Le Timeboxing : une stratégie de gestion du temps axée sur les objectifs

Portrait du contributeur – Julia MartinsJulia Martins10 mars 202118 min de lecture
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Une petite tâche de 30 minutes qui se termine par une journée entière de travail... Cela vous dit quelque chose à vous aussi, non ? Sans contraintes ou limites de temps, nous avons aisément tendance à faire durer notre travail tout au long de la journée. Et ce phénomène porte même un nom : en effet, selon la loi de Parkinson, « le travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté ».

Comment reprendre la main sur votre emploi du temps ? En pratiquant le Timeboxing, une stratégie de gestion du temps parmi d’autres qui vous évite de perdre votre temps sur des tâches simples, et vous permet de lutter contre la procrastination et de vous concentrer sur le travail qui compte vraiment. Finies les pertes de productivité ! Le concept est simple : il s’agit de prendre l’habitude d’attribuer une durée précise à chaque tâche de façon à passer moins de temps à tout planifier et donc plus de temps à travailler efficacement.

Qu’est-ce que le Timeboxing ?

Le Timeboxing ou gestion par blocs de temps en français, désigne une stratégie de gestion du temps axée sur les objectifs. Celle-ci vise à améliorer notre productivité et à lutter contre la procrastination. Pour chaque « timebox » ou bloc de temps créé, vous vous fixez pour objectif de réaliser une tâche donnée dans un certain laps de temps.

Planifier à l’avance combien de temps vous prendra une tâche avant même de commencer vous permet de mieux gérer ce sur quoi vous travaillez et combien de temps vous consacrez à chaque activité. Cette technique peut vous aider à limiter le « work about work », ces activités liées à l’organisation qui prennent aujourd’hui près de 60 % de notre journée de travail. Ainsi, plus besoin de partir à la chasse aux approbations ou de rechercher tel ou tel document : vous pouvez vous arranger pour avoir tout le nécessaire sous la main dès que vous commencez à travailler sur un bloc.

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Vous pouvez vous appuyer sur la gestion par blocs de temps pour planifier des tâches individuelles, mais aussi pour aider votre équipe à s’organiser et gérer les réunions plus efficacement. Les trois stratégies de Timeboxing s’inspirent de la même méthodologie. Quel que soit ce pour quoi vous l’utilisez, vous devrez déjà décider du type de Timeboxing à employer : strict ou souple ?

Blocs de temps stricts ou souples ?

Avant de créer un bloc de temps, vous devez décider de sa nature : strict ou souple ? Si vous optez pour un bloc de temps strict, vous devrez cesser de travailler sur la tâche ou l’activité du bloc en question une fois le temps écoulé, même si celle-ci n’est pas terminée. C’est la technique idéale si vous êtes plutôt du genre perfectionniste et que vous avez tendance à vous éterniser sur le travail déjà fini. En équipe, vous pouvez créer un bloc de temps strict pour bien vous assurer de traiter l’ensemble des tâches de votre blacklog. Même chose en cours de réunion : c’est une très bonne solution pour penser à aborder tous les points à l’ordre du jour.

Quant aux blocs de temps souples, ils vous laissent plus de flexibilité dans votre travail. À la fin du temps imparti, il vous est conseillé de terminer votre activité actuelle et de passer à la suite, mais ce n’est qu’une simple suggestion. Ce type de blocs de temps est très pratique pour les activités complexes, en particulier lorsque vous ne savez pas précisément combien de temps va vous prendre le travail au départ. En équipe, les blocs souples offrent le maximum de flexibilité à vos collègues, tout en aidant tout le monde à se coordonner de façon à produire le travail au bon moment. En cours de réunion, servez-vous de blocs de temps souples pour garder le fil sans interrompre la discussion, ce qui pourrait se produire avec des blocs de temps stricts.

Vous pouvez opter pour un bloc de temps strict ou souple selon vos objectifs : vous n’avez pas à utiliser exclusivement l’un ou l’autre. Dès que vous programmez un bloc de temps, déterminez immédiatement son type, et tenez-vous-y.

Comment programmer un bloc de temps ?

Commencez déjà par identifier la tâche ou le groupe d’activités à réaliser, puis :

  1. Déterminez la durée de ce bloc de temps.

  2. Pour les blocs de temps personnels ou d’équipe, trouvez le créneau correspondant dans votre emploi du temps.

  3. Décidez de la nature du bloc : strict ou souple ?

  4. Commencez à travailler sur le bloc.

  5. Évitez les distractions en cours de route pour rester concentré sur la tâche à accomplir.

  6. Terminez le travail et faites une pause.

Quelle est la durée d’un bloc de temps ?

Il n’existe aucune règle concernant la durée des blocs de temps. Certaines équipes et notamment les équipes Agile voient d’ailleurs ces blocs de temps comme des périodes de travail qui s’étendent sur plusieurs semaines ou mois. En revanche, pour qu’un bloc de temps soit réellement efficace, vous devez prévoir une plage de travail adaptée à des activités approfondies, au cours desquelles vous pourrez vous focaliser sur une tâche en particulier et vous y atteler sérieusement. Un bloc de temps fonctionnel devrait vous permettre de travailler sans aucune distraction, en ayant désactivé les notifications grâce à des fonctionnalités comme le mode Ne pas déranger.

Cela ne veut pas pour autant dire que vous ne pouvez pas gérer vos plus gros projets par blocs de temps. Toutefois, si vous souhaitez planifier un bloc pour une tâche qui vous prendra plus de deux ou trois heures, commencez déjà par diviser le travail en plus petits éléments.

Imaginons par exemple que vous deviez créer un e-book, qui comptera 25 pages et passera par différentes étapes de relecture, révision et conception. Ce projet se déroulera sur plusieurs semaines, au cours desquelles vous aurez aussi certainement à vous occuper d’autres projets et tâches. Grâce à la gestion par blocs de temps, vous pouvez répartir un projet de grande envergure sur plusieurs temps de travail plus courts. La gestion de la tâche « Créer un e-book » en sera ainsi simplifiée et le travail avancera progressivement au fil des semaines.

La gestion par blocs de temps n’a pas pour objectif de vous permettre d’accomplir tout votre travail plus rapidement. Elle est là pour vous aider à repenser les tâches et à les scinder en plusieurs éléments. Dans le cas de l’e-book, il vous faudra certainement consacrer plusieurs blocs de temps à des activités de recherche avant même de pouvoir en rédiger les grandes lignes. Répartir vos activités sur plusieurs jours vous aidera à vous rapprocher de votre objectif sans vous donner l’impression d’un travail interminable. Une fois la phase de recherche terminée, créez de nouveaux blocs de temps dédiés à la rédaction, la relecture et la validation du plan de l’e-book. Continuez à subdiviser la création de ce dernier en plus petites tâches et gardez quelques jours de battement de façon à éviter le burnout. Réduire le travail en différents composants plus légers vous permettra de lutter contre la procrastination et de mieux gérer la tâche.

7 astuces pour bien utiliser le Timeboxing dans votre propre travail

Vous souhaitez gagner en concentration ou lutter contre la procrastination ? Suivez ces sept astuces pour gérer votre temps efficacement.

1. Donnez la priorité aux blocs de temps

Vous avez une journée chargée et l’idée de réorganiser, reprogrammer ou simplement annuler vos blocs de temps vous paraît séduisante ? Mieux vaudrait éviter de céder à cette envie. Une fois programmés, vous devez voir ces blocs de temps comme des réunions organisées avec vous-même. Il ne s’agit pas de planifier les choses à la légère, mais bien de vous engager à travailler sur la tâche en question sur une plage de temps réservée. Sauf cas de force majeure, annuler une réunion avec un membre d’équipe à la dernière minute, cela ne se fait pas. Et c’est la même chose pour les blocs de temps !

2. Visualisez votre emploi du temps pour mieux le comprendre

La gestion par blocs de temps est plus efficace lorsque vous pouvez les visualiser : ainsi, vous programmez plus facilement des plages de travail intensif sur votre calendrier et pouvez mieux évaluer le temps dont vous disposez pour une certaine tâche. Vous avez également tendance à mieux respecter votre emploi du temps, sans compter le fait d’indiquer à vos collègues que vous êtes indisponible. Si ces moments de concentration n’apparaissent pas sur votre calendrier, les membres de l’équipe pourraient penser que vous êtes disponible à ces heures et prévoir une réunion ou vous contacter pour vous poser une question.

3. Utilisez un minuteur

Que ce soit pour les blocs de temps stricts ou souples, programmez une alarme pour ne pas manquer la fin du temps imparti. N’oubliez pas que quand vous créez un bloc, vous vous donnez pour objectif d’accomplir une tâche précise dans un certain laps de temps. Utiliser un minuteur vous aidera à prendre vos responsabilités et à répondre à ces attentes, ainsi qu’à savoir quand vous arrêter.

En outre, avec une alarme, vous n’aurez plus à penser au temps qui passe pendant que vous travaillez. Plus besoin de vérifier l’heure qu’il est toutes les cinq minutes ou de faire attention à ne pas arriver en retard à votre prochaine réunion, ce temps est entièrement consacré à votre travail et vous pouvez vous concentrer au maximum.

Vous travaillez sur un bloc de temps strict ? Prévoyez de passer à une autre tâche une fois le temps écoulé. Si vous n’en avez pas terminé avec cette activité, vous pourrez reprendre votre travail plus tard, à l’occasion d’un autre bloc. Et pour un bloc de temps souple ? Le minuteur fera simplement office d’indicateur pour repérer les cinq à dix dernières minutes de travail avant de passer à la tâche suivante.

4. Désactivez les notifications ou utilisez le mode Ne pas déranger

Toute l’efficacité des blocs de temps réside dans leur capacité à nous aider à nous concentrer sur la tâche en cours et à travailler efficacement. Nous nous laissons bien trop souvent disperser, ce qui a non seulement des conséquences néfastes sur notre productivité, mais aussi sur nos activités efficaces à forte valeur ajoutée, qui en sont ralenties. Et c’est aussi pour cette raison que nous aimerions éviter toute distraction inutile en cours de bloc.

Désactivez les notifications ou servez-vous de la fonctionnalité Ne pas déranger pour éviter toute interruption dans votre travail et faire savoir aux membres de l’équipe que vous les recontacterez dès que possible. La plupart des outils laissent aux membres de l’équipe la possibilité de « contourner » ces réglages pour vous contacter quand même. Vous ne serez donc pas coupé du monde, mais simplement tenu à l’abri des notifications inutiles pendant que vous travaillez sur un bloc de temps.

5. Faites des pauses entre les blocs de temps

Lorsqu’Asana vous parle de productivité, il ne s’agit pas de finir autant de tâches que possible. D’ailleurs, ce n’est pas non plus l’objectif du Timeboxing. Selon nous, les stratégies de gestion du temps sont des méthodes qui nous permettent de décupler notre efficacité en ayant le maximum d’influence sur notre travail.

Même concept pour la gestion par blocs de temps, qui ne cherche pas à obtenir une productivité maximale, mais à vous aider à gérer votre temps plus activement et efficacement. Comme à chaque fois que votre travail vous demande beaucoup de concentration, faites des pauses entre les blocs de temps, ne serait-ce que pour vous dégourdir un peu ou aller vous chercher un verre d’eau.

6. Consignez toutes vos tâches dans un outil de gestion du travail

Pour créer un bloc de temps, il vous faut identifier ce sur quoi vous devez travailler. Si ce n’est pas déjà fait, créez une liste de tâches dans un outil de gestion du travail ou de projet, par exemple sur Asana. Grâce à ces outils, vous pouvez identifier les tâches clés à venir et savoir ce que vous avez à faire au cours de chacune de vos journées de travail.

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7. Regroupez les tâches similaires

Pour une gestion par blocs de temps efficace, vous devriez créer des blocs pour la plupart des tâches ou initiatives. Toutefois, même en appliquant cette gestion avantageuse, passer d’une tâche à l’autre prend du temps et de l’énergie mentale. Pour limiter ce phénomène au maximum, regroupez les tâches semblables ou associées dans des blocs consécutifs. Cela vous évite ainsi de passer du coq à l’âne, y compris lorsque vous travaillez sur des initiatives individuelles. En regroupant les tâches similaires, vous pouvez mieux vous concentrer et travailler efficacement, même lorsque vous passez d’un bloc à un autre.

Mettons par exemple que vous fassiez partie de l’équipe commerciale et que vous ayez besoin de créer une présentation et des e-mails adaptés à différentes opportunités de vente. Dans l’idéal, vous devriez programmer des blocs de temps pour chaque tâche tout en regroupant celles qui sont dédiées au même client dans des blocs consécutifs. Donc concrètement, si vous deviez créer une présentation et un e-mail pour une entreprise A ainsi qu’une présentation pour une entreprise B, vous devriez programmer des blocs consécutifs pour les tâches de l’entreprise A avant de passer à la tâche de l’entreprise B.

4 manières d’utiliser le Timeboxing en équipe

Outre le fait que la gestion par blocs de temps est une très bonne technique pour améliorer votre productivité, vous pouvez aussi l’utiliser pour mieux diriger et gérer une équipe. Gardez bien à l’esprit que ces blocs de temps ne font pas office de punition : ils sont là pour aider votre équipe à mieux s’organiser et hiérarchiser ses tâches. Comment ? Lisez la suite pour le découvrir !

1. Déterminez pourquoi vous utilisez le Timeboxing

La gestion par blocs de temps peut certes être très efficace, mais vous devez veiller à ce que tous les membres de votre équipe soient en phase concernant les raisons de son adoption et les tâches applicables. Vous testez le Timeboxing en équipe avant de sauter le pas (ou non) ? Vous vous essayez à cette nouvelle stratégie de façon à mieux évaluer la durée de chaque activité ? Vous rencontrez des problèmes de productivité et vous cherchez à les résoudre ?

Réunissez-vous avec votre équipe pour en discuter, et prenez le temps de répondre aux questions et d’écouter les retours afin que votre stratégie soit fructueuse.

2. Consignez les tâches d’équipe dans un outil de gestion du travail

Pour une gestion par blocs de temps efficace en équipe, vous devez avoir une idée de ce sur quoi travaille chacun, ainsi que des échéances. Utilisez un outil de gestion du travail pour offrir une source unique de référence à toute votre équipe, gagner en visibilité et améliorer sa collaboration. Lorsque vous savez qui fait quoi et pour quand, vous avez une bien meilleure connaissance de leur charge de travail, et la hiérarchisation des tâches en est grandement facilitée.

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3. Entendez-vous sur la durée moyenne des tâches

Si avec votre équipe, vous gérez votre temps par blocs, mettez-vous d’accord au sujet de la durée moyenne des tâches à l’occasion de votre prochain entretien individuel. Par exemple, si vous faites partie d’une équipe d’ingénierie, déterminez ensemble combien de temps devrait prendre une correction de bug standard. Une équipe de conception pourra établir ses attentes selon les différents types d’activités de création.

En vous mettant d’accord sur ces durées, vous cherchez à établir une base de référence afin de mettre en place un Timeboxing efficace avec votre équipe. Il ne s’agit donc pas de réaliser chaque tâche strictement dans le temps imparti : certaines activités plus complexes prennent plus de temps et les blocs concernés devraient donc être plus larges. Une fois les attentes définies, vous pourrez toujours en rediscuter en entretien et les revoir si nécessaire.

4. Laissez des pauses à votre équipe

Sur le même principe que la gestion par blocs de temps en individuel, vous devez laisser des moments à votre équipe pour se reposer, et l’y encourager. Outre les blocs de temps utilisés pour délimiter certaines heures de travail, pensez aussi à programmer des blocs de temps libre pour que votre équipe puisse se détendre. Par ailleurs, il est tout aussi important de préciser les temps de pause que les heures de travail et le temps consacré à certaines tâches : c’est un excellent moyen de lutter contre le burnout et de réduire le stress lié à de trop lourdes charges de travail.

3 manières d’utiliser le Timeboxing en réunion

Lorsqu’elles sont productives, les réunions d’équipe permettent d’abattre beaucoup de travail en peu de temps. Malheureusement, nos réunions sont bien souvent trop vagues et manquent d’objectifs clairs. Le résultat ? Les membres de l’équipe passent plus de temps à tergiverser qu’à traiter des tâches concrètes.

Pour rendre vos réunions plus efficaces, vous devez certes leur attribuer un but et un ordre du jour, mais vous pouvez aller plus loin. Gérez-les par blocs de temps et vous verrez que votre équipe et vous-même garderez plus facilement le fil, tout en traitant l’ensemble des points prévus. Comment ? C’est très simple :

1. Communiquez vos ordres du jour de réunion en précisant sujets et temps imparti

Lorsque l’on cherche à gérer une réunion par blocs de temps, le plus simple consiste à créer un ordre du jour pour commencer, ce que vous faites probablement déjà. Communiquer l’ordre du jour vous permet de clarifier le but de la réunion auprès de tous et de veiller à ce que les heures de travail de votre équipe soient employées à bon escient, c’est-à-dire pour prendre des décisions et avancer.

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Pour programmer des blocs de temps d’ordre du jour de réunion, ajoutez une ligne indiquant le temps consacré à chacun des points à aborder. Pensez aussi à préciser s’il s’agit de blocs de temps stricts ou souples. Enfin, n’oubliez pas de communiquer l’ordre du jour ainsi que tous les documents préparatoires à toute l’équipe. Chacun sera ainsi fin prêt à participer à la réunion. Dès le début de celle-ci, partagez une fois de plus l’ordre du jour ou affichez-le à l’écran pour qu’il fasse office de fil rouge lors de vos discussions.

2. Décidez de la nature des blocs : stricts ou souples ?

Pensez bien à préciser si les blocs de temps de l’ordre du jour sont stricts ou souples, ainsi qu’à le rappeler en début de réunion. Posez les limites auprès de tous les participants dès le départ pour éviter toute confusion.

Quand utiliser des blocs souples pour vos réunions ?

Pour les réunions, il est préférable de programmer des blocs souples, à moins que l’ordre du jour ne soit trop dense. Les membres de l’équipe sauront ainsi quand il est temps de conclure, sans avoir l’impression d’être poussés vers la sortie. Quelques exemples de réunions concernées :

Quand utiliser des blocs stricts pour vos réunions ?

Lorsque l’ordre du jour est très chargé, mais qu’il vous faut traiter tous les points avant la fin de la réunion, mieux vaut opter pour des blocs de temps stricts. Quelques exemples de réunions concernées :

  • Ateliers ou révisions de conception

  • Réunions exploratoires

  • Réunions avec ordre du jour chargé

  • Plan de projet

Si vous animez la réunion, vous aurez peut-être un peu de mal à établir des blocs de temps stricts au départ. Difficile de devoir interrompre des intervenants ou membres d’équipe en pleine discussion ! Indiquez bien à l’équipe que le bloc en question est un bloc strict dès le début pour éviter de vous retrouver dans l’embarras plus tard. Vous pouvez aussi leur rappeler pourquoi vous avez programmé ce type de blocs, par exemple pour traiter tous les sujets à l’ordre du jour.

Quand faut-il éviter d’utiliser des blocs de temps pour vos réunions ?

Toutes les réunions ne doivent pas être organisées par blocs de temps. Pour certaines, une conversation libre sera en effet plus adaptée. Vous devez toujours communiquer l’ordre du jour (même s’il ne s’agit que d’un aperçu général des sujets à aborder), mais éviter de programmer des blocs de temps pour ces types de réunions :

3. Informez les intervenants de la fin du bloc de temps

Que les blocs soient stricts ou souples, vous devez avertir les membres de l’équipe que leur temps est quasiment écoulé. Vous avez le choix de la méthode employée et des indices pour le leur faire comprendre. Évidemment, mieux vaut éviter de les interrompre trop souvent, mais vous pouvez tester différentes solutions. Vous pouvez par exemple programmer une sonnerie qui se déclenchera une minute avant la fin ou lever la main pour leur faire signe qu’il ne reste plus que 30 secondes. Si votre équipe se réunit par vidéoconférence, vous pouvez aussi écrire un commentaire dans le tchat.

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Les avantages du Timeboxing

Vous pouvez vous appuyer sur le Timeboxing de bien des manières pour optimiser votre productivité, aider votre équipe à se coordonner dans ses activités et simplifier vos réunions. Maintenant, la question cruciale : le Timeboxing vous est-il nécessaire ?

Eh bien, si cette technique de gestion du temps n’est pas à préconiser systématiquement, elle peut vous aider à :

  • Travailler de façon plus proactive : pour créer un bloc de temps, vous devez tout d’abord déterminer sur quelles tâches travailler en priorité et décider du temps à leur consacrer. Réfléchir à tous ces détails pour chaque tâche vous encourage à faire davantage attention à la manière dont vous organisez votre temps.

  • Gagner en concentration : lorsque vous vous réservez des créneaux de travail, votre cerveau perçoit lui aussi ces heures comme autant d’opportunités de concentration optimale. C’est donc une bonne solution si vous cherchez à mieux vous concentrer et par extension à optimiser votre productivité.

  • Ne plus s’éparpiller : c’est un fait, le cerveau humain n’est pas fait pour être multitâche. Dès que nous passons d’une tâche à une autre, il est obligé de « retélécharger » toutes les informations liées à cette dernière tâche, d’où des pertes de temps et d’énergie sans même s’en apercevoir. La gestion par blocs de tâches vous permet de vous concentrer sur une seule tâche en même temps (ou un groupe de tâches associées). Vous n’avez donc plus à jongler entre les projets.

  • Accroître votre motivation à travers une gestion du temps axée sur les objectifs : au moment de créer un bloc de temps, vous vous fixez un objectif ; celui de réaliser une tâche précise en respectant des contraintes de temps prédéfinies. Quand bien même vous n’y parviendrez pas systématiquement, vous vous donnez un but, ce qui fait merveille en matière de motivation (surtout lorsque la tâche en question ne vous enchante pas).

  • Établir un planning de travail fiable : le Timeboxing peut vous aider à vous faire une meilleure idée de ce à quoi ressemblera votre journée de travail. Ajoutez des blocs de temps à votre calendrier pour visualiser clairement quand vous réaliserez chaque tâche. Cela vous évitera d’organiser votre emploi du temps à l’aveugle et vous permettra d’aborder chaque nouvelle journée en toute confiance, en bénéficiant d’une visibilité optimale sur vos tâches.

  • Éviter un perfectionnisme inutile : si vous avez pour habitude de passer trop de temps sur des tâches déjà finies, le Timeboxing pourrait vous aider à vous en défaire et à gagner en productivité. La gestion par blocs de temps mise sur la progression plus que sur la perfection. Une fois le bloc terminé, vous devez passer au suivant, même si la tâche sur laquelle vous travaillez n’a pas donné un résultat parfait.

Les inconvénients du Timeboxing

Cette stratégie de gestion du temps présente de nombreux avantages, mais elle n’est pas faite pour tout le monde. Voici certains des problèmes couramment posés par le Timeboxing, ainsi que des solutions pour y remédier.

Problème : j’ai du mal à terminer ma tâche avant la fin du bloc de temps

Solution : au départ, vous ne vous laisserez peut-être pas suffisamment de temps pour terminer les tâches. C’est tout à fait normal, puisque cela fait aussi partie du processus d’apprentissage. Commencez par utiliser des blocs de temps souples, qui vous laisseront finir vos tâches même si vous en avez sous-estimé la durée. Plus vous programmerez de blocs, mieux vous parviendrez à évaluer la durée du travail.

Problème : les blocs de temps sont trop courts

Solution : en fait, nous voyons plutôt cet inconvénient comme un avantage. Fragmenter le travail en plus petits éléments vous permet de mieux évaluer ce à quoi vous consacrez votre temps. Lorsque toute votre équipe se sert de cette technique, elle repère plus facilement ce sur quoi travaille chacun et pour quand. Pensez aussi à utiliser un système de gestion du travail comme Asana pour suivre vos activités. Vous aurez ainsi une meilleure visibilité à la fois sur le travail dans son ensemble, mais aussi sur les détails qui le composent.

Problème : dès que le minuteur sonne, je perds toute ma concentration

Solution : le Timeboxing ayant avant tout pour avantage de vous mettre dans de bonnes conditions pour travailler efficacement, changer de tâche une fois le temps imparti écoulé peut être un peu frustrant. C’est la raison pour laquelle nous vous conseillons de regrouper les tâches similaires dans des blocs de temps consécutifs. Imaginons que vous deviez créer une présentation et préparer un e-mail pour un même client. Programmez ces blocs à la suite en vous laissant cinq minutes de pause entre les deux pour une transition plus fluide.

Souvenez-vous aussi que le Timeboxing s’adapte à votre utilisation. Si vous êtes très motivé et que vous voulez enfreindre un peu les règles, allez-y ! Les blocs de temps sont uniquement là pour encadrer votre travail et vous offrir un tremplin qui vous permettra de gagner en efficacité. Quant au reste, c’est à vous d’en décider.

Problème : travailler par blocs de temps me pousse à finir mes tâches trop vite, ce qui altère la qualité de mon travail

Solution : lorsque vous programmez vos blocs de temps, soyez réaliste. Les techniques de gestion du temps comme le Timeboxing ne sont pas à employer dans le but de vampiriser jusqu’à la moindre goutte de productivité qu’il vous reste. C’est là le meilleur moyen non pas de réussir, mais de finir en burnout. Soyez donc raisonnable lorsque vous évaluez le temps nécessaire et n’oubliez pas non plus de prévoir du temps libre entre les tâches.

Si votre équipe s’organise par blocs de temps et que vous vous sentez un peu trop bousculé, parlez-en au membre d’équipe ou au manager concerné. Pourquoi ne pas diviser la tâche en plusieurs activités ? Y a-t-il une raison précise qui vous empêche de travailler efficacement ? Le Timeboxing devrait vous donner les moyens de mieux travailler et non vous forcer à agir dans la précipitation. Identifier ce qui vous gêne dans votre travail vous permettra d’améliorer vos compétences en matière de gestion du temps, ainsi que votre efficacité.

Problème : j’ai ajouté tous mes blocs de temps à mon calendrier, mais je suis un peu débordé

Solution : le Timeboxing est une stratégie de gestion du temps axée sur les objectifs qui peut vous aider à reprendre le contrôle de votre calendrier. Toutefois, cette méthode ne convient pas à tout le monde. Et c’est bien normal ! Si vous vous sentez un peu dépassé, testez une autre stratégie, par exemple le Time blocking.

Tout comme le Timeboxing, le Time blocking (ou blocage du temps) peut vous aider à prendre les devants pour planifier votre emploi du temps. Au lieu de programmer une heure de début et de fin pour chaque tâche individuelle, vous prendrez l’habitude de consacrer des blocs de temps à des tâches connexes (répondre à vos e-mails ou effectuer vos revues de conception, par exemple). Cette méthode vous intéresse ? Consultez notre article pour apprendre à bloquer du temps sur votre planning dès aujourd’hui.

Mise en pratique du Timeboxing

À l’image de la plupart des techniques de gestion du temps, le Timeboxing n’est bénéfique que s’il vous est utile. Faites le test ou intéressez-vous à d’autres techniques qui intègrent des blocs de temps, comme la technique Pomodoro.

Quelle que soit la technique de gestion du temps que vous adoptez, veillez à utiliser un système de gestion du travail comme Asana pour suivre vos activités. Une source unique de référence vous permettra d’améliorer la visibilité, de subdiviser le travail en plus petites tâches et d’assurer une collaboration optimale entre équipes.

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