Trop de temps perdu en réunion ? Nos conseils pour y remédier

Si vous ouvrez votre calendrier en ce moment même, combien de réunions y sont-elles prévues pour la semaine à venir ? La plupart des calendriers sont surchargés d’invitations à des réunions et, le plus souvent, les employés en ressortent en espérant qu’un jour, ils n’auront plus l’impression d’y perdre leur temps. Restez avec nous, nous allons vous aider à redynamiser votre approche et tout faire pour que vos prochaines réunions soient efficaces.

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Il y a une chance sur deux pour que vous n’aimiez pas les réunions. Un sondage mené par Igloo Software indique que 47 % des personnes interrogées estiment qu’en général, les réunions ne sont pas productives. Mais le simple fait de souhaiter ne pas perdre de temps au cours des réunions ne les rendra pas meilleures. Comment donc inverser la tendance ?

Tout d’abord, prenez une minute pour reconnaître une bonne réunion le cas échéant. Quand elles sont menées efficacement, les réunions favorisent la collaboration et la communication, et elles permettent aux employés de rester motivés. Une réunion du personnel, par exemple, peut aborder des sujets essentiels qui touchent l’ensemble du service ou de l’entreprise. Mais, en cas de mauvaise organisation, la collaboration et la communication sont affectées, et la réunion perd en productivité. Les participants risquent de ressortir de cette réunion en se demandant si elle en valait vraiment la peine.

Ainsi, dans l’idée d’améliorer la productivité et le moral des troupes, demandez-vous pourquoi certaines réunions remportent la palme de la perte de temps. Est-ce parce qu’elles en font trop (organisées trop souvent ou trop longues) ou pas assez (sujets trop vagues ou résultats concrets insuffisants) ? Ci-dessous, vous trouverez quatre types de pertes de temps habituellement associées aux réunions, et la liste des actions à mettre en œuvre sans délai pour y remédier et commencer à mener des réunions efficaces.

Sans plus attendre, attaquons-nous aux points sensibles de vos réunions.

Mon calendrier comporte trop de réunions

Difficile de trouver le temps de se plonger dans un nouveau projet quand des rappels de réunion sonnent toutes les heures. Vous souhaitez consacrer le temps nécessaire à vos travaux essentiels, mais les réunions prennent le pas sur votre journée. Selon le rapport Asana consacré au retour sur investissement de la gestion du travail, le temps perdu en réunion est l’un des principaux freins à la productivité. Voici quelques conseils à appliquer pour limiter le temps passé en réunions inutiles et se consacrer aux tâches qui importent vraiment :

Annulez les réunions superflues

Des millions de réunions ont lieu chaque jour au travail (les estimations vont jusqu’à 56 millions par jour aux États-Unis), mais combien d’entre elles sont-elles vraiment indispensables ? Les sujets complexes et les sessions de brainstorming nécessitent une rencontre en personne ou par visioconférence, mais s’il s’agit simplement de partager une information, il y a certainement d’autres méthodes plus efficaces à prendre en compte. Des rapports de statut écrits, une réunion debout d’un quart d’heure ou des échanges en ligne fonctionnant tout aussi bien dans la plupart des cas, il ne vous reste plus qu’à annuler vos prochaines réunions.

Instaurez une journée sans réunion

Un calendrier truffé de réunions interrompt vos moments de concentration, ce temps de travail intense dont vous avez besoin pour résoudre des questions complexes et vous atteler aux projets importants. Même si vous parvenez à vous débarrasser de certaines réunions superflues, de fréquentes interruptions ont une incidence négative sur vos résultats. La maîtrise de votre temps est essentielle à une bonne productivité. Essayez de lancer une initiative permettant à votre équipe d’être libre de toute réunion, par exemple le jeudi (ou tout autre jour de la semaine). Faites entrer cette pratique dans les mœurs et encouragez les autres à respecter cette « journée sans réunion ». Vous pouvez aussi bloquer des pans entiers de votre calendrier pour signifier à vos collègues que vous êtes plongé dans votre travail et que vous déclinerez toute invitation pendant ce laps de temps.

Apprenez à dire non

Toute invitation à une réunion vous propose une option pour la décliner, mais à quelle fréquence cochez-vous cette case ? Prenez connaissance de l’ordre du jour, des participants et de la durée. Vous et votre équipe devez vous rappeler de bien gérer votre temps de travail, et ne pas hésiter à cliquer sur « Décliner » si vous ne voyez pas d’avantages à une réunion. Plus tard, vous pourrez toujours demander à avoir accès aux notes et ainsi vous tenir informé le cas échéant. Cela dit, il y a de grandes chances que vous vous en passiez très bien.

[À lire : rédiger un rapport d’avancement de projet pertinent au lieu de prévoir une réunion]

Mes réunions sont trop longues

Vous vous demandez souvent si vos réunions ne pourraient pas durer deux fois moins longtemps ? C’est possible, mais c’est à vous de décider de l’importance que vous donnez à votre temps et de faire jouer votre créativité pour bien le gérer en réunion. Voici nos conseils :

Considérez votre temps comme une ressource précieuse

Eh oui, comme le dit le dicton, le temps, c’est de l’argent. En moyenne, la durée d’une réunion va de 31 à 60 minutes. Le hasard faisant bien les choses, nos calendriers fonctionnent par plages de 30 et 60 minutes, mais cela ne veut pas dire que toutes les réunions doivent être aussi longues.

Lorsque vous planifiez l’ordre du jour de votre réunion (plus d’informations ci-dessous), estimez le temps dont vous aurez besoin pour chaque sujet, additionnez ces durées et déterminez la durée approximative de la réunion dans son ensemble. Vous pourriez tout aussi bien avoir besoin d’à peine 15 minutes, comme de 45 minutes. Quoi qu’il en soit, une chose est sûre : les participants seront davantage concentrés s’ils savent qu’ils disposent, disons, de 10 minutes pour un sujet particulier. Le sentiment d’urgence vous aidera à garder le cap et à aborder tous les points prévus. Vous n’aurez donc pas à organiser une autre réunion pour traiter les questions restées en suspens.

Essayez les réunions debout

Qu’est-ce que c’est ? Dans le milieu technologique, une réunion debout est un point rapide et quotidien au cours duquel les membres se tiennent littéralement debout tout en parlant du travail accompli, du travail à venir et des problèmes qu’ils anticipent.

Si votre équipe fait le point en réunion de manière récurrente, essayez d’organiser une réunion debout de 15 minutes au lieu de réserver une salle pour les 30 à 60 minutes habituelles. Évidemment, vous n’avez pas à vous tenir debout devant vos bureaux. Vous pouvez vous rencontrer lors de la pause café matinale, à l’extérieur s’il fait beau, ou dans le hall du bâtiment. Vous devez avant tout miser sur l’originalité et vous fixer une limite de temps afin de retenir l’intérêt de tous les participants. Servez-vous d’un chronomètre pour vous habituer à cette courte durée et responsabiliser chacun. Selon le nombre de participants, vous pouvez attribuer entre 30 secondes et une minute de temps de parole par personne, et vous y tenir.

Mes réunions se dispersent

Difficile de rester concentré sur le sujet d’une réunion lorsque tout le monde se met à parler de ses plans pour la fin de semaine ! Et rien n’est plus vrai dans le cas d’équipes décentralisées ou en télétravail, où les participants auront plaisir à échanger avec des collègues qu’ils ne voient que rarement. Planifier les réunions à l’avance et définir des attentes claires pourrait permettre à votre équipe de partir plus tôt en week-end, au lieu de se contenter d’en parler. Mettez en pratique les propositions suivantes :

Identifiez les buts et objectifs de la réunion

Commencez le processus à l’avance et préférez noter au fur et à mesure ce qui doit être accompli plutôt que de créer un ordre du jour à la dernière minute. Disposer d’un ordre du jour concret prêt à l’emploi avant la réunion clarifie les choses et aide à tenir tous les participants informés. Conservez-le dans un endroit central, comme un outil de gestion du travail, afin de lier facilement les points de l’ordre du jour aux tâches et projets correspondants. Pensez également à minuter votre ordre du jour pour éviter de passer trop de temps sur l’un ou l’autre des sujets. Si vous souhaitez profiter de la réunion pour tisser des liens entre les participants, vous pouvez dédier les cinq premières minutes à une discussion informelle. Assurez-vous toutefois de garder le contrôle du temps imparti et de passer aux sujets importants dès que prévu.

Partagez l’ordre du jour et les éléments de contexte utiles en amont

Si possible, joignez votre ordre du jour à l’invitation. Parfois, travailler à l’élaboration de cet ordre du jour vous fera même réaliser qu’il n’est pas nécessaire de se réunir ! En tout cas, l’envoi simultané de l’ordre du jour et de l’invitation donnent aux destinataires toutes les clés pour déterminer si les objectifs de réunion concordent avec les leurs. Chacun pourra ainsi décider d’y participer ou non, en toute connaissance de cause.

Si vous préparez votre ordre du jour à l’aide d’un outil de gestion du travail, vous pouvez aussi demander aux participants de collaborer et d’y ajouter des points avant la réunion. De cette façon, vous avez la possibilité d’ajouter des tâches et vous permettez aux participants de se préparer à parler des sujets choisis. Appuyez-vous sur les modèles suivants pour créer facilement des ordres du jour pour tout type de réunion :

[À lire : anciennes méthodes de travail obsolètes ? Les secrets d’un travail plus productif]

Mes réunions ne sont pas aussi productives que je le souhaiterais

Même si vous pensez qu’inviter tout le monde à vos réunions semble être le bon choix, vous courez le risque de les rendre moins productives. Vous souhaitez déplacer des montagnes au cours de vos réunions ? Ou au moins maintenir votre projet sur les rails ? Voici quelques conseils pour améliorer la productivité de ces séances stratégiques :

Sélectionnez avec soin les participants et précisez leur rôle

Lors de vos réunions, chacun connaît-il son rôle et la raison pour laquelle il a été invité ? Si la moitié de l’ordre du jour ne concerne que trois participants sur quinze, vous devriez peut-être repenser cet ordre du jour ou la liste des invités. Et c’est aussi pour cette raison qu’il est important d’établir votre ordre du jour avant de programmer la réunion. Une fois votre ordre du jour défini et vos invitations de calendrier envoyées, si un intervenant clé n’est pas en mesure de participer, décalez la réunion plutôt que de la faire sans lui, car vous devrez dans tous les cas prévoir un suivi.

Désignez un preneur de notes

Avant la réunion, nommez quelqu’un en charge de la prise de notes. De cette manière, le reste du groupe peut se concentrer sur les discussions. Les notes sont également utiles pour toute personne qui pourrait avoir manqué la réunion, de son plein gré ou non. Assurez-vous qu’elles sont partagées immédiatement après la réunion et que toutes les personnes présentes savent où les trouver. Un outil de gestion du travail est une solution idéale pour regrouper les notes et ordres du jour de toutes vos réunions au même endroit.

[À lire : les 3 composantes essentielles de la gestion du travail]

Attribuez les actions au fil de la réunion

Vous pouvez prendre ces décisions à mesure que vous parcourez les points de l’ordre du jour, et le preneur de notes peut les enregistrer. Si vous utilisez un outil de gestion du travail, vous pouvez prendre l’initiative de créer et attribuer les tâches en temps réel. Assurez-vous de nommer un responsable et d’inclure les échéances et autres dates importantes pour chaque action. Si vous ne parvenez pas à prendre une décision claire sur l’un des sujets, confiez à un collègue la tâche de clore la réflexion et faites-lui confiance quant à la prise de décision : voilà un excellent moyen d’entretenir la motivation de vos collègues.

Réconciliez-vous avec vos réunions

Les réunions ratées sont monnaie courante, ne vous inquiétez pas ! Mais si vous suivez les conseils ci-dessus, vous devriez organiser des réunions utiles et non plus nuisibles à votre travail. Devenez l’exemple à suivre pour encourager l’adoption de meilleures habitudes en réunion. Vos collègues s’en rendront compte et adopteront rapidement ces changements pour améliorer leurs propres réunions. Asana peut vous aider à réduire le nombre et la durée des réunions, et à les rendre plus pertinentes. Enfin, n’oubliez pas que les réunions nécessaires à l’atteinte de vos objectifs peuvent vous permettre de garder le cap et de rester productifs.

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