Asana pour Agile et Scrum

Créée à l’origine pour le développement logiciel, Agile est une méthodologie de travail désormais utilisée par de nombreuses équipes, voire des organisations entières. Les équipes Agile parviennent à travailler rapidement dans des conditions changeantes, aidant ainsi leurs organisations à mettre leurs produits sur le marché à la fois plus rapidement et avec une meilleure qualité. Cela ne peut se produire que lorsque les équipes sont au clair sur le travail prioritaire et les moyens à mettre en œuvre. Asana est une solution suffisamment souple et robuste pour vous aider à exécuter rapidement et à livrer souvent. Voici comment intégrer votre travail Agile sur Asana.

Si vous venez de démarrer sur Asana, nous vous recommandons de lire le guide de démarrage rapide pour vous familiariser avec les concepts Asana et les associer plus facilement aux cadres de travail Agile.

Comment Asana peut-il aider les équipes Agile ?

Les outils spécifiques à la méthode Agile ne sont pas toujours utiles à l’ensemble d’une organisation ou au travail transfonctionnel et peuvent entraîner une complexité inutile pour les équipes qui ne s’en servent pas. Par ailleurs, les équipes Produits et Marketing qui utilisent des processus Agile ont parfois des façons très différentes de le faire. Avec Asana, les équipes peuvent personnaliser leur utilisation de la méthodologie Agile et garder une certaine souplesse pour les tâches qui ne suivent pas un processus Agile.

Traduire les concepts Agile Scrum en termes Asana

Scrum est l’un des cadres les plus populaires de la méthode Agile. Voici une traduction illustrée des concepts Scrum en termes Asana.

Concept Agile Scrum	Sur Asana…
Epic (épopée)	Créez un portefeuille de projets
Feature (fonctionnalité)	Créez un projet par feature
Événement	Ajoutez des tâches dans le projet de votre feature
Tâches	Ajoutez des sous-tâches à votre tâche de story Asana
Backlog	Créez un projet backlog
Sprint	Créez un projet de planification de sprints
Taille	Utilisez un champ personnalisé dans le menu déroulant pour préciser la taille
Temps nécessaire à l’exécution	Utilisez un champ personnalisé numérique
Critère d’acceptation	Ajoutez des informations dans la description de la tâche

Comment créer une epic

Un epic (épopée) est un effort général vers un objectif spécifique, qui peut être divisé en éléments plus petits. Sur Asana, les projets correspondent aux features (fonctionnalités) et les tâches aux stories (scénarios). Les gros événements comme des lancements importants peuvent constituer des epics, tout comme une série d’événements ou de campagnes au service d’un objectif global (comme l’augmentation des prospects ou des revenus).

Ainsi, pour créer un epic sur Asana, vous créerez un portefeuille. Les portefeuilles permettent de regrouper des projets liés et de les suivre ensemble. Vous pouvez afficher la progression de l’epic en un coup d’œil et voir facilement les mises à jour de statut de toutes les features qui en font partie.

Pour créer un (portefeuille) epic  :

1. Ouvrez la barre latérale et cliquez sur Portefeuilles en haut à gauche.
2. Cliquez sur Nouveau portefeuille.

En cliquant sur un portefeuille, vous obtenez une vue d’ensemble de tous les projets qu’il contient.

Maintenant, vous êtes prêt à créer des features pour votre epic.

Comment créer des features et des backlogs

Les features présentent les principales activités qui vont vous aider à réaliser un epic, tandis que les backlogs vous aident à suivre le travail pour lequel vous n’avez pas encore établi de priorité. Sur Asana, les features et les backlogs peuvent être créés sous forme de projets, mais vous pouvez aussi inclure un backlog sous forme de section au sein d’un projet.

Pour un epic lié à votre plus grand lancement de produit de l’année, vous pourriez par exemple créer des projets pour la recherche et le feedback, le développement et le lancement marketing ou les plans commerciaux.

Pour créer des features et des backlogs (projets Asana) :

1. Tout d’abord, assurez-vous d’avoir créé une équipe sur Asana afin de disposer d’un endroit pour héberger vos features qui seront créées en tant que projets.
2. Cliquez sur le bouton + orange dans la barre supérieure afin de créer un projet pour chaque feature. Pour démarrer rapidement, cliquez sur l’onglet Modèles et vérifiez si l’un des modèles proposés par Asana correspond au travail de votre feature.
3. Ensuite, ajoutez des champs personnalisés à votre projet pour suivre des éléments tels que la taille de la feature, son coût, le temps nécessaire à l’exécution, l’objectif commercial ou l’epic auquel la feature est reliée. Ajoutez des champs personnalisés à vos projets en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés situé dans la barre supérieure.
4. Une fois vos features créées, vous pouvez décider de conserver le backlog dans une section au sein du projet de la feature ou dans un projet séparé qui contiendra tous les éléments de backlog. Suivez alors le même processus de création de projet.

Vous allez à présent apprendre à diviser vos features en stories.

Comment créer des stories et les ajouter à votre sprint

Une story est un élément de travail concret qui aide à diviser une feature en plus petites actions. Sur Asana, cela se traduit par l’ajout de tâches à un projet. Pour un epic relatif à une reconception, vous pourriez par exemple avoir une feature de lancement de site Web avec des stories telles que « rédiger le contenu du site » ou « optimiser pour la version mobile ».

Pour créer des stories (tâches Asana) :

1. Ajoutez des stories à votre feature en créant des tâches dans votre projet. Il vous suffit de saisir une action concrète comme titre de la tâche, puis d’appuyer sur Entrée.
2. Dans la description de la tâche, vous pouvez ajouter vos critères d’acceptation et tout autre détail pertinent.
3. Remplissez tous les champs personnalisés que vous avez ajoutés à votre projet pour clarifier des éléments tels que la taille et le temps nécessaire.
4. Attribuez la tâche à la personne responsable de son exécution, en lui indiquant une date de début et de fin afin qu’elle puisse s’organiser.
5. Une fois vos stories créées sous forme de tâches, vous pouvez les diviser en tâches Agile, ce qui correspond à des sous-tâches sur Asana. Les sous-tâches permettent de diviser le travail en éléments encore plus petits et d’attribuer des responsables.

Si vous créez des stories, pensez à créer un projet de planification de sprint pour saisir les éléments de travail concrets dont vous vous occuperez au cours d’un sprint. Consultez notre article sur le blog Asana et apprenez à créer et gérer une planification de sprint.

Et voilà, vous avez créé un cadre Scrum basique avec Asana.

Il existe de nombreuses façons de gérer des processus Agile. Si vous vous demandez comment les autres équipes procèdent ou que vous souhaitez personnaliser le processus présenté ici, n’hésitez pas à en discuter avec la Communauté Asana. Vous obtiendrez des réponses et pourrez faire connaissance avec d’autres équipes.

Gérer le travail Agile avec Asana

Maintenant que votre structure Scrum de base est créée et que vous avez ajouté du travail à votre projet de sprint, nous allons vous proposer nos conseils sur la façon de gérer le travail sur Asana.

Comment gérer votre backlog

En conservant des sections ou des projets backlog sur Asana, vous obtenez une liste ouverte et à jour de tous les éléments du backlog. À l’aide des champs personnalisés, vous pouvez filtrer les tâches du backlog pour identifier le travail prioritaire. Vous pouvez aussi très facilement déplacer des tâches vers et depuis le backlog.

Comment ajouter de nouveaux éléments au backlog :

1. Pour faciliter l’ajout d’éléments au backlog, vous pouvez créer un modèle de tâche backlog. Ainsi, chaque élément de backlog comporte le même niveau d’information avant d’être ajouté. Et si vous décidez de vous atteler à cet élément, vous disposerez de tout le contexte nécessaire.
2. Utilisez la description de tâche pour préciser les informations devant être fournies avant d’ajouter une tâche au backlog.

• Le modèle de tâche peut être dupliqué en cliquant sur le bouton … dans le coin supérieur droit de la tâche et en sélectionnant Dupliquer la tâche….

3. Lorsqu’une tâche est prête à être exécutée pendant le sprint, cliquez sur le bouton … et ajoutez-la à votre projet de sprint actuel. En suivant ce processus, vous aurez tous les détails nécessaires pour démarrer sans efforts inutiles.

Comment identifier les éléments prioritaires du backlog :

1. L’ajout de champs personnalisés comme la priorité, la taille, le temps nécessaire à l’exécution et plus encore à votre projet backlog peut vous aider à trier ultérieurement le projet dans le but d’identifier le travail prioritaire.
2. Cliquez sur l’icône de filtre dans le coin supérieur droit du projet et triez selon le champ personnalisé souhaité.

• Par exemple, si vous savez que vous avez du temps d’ingénierie disponible dans votre sprint à venir, vous pouvez chercher les tâches prioritaires avec une valeur pertinente dans la catégorie « temps nécessaire à l’exécution ».

Comment gérer votre sprint Agile

Une fois votre projet de planification de sprint créé, vous pouvez commencer à y ajouter le travail lié au sprint et à le gérer sur Asana. Voici quelques conseils pour faire avancer votre travail tout en tenant les parties prenantes informées.

Comment gérer le calendrier de votre sprint :

Si vous gérez le calendrier de votre sprint avec la Chronologie, vous n’aurez pas à utiliser des feuilles de calcul ou autres outils pour planifier et gérer votre sprint.

1. Assurez-vous que chaque feature, story et/ou tâche ajoutés dans votre plan de sprint possède une date de début et de fin pour obtenir une vue d’ensemble du calendrier dans la Chronologie. L’onglet Chronologie se situe dans la barre supérieure de tout projet Asana. (Il en va de même pour vos projets feature.)
2. Avec la Chronologie, vous pouvez afficher toutes les tâches du sprint dans une vue de type diagramme de Gantt, configurer les dépendances en toute simplicité et glisser-déposer votre travail selon vos besoins.

Rester au courant des mises à jour du sprint :

Plutôt que d’essayer de conserver une feuille de calcul séparée ou de contacter des collègues pour savoir où en est le travail, il vous suffit de cliquer sur le projet de planification de sprint.

1. Assurez-vous que vos collègues marquent les tâches Asana de stories et tâches Agile comme terminées à mesure qu’ils avancent, et qu’ils joignent les fichiers correspondants pour que tout soit clair et que le reste de l’équipe puisse accéder aux résultats.
2. Affichez la progression de toutes les tâches liées aux stories en les faisant glisser dans la colonne appropriée de votre projet de sprint. De cette façon, il suffira à toute personne ayant besoin de savoir où en est le travail de cliquer dans le projet pour obtenir l’information.
3. Ajoutez tous les contributeurs ou responsables concernés comme membres de votre projet de planification. Pour cela, cliquez sur la section du titre du projet qui contient des images de profil et ajoutez toutes les personnes impliquées. Vous pouvez leur accorder un droit de commentaires seuls afin qu’elles puissent consulter le projet sans le modifier.
4. Utilisez la vue Progression pour communiquer régulièrement les mises à jour durant le sprint. Utilisez les @mentions pour ajouter des liens vers les tâches et projets concernés. Vous pouvez @mentionner des collègues pour les féliciter ou indiquer à d’autres personnes qui est responsable et à qui adresser d’éventuelles questions.
5. Pour les réunions debout quotidiennes, chacun peut utiliser Mes tâches pour afficher le travail du jour et les tâches terminées, ainsi que pour identifier les éventuels points de blocage.
6. Si quelqu’un est bloqué, il peut ajouter un commentaire à la tâche pour demander des informations ou de l’aide à un collègue. Il peut aussi ajouter des abonnés à la tâche pour plus de visibilité.

Mener une rétrospective efficace sur Asana

Les rétrospectives sont une part importante du processus Agile. Elles aident les équipes à digérer le travail accompli et à identifier ce qui peut être amélioré ou réitéré à l’avenir. Voici comment vous pouvez utiliser Asana pour optimiser vos rétrospectives et concrétiser les observations.

1. À la fin d’un sprint, utilisez le plan de planification de sprint pour afficher ce qui a été accompli et ce qu’il reste à faire.

• Comptez le nombre de features terminées pour planifier le prochain sprint. Vous pouvez utiliser le champ personnalisé « temps nécessaire à l’exécution » afin d’accélérer le décompte.
• Déplacez toutes les features et stories non terminées vers le backlog, ou ajoutez-les au prochain sprint le cas échéant.

2. Utilisez la vue Progression pour publier une dernière mise à jour avec les résultats du sprint et partager le travail accompli.
3. Créez une tâche pour chaque élément de feedback susceptible d’être concrétisé, et attribuez-la à la personne qui sera chargée de sa mise en œuvre ou de passer l’information à d’autres équipes.
4. Archivez votre projet de sprint pour que seul le projet de sprint actuel soit référencé. Vous pourrez toujours y accéder sur Asana.
5. Créez un nouveau projet de sprint et répétez le processus !

Bien que de nombreuses facettes et éléments du travail Agile contribuent à la réussite d’une équipe, la possibilité de suivre, gérer et planifier facilement ce travail en un seul endroit favorise sans aucun doute des résultats positifs.