Asana pour Agile et Scrum

Créée à l’origine pour le développement logiciel, Agile est une méthodologie de travail désormais utilisée par de nombreuses équipes, voire des organisations entières. Les équipes Agile parviennent à travailler rapidement dans des conditions changeantes, aidant ainsi leurs organisations à mettre leurs produits sur le marché à la fois plus rapidement et avec une meilleure qualité. Cela ne peut se produire que lorsque les équipes sont au clair sur le travail prioritaire et les moyens de le mettre en œuvre. Asana est une solution suffisamment souple et robuste pour vous aider à exécuter rapidement et à livrer souvent. Voici comment intégrer votre travail Agile sur Asana.

Si vous venez de démarrer avec Asana, nous vous recommandons de lire le guide de démarrage rapide pour vous familiariser avec les concepts Asana et les associer plus facilement aux cadres de travail Agile.

Comment Asana peut-il aider les équipes Agile ?

Les outils spécifiques à la méthode Agile ne sont pas toujours utiles à l’ensemble d’une organisation ou au travail transfonctionnel et peuvent entraîner une complexité inutile pour les équipes qui ne s’en servent pas. Par ailleurs, les équipes Produits et Marketing qui utilisent des processus Agile ont parfois des façons très différentes de le faire. Avec Asana, les équipes peuvent personnaliser leur utilisation de la méthodologie Agile et garder une certaine souplesse pour les tâches qui ne suivent pas un processus Agile.

Traduire les concepts Agile Scrum en termes Asana

Scrum est l’un des cadres les plus populaires de la méthode Agile. Voici une traduction illustrée des concepts Scrum en termes Asana.

Concept Agile Scrum Sur Asana…
Epic (épopée) Créez un portefeuille* de projets
Feature (fonctionnalité) Créez un projet par feature
Story (histoire) Ajoutez des tâches dans le projet de votre feature
Tâche Ajoutez des sous-tâches à votre tâche story Asana
Backlog Créez un projet backlog
Sprint Créez un projet de planification de sprint
Taille Utilisez un champ personnalisé dans le menu déroulant pour préciser la taille
Temps nécessaire pour l’exécution Utilisez un champ personnalisé numérique
Critère d’acceptation Incluez des informations dans la description de la tâche

Comment créer un epic

Un epic (épopée) est un effort général vers un objectif spécifique, qui peut être divisé en éléments plus petits. Sur Asana, les projets correspondent aux features (fonctionnalités) et les tâches aux stories (histoires). Les gros événements comme des lancements importants peuvent constituer des epics, tout comme une série d’événements ou de campagnes au service d’un objectif global (comme l’augmentation de prospects ou des revenus).

Ainsi, pour créer un epic sur Asana, vous créerez un portefeuille. Les portefeuilles permettent de regrouper des projets liés et de les suivre ensemble. Vous pouvez afficher la progression de l’epic en un coup d’œil et voir facilement les mises à jour de statut de toutes les features qui en font partie.

Portefeuille de projets sur Asana

Pour créer un (portefeuille) epic  :

  1. Ouvrez la barre latérale et cliquez sur Portefeuilles en haut à gauche.
  2. Cliquez sur Nouveau portefeuille.

En cliquant sur un portefeuille, vous obtenez une vue d’ensemble de tous les projets qu’il contient.

Créez des portefeuilles pour suivre la progression des _epics_ sur Asana

Maintenant, vous êtes prêt à créer des features pour votre epic.

Comment créer des features et des backlogs

Les features présentent les principales activités qui vont vous aider à réaliser un epic, tandis que les backlogs vous aident à suivre le travail pour lequel vous n’avez pas encore établi de priorité. Sur Asana, les features et les backlogs peuvent être créés sous forme de projets, mais vous pouvez aussi inclure un backlog sous forme de section au sein d’un projet.

Pour un epic lié à votre plus grand lancement de produit de l’année, vous pourriez par exemple créer des projets pour la recherche et le feed-back, le développement et le lancement marketing ou les plans commerciaux.

Pour créer des features et des backlogs (projets Asana) :

  1. Tout d’abord, assurez-vous d’avoir créé une équipe sur Asana afin de disposer d’un endroit pour héberger vos features qui seront créées en tant que projets.
  2. Cliquez sur le bouton + orange dans la barre supérieure afin de créer un projet pour chaque feature. Pour démarrer rapidement, cliquez sur l’onglet Modèles pour voir si l’un des modèles proposés par Asana correspond au travail de votre feature.
  3. Ensuite, ajoutez des champs personnalisés à votre projet pour suivre des éléments tels que la taille de la feature, son coût, le temps nécessaire pour l’exécution, l’objectif commercial ou l’epic à laquelle la feature est reliée. Ajoutez des champs personnalisés à tout projet en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut de tout projet.
  4. Une fois vos features créées, vous pouvez décider de conserver le backlog dans une section au sein du projet de la feature, ou bien dans un projet séparé qui contiendra tous les éléments de backlog. Suivez le même processus de création de projet ci-dessus.

Un lancement de site Web Agile avec un tableau de bord Asana

Ensuite, vous allez apprendre à diviser vos features en stories.

Comment créer des stories et les ajouter à votre sprint

Une story est un élément de travail concret qui aide à diviser une feature en plus petites actions. Sur Asana, cela se traduit par l’ajout de tâches à un projet. Pour un epic relatif à une reconception, vous pourriez par exemple avoir une feature de lancement de site Web avec des stories telles que « rédiger le contenu du site » et «  optimiser pour la version mobile ».

Un lancement de site Web Agile

Pour créer des stories (tâches Asana) :

  1. Ajoutez des stories à votre feature en créant des tâches dans votre projet. Il vous suffit de saisir une action concrète comme titre de la tâche, puis d’appuyer sur Entrée après chacune d’entre elles.
  2. Dans la description de la tâche, vous pouvez ajouter vos critères d’acceptation et tout autre détail pertinent.
  3. Remplissez tous les champs personnalisés que vous avez ajoutés à votre projet pour clarifier des éléments tels que la taille et le temps nécessaire.
  4. Attribuez la tâche à la personne responsable de son exécution, en lui indiquant une date de début et de fin afin qu’elle puisse s’organiser.
  5. Une fois vos stories créées comme tâches, vous pouvez les diviser en tâches Agile, ce qui correspond à des sous-tâches sur Asana. Les sous-tâches permettent de diviser le travail en éléments encore plus petits et d’attribuer des responsables.

Si vous créez des stories, envisagez de créer un projet de planification de sprint pour saisir les éléments de travail concrets dont vous allez vous occuper lors d’un sprint. Découvrez notre cours Asana Academy pour apprendre à créer et gérer une planification de sprint.

Et voilà, vous avez créé un cadre Scrum basique avec Asana.

Il existe de nombreuses façons de gérer des processus Agile. Si vous vous demandez comment les autres équipes procèdent ou que vous souhaitez personnaliser le processus présenté ici, entamez la discussion avec la Communauté Asana. Vous obtiendrez des réponses et pourrez faire connaissance avec d’autres équipes.

Gérer le travail Agile avec Asana

Maintenant que votre structure Scrum de base est créée et que vous avez ajouté du travail à votre projet de sprint, nous allons partager des conseils sur la façon de gérer le travail sur Asana.

Comment gérer votre backlog

En conservant des sections ou des projets backlog sur Asana, vous obtenez une liste ouverte à jour de tous les éléments du backlog. À l’aide des champs personnalisés, vous pouvez filtrer les tâches du backlog pour identifier le travail prioritaire. Vous pouvez aussi facilement déplacer des tâches vers et depuis le backlog.

Comment ajouter de nouveaux éléments au backlog :

  1. Pour faciliter l’ajout d’éléments au backlog, vous pouvez créer un modèle de tâche backlog. De cette façon, chaque élément de backlog possède le même niveau d’information avant d’être ajouté. Et si vous décidez de vous atteler à cet élément, vous aurez le contexte nécessaire.
  2. Utilisez la description de tâche pour préciser les informations devant être fournies avant d’ajouter une tâche au backlog.
    • Le modèle de tâche peut être dupliqué en cliquant sur le bouton … dans le coin supérieur droit de la tâche et en sélectionnant Dupliquer la tâche….
  3. Lorsqu’une tâche est prête à être exécutée pendant le sprint, cliquez sur le bouton … et ajoutez-la à votre projet de sprint actuel. En suivant ce processus, vous aurez tous les détails nécessaires pour démarrer sans effort supplémentaire.

Comment identifier les éléments prioritaires du backlog :

  1. Ajouter des champs personnalisés comme la priorité, la taille, le temps nécessaire pour l’exécution et plus encore à votre projet backlog peut vous aider à trier ultérieurement le projet pour identifier le travail prioritaire.
  2. Cliquez sur l’icône de filtre dans le coin supérieur droit du projet et triez selon le champ personnalisé souhaité.
    • Par exemple, si vous savez que vous avez du temps d’ingénierie disponible dans votre sprint à venir, vous pouvez chercher les tâches prioritaires qui peuvent être exécutées dans la catégorie « temps nécessaire pour l’exécution » pertinente.

Comment gérer votre sprint Agile

Une fois votre projet de planification de sprint créé, vous pouvez commencer à y ajouter le travail lié au sprint et à le gérer sur Asana. Voici quelques conseils pour faire avancer votre travail tout en tenant les parties prenantes informées.

Comment gérer le calendrier de votre sprint :

Si vous gérez le calendrier de votre sprint avec la chronologie, vous n’aurez pas besoin de feuilles de calcul ou d’autres outils pour planifier et gérer votre sprint. 1. Assurez-vous que chaque feature, story et/ou tâche ajoutés dans votre plan de sprint possède une date de début et de fin pour obtenir une vue d’ensemble du calendrier dans la chronologie. Cliquez sur l’onglet Chronologie en haut de tout projet Asana. (Ceci vaut également pour les projets feature.) 2. Avec la chronologie, vous pouvez afficher toutes les tâches du sprint dans une vue de style Gantt, avec une configuration de dépendances simple et le glisser-déposer qui permet de déplacer le travail selon les besoins.

Rester au courant des mises à jour du sprint :

Plutôt que d’essayer de conserver une feuille de calcul séparée ou de contacter des collègues pour savoir où en est le travail, il vous suffit de cliquer sur le projet de planification de sprint.

  1. Assurez-vous que vos collègues indiquent quelles tâches Asana pour les stories et les tâches Agile sont terminées au fur et à mesure, et qu’ils ajoutent tous les fichiers pertinents afin de clarifier que ces tâches sont terminées et de permettre au reste de l’équipe d’accéder aux résultats.
  2. Affichez la progression de toutes les tâches liées aux stories en les faisant glisser dans la colonne appropriée de votre projet de sprint. De cette façon, il suffira à toute personne ayant besoin de savoir où en est le travail de cliquer dans le projet pour être informée.
  3. Ajoutez tous les contributeurs ou responsables concernés comme membres de votre projet de planification. Pour cela, cliquez sur la section du titre de projet qui contient des visages et ajoutez toutes les personnes impliquées. Vous pouvez leur accorder un droit de commentaires afin qu’elles puissent consulter le projet sans le modifier.
  4. Utilisez la vue Progression pour communiquer régulièrement les mises à jour durant le sprint. Utilisez les @mentions pour mettre en valeur les tâches et projets concernés. Vous pouvez @mentionner des collègues pour les féliciter ou informer d’autres personnes sur la personne en charge, à qui les questions supplémentaires pourront être adressées.
  5. Pour les réunions quotidiennes de mise au point, chacun peut utiliser Mes tâches pour afficher le travail du jour et les tâches terminées, ainsi que pour identifier les éventuels blocages.
  6. Si quelqu’un est bloqué, il peut utiliser les commentaires dans la tâche pour demander des informations ou de l’aide à un collègue. Il peut aussi ajouter des abonnés à la tâche pour plus de visibilité.

Mener une rétrospective efficace sur Asana

Les rétrospectives sont une part importante du processus Agile. Elles aident les équipes à digérer le travail accompli et à identifier ce qui peut être amélioré ou réitéré à l’avenir. Voici comment vous pouvez utiliser Asana pour optimiser vos rétrospectives et concrétiser les observations.

  1. À la fin d’un sprint, utilisez le plan de planification de sprint pour afficher ce qui a été accompli et ce qui reste à faire.
    • Comptez le nombre de features accomplies pour planifier le prochain sprint. Vous pouvez utiliser le champ personnalisé « temps nécessaire pour l’exécution » afin d’accélérer le décompte.
    • Déplacez toutes les features et stories non terminées vers le backlog, ou ajoutez-les au prochain sprint le cas échéant.
  2. Utilisez la vue Progression pour publier une dernière mise à jour avec les résultats du sprint et partager le travail accompli.
  3. Créez une tâche pour chaque élément de feed-back susceptible d’être concrétisé, et attribuez-la à la personne qui sera chargée de le mettre en œuvre ou de le signaler à d’autres équipes.
  4. Archivez votre projet de sprint pour que seul le projet de sprint actuel soit référencé. Vous pourrez toujours y accéder sur Asana.
  5. Créez un nouveau projet de sprint et répétez le processus !

Bien que de nombreuses facettes et éléments du travail Agile contribuent à la réussite d’une équipe, la possibilité de suivre, gérer et planifier facilement ce travail en un seul endroit favorise sans aucun doute des résultats positifs.

  • Les portefeuilles sont actuellement proposés en version bêta et réservés aux clients Enterprise. Contactez notre service commercial pour en savoir plus sur les formules Enterprise et être informé de la mise à disposition générale de cette fonctionnalité.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.