Planifier votre travail avec le calendrier Asana

Quelles tâches figurent sur votre calendrier pour aujourd’hui ? Cette semaine ? Ce mois-ci ? Si vous n’avez pas une vision claire de votre calendrier et de vos échéances, vous pouvez oublier des choses ou vous retrouver surchargé. Avec Asana, vous pouvez voir les tâches et les projets sur un calendrier : cela vous permet de gérer votre temps, votre charge de travail et vos échéances.

Vous pouvez choisir entre plusieurs vues pour le calendrier sur Asana : la liste de vos tâches personnelles, le planning d’un projet ou tous les projets de votre équipe. Le calendrier est accessible depuis notre application mobile, ce qui vous permet de consulter et de reprogrammer le travail facilement quand vous n’êtes pas à votre bureau.

Pour planifier les projets à échéances, essayez la chronologie. Elle vous permet de gérer les dépendances, d’établir un planning solide avant de commencer et de garder votre équipe sur la bonne voie à mesure que le travail change.

Consulter votre calendrier

Vous êtes peut-être habitué à voir vos tâches sous forme de liste, mais vous pouvez également les consulter dans un calendrier. Que ce soit à votre arrivée le lundi matin ou lorsque vous concluez votre travail à la fin du mois, la vue Calendrier vous aide à rester à jour dans vos échéances et vous permet de visualiser votre charge de travail pour la journée, la semaine ou le mois. La prochaine fois qu’un collègue vous demandera si vous avez des disponibilités, vérifiez le calendrier dans vos tâches.

Capture d’écran de la vue Calendrier dans vos tâches pour planifier et gérer votre travail

Pour consulter vos tâches sous forme de calendrier :

  1. Accédez à Mes tâches.
  2. Cliquez sur Calendrier dans le menu en haut de page.

Conseils pour le calendrier de vos tâches :

  • Si vous préférez voir toutes vos tâches dans la vue Calendrier, faites-en votre vue par défaut.
  • Créez des tâches en double cliquant sur l’échéance concernée. Vous pouvez aussi indiquer que des tâches sont terminées en passant le curseur de votre souris sur leur échéance et en cliquant sur la coche qui s’affiche.
  • Si de trop nombreuses échéances tombent le même jour, vous pouvez les modifier en les faisant glisser et en les déposant à une nouvelle date.
  • Utilisez des dates de début et des échéances pour les tâches afin de savoir pendant combien de temps vous travaillerez dessus. Il est aussi important de savoir quand commencer que quand terminer.
  • Sélectionnez l’onglet Affichage des Paramètres de mon profil pour modifier le jour de la semaine par lequel commence votre calendrier.

Faites glisser et déposer des tâches pour les déplacer sur votre calendrier sur Asana.

Visualiser un projet sur le calendrier

Visualisez n’importe quel projet sur le calendrier pour voir les tâches terminées, les échéances qui approchent et ce qu’il y a à faire pour la semaine ou le mois à venir. La vue Calendrier est parfaite pour les calendriers éditoriaux afin d’assurer que votre calendrier des contenus est efficace.

GIF montrant comment faire glisser une tâche dans le calendrier d’un projet pour reprogrammer une échéance

Pour consulter la vue Calendrier d’un projet :

  1. Accédez au projet.
  2. Cliquez sur Calendrier dans le menu en haut de page.

Conseils pour les calendriers de projet :

  • Vous pouvez modifier facilement les échéances en les faisant glisser et en les déposant sur le calendrier. Les responsables recevront une notification les informant du changement.
  • Utilisez la vue Calendrier pour les projets comme les calendriers éditoriaux afin de voir facilement s’il vous manque du contenu, ou pour les projets de planification d’événements et les sprints afin de vous assurer que les échéances sont bien espacées.
  • Utilisez le filtre de calendrier pour trier les informations par champ personnalisé et identifier rapidement les priorités majeures, les types de contenu, les statuts d’approbation (ou tout autre champ que vous avez défini).

Consultez la valeur des champs personnalisés en passant le curseur de votre souris dessus dans la vue Calendrier d’Asana

Visualiser le calendrier de votre équipe

Si vous consultez le calendrier de votre équipe avec pour but de prendre des décisions en matière d’affection du personnel, essayez la Gestion des ressources. Cette fonction vous aide à mettre en place un planning réaliste (et à modifier ceux en place) pour prévenir les risques d’échéances manquées, l’inefficacité et le surmenage.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’ajustement de la répartition des tâches entre les responsables au sein de la vue Gestion des ressources

Conseils pour gérer la capacité de votre équipe avec la Gestion des ressources :

  • Obtenez la vue la plus précise possible du calendrier et de la disponibilité des membres de votre équipe en ajoutant tous les projets sur lesquels ils travaillent dans un portefeuille.
  • Toutes les tâches ne se valent pas. Définissez l’effort nécessaire à chaque tâche pour l’ensemble des projets de votre portefeuille afin de vous faire une meilleure idée de la charge de travail, en nombre d’heures ou par un système de points.
  • Vérifiez la Gestion des ressources avant de lancer vos projets pour voir plus simplement à quel moment le travail en cours sera terminé et quand de nouvelles tâches pourront commencer.
  • Obtenez un aperçu immédiat des disponibilités globales de votre équipe, à tout moment. Vous passerez moins de temps en réunions de suivi ou à tenter de dénicher l’information à partir d’e-mails, de discussions instantanées ou d’autres échanges.
  • Si un collègue semble débordé, utilisez la Gestion des ressources pour réattribuer ou reprogrammer des tâches et prévenir ainsi les retards et le surmenage.

Choisir entre le calendrier et la chronologie

La chronologie et la vue Calendrier donnent des visions différentes et n’ont pas les mêmes objectifs. Ce sont deux types de vues de projet et vous pouvez passer de l’une à l’autre, mais voici des éléments à prendre en compte :

Envisagez la vue Chronologie si… la vue Calendrier si…
Échéance Votre projet a une date de fin Votre projet est continu
Processus Votre projet a des dépendances et le travail doit être effectué dans un certain ordre Les tâches sont indépendantes les unes des autres
Planning Vous voulez créer un planning de projet et voir la progression Vous voulez un aperçu du travail pour la semaine ou le mois en cours
Public Vous voulez partager le planning avec des cadres, d’autres équipes, des intervenants du projet Vous consultez votre propre planning dans Mes tâches ou le planning global de votre équipe

En savoir plus avec la vidéo Apprendre à utiliser Asana

Découvrez le calendrier Asana en action et obtenez plus de détails avec Apprendre à utiliser Asana. Abonnez-vous à la [chaîne YouTube d’Asana](https://www.youtube.com/playlist? list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8) pour profiter de conseils et de tutoriels toutes les semaines.

Restez à jour et suivez le travail à venir de votre équipe dans la vue Calendrier d’Asana.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.