Rédiger un ordre du jour de réunion efficace, modèle inclus

Il y a fort à parier que vous vous êtes déjà retrouvé au cœur d’une réunion dont vous ne connaissiez ni le sujet ni les objectifs. Que faites-vous là ? Dans quel but vous a-t-on convié ? Mille questions vous passent par la tête et sans ordre du jour, aucune réponse n’y est apportée. Pour éviter une telle situation, rien de mieux que d’intégrer systématiquement la rédaction d’un ordre du jour à votre manière de préparer les réunions.

Un ordre du jour efficace dévoile l’objectif de votre réunion, permet à votre équipe de réfléchir aux sujets qui y seront évoqués et l’aide à garder le cap.

Que vous vous prépariez en vue de la prochaine réunion du conseil d’administration, du personnel ou encore d’un rendez-vous d’affaires, découvrez tous nos conseils pour rédiger un ordre du jour efficace et gagner en productivité.

Rédiger un ordre du jour de réunion : les bonnes pratiques à mettre en œuvre

Découvrez nos astuces phares pour rédiger des ordres du jour efficaces et gagner en efficacité lors de vos réunions :

• Créez et partagez l’ordre du jour le plus tôt possible. Et au plus tard, une heure avant le début de la réunion. Ainsi, votre équipe sait à quoi s’attendre et peut vous faire part en amont de certaines demandes ou d’éléments supplémentaires à traiter. La prévenir à l’avance permet à ses membres d’aborder la réunion avec plus de sérénité et de concentration.

• Envoyez à l’ensemble des participants un lien vers tous les documents pertinents à lire en vue de la réunion. Il peut s’agir du support de présentation, d’informations supplémentaires ou d’une décision antérieure. Ainsi, au lieu de perdre du temps à poser une tonne de questions durant la réunion, tout le monde sera sur la même longueur d’onde et fera preuve de productivité.

• Désignez un animateur pour chaque point à de l’ordre du jour. Les anciens écoliers se souviennent encore de ce terrible sentiment d’appréhension à l’idée d’être interrogé sur un sujet non révisé. Loin de vous l’envie de faire subir le même sort à vos collègues. Leur attribuer un élément de l’ordre du jour à l’avance permettra à chacun de se familiariser avec le sujet qui le concerne, de se préparer aux éventuelles questions et de faire preuve de répartie.

• Définissez et hiérarchisez les éléments de l’ordre du jour. Regroupez-les en 3 catégories distinctes : informations, sujets de discussion et actions à traiter. En clarifiant l’objectif de chaque point, vous aidez les membres de votre équipe à évaluer leur degré d’importance et donc à concentrer leur attention sur ce qui compte vraiment. Les classer par ordre de priorité est également recommandé afin d’être sûr d’avoir le temps d’aborder les éléments primordiaux, ceux de moindre importance étant traités en dernier ou de manière asynchrone si le temps vient à manquer.

• Servez-vous de l’ordre du jour pour guider la prise de notes et consigner les actions à suivre. Ainsi, toutes les informations sont centralisées et facilement accessibles en cas de questions quant aux décisions prises ou mesures à mettre en œuvre. Cerise sur le gâteau : utilisez Asana afin d’attribuer directement les tâches à effectuer et les prochaines étapes à valider pour ne rien laisser passer entre les mailles du filet. Asana s’intègre également à Zoom et vous permet de joindre l’enregistrement ou la transcription de la réunion directement à la tâche correspondante de l’ordre du jour.

• Fluidifiez la discussion en catégorisant les éléments de votre ordre du jour. Pour optimiser la productivité, un ordre du jour de réunion doit faire preuve de fluidité. Regroupez les éléments similaires et veillez à ce qu’ils s’accordent correctement entre eux. Par exemple, complétez la catégorie « informations » avant celle des « sujets de discussion » pour que votre équipe ait toutes les données nécessaires le jour J.

• Allouez suffisamment de temps à chaque élément à traiter. Personne n’est jamais venu se plaindre d’une réunion finissant plus tôt que prévu, alors que le contraire reste à démontrer. Évaluez correctement le temps qu’il faudra pour aborder et traiter chaque point à l’ordre du jour, mais n’hésitez pas à prévoir quelques minutes supplémentaires. Vous maintiendrez ainsi une bonne dynamique tout au long de la réunion, même si le temps vient à manquer.

Mettre en œuvre ces bonnes pratiques vous garantira d’établir un ordre du jour fiable et d’une grande utilité avant, pendant et après la réunion.

En quoi rédiger un ordre du jour de réunion est-il essentiel ?

Que vous échangiez en ligne depuis chez vous, ou lors de rencontres physiques au bureau, une réunion professionnelle requiert quoi qu’il en soit une bonne dose d’énergie. Commencer par prendre des nouvelles de chacun et échanger quelques mots sur ses activités du week-end rendra certes le moment plus agréable et permettra à tous de mieux se connaître, mais n’engendrera certainement pas une grande productivité. Gagnez en efficacité en établissant un ordre du jour qui aidera votre équipe à mieux tirer parti des réunions et en optimiser les résultats.

Nos recherches révèlent que 157 heures de travail en 2020, contre 103 en 2019, ont été consacrées inutilement à des réunions, ce qui représente près de 4 semaines de 40 heures chacune. C’est là tout l’intérêt d’un ordre du jour. Si vous prenez la peine de le rédiger correctement, vous vous rendrez vite compte de la nécessité ou non de votre réunion. Si vous constatez que l’ensemble des éléments listés peuvent être traités de manière asynchrone, oubliez votre réunion et faites gagner du temps à tout le monde en rédigeant un e-mail.

Attention, cela ne veut pas dire que tout peut se faire par échanges d’e-mails. Si la réunion vous semble clairement justifiée et nécessaire pour faire progresser votre équipe, maintenez-la. Toutefois, veillez toujours à établir un ordre du jour en amont afin d’informer l’ensemble de ses membres de l’importance et de la nature des sujets traités.

Rédiger un ordre du jour efficace ? Ce ne sont pas les bonnes raisons qui manquent ! En voici quelques-unes :

• L’ordre du jour permet à chacun de se préparer à la réunion. Idéalement, un animateur sera désigné pour chacun de ses éléments. Lorsque tous les participants de la réunion connaissent leurs responsabilités en amont, ils ont le temps de mieux préparer leur sujet pour gagner en performance le jour J.

• Il témoigne du respect que vous portez au temps de votre équipe. Un ordre du jour intelligemment rédigé justifie la tenue de votre réunion aux yeux de votre équipe. En outre, il fait office de feuille de route durant la réunion, afin de garder le cap sur les objectifs et d’éviter de perdre du temps inutilement.

• Un ordre du jour définit clairement les sujets qui seront traités ou non. Considérez l’ordre du jour d’une réunion comme un moyen de fixer des limites et de vous assurer que seuls les sujets y figurant seront abordés. Si au cours de la réunion une question pertinente est soulevée et doit faire l’objet d’une discussion, notez-la dans votre compte rendu et revenez-y plus tard, c’est-à-dire en fin de réunion si le temps vous le permet, sinon de manière asynchrone ou lors d’une prochaine rencontre.

• Un ordre du jour permet à votre équipe de garder le cap. Il l’empêchera de s’éloigner de ses objectifs, en évitant par exemple de discuter de sujets non prévus (comme de la soirée chez Camille la veille) ou de consacrer trop de temps à certains éléments.

• Il fixe un objectif, structure la réunion et favorise la collaboration. Élaborer un plan clair et précis de la réunion permettra à votre équipe d’en connaître le sujet et les objectifs avant même d’y assister. Un ordre du jour l’incite également à collaborer davantage, que ce soit à l’occasion d’une séance de brainstorming, d’une assemblée générale ou de votre réunion debout quotidienne.

• Un ordre du jour vous aide à suivre les prochaines étapes et les actions à mettre en œuvre pour ne rien oublier. Pendant la réunion, gardez votre ordre du jour sous les yeux afin d’y inscrire l’ensemble des étapes à suivre et des actions à entreprendre. Ainsi, même si votre mémoire vous fait défaut, rien ne vous échappera !

Les réunions sont d’excellentes occasions de tisser des liens au sein de votre équipe. Cependant, les bavardages doivent être uniquement réservés aux premières minutes de la réunion et ne pas survenir sans cesse, au risque de perturber le bon déroulement des discussions et de faire chuter la productivité.

Comment rédiger un ordre du jour de réunion efficace ?

Rédiger un ordre du jour de réunion vous semble désormais capital. Cependant, comment l’optimiser au maximum ?

Dressons la liste des éléments qu’il doit absolument comprendre :

• L’objectif de la réunion : l’ordre du jour doit informer tous les participants des objectifs de la réunion, des sujets qui seront abordés et des décisions qui seront à prendre. Votre ordre du jour doit comprendre suffisamment d’informations pour que votre équipe puisse se familiariser avec les sujets principaux avant le début de la réunion.

• Les participants : votre ordre du jour doit non seulement énumérer l’ensemble des participants de la réunion, mais également les éléments dont chaque membre de l’équipe sera responsable.

• La durée totale de la réunion et le temps alloué à chaque élément : déterminer le temps qui sera consacré à chaque sujet peut vous sembler difficile si vous n’en avez pas l’habitude. Mais rassurez-vous, une fois le coup de main pris, cela vous semblera plus que satisfaisant. Ne soyez pas avare de quelques minutes supplémentaires. En effet, elles pourraient vous être bien utiles en cas de questions ou de discussions imprévues à traiter avant la fin de la réunion.

• La liste des sujets à traiter pendant la réunion : l’ordre du jour doit contenir une liste complète des points qui seront évoqués au cours de la réunion pour que tout le monde soit bien sur la même longueur d’onde. Il peut s’agir de sujets de brainstorming, d’éléments concernant des prises de décisions ou bien de questions ouvertes. Dresser une telle liste permet de fixer des limites et donne l’occasion à votre équipe de réfléchir à l’ensemble des discussions à venir.

Les grandes lignes d’un ordre du jour de réunion ayant été définies, découvrez quelques bonnes pratiques supplémentaires à mettre en œuvre systématiquement pour l’optimiser et en tirer le meilleur parti.

Exemple d’ordre du jour de réunion

Vous savez désormais comment rédiger efficacement un ordre du jour de réunion et connaissez les quelques pièges à éviter. Cependant, rien ne vaut un exemple pratique pour illustrer nos propos. Jetez un œil à l’ordre du jour d’une réunion de lancement de projet créée sur Asana :

Comme vous pouvez le constater, à chaque élément correspond un bloc de temps et un animateur, définissant ainsi à quel moment et durant combien de temps chacun devra mener une discussion ou présenter un sujet. Des fichiers pertinents sont également joints à l’ordre du jour, lequel est accessible à tous les membres de l’équipe pour favoriser la visibilité et renforcer la collaboration.

Gagnez en efficacité avec un ordre du jour

C’est une chose de rédiger un ordre du jour parfaitement structuré et détaillé auquel votre équipe pourra se référer en amont, mais c’en est une autre de le rendre utile durant la réunion. Nous vous donnons quelques conseils pour en faire un outil de préparation indispensable sur lequel vous appuyer à tout moment :

• Suivez votre ordre du jour à la lettre. Le plus efficace des ordres du jour ne sert à rien si vous ne le respectez pas durant la réunion. Évitez tout va-et-vient inutile et tenez-vous-en aux priorités que vous avez établies précédemment.

• Respectez vos blocs de temps. Une simple conversation ou une vérification rapide en début de réunion permet d’apaiser les tensions et de détendre l’atmosphère. C’est la raison pour laquelle il est important d’y consacrer 3 à 5 minutes, mais pas une de plus. Les photos du fils de Karim et de son adorable costume d’Halloween peuvent bien attendre l’heure du déjeuner, contrairement aux objectifs à atteindre durant votre réunion.

• Désignez un preneur de notes. Au début de la réunion, désignez une personne à qui reviendra la charge de noter l’ensemble des questions, des commentaires, des tâches et des idées évoqués au cours de celle-ci. Alternez les rôles de chacun afin que tout le monde puisse s’exprimer et contribuer à la discussion à un moment donné. Idéalement, la prise de notes s’effectue au même endroit que l’ordre du jour pour que l’ensemble de l’équipe puisse y accéder facilement et faire le lien avec les différents éléments y figurant.

• Assurez le suivi après la réunion. En général, c’est au preneur de notes que revient la charge d’assurer le suivi une fois la réunion terminée. Les notes doivent inclure l’ensemble des décisions prises, des tâches à accomplir et des questions restées sans réponse. Si possible, attribuez les actions à mettre en œuvre et leurs échéances aux membres de votre équipe afin de favoriser la responsabilisation.

Exploitez au maximum vos réunions avec Asana

Avec Asana, centralisez les ordres du jour, les comptes rendus et les mesures à suivre. Partagez facilement l’ordre du jour avec les membres de votre équipe et attribuez-leur des éléments à traiter en temps réel, afin que rien ne passe entre les mailles du filet.

L’utilisation d’un outil central soulagera votre équipe, lui épargnant des pertes de temps inutiles liées au « work about work ». Vous permettrez à chacun d’être en phase avec les objectifs de la réunion et gagnerez en productivité pour le plus grand plaisir de vos collaborateurs.