4 astuces pour créer un programme de travail hebdomadaire optimal

Portrait du contributeur – Sarah LaoyanSarah Laoyan5 janvier 20226 min de lecture
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Résumé

Le programme de travail hebdomadaire est un outil de gestion de tâches qui consiste à diviser le travail à accomplir en fonction de la semaine. Découvrez comment cette stratégie peut vous aider à rester organisé.

Des salariés à ce fameux chat de bande dessinée fan de lasagnes, nous sommes nombreux à détester les lundis. Mais pourquoi sommes-nous si réticents à l’idée de revenir travailler le lundi ? La réponse est simple : l’effrayante quantité de travail inconnu qui nous attend. Ce sentiment peut entraîner davantage de stress et mener à un burnout.

Établir un programme de travail hebdomadaire est un bon moyen de diminuer la pression ressentie en arrivant au bureau le lundi. Ce programme vous permettra également d’organiser toutes vos tâches de la semaine et d’éviter l’angoisse du dimanche soir.

Qu’est-ce qu’un programme de travail hebdomadaire ?

Cet outil de gestion de tâches consiste à décomposer le travail en plusieurs tâches à accomplir au cours de la semaine à venir, et à les organiser. Grâce à lui, vous apprendrez à mieux gérer votre temps en organisant vos activités de manière proactive. Vos tâches importantes seront ainsi réalisées en temps et en heure.

Exemple d’une liste de tâches efficace dans Mes Tâches

Cette méthode est non seulement utile dans le cadre de la création d’un planning quotidien, mais vous donnera également une vision globale du travail à accomplir pendant la semaine. Lorsque vous créez votre programme de travail hebdomadaire, n’oubliez pas de prendre en compte les réunions auxquelles vous devez assister afin d’équilibrer votre charge de travail en fonction de celles-ci. Ainsi, vous n’aurez pas à vous inquiéter d’une éventuelle surcharge de travail lors des journées jalonnées de multiples réunions.

Gérer et hiérarchiser vos tâches avec Asana

Création d’un programme de travail hebdomadaire

La création d’un programme de travail hebdomadaire est un processus simple, qui vous aidera à partir du bon pied pour votre travail de la semaine. Voici comment procéder, en quatre étapes faciles à suivre :

Étape 1 : suivre ses tâches en un seul endroit

La création de ce type de programme commence en général par la traditionnelle liste de tâches. Mieux vaut la dresser sur un support numérique pour un tri et une hiérarchisation plus intuitifs, tout en gardant une trace enregistrée. Un outil comme Asana vous permet aussi de joindre des informations complémentaires aux tâches pour avoir tous les éléments nécessaires à portée de main, sans encombrer votre liste. L’objectif crucial de cette étape est de rassembler tous les éléments dont vous avez besoin au même endroit et ainsi constituer une unique source de référence pour le travail de la semaine. Si vous vous questionnez sur la suite du travail à effectuer, vous pouvez toujours revenir à votre liste de tâches.

Vous avez du mal à suivre l’ensemble de vos tâches ? Essayez la méthode GTD (« Getting Things Done ») : organisez toutes vos pensées au même endroit afin d’éviter de surcharger votre mémoire avec de trop nombreuses informations et de devoir jongler entre celles-ci.

Étape 2 : définir les échéances des tâches sur la liste

Chaque action à traiter sur votre liste de tâche doit avoir une échéance correspondante. Cette étape est essentielle à la mise en place de votre programme, les échéances vous permettant de définir le moment propice pour travailler sur chaque tâche.

Vous avez une tâche à terminer avant un jour donné ? Déterminez le temps qu’il vous faudra pour accomplir cette tâche, puis appuyez-vous sur cette estimation de durée pour calculer à quel moment au plus tard vous devrez commencer à travailler sur la tâche, en partant de la date d’échéance.

Un exemple : admettons qu’un responsable demande à ce que le calendrier de contenu des réseaux sociaux du mois prochain soit prêt pour vendredi matin. Ce calendrier prend environ trois jours à élaborer d’habitude, ce qui signifie que vous devez vous y atteler mardi au plus tard.

[À lire] Pourquoi bloquer des créneaux de travail dans votre agenda ? La réponse dans notre article.

Étape 3 : classer les tâches par ordre de priorité

La hiérarchisation des tâches de la semaine est une étape cruciale, mais équilibrer les calendriers en fonction de l’importance des tâches n’est pas une mince affaire. Les projets à réaliser sur le long terme à échéance lointaine doivent être divisés en plusieurs tâches plus courtes, qui seront effectuées une par une, jour après jour, jusqu’à l’échéance finale du projet. Cela vous empêchera de procrastiner et de paniquer à la dernière minute pour terminer vos projets d’envergure.

Vous utilisez un outil de gestion du travail ? Dans ce cas, faites le test et ajoutez un marqueur de priorité à chacune de vos tâches. Cette démarche vous permettra d’établir clairement vos priorités, mais aussi de montrer aux membres de votre équipe à quoi vous consacrez votre journée. Vous pourrez ajuster vos marqueurs si la situation évolue et que vous devez revoir vos priorités.

Étape 4 : consacrer du temps chaque semaine à l’organisation des tâches

Ce type de programme prend tout son sens lorsqu’il est fréquemment utilisé comme planning hebdomadaire. Prenez le temps chaque semaine de réfléchir aux tâches à effectuer dans la semaine à venir.

Certaines personnes se réservent une partie du vendredi après-midi pour planifier leurs tâches ; d’autres encore préfèrent s’y mettre le lundi matin. Chacune de ces deux options a ses avantages : organiser ses tâches le vendredi permet d’arriver au bureau le lundi en étant prêt à travailler, toutes les tâches étant déjà parfaitement organisées. Cette stratégie est particulièrement adaptée aux employés qui ont du mal à se déconnecter du travail pendant le week-end, car elle leur donne une vision claire de leur journée du lundi dès la fin de semaine précédente.

De son côté, l’organisation des tâches le lundi octroie une vue d’ensemble sur les activités de la semaine à venir. Cette méthode convient notamment aux personnes qui dépendent des autres pour leurs tâches, comme les membres d’une équipe commerciale ou dédiée à la réussite client. Si vous êtes susceptible d’être contacté pendant le week-end, attendre lundi pour créer votre programme de travail hebdomadaire vous permettra de vous focaliser en priorité sur le travail reçu en votre absence.

4 bonnes pratiques à adopter pour créer un programme de travail hebdomadaire

Maintenant que nous vous avons présenté les étapes nécessaires pour créer votre programme, voici quelques astuces complémentaires pour en tirer le maximum :

1. Analyser votre programme de travail toutes les semaines

Au moment d’organiser vos activités de la semaine, donnez-vous la peine de passer en revue la semaine passée et les tâches accomplies. Prenez ensuite ceci en compte lors de la planification de la semaine à venir. Reste-t-il des tâches à réaliser ? Le cas échéant, vous pourrez vous en occuper la semaine suivante.

Lorsque vous consultez les tâches restantes de la semaine précédente, évaluez également votre charge de travail pour la semaine à venir. S’il reste un nombre important de tâches non effectuées, cela pourrait indiquer que vous êtes débordé. Voici quelques conseils pour vous libérer de quelques tâches :

  • Signalez à votre responsable que vous vous sentez surmené.

  • Déléguez certaines tâches à d’autres membres de l’équipe.

  • Utilisez une matrice d’Eisenhower pour mieux hiérarchiser vos tâches.

  • Refusez de travailler sur de nouveaux projets.

2. Équilibrer votre charge de travail hebdomadaire

Certaines tâches peuvent demander davantage de capacité mentale que d’autres. Par exemple, la planification de votre travail dans son ensemble sera bien plus éprouvante que de répondre à un e-mail. Lors d’une journée chargée en réunions, faites contrepoids avec des tâches qui ne nécessitent pas beaucoup d’énergie mentale. Équilibrez votre charge de travail de façon à ne pas être épuisé mentalement trop tôt dans la semaine. En outre, il s’agit d’une bonne solution pour ne pas trop procrastiner et remettre vos tâches à la fin de la semaine.

3. Planifier des pauses pendant vos journées de travail

N’oubliez pas non plus de faire des pauses au fur et à mesure que vous avancez sur votre liste de tâches. Pour ce faire, combinez le programme de travail hebdomadaire avec une autre méthode de productivité comme la technique Pomodoro ou le blocage du temps (« time blocking »). Planifier des pauses tout au long de votre journée a aussi son importance : votre cerveau est un muscle qui mérite d’être traité comme tel.

4. Tirer le meilleur parti de l’automatisation

Organisez votre planning hebdomadaire avec un outil de gestion du travail et gagnez du temps en automatisant vos tâches. Par exemple, Asana peut déplacer automatiquement toutes les tâches à accomplir dans une section de votre liste de tâches. De cette façon, vous n’aurez pas à choisir manuellement les tâches sur lesquelles travailler.

Automatiser votre travail avec Asana

Les avantages du programme de travail hebdomadaire

Non seulement l’intégration d’un programme de travail hebdomadaire à vos habitudes vous sera bénéfique, mais vous rendrez également service à vos collègues et à toutes les parties prenantes concernées. Voici comment un programme de travail hebdomadaire peut contribuer au travail de toute l’équipe :

Rester organisés

L’avantage de plus évident de ce type de programme : vous n’avez plus à gérer toutes les activités à la fois, puisque vous pouvez consulter le travail de la semaine en un coup d'œil. Vous pouvez ainsi aisément diviser un projet conséquent en de plus petites étapes faciles à gérer. Outre cela, plus vous garde le contrôle sur les délais, plus les membres de votre équipe sont à même de réaliser leur part du travail à temps.

Donnez la priorité aux dépendances

Lorsque vous organisez vos tâches pour la semaine, accordez la priorité aux tâches dont dépendent les autres afin que vos collègues puissent se mettre au travail au plus tôt. Cela contribuera à réduire les points de blocage et les mises à jour de statut nécessaires, et vous pourrez vous focaliser sur les tâches prioritaires au lieu de rattraper les messages reçus en votre absence. Vos projets ne s’en dérouleront donc que mieux.

Gagnez en visibilité

Utilisez un outil numérique de gestion du travail pour organiser vos tâches, par exemple Asana. Tous les membres de votre équipe sauront ainsi sur quoi vous travaillez, et à quel moment : de quoi éliminer les échanges superflus et vous aider à coordonner vos programmes de travail individuels entre collègues.

Créez votre programme de travail numérique avec Asana

Simplifiez votre processus de planification hebdomadaire en utilisant un outil de planification numérique comme Asana. Créez vos modèles de projet, automatisez vos tâches et obtenez un aperçu de votre semaine de travail en un clin d’œil. Découvrez les solutions proposées par Asana pour aider votre équipe.

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