Surmenage : 9 stratégies pour aider les équipes à retrouver leur équilibre

Travailler dur, c’est bien… Tant que vous ne le faites pas au détriment de votre bien-être. Pour éviter le surmenage intellectuel, l’essentiel est de faire passer l’efficacité avant les résultats.

En cas de surmenage, commencez par fixer des limites et en informer votre supérieur hiérarchique. Si vous êtes manager ou que vous dirigez une équipe, soutenez vos collègues pour leur éviter le surmenage : fournissez-leur des informations utiles et présentez-leur clairement les spécificités de leur mission. Dans cet article, nous vous présentons les symptômes et causes les plus courants du surmenage, et vous expliquons comment aider votre équipe à éviter ce genre de situations.

Quels sont les signes du surmenage?

Vous êtes fatigué et stressé par votre travail, mais comment savoir s’il s’agit de surmenage ? Cette sensation de fatigue permanente, que l’on nomme aussi asthénie, peut être causée par un trop-plein de travail. État d’épuisement, troubles du sommeil, irritabilité, maux de tête, gain de poids, difficultés de concentration, perte de confiance en soi ... vous vous reconnaissez dans l’un ou l’autre (peut-être tous ?) de ces signes : c’est quasi sûr, vous êtes victime de surmenage. 

Quelle est la différence entre surmenage et burnout?

Un surmenage prolongé peut mener au burnout. En 2019, l’Organisation mondiale de la Santé a classé le burnout comme un syndrome résultant d’un stress chronique au travail. D’après notre étude sur l’Anatomie du travail, 71 % des salariés ont connu au moins un burnout en 2020. Par ailleurs, presque la moitié (46 %) des personnes interrogées citent la surcharge de travail comme un facteur clé contribuant à l’épuisement professionnel.

Quels sont les symptômes du surmenage?

Le stress n’est qu’un symptôme du surmenage parmi tant d’autres. Les effets secondaires du surmenage incluent entre autres :

• Un manque d’énergie

• Un stress permanent au travail

• Une sensation d’anxiété avant d’aller travailler (l’angoisse du dimanche soir, par exemple)

• Des difficultés à déconnecter du travail

• L’impression de ne pas pouvoir suivre votre rythme de vie habituel à cause du stress lié à votre activité professionnelle

• Le sentiment d’être déconnecté de vos proches

• Une baisse de la qualité de votre travail, malgré tous vos efforts

Quelles sont les causes du surmenage?

Peut-être vous sentez-vous dépassé ou surmené, mais d’où viennent ces sensations ? Le surmenage n’est pas uniquement un problème personnel : il est causé par des problèmes concrets dans votre organisation ou s’explique par votre culture du travail. Première étape pour lutter contre le surmenage au travail : en comprendre l’origine.

1. Le « work about work » (tâches d’organisation)

Le "work about work" représente l’ensemble des activités que vous effectuez au détriment des tâches à haute valeur ajoutée : rechercher des documents, courir après les approbations ou vous informer du statut d’une tâche, par exemple. Nous avons tendance à prendre pour acquis le « work about work », en partant du principe que ces tâches répétitives sont inhérentes au monde du travail. Pourtant, le temps que nous y consacrons nous détourne bel et bien de nos tâches les plus importantes.

D’après l’Anatomie du travail, les employés consacrent environ 60 % de leur temps de travail au « work about work ». Ainsi, ils consacrent à peine 40 % de leur journée aux tâches et projets clés pour lesquels ils ont été embauchés. Le problème, c’est que les journées ne sont pas extensibles. Quand le « work about work » empiète sur le temps de travail, les salariés ont l’impression de devoir travailler plus pour tenir le rythme, la définition même du surmenage.

2. Le travail en vase clos

Le travail en vase clos est un autre facteur courant de stress au travail. Le manque de visibilité de chacun sur les tâches accomplies par les autres membres de l’équipe ou sur l’importance de leurs tâches personnelles les empêche de travailler efficacement. La communication manque de transparence et les salariés perdent donc du temps à chercher des informations ou à exécuter des tâches redondantes. D’ailleurs, ils consacrent environ 13 % de leur temps à des tâches qui ont déjà été accomplies par d’autres, contre 10 % en 2019. Sur une année, cela représente 246 heures dédiées à du travail déjà exécuté.

3. Les objectifs isolés

Il est essentiel de bien comprendre l’impact de votre travail sur votre entreprise, sans quoi vous aurez le sentiment de travailler pour rien. Pire, vous ne saurez pas quelles tâches sont prioritaires, ce qui vous donnera l’impression qu’elles le sont toutes.

En revanche, si vous êtes conscient que votre travail soutient les initiatives de votre équipe et de votre entreprise, et dans quelle mesure, vous serez plus à même de gérer l’évolution des priorités ou des délais. Plus besoin de chercher désespérément des informations ou de changer la hiérarchisation de vos tâches pour prendre en charge un nouveau projet ou gérer une modification des délais : vous pourrez accomplir efficacement vos tâches les plus importantes.

4. Un monde du travail toujours en mouvement

C’est un fait, la pression hiérarchique, mais aussi économique donne l’impression aux employés qu’ils doivent travailler plus pour répondre aux exigences professionnelles. Combien de fois avez-vous consulté vos e-mails au saut du lit, ou répondu à la demande d’un collègue pendant le week-end ? Devenues parties intégrantes de nos interactions au travail, ces pratiques contribuent grandement au surmenage et au burnout.

5. Un trop-plein d’applications

Les recherches ont montré qu’un salarié jongle en moyenne 25 fois par jour entre 10 applications. De nos jours, il n’est pas rare de travailler sur un outil, d’assurer le suivi de ses tâches sur un autre et de communiquer sur un troisième. Cependant, en passant d’une application à l’autre, vous risquez de manquer des informations ou d’oublier certains détails. D’ailleurs, plus d’un quart (27 %) des employés déclarent que le va-et-vient entre applications leur fait manquer des messages et des tâches.

De plus, 80 % des salariés laissent leur boîte de réception ou d’autres applications de communication ouvertes lorsqu’ils travaillent. Les employés qui passent constamment d’une application à l’autre sont plus susceptibles d’avoir des difficultés à bien hiérarchiser leurs tâches, car chaque notification leur semble urgente et d’une importance capitale.

Astuces pour les employés : 3 étapes pour faire valoir vos besoins

Vous sentez le surmenage pointer le bout de son nez ? N’essayez pas d’ignorer ce que vous ressentez et ne restez pas sans rien faire. Vous serez peut-être tenté de mettre un terme à votre épuisement en cherchant un nouveau poste. Parfois, c’est en effet la meilleure option. Cependant, si vous vous contentez de fuir le problème, il y a des chances pour qu’il refasse surface un jour ou l’autre. En revanche, si vous parvenez à analyser les causes de votre stress et de votre surmenage, vous pourrez plus facilement faire valoir vos besoins au travail.

Vous en ressentirez les bienfaits à titre personnel, mais aussi professionnel. Expliquer à votre manager qu’une baisse de la charge de travail vous aidera à mieux vous concentrer sur les tâches prioritaires lui montre que vous réfléchissez à l’impact de votre travail sur l’équipe et sur l’entreprise. Accorder la priorité à votre santé et à votre bien-être vous permettra d’optimiser vos capacités et d’améliorer l’ensemble de vos résultats professionnels.

À terme, la meilleure façon de faire valoir vos besoins consiste à parler à votre manager de votre surmenage pour trouver ensemble une solution. Préparez un plan avant cet échange pour qu’il soit le plus utile possible.

1. Réaliser le suivi des tâches qui vous incombent

Vous ne savez pas exactement pourquoi vous vous sentez surmené ? Commencez par réaliser le suivi des tâches sur lesquelles vous travaillez au quotidien et calculez le temps que vous consacrez à chacune d’entre elles. Le cas échéant, notez les tâches que vous exécutez ou les messages auxquels vous vous sentez forcé de répondre en dehors de vos heures de travail.

Un tel suivi vous permettra de prendre de bonnes habitudes :

• Identifier les tâches chronophages. Le perfectionnisme est souvent à l’origine du surmenage professionnel. Identifiez les tâches simples auxquelles vous consacrez trop de temps, simplement parce que vous voulez les exécuter à la perfection. 

• Évaluer les distractions liées aux notifications. Au travail, bon nombre de distractions surviennent en raison des notifications qui s’affichent à l’écran. Celles-ci peuvent briser votre concentration et vous faire prendre du retard sur le planning prévu pour la journée. N’hésitez pas à activer le mode Ne pas déranger lorsque vous vous apprêtez à vous plonger dans un travail exigeant. 

• Organiser ses tâches et chasser les imprévus. Ces tâches auxquelles vous ne comptiez pas initialement vous consacrer sont un autre facteur de surmenage. Si ce n’est pas déjà fait, utilisez un outil de listes de tâches pour suivre vos activités et identifier clairement ce que vous avez à faire chaque jour.

• Comparer vos responsabilités actuelles à celles mentionnées dans la description de votre poste. Au fil du temps, avez-vous endossé de nouvelles responsabilités ? Si vos fonctions actuelles dépassent de loin celles qui figuraient dans la description de poste lors de votre embauche, demandez à votre manager de renommer votre fonction ou d’augmenter votre salaire pour prendre en compte ces nouvelles responsabilités. 

• Reconnaître les moments où vous êtes tout simplement débordé. Parfois, la cause du surmenage est évidente : votre journée de travail n’est pas assez longue pour que vous meniez à bien l’ensemble de vos tâches. Le cas échéant, identifiez les tâches à plus forte valeur ajoutée avec votre manager et essayez de déléguer ou de reporter celles de moindre importance.

2. Relier vos activités aux objectifs de l’entreprise

Comprendre comment vos activités quotidiennes participent aux objectifs de votre équipe et à ceux de votre entreprise vous permet de hiérarchiser vos projets par priorité. Plutôt que d’essayer d’en faire le plus possible, concentrez-vous sur vos tâches clés, vous n’en serez que plus efficace.

Avant de parler à votre manager, réfléchissez à vos objectifs. Quelles initiatives votre travail soutient-il ? Effectuez-vous des tâches sans lien avec vos objectifs ? Pouvez-vous reporter une partie de votre travail ou déléguer certaines tâches à un collègue ?

3. Créer un plan d’action en collaboration avec votre manager

Vous êtes peut-être intimidé à l’idée de parler de surmenage avec votre manager, mais cette conversation est essentielle. Votre manager souhaite que vous réussissiez, alors n’hésitez pas à l’informer que votre niveau de stress a augmenté et que votre charge de travail n’est plus gérable. Pourquoi ne pas en parler lors de votre prochain entretien individuel ? Si vous n’échangez pas souvent avec votre supérieur, demandez-lui de vous accorder un rendez-vous pour en discuter.

Astuces pour les managers : 6 façons d’éviter le surmenage au sein de votre équipe

De votre côté tout se passe bien, mais vous pensez qu’un membre de votre équipe fait un burnout ? En tant que chef d’équipe, apportez-lui votre soutien et apportez-lui les informations, le contexte et les outils dont il a besoin pour mener à bien ses tâches clés. Pour cela, suivez ces 6 conseils anti-surmenage.

1. Poser des questions à l’équipe

La façon la plus simple de lutter contre le burnout consiste à demander aux membres de votre équipe s’ils se sentent surmenés, en particulier si vous remarquez que l’un d’entre eux fait beaucoup d’heures supplémentaires ou répond à ses e-mails le week-end. Certaines personnes aiment travailler ainsi, et répondre à un e-mail ou effectuer une courte tâche pendant le week-end n’est pas source de stress. En revanche, d’autres peuvent souffrir en silence et ne pas savoir que faire. Parler du burnout à l’équipe donne l’occasion aux employés surmenés d’initier le dialogue, de partager leurs ressentis et d’adopter un rythme plus sain.

2. Fournir des informations détaillées

Pour éviter le surmenage de vos collaborateurs, veillez à leur fournir les informations dont ils ont besoin. Expliquez-leur dans quelle mesure leurs tâches soutiennent les objectifs de l’entreprise, décrivez-leur ce que font les autres membres de l’équipe et faites le point sur le statut des divers projets. Communiquer ces informations vous permet d’aider les membres de votre équipe à mieux comprendre leur environnement de travail et à gérer les initiatives clés par ordre de priorité.

3. Mettre la priorité sur le travail qui aura plus d’impact

Soutenir les membres de votre équipe, c’est aussi leur permettre d’effectuer leur travail en toute autonomie. Une fois qu’ils disposent de l’ensemble des informations nécessaires pour réussir, ils ont besoin d’autonomie pour mener leurs tâches à bien.

Encouragez les membres de votre équipe à accomplir en priorité les tâches qui auront le plus d’impact, et aidez-les à y parvenir plus facilement. Vous pouvez notamment les inciter à :

• Décliner les invitations aux réunions superflues. Nos recherches ont montré que les réunions superflues ont fait perdre 157 heures de productivité à chaque salarié en 2020. Encouragez les membres de votre équipe à décliner les réunions auxquelles ils n’ont pas spécialement besoin de participer.

• Déléguer les tâches de moindre importance. Si un membre de votre équipe travaille sur une tâche qui ne correspond pas à ses objectifs, encouragez-le à déléguer cette tâche à un individu dont le profil est plus adapté.

• Dire non, mais justifier ce refus. Savoir dire « non » est essentiel dans un cadre professionnel, même si c’est parfois difficile. Le mieux est d’indiquer le motif de ce refus, par exemple : « Je n’ai pas le temps de gérer cette tâche pour l’instant, car les tâches X et Y sont prioritaires. »

4. Intégrer vos autres outils de travail et automatiser les tâches courantes

Une grande partie du « work about work » est liée au travail manuel : chercher des approbations, suivre l’état d’avancement des tâches ou passer d’un outil de travail à l’autre. Toutes ces tâches prennent du temps et vous épuisent mentalement. Vérifiez s’il est possible d’intégrer vos outils de travail à d’autres outils utiles, et songez à automatiser les tâches courantes pour que votre équipe puisse se consacrer davantage sur le travail à forte valeur ajoutée.

5. Tester la gestion des ressources

La gestion des ressources consiste à répartir et gérer efficacement les tâches au sein de votre équipe. Bien gérer la charge de travail de son équipe permet à cette dernière d’avoir plus d’impact et d’y voir plus clair, car chacun sait ce qu’il doit faire. Vos collaborateurs se sentent donc satisfaits, non dépassés.

Si ce n’est pas déjà le cas, adoptez de bonnes pratiques en matière de gestion de la charge de travail. Vous réduirez ainsi le risque de burnout chez vos employés les plus stressés et éliminerez tout sentiment de surmenage chez ces derniers. Pour ce faire, identifiez et suivez les disponibilités de chacun sur un outil de gestion des ressources.

6. Pour éviter le surmenage de vos équipes, montrez l’exemple

La meilleure chose que vous puissiez faire, c’est montrer aux membres de votre équipe que vous accordez de la valeur au temps qu’ils consacrent à leurs tâches et aux efforts qu’ils déploient en luttant vous aussi contre le surmenage au travail. Si certains de vos collègues constatent que vous répondez à vos e-mails le week-end, ils se sentiront probablement obligés de faire de même.

De nombreuses options s’offrent à vous pour montrer l’exemple et bien séparer vie professionnelle et vie privée. Voici quelques stratégies possibles :

• Refuser le travail supplémentaire

• Prendre des congés et encourager votre équipe à faire de même

• Déconnecter complètement pendant vos vacances

• Éviter d’envoyer des messages ou des demandes en dehors des horaires de travail

• Adopter un planning transparent et réserver des créneaux pour les rendez-vous médicaux, les moments en famille et autres impératifs personnels

En tant que leader, c’est à moi de donner le ton de notre culture d’entreprise. Si je ne trouve pas un juste équilibre entre ma vie professionnelle et ma vie personnelle, j’ai peur qu’il ne puisse pas en être autrement pour mes collègues.”

Trouver le juste équilibre pour éviter le surmenage

Que vous tentiez de gérer tant bien que mal votre burnout ou que vous aidiez des collègues en situation de surmenage, clarté et communication sont essentielles. Trouver un juste équilibre entre travail et bien-être vous permettra de vous épanouir professionnellement, mais aussi personnellement.

Pour assurer le bien-être de vos collaborateurs, pensez aussi à intégrer des activités de team building. Ces moments sont excellents pour renforcer la cohésion, la communication, mais aussi l’empathie et la confiance en soi. Enfin, vous pourriez songer à embaucher un Happiness Manager, dont le rôle consiste à ... rendre les salariés heureux !