9 conseils pour une prise de notes efficace en réunion

Portrait du contributeur – Sarah LaoyanSarah Laoyan27 août 20217 min de lecture
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Résumé

Maîtriser l’art de la prise de notes en réunion est une compétence non négligeable en gestion de projet. Vous permettrez ainsi à vos parties prenantes de suivre avec clarté les discussions importantes et les décisions clés en cours, qu’elles participent ou non à la réunion en question. Nous examinerons dans cet article différentes techniques de prise de notes afin que vous trouviez celle qui vous correspond.

Les réunions font partie intégrante des projets : lieux d’échanges entre les membres de l’équipe, elles sont au cœur de nos décisions. Mais si elles sont essentielles à une bonne prise de décision, où ces dernières sont-elles consignées ? Si aucun participant n’est clairement désigné pour prendre des notes, les idées évoquées ainsi que les éléments à traiter risquent de tomber dans l’oubli.

Pour une sauvegarde optimale des informations clés et de leur contexte, rien de mieux que de prendre des notes et de rédiger des comptes rendus de réunion. Dans cet article, nous détaillerons ces deux types de documents.

En quoi consistent les notes de réunion ?

Les notes de réunion regroupent les points essentiels évoqués lors de cette dernière. Une prise de notes efficace vous permet de vous souvenir des détails importants ainsi que de l’ensemble des éléments que vous ou bien d’autres membres de l’équipe devrez traiter avant la prochaine réunion.

Les notes de réunion n’ont pas de structure ou de format définis et les techniques de prise de notes varient d’un individu à un autre.

Et les comptes rendus de réunion ?

Les comptes rendus de réunion sont l’équivalent plus formel de la prise de notes classique. Ils peuvent faire office de documents officiels en cas d’audit ou de procédure judiciaire. Les comptes rendus sont structurés selon les éléments devant y figurer. Ces exigences sont les suivantes :

  • La date et l’heure prévues pour la réunion, ainsi que son heure de début et de fin dans les faits.

  • Le nom des individus présents, mais aussi de ceux n’ayant pu y assister.

  • Les sujets abordés pendant la réunion.

  • Les principales décisions prises : résultats des élections, motions acceptées ou rejetées, date et heure de la prochaine réunion, etc.

  • Les éléments à traiter d’ici la prochaine réunion.

Le terme « compte rendu de réunion » vient du latin minuta scriptura, qui se traduit par « petites notes ». Bien qu’il puisse être utile de rapporter les faits en temps réel, les énumérer à la minute n’est pas le but recherché dans un compte-rendu de réunion.

À choisir, notes de réunion ou compte rendu ?

Si vous êtes chef de projet, il est généralement de mise d’avoir recours à des notes de réunion classiques. Elles feront parfaitement l’affaire lors de réunions de lancement de projets, de planification ou encore à l’occasion d’entretiens individuels informels.

Lors d’une réunion plus formelle devant être enregistrée et documentée, comme une audience publique ou une réunion d’entreprise, un compte rendu sera plus approprié.

À quoi servent les notes de réunion ?

Les notes de réunion peuvent prendre différentes formes et présentent plusieurs avantages, quelle que soit la méthode choisie. En quelques points, découvrez en quoi elles permettent à votre équipe d’y voir plus clair.

Rendre compte des décisions

Si certaines personnes ont la chance d’avoir une bonne mémoire, d’autres au contraire peuvent rapidement oublier les décisions prises lors d’une réunion d’équipe. Prendre des notes écrites permet aux membres de l’équipe de référencer les décisions prises à un moment donné. Les notes de réunion aident également à maintenir une certaine transparence tout au long de l’évolution d’un projet, ce qui peut s’avérer utile à long terme.

Afin d’assurer le partage d’informations entre les membres de l’équipe dans le temps, il est possible de conserver l’ensemble des notes dans un espace créé à cet effet et désigné comme source de référence. Centraliser l’ensemble des notes de réunion et des ordres du jour permet de remettre efficacement les discussions dans leur contexte et facilite ainsi le suivi des avancées réalisées par l’équipe en cas d’absence d’un de ses membres.

Permettre une participation asynchrone

Si certains membres de l’équipe ne peuvent assister à la réunion, leur donner accès aux anciennes notes de réunion est un moyen d’actualiser leurs connaissances à propos des enjeux en cours tout en leur permettant de traiter les décisions de la réunion à leur propre rythme. En cas de conflits d’horaires par exemple, les absents seront tout de même en mesure de participer au processus de décision en différé.

[À lire] Les avantages insoupçonnés de la communication asynchrone

Favoriser la mémorisation

Le psychologue allemand Hermann Ebbinghaus a mené quelques-unes des premières expériences sur la mémoire et le souvenir en 1895. De son étude est née la courbe de l’oubli, qui décrit la rapidité avec laquelle l’information se perd au fil du temps si aucun effort n’est fourni pour la conserver.

Une prise de notes efficace peut vous aider à vous souvenir plus rapidement des informations, puisqu’elle favorise la mémorisation dans le temps. Plus vous vous familiarisez avec vos notes, par exemple en les relisant le jour suivant, plus vous avez de chances de vous souvenir des décisions prises lors de cette réunion.

9 conseils pour une prise de notes efficace en réunion

Améliorez votre technique de prise de notes en réunion pour mieux rester au fait des tâches à réaliser et des livrables importants à rendre. Toute discussion clé sera relatée dans vos notes afin que vous ou votre équipe puissiez vous y référer ultérieurement. Voici quelques conseils pour optimiser à coup sûr vos techniques de prise de notes.

1. Choisissez la technique qui vous convient le mieux

Il existe de nombreuses techniques en matière de prise de notes et vous devrez trouver celle qui correspond le mieux à votre poste ainsi qu’à votre propre système d’apprentissage. Voici les plus fréquemment utilisées :

  • La méthode Cornell : cette méthode repose sur la division de l’espace de notes en deux colonnes, une petite à gauche et une plus grande à droite. La colonne de gauche sert à lister les principales idées évoquées lors de la réunion, tandis que la colonne de droite les détaille. La discussion s’orientera naturellement d’un sujet à un autre, mais vous parviendrez à rester organisé en regroupant de cette manière les idées clés à gauche et leurs développements à droite.

  • La méthode des grandes lignes : dans l’idéal, l’ordre du jour de la réunion devrait être accessible à l’avance. Dans ce cas, il servira de trame à vos notes, où vous n’aurez plus qu’à dresser la liste des points clés à l’ordre du jour. Au moment de la réunion, prenez des notes sous chaque point correspondant au sujet abordé.

  • La méthode des quadrants : séparez votre espace de notes en quatre quadrants différents et intitulez chaque section comme suit : « notes générales », « éléments à traiter soi-même », « éléments à traiter par les autres » et « questions ». Dans la section concernant les notes générales, listez les points clés et les détails importants de la réunion. Les autres quadrants sont réservés aux éléments qui leur correspondent.

  • La méthode des diapositives : s’il s’agit d’une présentation, demandez s’il est possible d’obtenir les diapositives à l’avance. Ainsi, vous pourrez annoter chacune des diapositives à mesure que l’orateur fait sa présentation.

2. Préférez les notes écrites à la main

D’après différentes recherches, la prise de notes à la main favorise la mémorisation des informations conceptuelles à long terme. Lorsque vous prenez des notes en réunion, votre esprit se concentre plus facilement sur les points clés évoqués. En effet, il est presque impossible de transcrire l’intégralité du discours mot pour mot. En outre, le fait de laisser de côté votre ordinateur pendant la réunion vous permettra de vous concentrer exclusivement sur celle-ci.

3. Évitez le mot à mot

N’essayez pas de tout noter au mot près : vous y perdrez du temps et de l’énergie. De nombreux sujets sont évoqués en réunion, cependant tous ne sont pas indispensables à vos notes et à ceux qui les liront par la suite. Notez les points clés évoqués, les résultats de cette discussion ainsi que les prochaines étapes à réaliser afin de vous concentrer sur les tâches les plus importantes.

Si vous prenez vos notes à la main, la sténographie, les symboles, acronymes et autres abréviations peuvent vous servir à coucher rapidement sur le papier des phrases ou idées simples. Veillez simplement à créer une légende au préalable afin de pouvoir vous relire plus tard.

4. Utilisez un modèle de prise de notes

Que vous choisissiez un modèle de prise de notes ou bien de compte rendu de réunion, l’utilisation d’un modèle préétabli peut largement optimiser votre travail et ainsi vous éviter tout ajustement ou mise en forme en cours de route. Quelle que soit la personne chargée de la prise de notes, les notes de réunion devront témoigner d’une structure cohérente dans leur ensemble. Tous les membres de l’équipe sauront ainsi à quoi s’attendre.

5. Désignez une personne chargée de la prise de notes

Vous présidez une réunion ? Il vous sera certainement plus difficile de prendre des notes tout en animant les discussions d’équipe. Si vous êtes à la tête d’une réunion importante, demandez à l’un des membres de votre équipe de prendre des notes à votre place. Si vous organisez régulièrement des réunions, faites en sorte d’alterner les rôles afin que chacun puisse prendre part à la discussion.

6. Transcrivez les discussions à l’aide d’un logiciel d’enregistrement

Dans un environnement de travail comptant de nombreuses équipes à distance, il est souvent plus pratique d’enregistrer une vidéo et de la partager que de rédiger des notes à la main. Par exemple, l’intégration Asana pour Zoom vous permet de transcrire vos discussions, qui seront ensuite consultables par les membres de l’équipe. La transcription de réunion vous permet de distinguer en un coup d’œil les points clés et les éléments à traiter au sein de la discussion.

Avant de procéder à l’enregistrement, vous devez absolument en avertir tous les participants présents et expliquer à quoi il servira. Veillez à consigner l’enregistrement et la transcription dans un espace accessible à tous les membres de l’équipe.

7. Notez les coordonnées des intervenants importants

Lorsque quelqu’un soulève un point qui pourrait nécessiter un suivi ultérieur, pensez à inscrire son nom sous le point en question. Ainsi, si vous souhaitez obtenir des précisions ou si vous devez vous entretenir à ce sujet à l’avenir, vous saurez exactement à qui vous adresser.

Cette technique a également toute son utilité en cas de désaccord entre deux parties prenantes sur un sujet. En documentant leurs opinions respectives, vous pourrez étudier de nouveau chacun des arguments avancés afin de prendre votre décision finale.

8. Partagez votre écran pour permettre à tout le monde de suivre vos notes

Si vous travaillez dans une équipe décentralisée ou à distance, vous participez probablement à de nombreuses vidéoconférences. Il pourrait alors être intéressant de partager votre écran au moment de la prise de notes. Si vous manquez un point important, votre équipe pourra ainsi intervenir et suggérer d’ajouter des informations en temps réel.

9. Partagez vos notes avec l’ensemble des participants

N’oubliez pas non plus de faire le point avec les différentes parties prenantes après la réunion de façon à vous assurer que tout le monde est au clair quant aux décisions prises. En cas d’absence d’un membre de l’équipe, il sera alors possible à votre collègue de prendre connaissance des avancées réalisées grâce à vos notes, en différé. De plus, votre équipe aura la possibilité d’aborder les questions oubliées dans les notes de suivi, le cas échéant.

Lorsque vous organisez le suivi d’une réunion auprès des parties prenantes, veillez à ce que le document en question soit facilement partageable et accessible. Travaillez avec votre équipe à la mise en œuvre d’un plan de communication, afin que chacun sache exactement où trouver ces informations et comment y accéder dans le temps.

[À lire] Rédiger un plan de communication clair : une étape plus importante qu’on ne le pense

Centralisez vos notes de réunion exploitables

Pour une organisation sans faille de votre projet et de vos notes de réunion, il est conseillé de créer un espace centralisé où sont consignées toutes les dates d’échéance et les éléments à traiter. L’utilisation d’un outil de gestion du travail peut favoriser l’organisation au sein de votre équipe et vous assurer des réunions productives. Envie de tenter l’expérience ? Rassemblez tous les efforts de votre équipe au sein d’un même espace avec Asana.

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