Comprendre le principe de Pareto (loi de Pareto ou règle des 80/20)

Que faites-vous en premier lorsque vous arrivez au bureau le matin ? La plupart des gens attrapent leur café, vérifient leurs e-mails et établissent leurs priorités pour la journée. Mais quelles techniques utilisez-vous pour prioriser les tâches et les projets ?

Une technique courante est la loi de Pareto (également nommée règle des 80/20, ou principe de Pareto). Cette technique vous permet de déterminer et de hiérarchiser vos tâches selon leur importance, ce qui augmente votre productivité pendant la journée.

Qu’est-ce que la loi de Pareto ?

La loi de Pareto affirme que 80 % des conséquences découlent d’environ 20 % des causes. En d’autres termes, un petit pourcentage de causes génère un très grand effet. C’est un concept essentiel qui peut vous aider à identifier les initiatives prioritaires, c’est-à-dire celles les plus utiles à l’entreprise

D’où vient la loi de Pareto ?

La loi de Pareto a été développée par l’économiste italien Vilfredo Pareto en 1896. Pareto a observé que 80 % des terres en Italie appartenaient à seulement 20 % de la population. Il a également observé le même phénomène avec les plantes de son jardin : 20 % de ses plantes produisaient 80 % de ses fruits. Cette relation est décrite mathématiquement sous la forme d’une loi de distribution de puissance entre deux quantités, selon laquelle un changement dans l’une des quantités entraîne un changement correspondant dans l’autre.

Ce phénomène est désigné par plusieurs noms différents:

• Le principe de Pareto

• La règle des 80/20 (ou des 20 80)

• La loi de Pareto ou loi Pareto

• Le principe de rareté des ressources

• Distribution de Pareto

La règle des 80/20 n’est pas une équation mathématique formelle, mais plutôt un phénomène généralisé qui peut être observé en économie, dans les affaires, la gestion du temps et même en sport.

Exemples généraux de la loi de Pareto :

• 20 % d’une plante contient 80 % du fruit

• 80 % des bénéfices d’une entreprise vient de 20 % de ses clients

• 20 % des joueurs marquent 80 % du score

Comment utiliser la règle des 80/20 ?

Bien que la règle des 80/20 s’applique à presque chaque secteur d’activité, le principe de Pareto est plus couramment utilisé dans le monde des affaires et de l’économie. Ceci découle du fait que la règle des 80/20 permet de déterminer où concentrer vos efforts pour maximiser vos résultats.

Comment expliquer la loi de Pareto ?

Le fondement de la loi de Pareto affirme que 80 % des résultats proviennent de 20 % des actions. Si vous avez un travail quelconque qui peut être segmenté en portions plus petites, le principe de Pareto vous aidera à identifier la partie de votre travail qui aura le plus d’impact.

Voici quelques exemples d’application du principe de Pareto:

Productivité

Vous pouvez utiliser la règle des 80/20 pour hiérarchiser les tâches que vous devez achever pendant la journée.

L’idée est que parmi toute votre liste de tâches, l’achèvement de 20 % de ces dernières créera 80 % des résultats obtenus au cours de la journée. Aussi, afin de maximiser ces résultats, identifiez les tâches qui affecteront le plus votre équipe, concentrez-vous sur celles-ci et supprimez les tâches inutiles.

Pour ce faire, dressez la liste de toutes les actions que vous devez accomplir le jour même, puis identifiez les tâches clés. Est-ce que certaines de vos tâches impliquent une collaboration avec d’autres membres de l’équipe ? Certaines empêchent-elles des projets de progresser ? Ces tâches peuvent sembler simples à mettre en œuvre, mais elles peuvent être d’une importance capitale pour le reste de l’équipe en permettant au processus de se dérouler.

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Prise de décision

La loi de Pareto peut vous servir à prendre les bonnes décisions pendant le processus de résolution des problèmes. Face à de nombreuses causes pour un même problème, la loi de Pareto peut vous aider à hiérarchiser les solutions. Voici la démarche en quelques étapes :

1. Identifiez les problèmes rencontrés par votre équipe. Ce sont les problèmes pour lesquels vous essayez de trouver une solution dans ce processus de prise de décision.

2. Identifiez les causes de ces problèmes. À l’aide d’un outil comme la méthode des 5 pourquoi, trouvez toutes les causes des problèmes que vous essayez de résoudre.

3. Catégorisez vos problèmes selon leur similarité. Si certaines des causes des problèmes que vous essayez de résoudre tombent dans des catégories similaires, profitez-en pour les regrouper. Ceci peut vous aider à décider si une solution peut résoudre plusieurs problèmes. 

4. Attribuez une valeur à chacun de ces problèmes en fonction de leurs répercussions sur l’entreprise. La valeur peut être simplement un nombre de 1 à 10, ou une valeur monétaire réelle pour indiquer l’importance du problème.

5. Développez un plan pour vous concentrer sur les 20 % des problèmes qui affectent le plus l’entreprise. L’idée est qu’une seule solution peut résoudre plusieurs problèmes. En fonction des valeurs attribuées à chaque problème, calculez lesquels sont dans ces 20 %. Une fois que vous avez identifié le problème principal, développez un plan pour créer une solution capable de générer 80 % des résultats à l’aide de stratégies de résolution des problèmes.

Quelle est règle des 80/20 pour la prise de décision ? Exemple concret

Imaginez que vous travaillez dans une entreprise d’e-commerce. Vous examinez les 100 plaintes de clients les plus récentes concernant vos services et remarquez que la majorité concerne la réception de produits endommagés. Votre équipe vérifie le nombre de remboursements accordés et trouve qu’environ 80 % des remboursements correspondent à des produits endommagés. Votre entreprise désire éviter ce type de remboursements, vous décidez donc de trouver en priorité une solution à ce problème.

Votre équipe décide de modifier l’emballage afin de mieux protéger vos produits pendant l’expédition, ce qui résout ce problème de produits endommagés reçus par les clients.

Contrôle qualité

L’analyse de Pareto et le diagramme de Pareto sont des outils essentiels utilisés dans la méthodologie de contrôle qualité Six Sigma.

Dans la méthodologie Six Sigma, l’utilisation d’un diagramme de Pareto peut vous aider à visualiser vos données pour mieux hiérarchiser les actions. Le but principal de cette méthodologie est de réduire la quantité de variation dans un processus pour augmenter la quantité de production. Les diagrammes de Pareto sont courants dans la méthodologie Six Sigma, car vous pouvez rapidement identifier la majorité des variations présentes au sein d’un processus. 

Quel est l’objectif du principe de Pareto ?

Le plus grand avantage de l’utilisation de la loi de Pareto est de pouvoir obtenir un maximum de résultats à partir d’un minimum de travail. Votre équipe peut ainsi travailler de façon plus efficiente et rester concentrée sur les initiatives identifiées.

La règle des 80/20 peut faire monter plus rapidement vos indicateurs, simplement en prenant chaque initiative dans le bon ordre.

Autres avantages de l’utilisation de la loi de Pareto :

• Clarification de vos priorités et de celles de votre équipe

• Productivité quotidienne augmentée

• Aptitude à diviser votre travail en segments gérables

• Stratégie plus ciblée

Quelles sont les limites de la règle des 80/20?

Une interprétation erronée de la loi Pareto considère qu’avec 20 % de l’effort, vous obtenez 80 % des résultats. Ceci n’est pas nécessairement le cas. Les nombres 80 et 20 % ne désignent pas la quantité d’efforts nécessaire. L’objectif n’est pas de minimiser la quantité d’effort, mais de concentrer l’effort sur une portion du travail pour produire le maximum de résultats. Vous devez toujours placer 100 % d’efforts dans ces 20 % ciblés pour atteindre les 80 % de résultats escomptés.

Un autre inconvénient de la règle des 80/20 est que parfois les membres de l’équipe deviennent trop concentrés et perdent de vue les autres tâches. Si vous vous concentrez uniquement sur les tâches importantes et mettez de côté celles plus secondaires, comme les e-mails et autres correspondances, certains éléments se perdront. Le défi est de trouver le bon équilibre dans l’utilisation de la règle des 80/20 et d’accomplir le reste de vos tâches même si elles ne produisent pas 80 % des résultats. Pour y remédier, vous pouvez utiliser des techniques comme le Timeboxing (gestion par blocs de temps) ou la méthode Getting Things Done (GTD) (Terminer les tâches). 

Alignez les tâches sur vos objectifs avec Asana

Trouver différentes façons d’aider votre équipe à atteindre une certaine productivité représente une part importante du rôle de chef d’équipe. L’utilisation d’un outil de gestion du travail comme Asana peut vous aider à organiser tous les projets et tâches de votre équipe, partager des fichiers et laisser des commentaires ou des avis, le tout au même endroit pour optimiser votre temps.