Bien gérer la charge de travail de son équipe

Gestion des ressources de votre équipe
  • Dans cet article :
    • Qu’entend-on par gestion des ressources ?
    • Comment identifier la charge de travail et la capacité de votre équipe
    • Méthodes d’allocation des ressources et gestion des charges de travail individuelles
    • Conseils pour faire le point avec les membres de votre équipe
    • Stratégies d’amélioration pour une gestion efficace des charges de travail importantes
    • Outils pour gérer votre charge de travail

Vous est-il difficile de déléguer ? Vous n’êtes pas seul. En tant que leader, vous avez l’énorme responsabilité de maintenir la concentration et le niveau de productivité des membres de votre équipe, tout en suivant le rythme de votre activité. Vous devez également veiller à la bonne gestion des ressources et à répartir équitablement les charges de travail. Comme Julie Morgenstern, experte en organisation et en productivité, le dit si bien : « Si vous surchargez vos meilleurs éléments, vous les perdrez car ils s’apercevront qu’ils en font plus que d’autres ». Trouver l’équilibre dans la gestion des ressources n’est pas chose aisée, mais nous sommes là pour vous aider à y arriver.

Qu’entend-on par gestion des ressources ?

Avant d’énumérer nos conseils et astuces, définissons la gestion des ressources. La gestion des ressources est le processus qui consiste à répartir et à gérer efficacement le travail au sein de votre équipe. Lorsqu’elle est correctement menée, la gestion des ressources optimise le rendement des employés et participe à fluidifier le travail. Votre équipe et vous-même terminez chaque journées sur un sentiment de satisfaction plutôt que de vous sentir dépassés. Les membres de l’équipe sont confiants en leur capacité à gérer le volume qui leur est attribué et livre un travail de meilleure qualité, en moins de temps.

La gestion des ressources en 5 étapes

Si vous n’avez pas pris le temps de réfléchir à la gestion des ressources, vous êtes loin d’être seul dans ce cas. Les rapports de l’International Institute of Directors and Managers montrent que très peu de personnes sont réellement formées à ce savoir-faire pourtant indispensable.

La bonne nouvelle est qu’il existe des outils pour faire avancer tout le monde simultanément (cf. point cinq ci-dessous). Mais pour qu’un outil vous aide vraiment à gérer la charge de travail de votre équipe, vous devez vous assurer de disposer de certaines autres compétences. Suivez ces cinq étapes pour gérer vos ressources du mieux possible.

1. Identifier la charge de travail et la capacité de votre équipe

Avec un travail éparpillé entre différents documents, projets et outils, il est difficile de connaître la quantité de travail globale qu’il reste à traiter. Identifier cette inconnue est la clé pour savoir ce que chaque membre de l’équipe fait déjà et ce qu’il pourrait encore faire. Pour relever ce défi et découvrir quelles sont les ressources réelles de votre équipe, vous devez mettre de l’ordre dans vos plans :

  1. Établissez une liste complète des projets et des processus dont votre équipe a la charge : Il peut s’agir de projets traités par votre équipe ou de travaux qui touchent d’autres services et auxquels elle contribue.
  2. Déterminez la portée et le temps de travail nécessaire pour chaque élément : Êtes-vous en présence de grands projets complexes avec de nombreux livrables ou de projets plus petits ? Quelle part prend votre équipe dans ces projets ou processus ?
  3. Décomposez les projets en tâches et axes de travail plus petits : Une fois que vous disposez d’une vue d’ensemble du travail de votre équipe, décomposez-le en plus petites portions afin de mieux évaluer leur charge de travail hebdomadaire ou quotidienne.
  4. Établissez les priorités en fonction de l’importance et de l’urgence du travail : De cette façon, vous saurez ce que votre équipe doit faire en premier, et pourrez mieux planifier la réalisation de chaque projet.

Cependant, connaitre la quantité de travail qu’il reste à faire ne résout que la moitié de l’équation. Vous devez également connaître la disponibilité de votre équipe en général et de chacun de ses membres en particulier. Décomptez les réunions, les vacances et les tâches récurrentes, combien de temps reste-t-il à chaque membre pour se consacrer à vos projets ? Il est important d’évaluer leur charge de travail, ou de leur demander de le faire, afin d’avoir une idée de ce qu’ils peuvent encore prendre en charge.

La mesure de la charge de travail en pratique :

Votre équipe en charge des statistiques doit créer neuf rapports au cours du deuxième trimestre. C’est un mélange de tout nouveaux rapports qui nécessiteront davantage de temps et de rapports récurrents pour lesquels des systèmes sont déjà en place. Avant de les attribuer, essayez de bien identifier les échéances de chaque rapport, leur priorité (ex. : des tâches pourraient-elles se retrouver bloquées ?) et le temps que vous pensez nécessaire à leur réalisation.

Sur la base de ces recherches, vous connaîtrez le volume de travail supplémentaire pour votre équipe des statistiques. Vous en êtes probablement même arrivé à la conclusion que cela représente trop de travail compte tenu de la faible disponibilité de l’équipe. Mais sachant que la priorité de certains rapports reste faible, vous pouvez reporter les demandes moins importantes à la faveur de celles qui auront le plus d’impact.

2. Allouer les ressources et gérer les charges de travail individuelles

Gestion de la charge de travail de l’équipe

Maintenant que vous disposez d’une vue d’ensemble de tout ce que votre équipe doit faire, vous devez définir qui fera quoi et quand. Bien que l’attribution d’une tâche puisse sembler simple de prime abord, les esprits avisés de l’Harvard Business Review nous expliquent que cela peut en réalité s’avérer très compliqué.

Voici cinq mesures que vous, en tant que chef d’équipe, pouvez prendre pour équilibrer et gérer la charge de travail de chacun :

  1. Attribuez en premier lieu le travail le plus urgent : Triez la liste de tâches et de projets de votre équipe par ordre de priorité et affectez un responsable aux éléments en tête de liste.
  2. Équilibrez les dates de début et les échéances : Maintenant que vous savez ce sur quoi chacun travaillera, programmez chaque tâche ou projet. Utilisez une chronologie ou un calendrier pour visualiser vos ressources et équilibrer la charge de travail de chaque membre au fil du temps.
  3. Assurez-vous de choisir la personne adéquate pour chaque tâche ou projet : Tenez compte des disponibilités, des compétences et de l’expérience de chacun.
  4. Invitez votre équipe à prendre part à la réflexion : Demandez-leur de combien de temps libre ils pensent disposer, ils sont en effet mieux à même de connaître leurs disponibilités et charges de travail actuelles. Ils se sentiront également davantage considérés s’ils sont intégrés au processus de planification.
  5. Faites-leur toujours savoir pourquoi vous leur attribuez telle ou telle tâche : C’est un excellent moyen de renforcer la motivation et de définir les attentes en amont.
L’allocation des ressources en pratique :

Il vous faut deux personnes pour travailler à la conception d’une publicité pour la campagne à venir et votre équipe en compte cinq. Vous pouvez assigner le travail au hasard, mais vous obtiendrez de meilleurs résultats en examinant le profil des membres de votre équipe (par exemple, ont-ils déjà travaillé sur les précédentes campagnes ?). Vérifiez également si certains ont trop de travail et demandez ensuite aux personnes les plus qualifiées si elles disposent du temps nécessaire pour prendre en charge ce nouveau projet.

3. Faire le point avec votre équipe et ajuster les charges de travail le cas échéant

Même les meilleurs plans et chronologies de projet rencontrent des obstacles. Vous devez être en mesure d’opérer des ajustements en temps réel avant qu’il ne soit trop tard.

Pour savoir comment chaque membre gère sa charge de travail en cours, prenez les devants et planifiez des entretiens individuels pour faire le point. S’il s’avère qu’un membre de l’équipe est débordé, vérifiez qui est disponible et pourrait prendre d’autres tâches en charge.

Si vous réattribuez des tâches ou des projets, assurez-vous d’expliquer les raisons de ce changement de direction à votre équipe. Envisagez des sessions de conseils pour les aider à être plus efficace et mieux organisés, et pensez toujours à saluer le travail accompli.

Faire le point en pratique :

Vous avez remarqué que deux de vos chargés de clientèle restent tard le soir et qu’un autre vous envoie des e-mails aux premières lueurs du jour. Ce peut être un signe qu’ils sont surchargés. Planifiez une réunion avec chacun d’entre eux pour voir comment ils s’en sortent, et leur proposer de reporter certaines tâches ou leur apporter vos conseils si besoin est. Si ce n’est déjà fait, planifiez dès à présent des entretiens réguliers afin d’éviter que de tels problèmes ne se reproduisent à l’avenir.

4. Améliorer l’efficacité face à de fortes charges de travail

Même si votre priorité porte sur la capacité à bénéficier d’une vue d’ensemble, encouragez les membres de votre équipe à développer leurs propres systèmes pour gérer leur charge de travail. Lorsqu’il y a beaucoup à faire, il est important de se concentrer sur l’essentiel et de faire preuve d’efficacité.

Améliorer l’efficacité en pratique :

L’un de vos subordonnés directs rend toujours son travail en avance et au cours d’un échange, vous découvrez qu’il a appris et mise en œuvre de nouvelles stratégies pour travailler plus efficacement. Encouragez cette personne à partager son expérience avec le reste de l’équipe et n’hésitez pas à créer un espace commun où chacun pourra facilement partager ses conseils pour gagner du temps.

5. Adopter un outil de gestion du travail

Chronologie de campagne marketing

Imaginez être capable de voir tout ce qui se passe sur chaque projet et pour chaque membre de l’équipe en un seul endroit. Nous parlions de gagner du temps, un outil de gestion du travail ou de projet procure justement cet avantage.

Avec un outil de gestion, chaque membre de l’équipe peut voir en quoi son travail contribue aux objectifs et initiatives plus larges de l’entreprise. La communication s’effectue directement au sein des tâches, de sorte que la recherche d’informations ne vous prend plus 5 minutes, mais 5 secondes. Par ailleurs, les chronologies permettent de tenir tout le monde informé grâce à leur capacité à afficher les projets de façon groupée ou séparément.

Les outils de gestion du travail en pratique :

Vous avez importé toutes les tâches et étapes de votre calendrier de production dans un seul outil de gestion des ressources et tout se déroule parfaitement. Puisque tous les membres de l’équipe peuvent suivre votre progression globale et la manière dont ils s’inscrivent dans le processus, vous évitez les conflits d’échéances et gagnez du temps.

Orchestrez la réussite de votre équipe

Êtes-vous désormais prêt à améliorer vos compétences en gestion du temps et des ressources ? Rappelez-vous que gérer les ressources n’est autre qu’être efficace dans l’attribution du travail, la gestion des tâches et la diffusion d’informations aux personnes impliquées dans vos projets. Les conseils de cet article associés à un outil de gestion du travail tel qu’Asana vous aideront à résoudre les conflits d’échéances et de priorités pour gérer les charges de travail de votre équipe les plus lourdes.

Gérez le travail de votre équipe sur Asana dès aujourd’hui.