Le secret pour arrêter de procrastiner au travail

Si vous avez atterri sur cette page, c’est probablement parce que vous cherchez un moyen d’arrêter de procrastiner, mais de brèves astuces pour forcer la motivation ne fonctionneront pas. En effet, votre problème de procrastination n’est pas vraiment un problème de motivation, mais plutôt un problème de clarté. 

Chez Asana, la transparence est au cœur de nos préoccupations, et pour cause : pour obtenir de bons résultats, il n’y a rien de plus essentiel que de travailler en toute transparence. Le problème, c’est que celle-ci ne coule pas nécessairement de source. Pour décloisonner l’information et produire un travail constructif et efficace, vous devez vous munir de l’outil adéquat et bien structurer vos activités. Dans cet article, vous découvrirez que ce manque de clarté vis-à-vis de votre travail peut être source de procrastination, mais aussi qu’il existe des solutions.

Les raisons de la procrastination au travail

La procrastination est une forme d’incohérence temporelle, la préférence inconsciente d’une satisfaction immédiate à d’éventuelles récompenses futures. Même si vous savez que vous ne devez pas procrastiner parce que vous avez une échéance à tenir, il est plus tentant de consacrer votre temps à une autre tâche qui vous fera ressentir une satisfaction immédiate, que de travailler en vue d’un objectif à plus long terme. 

Heureusement, vous pouvez en partie résoudre le problème en instillant une forme de gratification immédiate dans vos projets à long terme. En tant que chef d’équipe, vous pouvez par exemple faire des retours à vos collègues et valoriser leur contribution au quotidien. Sur Asana, nous sommes allés encore plus loin en ajoutant directement les célébrations (de petites créatures festives) au produit. Après tout, qui serait insensible à la vision d’une licorne s’envolant à travers son écran ?

Procrastination n’est pas synonyme de paresse

Lorsque l’on demande à des personnes d’expliquer pourquoi elles procrastinent au travail, chacune expose ses propres raisons. Les plus courantes sont généralement les suivantes : 

• Paresse

• Manque de maîtrise de soi

• La peur de l’échec

• Mauvaise habitude

• Perfectionnisme 

• Sentiment que le travail n’est pas urgent

• Confusion quant aux besoins 

• Pensées négatives 

• Peur des projets complexes ou accablants

• Travail sur plusieurs choses à la fois

Presque tous ces éléments découlent d’une seule et même raison, un obstacle central qui conduit à la procrastination au travail : le manque de clarté. Si vous avez développé une habitude de procrastination, il y a de fortes chances que vous ignoriez pourquoi votre travail est important. Il ne s’agit pas de paresse, mais d’un problème qui peut être résolu. 

Le problème de la procrastination

L’incohérence temporelle joue un rôle très important dans la procrastination au travail. Souvent, le travail que vous réalisez contribue à un projet plus vaste ou à un objectif d’entreprise. Toutefois, en fonction de votre rôle, cet objectif peut sembler éloigné de vos tâches quotidiennes. Si vous ignorez pourquoi votre travail est important, il est difficile de vous motiver à le faire. 

Ce qui manque, c’est la clarté. Lorsque vous comprenez clairement le travail que vous faites et son impact sur votre équipe ou votre organisation, et que vous pouvez établir un lien direct entre les deux, vous êtes plus motivé. Il est toutefois difficile de parvenir à un tel résultat. En réalité, d’après notre étude, seuls 26 % des employés comprennent clairement la façon dans leur travail contribue aux objectifs de l’entreprise. 

Une bonne compréhension du lien entre votre travail et les objectifs de l’entreprise offre plus de clarté quant à son influence sur votre équipe, et donc sur votre entreprise. La prise de décision s’en voit simplifiée. Vous pouvez hiérarchiser les tâches importantes en fonction des initiatives qui ont le plus d’impact sur les objectifs de votre entreprise. Veillez toutefois à ce que ces objectifs ne soient pas trop éloignés ou amorphes. Pour lutter contre la procrastination, vous devez toujours pouvoir garder en ligne de mire les objectifs de l’entreprise. 

Remédier au manque de clarté

Pour remédier au manque de clarté, vous pouvez opter pour l’une des deux solutions suivantes : 

1. Créer des objectifs d’équipe ou de service. Si vous ou les membres de votre équipe avez du mal à visualiser le lien entre vos tâches individuelles et les objectifs généraux de l’entreprise, envisagez de créer des objectifs à l’échelle de votre service ou de votre équipe. Il sera alors plus facile de relier vos tâches aux objectifs d’équipe, et de comprendre l’impact de votre travail. 

2. Relier clairement vos tâches personnelles aux objectifs de l’entreprise. Même si vous ne pouvez pas créer d’objectifs d’équipe ou d’entreprise, trouvez un moyen de visualiser le lien direct entre vos tâches et les objectifs plus larges de l’entreprise. Cela vous aidera à mieux comprendre l’impact de votre travail. Pour cela, vous pouvez utiliser une plateforme de gestion des objectifs, comme Asana.

7 conseils pour arrêter de procrastiner

Pour lutter contre la procrastination au travail, créez des objectifs d’équipe et de service à plus court terme, ou établissez des liens entre vos tâches personnelles et les objectifs plus larges de l’entreprise. Commencez par appliquer ces sept conseils : 

1. Reliez les tâches aux objectifs

Le meilleur moyen d’arrêter de procrastiner est de comprendre clairement comment votre travail contribue aux objectifs d’équipe et d’entreprise. Avec un tel niveau de clarté, le travail prend tout son sens. Au lieu de travailler pour travailler, vous contribuez à une vision plus large. 

Idéalement, cette vision doit vous passionner, mais, même si ce n’est pas le cas, le simple fait de comprendre le contexte dans lequel s’inscrit votre travail donnera plus de sens à votre contribution. Le travail que vous remettez habituellement à plus tard a alors une valeur claire, vous n’avez plus à lutter contre l’incohérence temporelle. 

2. Clarifiez les priorités

Les délais évoluent, cela est inévitable et peut s’expliquer par plusieurs raisons : un projet qui souffre d’une dérive des objectifs, un autre projet qui devient prioritaire ou votre chef d’équipe qui réattribue les ressources en fonction des besoins de dernière minute. Toutefois, si vous savez quelle tâche est la plus importante, vous êtes mieux préparé à gérer activement vos priorités. Ainsi, lorsque les délais et les échéances changent, vous avez la clarté nécessaire pour livrer le travail le plus utile à l’entreprise. 

Le fait de clarifier les priorités est une bonne méthode anti-procrastination, qui vous permet justement de visualiser clairement les tâches les plus importantes. Avec des priorités claires, vous savez que vous ne travaillez pas sur des tâches inutiles. Au lieu d’avoir l’impression de perdre du temps au travail, vous comprenez l’importance de votre contribution.

3. Utilisez les objectifs pour lutter contre le perfectionnisme

Parfois, les procrastinateurs chroniques sont en fait des perfectionnistes. Dans ce cas, la volonté de délivrer un travail parfait engendre effectivement une pression importante, qui peut mener à la procrastination. Toutefois, le perfectionnisme, comme la plupart des autres types de procrastination au travail, peut être surmonté grâce à un meilleur niveau de clarté.

Concentrez-vous sur l’impact

Si vous avez du mal à surmonter le perfectionnisme, le fait d’avoir une idée claire de l’impact de votre travail peut vous aider. Au lieu de viser la perfection, concentrez-vous sur la réalisation de la tâche à accomplir afin qu’elle contribue aux objectifs de l’entreprise de la meilleure façon possible. Laissez-nous vous expliquer notre point de vue :

Imaginons que vous travailliez sur une animation pédagogique pour la page d’accueil de votre site Web. De nombreuses personnes verront cette réalisation, ce qui, en tant que perfectionniste, vous fait paniquer. Cela s’explique par le fait que vous vous concentrez sur le résultat de votre travail et pensez à toutes les personnes qui regarderont la vidéo, au lieu de vous concentrer sur les objectifs et l’impact de cette dernière. L’objectif de l’animation est de présenter les avantages du produit de votre entreprise à des personnes qui ne le connaissent pas, et l’impact est la pédagogie sur le sujet. En redéfinissant vos priorités autour de cet impact, vous réduisez la pression qu’exerce le perfectionnisme et commencez votre travail sans attendre. 

Définissez la notion de travail « terminé »

Pour lutter contre le perfectionnisme, vous pouvez également définir ce que signifie un travail « terminé ». Il s’agit d’une technique que les équipes Scrum utilisent pour avancer rapidement. En définissant la notion de travail terminé, et en vous y tenant, vous savez à partir de quel moment vous pouvez arrêter de travailler, que le travail soit ou non parfait à 100 %. En cas de doute, gardez à l’esprit qu’un travail terminé vaut mieux qu’un travail parfait. 

4. Décomposez les grandes initiatives en tâches plus petites

Visualiser clairement comment et quand vous allez terminer un projet volumineux s’avère parfois difficile. Il peut donc être tentant de le remettre à plus tard. La portée de l’initiative peut entraîner des difficultés à saisir toutes les variables et à les relier à vos objectifs plus généraux. Au lieu de vous laisser submerger par l’ampleur de la tâche (ou du projet), décomposez le travail en plus petites parties, puis utilisez un outil de gestion de projet pour suivre et organiser vos tâches.

Il est également utile de diviser les activités volumineuses en plus petites parties, car vous n’êtes probablement pas responsable de tous les aspects d’une grande initiative. Par exemple, si vous écrivez un guide numérique, vous êtes responsable de la présentation, de la rédaction et de la révision de l’ouvrage. Mais il y a probablement une autre personne chargée de la conception, ainsi qu’un éditeur pour approuver le tout. Diviser l’initiative « Créer un guide numérique » en plusieurs tâches vous permet non seulement de vous lancer plus facilement, mais également de savoir clairement qui fait quoi et pour quand. 

5. Dressez la liste de toutes les tâches à accomplir

Même si vous ne travaillez pas sur des initiatives complexes, il est toujours utile de dresser une liste de toutes les tâches à accomplir. Sans moyen de visualiser clairement le travail que vous avez à réaliser, vous pouvez rapidement vous retrouver submergé et perdre de vue vos objectifs. Sachez que vous n’êtes pas un cas isolé : d’après notre étude, 26 % des échéances sont manquées chaque semaine. 

Identifier chaque tâche à accomplir est une stratégie issue de la méthode Getting Things Done (GTD). Lorsque nous visualisons clairement le travail à réaliser, il est bien plus simple de nous organiser, de hiérarchiser et d’accomplir les tâches en question. Assurez-vous de suivre votre travail dans une application de listes de tâches et non par le biais d’une liste de contrôle écrite. Même s’il est amusant de rayer des choses sur une liste, le fait de suivre votre travail dans une application vous permet de trier et hiérarchiser les tâches, d’ajouter des éléments de contexte aux tâches importantes et de partager ces tâches avec les membres de votre équipe. 

Lisez notre article pour découvrir nos 15 secrets pour une liste de tâches efficace.

6. Définissez des échéances

Sans date d’échéance précise, il peut être tentant de remettre un travail à plus tard. En revanche, avec des échéances claires, vous savez exactement à quel moment une tâche doit être terminée. Vous pouvez alors planifier votre travail en conséquence pour vous assurer de sa réalisation en temps voulu. Après tout, vous ne pouvez pas produire un travail efficace si vous ignorez quand il doit impérativement être finalisé.

Une fois que vous avez identifié toutes les tâches à accomplir dans un outil de listes de tâches, assurez-vous que chaque élément est associé à une échéance. Profitez-en également pour identifier les tâches qui ne sont pas prioritaires pour vous, puis reportez-les jusqu’à ce que vous trouviez un peu plus de temps à leur consacrer, ou bien déléguez-les à quelqu’un d’autre.

Ne le faites pas qu’une fois. À la fin de chaque journée, triez rapidement les tâches restantes et définissez les échéances des éventuelles nouvelles venues. Ainsi, lorsque vous vous mettez au travail le lendemain, vous avez toutes les cartes en main pour mener à bien vos activités.

7. Essayez ces stratégies de gestion du temps

Maintenant que vous avez plus de clarté sur l’importance de votre travail, vous avez plus de chances de vous sentir motivé. Pourtant, il y a toujours des jours où vous avez besoin d’un peu plus d’aide pour garder le cap. Dans ce cas, essayez une de ces stratégies de gestion du temps pour éviter de vous éparpiller et parvenir à un état d’hyper-concentration. 

• La méthode Getting Things Done (GTD) : cette approche part du principe que plus vous accumulez mentalement des informations, plus vous perdez en productivité et en concentration. Au lieu de vous fier aux capacités de votre encéphale, la méthode GTD vous encourage à stocker toutes les informations liées à votre travail dans une source unique de référence externe et bien organisée. 

• La technique Pomodoro : cette approche alterne entre séances de travail et temps de pause. Un pomodoro représente une séance de travail de 25 minutes, suivie d’une pause de cinq minutes. Et après quatre pomodoros, il est temps de faire une pause plus longue. Ces séances de travail courtes ont l’avantage d’être plus productives et motivantes.

• Le Time blocking : le Time blocking, ou gestion par blocage de temps en français, désigne une stratégie de gestion du temps qui vise à planifier tous les moments de votre journée. Elle permet de diviser efficacement votre semaine de travail en petits créneaux que vous « bloquez » pour réaliser des activités : consulter vos e-mails, travailler sur vos projets, faire une pause et même du sport.

• Le Timeboxing : le Timeboxing, ou gestion par blocs de temps en français, désigne une stratégie de gestion du temps axée sur les objectifs. Celle-ci vise à améliorer la productivité et à lutter contre la procrastination. Un bloc représente l’objectif de réaliser une tâche donnée dans un certain laps de temps.

• La règle des deux minutes : cette stratégie de gestion du temps relativement simple vise à s’occuper immédiatement des tâches qui prennent moins de deux minutes. La méthode en question se concentre donc sur les petites tâches, en partant du principe que si vous vous en débarrassez rapidement, vous aurez plus de temps (et de ressources intellectuelles) pour accomplir vos tâches clés.

Ne remettez pas à plus tard votre besoin de clarté

Même si vous pouvez essayer de vous débarrasser de la procrastination par la force et d’adopter l’attitude « fais-le », ces stratégies ne sont efficaces qu’à court terme, au mieux. À long terme, le moyen le plus efficace d’arrêter de procrastiner est de relier votre travail à des objectifs plus larges. 

Comme d’autres compétences de développement personnel, faire en sorte d’arrêter de procrastiner prend du temps. Si c’est une habitude que vous avez prise, ne vous attendez pas à ce qu’elle disparaisse du jour au lendemain. Consacrez-vous plutôt à offrir la clarté nécessaire pour vous et votre équipe sur une période donnée. Petit à petit, vous vous rendrez compte que vous êtes plus motivé à travailler efficacement lorsque vous savez clairement en quoi votre travail est important.

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