre de situations ? Dans ce cas, pensez à diviser le travail en sous-tâches. Par exemple, l’échéance de la tâche parente (ou principale) est fixée en fin de semaine, mais l’activité à accomplir demande un travail conséquent qui prendra plusieurs jours. Pour assurer la réussite de votre projet, il est donc essentiel de diviser le travail en tâches plus petites que vous pouvez réaliser tout au long de la semaine.

Asana nous a non seulement permis de nous rendre compte de la quantité de travail fournie, mais aussi de redonner les bonnes priorités et d’appliquer des stratégies plus adaptées aux différents types de tâches effectuées.”

9. Regrouper les tâches similaires

Regrouper vos tâches vous aide à atteindre vos objectifs et vous fait également gagner en productivité. Chaque fois que vous basculez entre différentes tâches ou que vous commencez un nouveau projet, votre cerveau a besoin d’un peu de temps pour s’adapter et s’ajuster aux nouvelles attentes.

Pour commencer, identifiez parmi vos tâches quotidiennes celles que vous pouvez regrouper et simplifier. Vous effectuez sans doute certaines activités quotidiennement, sans penser au temps que vous y consacrez. Toutefois, au bout du compte, ce temps s’accumule et n’est pas négligeable. Nous vous conseillons de noter le temps réellement passé sur ces tâches, puis de réfléchir aux mesures que vous pourriez prendre pour optimiser leur exécution.

Est-il possible de les regrouper ou les automatiser ? Ce gain de temps vous permettra de mettre de l’ordre dans votre to do list et d’être plus productif.

10. Célébrer chaque étape accomplie

Chaque tâche terminée sur votre liste est une petite victoire. Félicitations ! Toute réussite doit être célébrée : pas besoin d’en faire des tonnes, un petit signe suffit.

Si vous utilisez Asana, vous avez sans doute déjà vu des licornes et des yétis traverser votre écran pour célébrer une tâche terminée. Pourquoi une telle démarche ? La vraie question à se poser est : pourquoi pas ?

Les fonctionnalités Asana, comme les licornes qui volent à travers l’écran lorsque vous terminez une tâche, rendent le travail moins formel et plus amusant.”

11. Trier sa liste en fin de journée

Lassé de consacrer la moitié de votre matinée à passer votre to do list au peigne fin ? Organisez vos tâches la veille en fin de journée, et identifiez précisément ce qui vous attend le lendemain. Prenez cinq à dix minutes chaque soir et triez votre liste pour commencer la journée suivante du bon pied.

12. Désactiver les notifications

Les notifications sont un atout considérable pour produire un travail efficace, et toute bonne application de to do list a toujours des notifications utiles à vous envoyer. Toutefois, vous devez aussi disposer de fonctionnalités comme la « mise en veille/sourdine » ou le mode « Ne pas déranger ». 

Votre but reste en effet de bien organiser votre travail et de gagner en productivité. Or, pour ce faire, vous avez besoin de vous concentrer, et non d’être distrait toutes les cinq minutes par la réception d’une notification.

Les distractions peuvent se payer cher. Nous avons donc fait en sorte de les éliminer autant que possible. Avec Asana, les employés peuvent appliquer un processus et se mettre au travail sans difficulté, car chacun sait ce que l’on attend de lui. Pas besoin de mise au point.”

13. Apprendre à suivre l’essentiel avant tout

Personne n’aime perdre son temps sur des tâches superflues. Vouloir regrouper un maximum de données dans votre to do list est louable, mais il faut parfois savoir faire une sélection pour garantir un suivi optimal.

Si vous suivez vos priorités, vous êtes déjà en mesure d’identifier l’importance de chacune de vos tâches. Si nécessaire, n’hésitez pas à ajuster ces priorités. Pour suivre vos tâches, vous n’avez pas à respecter chaque jour à la lettre un programme prédéfini, mais bien à garder le contrôle de vos tâches en suivant vos activités clés, selon l’évolution des priorités.

14. Surveiller tout retard éventuel et en comprendre l’origine

Il nous est déjà arrivé à tous (ou presque) d’avoir manqué de temps et laissé en suspens des tâches dues la semaine précédente… La prochaine fois, interrogez-vous sur les raisons de ce retard. Quelle est l’origine de ce manque de temps ? Avez-vous besoin d’ajuster les échéances de certaines tâches ou de les réattribuer à un collègue ? Y a-t-il des points que vous ne comprenez pas et que vous souhaitez clarifier avant de vous mettre au travail ? 

Identifier les raisons de votre retard vous aidera à travailler plus efficacement et à vous remettre sur la bonne voie.

15. Collaborer sur une seule et même plateforme

Le suivi de vos tâches doit avoir une finalité concrète. Inutile de tout organiser et de définir des priorités si vous manquez de visibilité sur le travail de votre équipe, et vice versa. Les équipes les plus efficaces sont celles qui disposent d’une source unique de référence afin de regrouper tous les projets traités. Les membres de l’équipe savent qui est responsable de quoi, chacun peut donner le meilleur de soi-même et contribuer à la réussite de l’équipe.

Asana est la plateforme idéale pour y parvenir. Elle aide les équipes à organiser leur travail de façon à savoir quoi faire, pourquoi et comment. De cette façon, c’est l’équipe dans son ensemble qui se montre plus productive, grâce à une transparence accrue.

Facilitez-vous la vie avec une to do list

L’art de dresser une to do list revient à savoir s’organiser et à gagner en visibilité sur son travail. Vous savez maintenant comment gérer les tâches quotidiennes grâce à une to do list bien rédigée. 

Toutefois, n’hésitez pas à aller plus loin. Suivre vos activités avec une to do list suppose également de donner aux membres de votre équipe les moyens de bénéficier d’une transparence totale sur le travail des uns et des autres. 

Optez pour une to do list qui propose des fonctionnalités supplémentaires à toute épreuve, comme la gestion des tâches et la gestion de projet.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre article sur les avantages de la gestion de projet sur Asana.