Comment faire un compte-rendu de réunion ? Méthodes et outils inclus

Les réunions font partie intégrante des projets : lieux d’échanges entre les membres de l’équipe, elles sont au cœur de nos décisions. Mais si elles sont essentielles à une bonne prise de décision, où ces dernières sont-elles consignées ? Si aucun participant n’est clairement désigné pour prendre des notes et rédiger ensuite le compte rendu de réunion, les idées évoquées ainsi que les éléments essentiels à traiter risquent de tomber dans l’oubli.

Pour une sauvegarde optimale des informations clés et de leur contexte, rien de mieux que de prendre des notes et de rédiger des comptes rendus de réunion. Dans cet article, nous détaillerons ces deux types de documents. Vous pourrez ainsi rédiger votre propre modèle de compte rendu de réunion, et améliorer la communication interne en diffusant les bonnes informations.

Qu’est-ce qu'un compte rendu de réunion ?

Les comptes rendus de réunion sont l’équivalent plus formel des notes classiques. Ils peuvent faire office de documents officiels en cas d’audit ou de procédure judiciaire.

Le compte rendu de réunion retrace le déroulement de la réunion et les décisions prises au cours de celle-ci.

Retenez-les puis préparez un exemple de compte rendu de réunion que vous pourrez dupliquer et utiliser, quel que soit le type de réunion.

Voici les informations importantes à faire figurer sur votre compte rendu de réunion :

• L’en-tête avec le nom de l’entreprise, même si cela peut sembler évident, et le service concerné le cas échéant.

• Le titre du document, utile pour l’archivage électronique du compte-rendu final

• La date, l’heure et le lieu de la réunion, vous noterez également l’heure de fin de la réunion effective.

• La liste des participants, mais aussi le nom des participants n’ayant pu y assister.

• L’objet de la réunion et les sujets abordés, avec les différents points de l’ordre du jour.

• Les principales décisions prises : plan d’action, résultats des élections, motions acceptées ou rejetées, la date de la prochaine réunion, etc.

• Les éléments à traiter d’ici la prochaine réunion.

Un compte rendu de réunion peut aussi être appelé un procès-verbal de réunion ou encore rapport de réunion.

À quoi servent les notes de réunion ?

Les notes regroupent les points essentiels évoqués au cours de la réunion. Une prise de notes efficace vous permet de vous souvenir des détails importants ainsi que de l’ensemble des éléments que vous ou bien d’autres membres de l’équipe devrez traiter avant la prochaine réunion.

Les notes n’ont pas de mise en forme définie et les techniques varient d’un individu à un autre. Toutes les informations relevées au cours de la prise de note vont permettre d’établir le compte rendu de réunion qui sera adressé ensuite aux personnes présentes, mais aussi à celles qui n’ont pas pu assister à cette réunion d’entreprise.

Les notes de réunion peuvent prendre différentes formes et présentent plusieurs avantages, quelle que soit la méthode choisie. 

Voici en quoi elles permettent à votre équipe d’y voir plus clair :

1. Rendre compte des décisions

Si certaines personnes ont la chance d’avoir une bonne mémoire, d’autres au contraire peuvent rapidement oublier les décisions prises lors d’une réunion d’équipe. Prendre des notes écrites permet aux membres de l’équipe de référencer les décisions prises à un moment donné. Les notes de réunion aident également à maintenir une certaine transparence tout au long de l’évolution d’un projet, avec une retranscription précise, ce qui peut s’avérer utile à long terme.

Afin d’assurer le partage d’informations entre les membres de l’équipe dans le temps, il est possible de conserver l’ensemble des notes dans un espace créé à cet effet et désigné comme source de référence. Centraliser l’ensemble des notes de réunion et des ordres du jour permet de remettre efficacement les discussions dans leur contexte et facilite ainsi le suivi des avancées réalisées par l’équipe en cas d’absence d’un de ses membres.

2. Permettre une participation asynchrone

Si certains membres de l’équipe ne peuvent assister à la réunion, leur donner accès aux anciennes notes de réunion est un moyen d’actualiser leurs connaissances à propos des enjeux en cours tout en leur permettant de traiter les décisions de la réunion à leur propre rythme.

En cas de conflits d’horaires par exemple, les absents seront tout de même en mesure de participer au processus de décision en différé.

3. Favoriser la mémorisation

Le psychologue allemand Hermann Ebbinghaus a mené quelques-unes des premières expériences sur la mémoire et le souvenir en 1895. De son étude est née la courbe de l’oubli, qui décrit la rapidité avec laquelle l’information se perd au fil du temps si aucun effort n’est fourni pour la conserver.

Une prise de notes efficace peut vous aider à vous souvenir plus rapidement des informations, puisqu’elle favorise la mémorisation dans le temps. Plus vous vous familiarisez avec vos notes, par exemple en les relisant le jour suivant, plus vous avez de chances de vous souvenir des décisions prises lors de cette réunion.

Quelles sont les étapes pour rédiger un compte-rendu de réunion ?

Améliorez votre technique de prise de notes en réunion pour mieux rester au fait des tâches à réaliser et des livrables importants à rendre. Toute discussion clé sera relatée dans vos notes afin que vous ou votre équipe puissiez vous y référer ultérieurement.

Elles serviront ensuite de base à l’élaboration du compte rendu de réunion.

1. Choisissez la technique qui vous convient le mieux

Il existe de nombreuses techniques pour prendre des notes et vous devrez trouver celle qui correspond le mieux à votre poste ainsi qu’à votre propre système d’apprentissage. Voici les plus fréquemment utilisées :

• La méthode Cornell : cette méthode repose sur la division de l’espace de notes en deux colonnes, une petite à gauche et une plus grande à droite. La colonne de gauche sert à lister les principales idées évoquées lors de la réunion, tandis que la colonne de droite les détaille. La discussion s’orientera naturellement d’un sujet à un autre, mais vous parviendrez à rester organisé en regroupant de cette manière les idées clés à gauche et leurs développements à droite.

• La méthode des grandes lignes : dans l’idéal, l’ordre du jour de la réunion devrait être accessible à l’avance. Dans ce cas, il servira de trame à vos notes, où vous n’aurez plus qu’à dresser la liste des points clés à l’ordre du jour. Au moment de la réunion, prenez des notes sous chaque point correspondant au sujet abordé.

• La méthode des quadrants : séparez votre espace de notes en quatre quadrants différents et intitulez chaque section comme suit : « notes générales », « éléments à traiter soi-même », « éléments à traiter par les autres » et « questions ». Dans la section concernant les notes générales, listez les points clés et les détails importants de la réunion. Les autres quadrants sont réservés aux éléments qui leur correspondent.

• La méthode des diapositives : s’il s’agit d’une présentation, demandez s’il est possible d’obtenir les diapositives à l’avance. Ainsi, vous pourrez annoter chacune des diapositives à mesure que l’orateur fait sa présentation.

2. Privilégiez la prise de notes manuelles

D’après différentes recherches, prendre des notes à la main favorise la mémorisation des informations conceptuelles à long terme. Lorsque vous prenez des notes manuelles en réunion, votre esprit se concentre plus facilement sur les points clés évoqués. Laisser votre ordinateur de côté permet là aussi de rester concentrer sur l’objectif de la réunion.

3. Évitez le mot à mot

N’essayez pas de tout noter au mot près : vous y perdrez du temps et de l’énergie. De nombreux sujets sont évoqués en réunion de travail, cependant tous n’ont pas à figurer dans le compte-rendu de réunion. Notez les points clés évoqués, les résultats de cette discussion ainsi que les prochaines étapes à réaliser afin de vous concentrer sur les tâches les plus importantes.

4. Utilisez un modèle de prise de notes

Que vous choisissiez un modèle de prise de notes ou bien un modèle de compte rendu de réunion, l’utilisation d’un template préétabli peut largement optimiser votre travail et ainsi vous éviter tout ajustement ou mise en forme en cours de route.

Quelle que soit la personne chargée de la prise de notes, les notes de réunion devront témoigner d’une structure cohérente dans leur ensemble. Tous les membres de l’équipe sauront ainsi à quoi s’attendre.

5. Désignez une personne chargée de la prise de notes

Vous présidez une réunion ? Il vous sera certainement plus difficile de prendre des notes tout en animant les discussions d’équipe. Si vous êtes à la tête d’une réunion importante, demandez à l’un des membres de votre équipe de prendre des notes à votre place.

Si vous organisez régulièrement des réunions, faites en sorte d’alterner les rôles afin que chacun puisse prendre part à la discussion. Pour la rédaction d’un compte rendu de réunion, assurez-vous cependant qu’un modèle soit établi, ce document étant plus formel.

6. Transcrivez les discussions à l’aide d’un logiciel d’enregistrement

Autrefois, l’utilisation d’un dictaphone était courante, mais d’autres outils sont là aujourd’hui pour vous faciliter la vie. Par exemple, l’intégration Asana pour Zoom vous permet de transcrire vos discussions, qui seront ensuite consultables par les membres de l’équipe. La transcription de réunion vous permet de distinguer en un coup d’œil les points clés et les éléments à traiter au sein de la discussion.

7. Notez les coordonnées des intervenants importants

Lorsque quelqu’un soulève un point qui pourrait nécessiter un suivi ultérieur, pensez à inscrire son nom sous le point en question. Ainsi, si vous souhaitez obtenir des précisions ou si vous devez vous entretenir à ce sujet à l’avenir, vous saurez exactement à qui vous adresser.

8. Partagez vos notes avec l’ensemble des participants

N’oubliez pas non plus de faire le point avec les différentes parties prenantes après la réunion de façon à vous assurer que tout le monde est au clair quant aux points abordés et aux décisions prises. En cas d’absence d’un membre de l’équipe, il sera alors possible à votre collègue de prendre connaissance des avancées réalisées grâce à vos notes.

Lorsque vous organisez le suivi d’une réunion auprès des parties prenantes, veillez à ce que le document en question soit facilement partageable et accessible. Travaillez avec votre équipe à la mise en œuvre d’un plan de communication, afin que chacun sache exactement où trouver ces informations et comment accéder aux différents comptes rendus de réunion.

Exemple de compte-rendu de réunion

Pour vous permettre de gagner du temps, vous pouvez utiliser notre modèle de compte-rendu de réunion. Il fournit une structure simplifiée que vous pourrez utiliser pour établir vos rapports. Il sera également très utile pour une prise de note encore plus efficace.