Technique Pomodoro : la clé pour une équipe productive ?

Image du contributeur – Équipe AsanaTeam Asana28 juin 20219 min de lecture
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Vous aussi vous êtes débordé par le nombre de tâches à faire et vous vous demandez comment tout terminer à temps ? Pour maximiser votre productivité et maîtriser vos projets, faites appel à des stratégies de gestion du temps, comme la technique Pomodoro.

Cette dernière consiste à organiser des séances de travail intense régulièrement entrecoupées de courtes pauses, dans l’objectif d’améliorer la productivité et de réduire la fatigue intellectuelle.

Si vous travaillez avec plusieurs membres d’équipe sur différents projets, vous pouvez utiliser cette technique pour organiser vos tâches en blocs de temps et ainsi alléger votre charge de travail.

Lisez ce guide détaillé pour en savoir plus sur le fonctionnement de la méthode Pomodoro, ses avantages et comment la mettre en place. En gérant votre temps efficacement et en aidant vos collègues à en faire de même, vous renforcerez votre productivité d’équipe et obtiendrez de meilleurs résultats.

Qu’est-ce que la méthode Pomodoro ?

Qu’est-ce que la méthode Pomodoro ?

La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps répandue, qui consiste à organiser ses activités en sessions de travail de 25 minutes entrecoupées de courtes pauses de façon à se concentrer au maximum.

Cette technique a été développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980, alors qu’il était encore étudiant à l’université. Rencontrant des difficultés à gérer son temps et à être productif dans ses études, Francesco s’est fixé pour objectif de se concentrer sur une session de travail de 10 minutes.

À cette occasion, il s’est servi d’un minuteur de cuisine en forme de tomate (« pomodoro » en italien) pour se chronométrer. Procédant par tâtonnements pour affiner sa technique, il a fini par mettre au point la méthode Pomodoro.

Cette approche alterne donc entre séances de travail et temps de pause. Un pomodoro représente une séance de travail de 25 minutes, suivie d’une pause de cinq minutes. Et après quatre pomodoros, il est temps de faire une pause plus longue. Ces séances de travail courtes ont l’avantage d’être plus productives et motivantes.

Si vous souhaitez rester concentré tout au long d’un pomodoro, vous devez absolument limiter les distractions : passez votre téléphone en mode avion, désactivez les notifications de tchat et de messagerie, etc. Cela dit, vous pourriez aussi faire face à des distractions extérieures contre lesquelles il vous est difficile de vous prémunir, par exemple lorsque vous devez répondre à une question d’un collègue au sujet d’une tâche qui ne souffre aucun délai.

Pour gérer les interruptions de ce type, Francesco a adopté une approche en quatre étapes :

  1. Indiquez à la personne concernée que vous êtes occupé.

  2. Entendez-vous sur l’heure à laquelle discuter du problème.

  3. Ajoutez immédiatement la réunion à votre agenda.

  4. Recontactez votre collègue dès la fin du pomodoro.

Vous faites ainsi preuve de respect dans vos communications avec vos collègues tout en vous concentrant pleinement sur votre travail.

Par ailleurs, vous avez aussi la possibilité d’adopter cette méthode à l’échelle de toute une équipe.

Pour ce faire, vous devez attribuer des tâches à chaque membre de l’équipe en début de journée, qu’ils réaliseront au cours de séances pomodoro. En fin de journée, l’équipe se réunit pour faire le point sur l’avancement des tâches et sur le nombre de pomodoros réalisés.

Une fois que vous aurez l’habitude de faire appel à cette méthode, vous serez en mesure d’estimer le nombre de pomodoros nécessaires pour accomplir certaines tâches, ce qui vous aidera à planifier vos processus ou la durée de vos projets à l’avenir.

[À lire] 18 astuces pour bien gérer son temps et autres conseils pour travailler efficacement

Faire bon usage de la méthode Pomodoro pour gérer son temps

La méthode de gestion du temps Pomodoro

Pour appliquer cette méthode, commencez par choisir l’outil avec lequel vous suivrez le temps écoulé :

  • Minuteurs : utilisez un minuteur physique ou numérique pour savoir où vous en êtes dans vos séances.

  • Minuteurs Pomodoro : certains minuteurs sont spécialement conçus pour chronométrer des séances pomodoro. Lancez le minuteur et celui-ci vous signalera la fin du pomodoro, mais aussi celle de la pause qui s’ensuit.

  • Applications Pomodoro : disponibles sur téléphones iOS et Android, ces applications téléchargeables sont une alternative intéressante pour assurer le suivi de vos pomodoros.

Une fois choisi votre minuteur de prédilection, suivez les étapes ci-après pour vous y mettre :

  1. Dressez la liste des tâches à réaliser dans la journée, classées par ordre de priorité.

  2. Choisissez une tâche sur laquelle travailler et lancez un pomodoro de 25 minutes.

  3. La séance terminée, notez ce que vous avez accompli et rayez la tâche de votre liste.

  4. Faites une pause de cinq minutes.

  5. Répétez les étapes 2 à 4 jusqu’à avoir réalisé trois autres pomodoros.

  6. Après ces quatre pomodoros, faites une pause de 15 à 30 minutes.

  7. Recommencez en prenant soin de noter le nombre de pomodoros utiles à l’accomplissement d’une tâche.

En général, on prévoit 16 pomodoros par journée de travail à temps plein, mais ce n’est pas une obligation. Organisez autant de séances pomodoro que nécessaire pour accomplir toutes les tâches de votre liste.

Prenez note du nombre de séances pomodoro réalisées de façon à mieux planifier votre emploi du temps. La prochaine fois que vous recevrez d’autres tâches similaires, créez un calendrier dans lequel vous inscrirez le nombre de pomodoros nécessaires pour les terminer en vous basant sur vos précédentes observations.

Préparer ses pomodoros

Quelques astuces à suivre pour bien planifier ses tâches :

  • Décomposez les tâches complexes : pour les projets ou tâches qui devraient prendre plus de cinq pomodoros et qui comprennent plusieurs étapes, divisez le travail en plusieurs petites tâches plus faciles à terminer. Si par exemple vous devez rédiger un rapport, créez une tâche pour chaque étape du processus de rédaction (recherches, plan, ébauche, correction).

  • Regroupez les petites tâches : réunissez les tâches simples dont la durée prendra moins d’un pomodoro. Par exemple, vous pourriez vous occuper des tâches « Prévoir une réunion » et « Répondre aux e-mails » au cours d’une même séance. Vous créez ainsi ce que l’on appelle des blocs de temps.

  • Prévoyez plusieurs séances pomodoro supplémentaires : laissez-vous quelques pomodoros en plus au cas où certaines tâches seraient plus longues que prévu. Vous éviterez ainsi tout stress lié aux échéances en cas de problème. Si finalement vous ne les utilisez pas, vous pourrez toujours les consacrer à de l’autoformation ou à des tâches facultatives.

Des idées d’activités pendant les pauses pomodoro

Les pauses que vous prenez entre vos séances pomodoro sont là pour vous aérer l’esprit. Évitez d’y pratiquer des activités fatigantes mentalement pour laisser à votre cerveau le temps de se reposer et d’absorber les informations.

Le mieux reste encore de vous éloigner de l’écran et de pratiquer des activités physiques.

Quelques idées d’activités à réaliser pendant une pause pomodoro :

  • faites des étirements ou du sport ;

  • sortez vous promener ;

  • rangez votre bureau ;

  • prenez un en-cas ;

  • préparez-vous une tasse de thé ou de café ;

  • écoutez de la musique.

Faites régulièrement des pauses pour vous détendre physiquement et mentalement afin de vous concentrer sur les tâches qui vous restent pour la journée.

Associer la méthode Pomodoro à Asana

Pour tirer le maximum de cette méthode, vous pouvez l’associer à d’autres outils destinés à gérer vos processus et à améliorer votre productivité. Conjuguez organisation et gestion du temps en combinant des logiciels de productivité avec la méthode Pomodoro.

Quelques pistes pour bien planifier vos pomodoros avec des logiciels de gestion du travail comme Asana :

  • Création de listes de tâches : la liste de tâches proposée par Asana vous permet d’enregistrer vos tâches et d’y ajouter autant d’informations que nécessaire. Vous pouvez définir des rappels d’échéances, personnaliser l’affichage et partager des tâches avec vos collègues, ce qui vous aidera à planifier vos pomodoros en équipe.

  • Gestion des tâches d’équipe : si vous avez une préférence pour les tableaux Kanban ou autres outils du même style, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet pour déléguer les tâches et suivre leur progression grâce à des mises à jour en temps réel. Vous pouvez également consigner le nombre de pomodoros nécessaires à la réalisation d’une tâche et ainsi en faire une référence pour votre équipe. En outre, centraliser toutes les informations vous permettra de mieux vous organiser et facilitera les échanges.

  • Gestion des processus : un bon processus doit vous permettre de travailler efficacement tout en tenant votre équipe informée des dernières évolutions. Les logiciels de gestion des processus peuvent vous aider à définir vos attentes, programmer des réunions de suivi dès le départ et planifier les tâches plusieurs jours ou mois à l’avance.

Servez-vous d’un outil de gestion de projet et de la productivité pour personnaliser le processus de votre équipe de façon à pouvoir l’associer à la méthode Pomodoro.

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Les avantages de la méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro améliore notre productivité à travers des séances de travail profond, c’est pourquoi il s’agit d’une technique de gestion du temps répandue.

Les avantages de la méthode Pomodoro

Voici quelques-uns des avantages que pourra vous procurer cette méthode en matière de productivité générale.

1. Davantage de concentration

Cette technique vous évite de travailler sur plusieurs tâches en même temps, une mauvaise habitude à laquelle l’être humain n’est pas adapté. Elle vous apprend à vous concentrer sur une seule tâche à la fois, à réaliser dans des délais raisonnables. Adoptez ce processus et vous pourrez produire un travail de grande qualité, plus rapidement.

2. Une meilleure planification de projet

Une fois que vous serez habitué à réaliser des pomodoros, vous serez en mesure de planifier vos tâches et projets avec davantage de précision. Vous pourrez notamment estimer le nombre de pomodoros nécessaires pour rédiger un rapport et ainsi définir une échéance raisonnable.

[À lire] Créer un plan de projet vraiment efficace

3. Moins de distractions

L’approche de Francesco Cirillo consiste à gérer les distractions efficacement et à prendre des mesures dans le but de les éliminer de notre journée de travail. Grâce à elle, vous pourrez optimiser votre environnement de travail pour une concentration maximale, par exemple en mettant votre téléphone en mode avion et en configurant votre messagerie de façon à envoyer des réponses automatiques.

4. Moins de fatigue intellectuelle

D’après une étude réalisée par le journal Cognition, les tâches qui se prolongent à outrance sont synonyme de baisse de performance, tandis que l’introduction de courtes pauses entre les tâches nous aide à rester concentrés. Ces pauses entre les pomodoros sont l’occasion pour votre cerveau de se reposer, ce qui vous permet de reprendre le travail au maximum de votre concentration, sans trop vous fatiguer.

5. Une communication d’équipe simplifiée

Organisez vos pomodoros en équipe de façon à ce que chacun soit parfaitement au courant de ses propres responsabilités et respecte les moments de concentration de tous. En outre, vos réunions se limiteront aux mises à jour d’équipe, ce qui vous fera gagner du temps.

6. Davantage de motivation

Divisez vos tâches en plus petits éléments à réaliser rapidement et vous aurez le plaisir de constater que vous pouvez en faire beaucoup en 25 minutes. Quoi de mieux pour vous motiver à rester productifs et empêcher toute procrastination ? Autre raison de vous sentir motivé : la longue pause à laquelle vous avez droit après vos quatre pomodoros.

[À lire] 9 conseils pour une meilleure efficacité d’équipe au travail

Les effets de la méthode Pomodoro

Nous gérons tous notre temps différemment selon notre environnement et notre style de travail. Toutefois, différentes études démontrent l’efficacité de la méthode Pomodoro, et celle-ci a donc de bonnes chances de vous convenir également.

Cette technique s’inspire majoritairement du Timeboxing (ou gestion par blocs de temps), une stratégie destinée à améliorer notre productivité en organisant nos tâches en blocs de temps programmés dans notre calendrier. Cette méthode a été classée première lors d’un test proposant 100 astuces pour gagner en productivité. À l’image du Timeboxing, la méthode Pomodoro prévoit de se donner un certain laps de temps pour travailler.

Aussitôt que nous sommes en mesure d’évaluer notre productivité en pomodoros, un changement s’opère dans notre perception du temps qui s’écoule : ce dernier perd sa connotation négative et n’est plus vu comme du temps perdu, mais comme la représentation de nos accomplissements.

Le philosophe Henry Bergson indique que le temps n’est associé à du stress et de l’anxiété que lorsque nous devons le mesurer, ce qui nous met face à l’éventualité d’un retard.

À l’inverse, lorsque le temps est perçu comme une série d’événements, il n’est pas source de stress. Et c’est là tout l’intérêt de la méthode Pomodoro : lorsque notre journée de travail prend la forme d’une séquence de séances pomodoro bien planifiées, notre stress par rapport au passage du temps s’envole.

En « inversant la dépendance du temps », comme le dit si bien Francesco Cirillo, le concept de temps n’est plus source d’anxiété, mais bien de motivation. Chaque pomodoro nous met juste ce qu’il faut de pression pour nous améliorer et progresser.

Cela étant et bien que les théories derrière cette technique soient fiables, l’efficacité de la méthode Pomodoro varie d’un individu à l’autre.

Adapter la méthode Pomodoro à son style de travail

Si la méthode Pomodoro traditionnelle ne vous convient pas, essayez de la personnaliser pour mieux l’adapter à votre style de travail et à vos préférences.

Voici quelques pistes pour y parvenir :

  • Revoyez la durée des pomodoros : vous pouvez adapter la durée des séances pomodoro à vos habitudes de travail, par exemple en faisant des pauses plus longues ou en organisant des séances de travail plus courtes. Tant que vous suivez le schéma séance de travail-pause, cette technique vous sera toujours bénéfique.

  • Combinez-la à d’autres stratégies : si vous êtes adepte de stratégies d’organisation et de productivité comme la méthode Getting Things Done (GTD), vous pouvez les associer à la méthode Pomodoro. Appuyez-vous sur l’une de ces stratégies pour organiser vos tâches, puis traitez ces dernières à l’aide de la méthode Pomodoro.

  • Organisez des pomodoros au bon moment : inutile de vous forcer à réaliser des séances pomodoro toute la journée ! Ne faites appel à la méthode Pomodoro que si vous en avez réellement besoin, par exemple lorsque vous travaillez sur un projet qui comporte de nombreuses variables. Si votre degré de productivité évolue au fil de la journée, essayez de réserver cette méthode à vos horaires les plus productifs.

[À lire] Pourquoi bloquer des créneaux de travail dans votre agenda ? La réponse dans notre article.

À vos marques, prêts, Pomodoro !

La méthode Pomodoro offre une approche simple de la gestion du temps en alternant séances de travail intensif et pauses.

Le fait de pouvoir programmer vos tâches en fonction du nombre de pomodoros qui devraient être nécessaires pour les réaliser vous permettra d’évaluer votre progression et d’en informer votre équipe.

Cette technique peut vous aider à gagner en productivité, mais aussi à mieux gérer vos projets et collaborer. Pour affiner encore davantage votre processus, couplez la méthode Pomodoro à des outils de productivité ou à un logiciel de gestion des tâches.

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