Lassés de faire du surplace ? Découvrez la méthode GTD (« Getting Things Done ») en 5 étapes.

Portrait du contributeur – Julia MartinsJulia Martins25 juin 202111 min de lecture
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Êtes-vous un adepte de la méditation ? Si oui, on vous a probablement déjà conseillé de « faire le vide dans votre esprit », et d’éloigner toute source de stress et de distraction. La méthode GTD (« Getting Things Done » ou « Faire avancer les choses ») part du même principe : vous mettez de l’ordre dans vos idées pour mieux gérer votre temps et gagner en productivité.

Lorsque votre esprit est accaparé par les tâches à accomplir et autres rappels, vous n’êtes pas dans de bonnes conditions pour vous concentrer sur vos activités clés. Nous sommes nombreux à rencontrer ces difficultés : d’après les recherches menées par Asana, 26 % des échéances sont manquées chaque semaine. Nous pensons tous pouvoir accomplir plusieurs tâches en même temps. Malheureusement c’est un mythe : le cerveau humain n’est pas fait pour être multitâche, encore moins pour gérer continuellement un flot de pensées désordonnées.

Si vous êtes constamment en train de penser aux prochaines actions à traiter lorsque vous travaillez sur une tâche, la méthode GTD est faite pour vous. Elle vous permettra de tenir à distance cet afflux de pensées et de consigner tout ce que vous devez accomplir dans un outil dédié aux listes de tâches. Vous pourrez ainsi mobiliser toute votre énergie sur vos tâches clés, plutôt que d’anticiper celles à venir. Prêt à vous lancer ? Prenez un moment pour faire le vide dans votre esprit, puis poursuivez votre lecture.

Comment définir la méthode GTD ?

La méthode GTD (« Getting Things Done ») part du principe que plus vous accumulez mentalement des informations, plus vous perdez en productivité et en concentration. Au lieu de vous fier aux capacités de votre encéphale, la méthode GTD vous encourage à stocker toutes les informations liées à votre travail dans une source unique de référence externe et bien organisée. Ainsi, vous saurez exactement ce que vous devez faire et pour quand, sans qu’aucune tâche ne passe entre les mailles du filet.

Que signifie l’acronyme GTD ?

GTD est un acronyme qui correspond à « Getting Things Done » et désigne une méthode de productivité mise au point en 2001 par le consultant et écrivain américain David Allen. Ce dernier l’évoque en détail dans son ouvrage « Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity » (traduit en français par « Faire avancer les choses, l’art de la productivité sans stress » ou parfois « S’organiser pour réussir : la méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans stress ! »).

La méthode GTD est une stratégie de gestion du temps très populaire, car elle s’avère très simple à mettre en œuvre et produit des résultats concrets. Vous n’en avez peut-être pas conscience, mais votre cerveau reste constamment actif, même en arrière-plan : il jongle entre vos tâches et réorganise celles à venir pour s’assurer que rien ne vous échappe. Chaque fois qu’une nouvelle tâche vient s’ajouter, votre cerveau doit une nouvelle fois analyser la situation et redéfinir vos priorités en fonction des nouvelles informations reçues.

[À lire] 18 astuces pour bien gérer son temps et autres conseils pour travailler efficacement

La méthode GTD vous évite de mobiliser constamment une énergie mentale considérable et simplifie l’organisation du travail grâce à la mise en place d’une source de référence externe, comme un outil de gestion du travail. Votre cerveau n’est pas conçu pour emmagasiner de grandes quantités d’informations structurées. Transformer ces données en listes d’actions à traiter vous permettra de mieux réussir à long terme.

Travailler sur plusieurs choses à la fois : une pratique à bannir ?

En un mot : oui. Notre cerveau n’est pas capable de traiter plusieurs tâches à la fois. Vous pouvez toujours essayer, mais votre encéphale se contentera de jongler entre les différentes tâches à la vitesse de l’éclair et ne travaillera concrètement sur aucune d’entre elles. Chaque fois que vous passez d’une tâche à une autre, votre cerveau doit rechercher les informations et le contexte associés à la nouvelle tâche, et les rappeler à votre bon souvenir. Même si vous ne vous en rendez pas compte, cette activité vous demande une énergie considérable qui, avec le temps, génère du stress et se transforme en épuisement, voire en surmenage.

Les avantages et inconvénients de la méthode GTD

La méthode GTD est une stratégie de gestion du temps comme une autre qui présente ses propres avantages et inconvénients. La stratégie que vous choisissez de mettre en œuvre dépend en grande partie des compétences que vous souhaitez développer en matière de gestion du temps.

Les avantages

La méthode GTD est facile à mettre en place et flexible. Grâce à elle, vous pourrez :

  • Réduire la charge cognitive et la tension mentale accumulées à force d’essayer de vous souvenir de tout ce que vous devez faire.

  • Renoncer à travailler sur plusieurs choses à la fois pour avoir davantage le temps de vous concentrer pleinement.

  • Centraliser toutes les données utiles (y compris les informations de contexte) grâce à la mise en place d’une source unique de référence.

  • Obtenir une vue d’ensemble claire des activités à accomplir afin d’établir facilement de nouvelles priorités ou d’élaborer un nouveau calendrier si nécessaire.

Les inconvénients

Avant de vous lancer, n’oubliez pas que la méthode GTD présente également quelques inconvénients ou limites :

  • Sa mise en œuvre prend du temps. Si ce n’est pas déjà fait, adoptez un système de gestion des tâches, pour documenter l’ensemble de votre travail.

  • La méthode GTD offre parfois trop de flexibilité. Elle vous aide uniquement à organiser vos tâches, et non à planifier votre travail hebdomadaire ou quotidien. Certains ont du mal à s’adapter à cette flexibilité sans limites. Si c’est votre cas, associez la méthode GTD à une autre stratégie de gestion du temps, comme le Time blocking (blocage du temps) ou le Timeboxing (gestion par blocs de temps).

[À lire] Le Timeboxing : une stratégie de gestion du temps axée sur les objectifs

Premiers pas avec le processus GTD en 5 étapes

Adoptez la méthode GTD en cinq étapes pour réussir. Il s’agit ici d’organiser votre travail à venir et de classer vos tâches pour ne plus avoir à anticiper continuellement les prochaines activités, allégeant ainsi votre charge mentale. Une fois vos tâches organisées, vous pourrez commencer à les réaliser.

1. Identifier

Avant de pouvoir organiser vos tâches, vous devez d’abord identifier ce que vous avez à faire et regrouper l’ensemble dans un outil externe. David Allen parle de « boîte de réception », quel que soit l’outil utilisé. En effet, toute tâche, information ou rappel (ou, comme il se plaît à le dire, « élément ») se retrouve directement dans votre boîte de réception. Il s’agit moins d’une boîte de réception classique que d’une liste des données ou actions à traiter ultérieurement.

À quel endroit recueillir des données ?

Si vous souhaitez gagner en productivité individuelle, songez à utiliser une liste de tâches pour suivre votre travail. Par ailleurs, si vous travaillez en équipe, testez une plateforme de gestion du travail : cette dernière vous permettra d’identifier et suivre les tâches que vous devez accomplir à titre personnel, mais aussi d’organiser et de gérer le travail de votre équipe.

[À lire] Une initiation à la gestion du travail

Faites primer la collecte des informations sur l’organisation

Vos tâches ne sont pas encore bien organisées ou documentées ? Pas d’inquiétude. La première étape consiste simplement à libérer un peu votre esprit et à transférer tous les éléments auxquels vous pensez vers une source externe. La collecte d’informations est un premier pas vers l’organisation des tâches, laquelle se fera idéalement dans un outil de productivité encore plus performant.

Assurez-vous de recourir à un système qui facilite la saisie des informations. La méthode GTD repose en grande partie sur le fait de recueillir les données dès qu’elles vous viennent à l’esprit. Votre charge mentale est ainsi immédiatement allégée et vous êtes sûr que rien ne passe entre les mailles du filet. Le cas échéant, veillez à ajouter des informations de contexte (documents, collaborateurs, échéances, détails clés, entre autres).

[Vue Liste] Méthode GTD - Exemple de tâches désorganisées dans Mes tâches sur Asana (étape 1)

Utilisez un système numérique

Idéalement, vous devez recueillir ces éléments à l’aide d’un système numérique et non analogique. Lorsque vous listez vos tâches à la main, vous avez certes le plaisir de rayer les tâches accomplies au fur et à mesure. Toutefois, ce n’est vraiment pas le moyen le plus efficace de suivre vos tâches. En effet, les listes manuscrites sont souvent assez anarchiques, sujettes à l’erreur, faciles à égarer et tout bonnement inefficaces.

Naturellement, nous vous recommandons Asana, un système de gestion du travail qui aide les équipes à organiser leurs activités de façon à savoir quoi faire, pourquoi et comment.

En savoir plus

2. Clarifier

Une fois que vous disposez de tous les éléments dont vous avez besoin, il est temps de passer à l’étape de clarification. C’est le moment de transformer les informations recueillies en tâches exploitables, notes détaillées ou documents de référence. Les étapes de clarification et d’organisation vont de pair : mettre de l’ordre dans les données à votre disposition vous permet aussi d’organiser le travail à faire pour chaque projet.

Pour ce faire, assurez-vous que chaque élément de votre boîte de réception comporte suffisamment d’informations, notamment :

  • Un titre pertinent (nous vous conseillons de commencer chaque tâche par un verbe d’action).

  • Tous les documents, dossiers, références ou collaborateurs concernés par ce travail.

  • Le projet associé, la liste de tâches ou les objectifs auxquels l’élément en question est lié.

  • Les informations de contexte concernées, comme l’étape à laquelle se trouve le travail, le budget correspondant, la durée estimée ou le niveau de priorité.

  • Cette activité est-elle bloquée par d’autres livrables ? Des informations supplémentaires sont-elles nécessaires pour avancer ?

Ne vous embêtez pas à déplacer ces tâches pour le moment. Vous les transférerez vers le projet approprié au cours de l’étape d’organisation.

[Vue Liste] Méthode GTD - Exemple de tâches dans Mes tâches avec informations de projet sur Asana (étape 2)

Établissez des priorités

Pour atteindre une clarté optimale, pensez à ajouter une priorité à chaque activité. Inévitablement, de nouvelles tâches vont se présenter, entraînant une modification des échéances et priorités. Lorsque vous êtes en mesure d’identifier clairement la priorité de chaque tâche, vous pouvez ajuster les délais si nécessaire, afin de toujours accomplir le travail à plus forte valeur ajoutée en premier lieu. Vous pourrez également déterminer les activités à reporter ou déléguer si besoin.

[À lire] Quatre manières de gérer des délais serrés et des priorités en constante évolution

Tâches rapides

Parfois, les deux étapes décrites précédemment s’avèrent superflues et il est plus simple d’accomplir rapidement la tâche qui vous incombe :

  • Si une tâche prend moins de deux minutes à accomplir, lancez-vous directement. Cela vous permettra non seulement de ne plus y penser, mais aussi de l’éliminer de votre liste de tâches.

  • Si une activité ne relève pas de vos responsabilités, déléguez-la à la personne la mieux habilitée à s’en occuper.

Décomposez vos projets en tâches plus petites si besoin

Vous avez peut-être prévu d’entreprendre certaines initiatives à réaliser en plusieurs tâches. Imaginons que l’inspiration soit au rendez-vous et que vous vous lanciez dans la création d’un nouvel e-book. Vous avez même déjà programmé un rappel dans votre boîte de réception. Ce type de projets comporte plusieurs étapes et implique de nombreuses parties prenantes. Pour parvenir à vos fins, divisez votre initiative en plusieurs tâches distinctes au cours de l’étape de clarification : « Créer une première version de l’e-book », « Réviser la première version », « Rédiger l’e-book », etc.

Par ailleurs, si l’initiative dans laquelle vous vous lancez correspond à un projet ou à un programme, servez-vous d’un outil de gestion de projet pour recueillir toutes les données de cette initiative. Par exemple, si vous travaillez sur le lancement d’un nouveau produit, utiliser un outil de gestion de projet vous permettra d’en suivre les différentes étapes : ingénierie produit, développement, stratégie de commercialisation, communiqué de presse, etc.

3. Organiser

Clarifier vos activités implique également de les organiser. Au cours de cette nouvelle étape, déplacez vos tâches dans les projets appropriés sur votre outil de gestion du travail. Vous pouvez considérer les projets comme des dossiers virtuels dans lesquels stocker des données clés et autres informations connexes. Cette méthode d’organisation vous permet de créer des tâches exploitables.

[À lire] 11 modèles de projet pour partir du bon pied

Définissez une structure organisationnelle

À chaque fois qu’un élément s’ajoute à votre boîte de réception (une fois l’étape de clarification terminée et les informations de contexte nécessaires à portée de main), transférez cet élément vers le projet approprié. Si ce n’est pas déjà fait, créez plusieurs projets pour travailler sur vos différentes initiatives et en assurer le suivi. Nous vous recommandons de créer :

  • Un projet pour regrouper vos tâches à traiter, triées par priorité.

  • Un projet pour rassembler vos notes et références.

  • Un projet ou outil pour suivre vos objectifs individuels et d’équipe.

  • Un projet pour les initiatives dont vous n’avez pas le temps de vous occuper pour le moment, mais sur lesquelles vous reviendrez plus tard.

  • Un projet ou une section pour les tâches bloquées.

  • Un projet d’équipe pour échanger des informations et transmettre l’ordre du jour des réunions.

Si l’organisation est une composante essentielle de la méthode GTD, vous êtes libre de structurer vos activités comme bon vous semble. Sur Asana, toutes les tâches qui vous sont attribuées sont regroupées dans Mes Tâches, un onglet qui vous propose une vue d’ensemble du travail que vous devez accomplir. Il est également possible de créer des sections supplémentaires dans Mes Tâches pour organiser les activités urgentes à effectuer le jour même, celles à terminer dans la semaine ou à plus long terme.

[Vue Liste] Méthode GTD - Exemple de tâches organisées dans Mes tâches avec priorités, échéances et informations de projet sur Asana (étape 3)

Videz votre boîte de réception

Nous avons tous déjà conservé des tâches à faire dans notre boîte de réception (marquées comme « non lues ») pour y revenir plus tard. Seulement là aussi, vous devez les garder en tête, ce qui nuit à votre productivité. Assurez-vous plutôt de transformer chaque demande de travail en tâche exploitable et placez-la immédiatement dans le projet adéquat.

Les étapes de clarification et d’organisation terminées, votre boîte de réception doit être complètement vide. Tous les éléments doivent être répartis dans les bons projets ou rattachés aux documents de travail appropriés. Ainsi, la prochaine fois que vous consulterez votre boîte de réception, vous trierez les nouvelles tâches uniquement.

4. Réviser

La méthode GTD ne consiste pas à définir des tâches et à les oublier. Au contraire, vous devez fréquemment passer en revue vos tâches et redéfinir leur priorité si nécessaire. C’est la raison pour laquelle il est essentiel de bien identifier la priorité de chaque activité. Si les nouvelles tâches sont plus urgentes que celles déjà programmées, déterminer la priorité relative de chaque activité vous permet de replanifier le travail à accomplir en fonction de ces priorités, en constante évolution.

À quel moment exécuter l’étape de révision ?

L’étape de révision peut s’avérer risquée : consulter constamment votre boîte de réception serait désastreux, puisque vous réduiriez ainsi votre temps de concentration potentiel.

Nous vous recommandons de faire le point deux fois par jour, en début et fin de journée. Intégrez cette révision du planning à votre routine matinale, puis refaites un tri des activités avant de déconnecter le soir, histoire d’arriver fin prêt à commencer le lendemain. Ainsi, vous commencez chaque journée de travail en toute sérénité, sans avoir l’impression d’être dans le flou, et de devoir vérifier et réorganiser constamment votre liste de tâches quotidiennes. Attention toutefois : la méthode GTD est conçue pour alléger votre charge mentale. Veillez donc à ne pas revoir trop souvent votre organisation, car cela irait une fois de plus à l’encontre du but recherché.

Par la suite, effectuez un examen hebdomadaire plus approfondi du travail accompli au cours des derniers jours et des tâches à traiter la semaine suivante. Assurez-vous que rien n’est passé à la trappe et clarifiez les priorités si nécessaire afin de commencer la semaine à venir sans perdre de temps.

5. Exécuter

Dans le cadre de de la méthode GTD, l’étape d’exécution est celle où vous effectuez l’essentiel de votre travail. Vous avez réussi à faire le vide dans votre esprit et à mettre en ordre toutes les activités que vous devez accomplir. Il ne vous reste plus qu’à vous lancer pour avancer.

Que faire et à quel moment ?

Il n’y a pas de règles ou de directives particulières quant à ce qu’il convient de faire et quand. Si vous préférez les structures plus cadrées, songez à associer la méthode GTD à d’autres techniques de gestion du temps, comme la méthode Pomodoro.

Quatre critères à prendre en compte lors de l’étape d’exécution

Vous ne savez pas par où commencer ? Passez en revue les quatre critères à prendre en compte avant d’entamer l’étape d’exécution. Sélectionnez alors la tâche la plus appropriée selon votre situation actuelle, et lancez-vous.

  1. Priorité : quelles sont les tâches les plus urgentes ? Lesquelles doivent impérativement être terminées le jour même ? 

  2. Contexte : notre cerveau ne peut pas traiter plusieurs tâches à la fois. En outre, il est préférable de regrouper les tâches similaires pour les accomplir au même moment. C’est le principe qui sous-tend la méthodologie de blocage du temps ou Time blocking. Par exemple, envoyer tous vos e-mails à la suite vous fait gagner un temps précieux (et vous évite de passer d’une tâche ou d’un e-mail à l’autre) : en effet, votre cerveau n’a pas besoin de se réadapter sans cesse à un nouveau contexte. Si vous anticipez constamment les prochaines tâches à accomplir, essayez de vous créer des blocs de temps par activité pour travailler plus efficacement.

  3. Temps disponible : de combien de temps disposez-vous actuellement ? Sélectionnez les tâches que vous pouvez accomplir dans la période de temps dont vous disposez, afin de ne pas vous arrêter à mi-chemin.

  4. Énergie disponible : comment vous sentez-vous ? Vous devez absolument tenir compte de votre capacité de travail théorique, mais aussi de vos dispositions à l’instant T. Imaginons que vous ne vous sentiez pas la force ni le courage de rédiger l’article de blog qui était pourtant prévu sur votre planning… Vous pourriez vous forcer à le faire, mais sa rédaction vous prendrait alors deux fois plus de temps que d’habitude. Pourquoi ne pas plutôt essayer d’accomplir une tâche de moindre importance, histoire de remettre un peu de légèreté dans votre journée et de vous redonner de l’énergie avant de reprendre votre article ?

[À lire] Pourquoi bloquer des créneaux de travail dans votre agenda ? La réponse dans notre article.

Faites avancer les choses

La méthode GTD est flexible et facile à mettre en œuvre. Elle vous permet de travailler de manière plus sereine et vous aide à accomplir des tâches à plus forte valeur ajoutée. Si cette méthode exige de vous quelques efforts préalables, l’appliquer deviendra un jeu d’enfant et surtout un automatisme, au fil du temps et de la pratique.

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