La gestion des tâches ne se limite pas à établir une to do list, mais implique également de suivre chaque tâche de sa création à son achèvement, de déléguer si nécessaire des sous-tâches à des collègues et de définir des échéances à respecter. Un logiciel de gestion des tâches comme Asana permet aux équipes de suivre leurs tâches et de gagner en productivité et en efficacité.

Vous perdez du temps à organiser vos pense-bêtes, à fouiller dans vos e-mails ou à rédiger des listes de tâches ? Heureusement, nous avons la solution : l'outil de gestion des tâches d'Asana vous permet de classer vos tâches par ordre de priorité, de gérer votre temps plus efficacement et de respecter les délais impartis.

Un bon logiciel de gestion des tâches doit proposer toutes les fonctionnalités qui vous permettent de gérer et de réaliser votre travail. Assurez-vous qu’il est en mesure de centraliser et d’afficher votre to do list, que ce soit à l’échelle d’un projet ou d’un portefeuille. Veillez également à ce que l’outil choisi soit suffisamment flexible et propose des intégrations à vos applications métier préférées. Dernier point important : le logiciel doit disposer de fonctionnalités permettant d’automatiser vos processus à l’aide de règles, modèles, etc.

L’hébergement des tâches dans plusieurs projets est l’atout majeur en matière de collaboration interfonctionnelle sur Asana. Lorsque vous gérez des projets de grande ampleur, vous avez probablement l’occasion de travailler avec des équipes d’autres services qui ont leurs propres méthodes pour archiver et organiser leur liste de tâches. Le cas échéant, l’hébergement des tâches dans plusieurs projets (ou multihoming) vous évite de créer des doublons, ces derniers pouvant rapidement devenir obsolètes. En outre, toute tâche modifiée sera mise à jour en temps réel et les modifications apportées seront visibles instantanément dans tous les autres projets auxquels cette tâche appartient.

Les sous-tâches permettent de diviser une tâche conséquente en tâches plus petites ou de répartir le travail entre plusieurs collaborateurs. Prenons l’exemple d’un article de blog : une première personne va le rédiger, une deuxième va le réviser, etc. Chaque étape pourra être représentée par une sous-tâche et attribuée à la personne la plus à même de l’accomplir. En outre, toutes les sous-tâches sont reliées à la tâche parente (l’article de blog), ce qui permet aux parties prenantes de ne jamais perdre de vue le contexte général.

Tout type de tâche peut bénéficier d’un modèle de tâche. Par exemple, si la relecture d’un contrat se réalise en cinq étapes, vous pouvez créer un modèle de tâche de relecture de contrat facile à dupliquer. Si vous souhaitez plutôt définir des modèles pour simplifier le travail à l’échelle d’un projet, créez des processus afin de coordonner le travail entre les différentes équipes, sans effort.