Et d’abord, un outil de collaboration, qu’est-ce que c’est ?

Besoin de collaborer en vue de poursuivre des objectifs communs ? Les outils de collaboration en ligne jouent un rôle essentiel. Certains, comme les applications de messagerie et les messageries instantanées, améliorent simplement la communication au sein des équipes ou leur permettent de partager leur travail. D’autres encore proposent des fonctionnalités plus avancées, qui vous aident à gérer votre travail et à collaborer plus efficacement.

Pourquoi envisager d’utiliser des outils de collaboration en ligne ?

Collaborer n’est pas une mince affaire, et ce pour de nombreuses raisons. Peut-être que vos collègues ne travaillent pas tous du même endroit, ni aux mêmes heures. Ou peut-être que le travail de chacun est dispersé sur plusieurs applications. Le résultat ?

Un manque de visibilité

Les managers, responsables et membres d’équipe ratent souvent les dernières informations importantes parce qu’ils ne les ont pas vues.

Des objectifs confus

Chacun perd du temps à chercher des informations ou comprendre les priorités et le travail fait parfois double emploi.

Une planification médiocre

Les managers ne savent pas sur quoi travaillent leurs équipes et perdent alors du temps en réunions sur l’état des projets.

Asana Product Screenshot

Les outils de collaboration renforcent les équipes

Les meilleurs logiciels de collaboration permettent d’éliminer le cloisonnement de la communication et de l’information en regroupant tout le travail au même endroit. Chacun sait qui fait quoi, les membres d’équipe peuvent facilement discuter du travail ou partager des idées, et les projets sont prêts dans les délais.

Fonctionnalités de l’outil de collaboration

Quel est l’outil idéal pour mon équipe ?

Cela dépend bien sûr de vos besoins spécifiques. Mais dans tous les cas, un bon outil de collaboration doit vous permettre de :

Partager des fichiers

Le partage de fichiers (documents Google, PDF, JPG, etc.) est essentiel pour collaborer et créer une « source de vérité » unique qui permet aux équipes de trouver les informations dont elles ont besoin. Vous devez aussi pouvoir commenter les fichiers partagés pour garder les détails au même endroit.

Planifier des projets et des tâches

La possibilité d’attribuer ou de réattribuer des tâches permet à chacun de comprendre les priorités, tandis que les calendriers et autres fonctionnalités de planification aident les équipes à collaborer sur les plans et à rester informées sur la progression et les changements.

Coordonner le travail

Vous devez pouvoir voir les tâches, les dépendances et les jalons pour définir les échéances, ajuster les plans lorsque cela est nécessaire et aider votre équipe à travailler efficacement. Les meilleurs outils de collaboration surveillent la progression et vous préviennent lorsque les échéances viennent à terme ou que le travail prend du retard.

Communiquer en toute simplicité

Regrouper toutes les discussions autour des projets et les listes de choses à faire aide les équipes à concrétiser les idées et le feed-back. La solution que vous choisissez doit également s’intégrer avec vos applications de messagerie et d’e-mails pour prendre en charge les moyens de communication préférés de votre équipe.

Planifier des projets

Les tableaux et les listes permettent de diviser les plans en étapes pour que chacun voit où se situe son travail dans la globalité du projet.

Coordonner le travail

Créez et attribuez des tâches à vos collègues en définissant des dépendances pour vous assurer que ce qui compte vraiment est accompli à temps.

Communiquer efficacement

Asana permet à tout le monde de rester sur la même longueur d’onde en donnant à chacun le contexte dont il a besoin pour concrétiser ses idées.

S’aligner sur les objectifs communs

Partagez facilement objectifs et jalons pour que chacun connaisse parfaitement les priorités et accomplissements de chaque équipe.

Gérer les changements

Lorsque les plans ou les délais changent, Asana s’assure que vous pouvez facilement modifier les tâches et prévenir tout le monde en même temps.

Améliorer la collaboration interfonctionnelle

Partagez les projets actuels et à venir avec toute votre entreprise pour que chacun sache sur quoi travaille chaque équipe.

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Les gros projets comportent de nombreux éléments, personnes impliquées et tâches à accomplir. Asana nous aide à tout planifier, à suivre le travail et à rester informés sur la progression de chacun.

—Maggie Green, directrice de projet chez 1A Auto

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