Bien gérer la charge de travail de son équipe

Portrait du contributeur – Julia MartinsJulia Martins29 juillet 202010 min de lecture
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Bien gérer la charge de travail de votre équipe

Vous est-il difficile de déléguer ? Vous n’êtes pas le seul dans ce cas. En tant que leader, vous avez l’énorme responsabilité de veiller à ce que les membres de votre équipe soient concentrés, productifs et dans les délais. Vous devez également répartir équitablement les charges de travail. Comme le dit si bien Julie Morgenstern, experte en organisation et en productivité, « si vous surchargez vos meilleurs éléments, vous les perdrez, car ils s’apercevront qu’ils en font plus que d’autres ». Trouver l’équilibre dans votre gestion des ressources n’est pas chose aisée, mais nous sommes là pour vous aider à y parvenir.

Qu’entend-on par gestion des ressources ?

La gestion des ressources est le processus qui consiste à répartir et à gérer efficacement le travail au sein de votre équipe. Lorsqu’elle est correctement menée, la gestion des ressources optimise le rendement des employés et participe à fluidifier le travail. Votre équipe et vous-même terminez chaque journée en vous sentant satisfait plutôt que dépassé. Les membres de l’équipe sont confiants en leur capacité à gérer le volume qui leur est attribué et livrent un travail de meilleure qualité, en moins de temps.

En quoi la gestion des ressources est-elle si importante ?

Les dernières études indiquent que 80 % des travailleurs de la connaissance du monde entier se sentent surchargés et proches du burnout. Par ailleurs, plus de quatre employés sur cinq (82 %) déclarent se sentir moins concernés par leur travail lorsqu’ils sont stressés. La gestion des ressources vous permet de mieux répartir le travail au sein de votre équipe, pour des employés moins stressés et donc moins de burnout. En outre, vous éliminez le problème à la source en évitant aux employés de se sentir surmenés. Les outils de gestion des ressources vous donnent un aperçu de la charge de travail de votre équipe en temps réel. Vous pouvez ainsi gérer cette dernière en toute efficacité, prôner l’équilibre et lutter contre le burnout.

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La gestion des ressources en cinq étapes

Vous n’avez pas pris le temps de réfléchir à la gestion des ressources ? Vous êtes loin d’être un cas isolé. D’après les rapports publiés par l’International Institute of Directors and Managers, très peu de personnes sont réellement formées à ce savoir-faire pourtant indispensable.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des outils pour faire avancer tout le monde simultanément (cf. point cinq ci-dessous). Mais pour qu’un outil vous aide vraiment à gérer la charge de travail de votre équipe, vous devez disposer d’autres compétences en gestion de projet bien affutées. Suivez ces cinq étapes pour gérer vos ressources du mieux possible.

1. Identifier la charge de travail et la capacité de votre équipe

Lorsque le travail de votre équipe est éparpillé entre différents briefs de projet, plans et outils, il est difficile de connaître la quantité de travail globale qu’il reste à traiter. Répondre à cette inconnue est un impératif pour identifier ce que chaque membre de l’équipe fait déjà et ce qu’il pourrait encore faire. Pour relever ce défi et découvrir quelles sont les ressources réelles de votre équipe, vous devez mettre de l’ordre dans vos plans :

1. Établissez une liste complète des projets et des processus dont votre équipe a la charge : il peut s’agir de projets traités par votre équipe ou de travaux qui touchent d’autres services et auxquels elle contribue.

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2. Déterminez la portée et le temps de travail nécessaire pour chaque élément : êtes-vous en présence de grands projets complexes impliquant de nombreux livrables, ou de projets plus petits ? Quelle part prend votre équipe dans ces projets ou processus ?

3. Décomposez les projets en tâches et axes de travail plus petits : une fois que vous disposez d’une vue d’ensemble sur le travail de votre équipe, décomposez-le en plus petites portions afin de mieux évaluer la charge de travail hebdomadaire ou quotidienne de vos collègues.

4. Établissez les priorités en fonction de l’importance et de l’urgence du travail : de cette façon, vous saurez ce que votre équipe doit faire en premier, et pourrez mieux planifier la réalisation de chaque projet.

Cependant, connaitre la quantité de travail qu’il reste à faire ne résout que la moitié de l’équation. Vous devez également connaître la disponibilité de votre équipe en général, et de chacun de ses membres en particulier. Décomptez les réunions, les vacances et les tâches récurrentes : combien de temps reste-t-il à chaque membre pour se consacrer à vos projets ? Il est important d’évaluer leur volume de travail, ou de leur demander de le faire, afin d’avoir une idée de ce qu’ils peuvent encore prendre en charge.

La mesure de la charge de travail en pratique :

Votre équipe responsable des statistiques doit créer neuf rapports au cours du deuxième trimestre. Il s’agit d’un mélange de tout nouveaux rapports qui nécessiteront davantage de temps et de rapports récurrents pour lesquels des systèmes sont déjà en place. Avant de les attribuer, essayez de bien identifier les échéances de chaque rapport (pour quand est prévue la livraison ?), leur priorité (quelles tâches en sont-elles dépendantes ?) et le temps que vous pensez nécessaire à leur réalisation.

Sur la base de ces recherches, vous connaîtrez le volume de travail supplémentaire pour votre équipe des statistiques. Vous en êtes probablement même arrivé à la conclusion que cela représente trop de travail compte tenu de la faible disponibilité de l’équipe. Mais sachant que la priorité de certains rapports reste faible, vous pouvez reporter les demandes moins importantes à la faveur de celles qui auront le plus d’impact.

FAQ : comment donner à mon équipe les moyens d’être plus efficace et efficiente ?

Les équipes efficientes s’assurent d’effectuer leur travail de la « bonne » façon ; les équipes efficaces font les « bonnes » choses. Tout le monde souhaite mettre sur pied une équipe aussi efficiente qu’efficace pour accomplir les tâches attendues de la bonne manière, avec une qualité optimale.

[À lire] Efficience ou efficacité au travail ? Les deux !

Si ce n’est pas encore le cas, faites en sorte que tous les membres de votre équipe utilisent le même outil de gestion des ressources. Ils auront ainsi une vision claire de qui fait quoi et pour quand. Votre outil de gestion des ressources doit aussi pouvoir facilement s’intégrer à vos outils de travail préférés. Votre équipe perdra alors moins de temps à jongler entre diverses applications et à fouiller dans des feuilles de calcul, et pourra consacrer son énergie au travail à haute valeur ajoutée. Veillez aussi à vous orienter vers un outil de gestion des ressources qui intègre un composant pour la gestion des charges de travail, ce qui vous permettra d’assurer un suivi dans les meilleures conditions.

[À lire] Une initiation à la gestion du travail

2. Allouer les ressources et gérer les charges de travail individuelles

Allouer les ressources et gérer les charges de travail

Maintenant que vous disposez d’une vue d’ensemble de tout ce que votre équipe doit faire, vous devez définir qui fera quoi et quand. Bien que l’attribution d’une tâche puisse sembler simple de prime abord, les esprits avisés de l’Harvard Business Review nous expliquent que cela peut en réalité s’avérer très compliqué.

Voici cinq mesures que vous pouvez prendre en tant que chef d’équipe pour équilibrer et gérer la charge de travail de chacun :

  1. Attribuez en premier lieu le travail le plus urgent : triez la liste de tâches et de projets de votre équipe par ordre de priorité et affectez un responsable aux éléments en tête de liste.

  2. Équilibrez les dates de début et les échéances : maintenant que vous savez ce sur quoi chacun travaillera, programmez chaque tâche ou projet. Vous pouvez également mettre en œuvre des stratégies de gestion du temps, comme le Time-blocking (gestion par blocage de temps), pour aider vos collègues à organiser leurs activités de manière plus méthodique.

  3. Assurez-vous de choisir la personne adéquate pour chaque tâche ou projet : tenez compte des disponibilités, des compétences et de l’expérience de chacun.

  4. Invitez les membres de votre équipe à prendre part à la réflexion : demandez-leur de combien de temps libre ils pensent disposer. Ils sont en effet les mieux à même de connaître leurs disponibilités et charges de travail actuelles et se sentiront également davantage considérés s’ils sont intégrés au processus de planification.

  5. Faites-leur toujours savoir pourquoi vous leur attribuez telle ou telle tâche : c’est un excellent moyen de renforcer la motivation et de définir les attentes en amont.

L’allocation des ressources en pratique :

Il vous faut deux personnes pour travailler à la conception d’une publicité pour la campagne à venir et votre équipe en compte cinq. Vous pouvez assigner le travail au hasard, mais vous obtiendrez de meilleurs résultats en examinant le profil des membres de votre équipe (par exemple, ont-ils déjà travaillé sur les précédentes campagnes ?). Vérifiez également si certains ont trop de travail et demandez ensuite aux personnes les plus qualifiées si elles disposent du temps nécessaire pour prendre en charge ce nouveau projet.

FAQ : comment gérer les conflits d’échéances et de priorités ?

La planification des ressources n’est pas aussi simple qu’on le voudrait. Parfois, les personnes les plus à même de participer à un projet sont déjà occupées à mener à bien une autre initiative d’importance. À d’autres moments, c’est votre équipe entière qui est tellement débordée qu’il serait déraisonnable d’accroître encore sa charge de travail. Bien qu’il n’y ait pas de solution miracle en la matière, connaître à l’avance à quoi ressemblera la charge de travail de votre équipe vous permet d’anticiper ces problèmes de gestion des ressources et de les résoudre en amont.

À titre d’exemple, imaginons que vous vous attendiez à devoir traiter un livrable pour lequel les délais impartis seront particulièrement serrés. Pourrez-vous anticiper ou reporter l’exécution de tâches au degré de priorité moindre ? Lorsque vous pouvez identifier avec précision la disponibilité de votre équipe, vous êtes mieux armé pour en gérer la charge de travail, à court comme à long terme.

[À lire] Qu’est-ce qu’un livrable en gestion de projet ?

3. Faire le point avec votre équipe et ajuster les charges de travail le cas échéant

Adaptez la charge de travail de votre équipe en fonction des besoins

Même les meilleurs plans et chronologies de projet rencontrent des obstacles. Vous devez être en mesure d’opérer des ajustements en temps réel avant qu’il ne soit trop tard.

Pour savoir comment chaque membre gère sa charge de travail en cours, prenez les devants et planifiez des entretiens individuels pour faire le point. S’il s’avère qu’un membre de l’équipe est débordé, vérifiez qui est disponible et pourrait prendre d’autres tâches en charge.

Si vous réattribuez des tâches ou des projets, assurez-vous d’expliquer les raisons de ce changement de direction à votre équipe. Envisagez des sessions de coaching pour les aider à être plus efficaces et mieux organisés, et pensez toujours à saluer le travail accompli.

[À lire] 18 astuces pour bien gérer son temps et autres conseils pour travailler efficacement

Faire le point en pratique :

Vous avez remarqué que deux de vos chargés de clientèle restent tard le soir et qu’un autre vous envoie des e-mails aux premières lueurs du jour. Ce peut être un signe qu’ils sont surchargés. Planifiez une réunion avec chacun d’entre eux pour voir comment ils s’en sortent, et leur proposer de reporter certaines tâches ou leur apporter vos conseils si besoin est. Si ce n’est déjà fait, planifiez dès à présent des entretiens réguliers afin d’éviter que de tels problèmes ne se reproduisent à l’avenir.

Conseil de pro : pensez à la culture d’équipe

En plus de prévoir des entretiens individuels, assurez-vous de consacrer du temps à célébrer des événements et à créer des liens au sein de votre équipe. Que celle-ci travaille dans un seul et même bureau, qu’elle soit décentralisée ou en télétravail, il est important de provoquer les rencontres. Selon la taille de votre équipe, prévoyez des réunions debout hebdomadaires, des apéritifs virtuels bimensuels ou un rassemblement mensuel avec un plus grand nombre de participants.

[À lire] Notre équipe et le télétravail : nos astuces pour garder le contact

4. Améliorer l’efficacité face à de fortes charges de travail

Quand votre priorité porte sur l’avancée générale, encouragez les membres de votre équipe à développer leurs propres systèmes pour gérer leur charge de travail. Lorsqu’il y a beaucoup à faire, il est important de se concentrer sur l’essentiel et de faire preuve d’efficacité.

  • Suggérez des stratégies de gestion du temps adaptées au style de chacun, comme le Timeboxing ou le Time blocking.

  • Limitez le nombre de réunions auxquelles votre équipe doit participer. Pour ce faire, faites appel à de nouveaux moyens de communication moins gourmands en temps.

  • Expliquez à votre équipe ce qu’est la gestion de projet et en quoi un plan bien ficelé peut les aider à aller plus vite.

[À lire] Beaucoup de travail, c’est beaucoup de stress : les méthodes pour y remédier

Améliorer l’efficacité en pratique :

L’un de vos subordonnés directs rend toujours son travail en avance et au cours d’un échange, vous découvrez qu’il a appris et mise en œuvre de nouvelles stratégies pour travailler plus efficacement. Encouragez cette personne à partager son expérience avec le reste de l’équipe et n’hésitez pas à créer un espace commun où chacun pourra facilement partager ses conseils pour gagner du temps.

FAQ : comment donner à mon équipe les moyens d’être plus efficace et efficiente ?

Les équipes efficientes s’assurent d’effectuer leur travail de la « bonne » façon ; les équipes efficaces font les « bonnes » choses. Tout le monde souhaite mettre sur pied une équipe aussi efficiente qu’efficace pour accomplir les tâches attendues de la bonne manière, avec une qualité optimale.

Si ce n’est pas encore le cas, faites en sorte que tous les membres de votre équipe utilisent le même outil de gestion des ressources. Ils auront ainsi une vision claire de qui fait quoi et pour quand. Votre outil de gestion des ressources doit aussi pouvoir facilement s’intégrer à vos outils de travail préférés. Votre équipe perdra alors moins de temps à jongler entre diverses applications et à fouiller dans des feuilles de calcul, et pourra consacrer son énergie au travail à haute valeur ajoutée. Veillez aussi à vous orienter vers un outil de gestion des ressources qui intègre un composant pour la gestion des charges de travail, ce qui vous permettra d’assurer un suivi dans les meilleures conditions.

5. Adopter un outil de gestion du travail

Outil de gestion du travail

Imaginez être capable de voir tout ce qui se passe sur chaque projet et pour chaque membre de l’équipe en un seul endroit. Nous parlions de gagner du temps, et un outil de gestion du travail ou de projet procure justement cet avantage.

Avec un outil de gestion, chaque membre de l’équipe peut voir en quoi son travail contribue aux objectifs et initiatives plus larges de l’entreprise. La communication s’effectue directement au sein des tâches, de sorte que la recherche d’informations ne vous prend plus 5 minutes, mais 5 secondes. Par ailleurs, les chronologies permettent de tenir tout le monde informé grâce à leur capacité à afficher les projets de façon groupée ou séparément.

Les outils de gestion du travail en pratique :

Vous avez importé toutes les tâches et étapes de votre calendrier de production dans un seul outil de gestion des ressources et tout se déroule parfaitement. Puisque tous les membres de l’équipe peuvent suivre votre progression globale et la manière dont ils s’inscrivent dans le processus, vous évitez les conflits d’échéances et gagnez du temps.

Conseil de pro : établir des conventions d’équipe

Le meilleur outil de gestion du travail est un outil qui est utilisé par l’intégralité des membres de votre équipe. À ce sujet, il est important d’établir des conventions d’équipe et des bonnes pratiques, lesquelles faciliteront l’adoption de ce nouvel outil. Par ailleurs, en dissipant toute inquiétude quant à une possible mauvaise utilisation de l’outil, ces ressources réduiront le sentiment d’appréhension ou les réticences à l’utiliser. Votre outil de gestion du travail devrait par ailleurs comprendre un guide et des vidéos qui vous seront d’un grand secours au moment de sa prise en main. Avec votre équipe, consacrez le temps nécessaire pour vous imprégner de ces conseils et établir des conventions communes.

Orchestrez la réussite de votre équipe

Êtes-vous désormais prêt à améliorer vos compétences en gestion du temps et des ressources ? Rappelez-vous que gérer vos ressources implique d’être efficace dans l’attribution du travail, dans la gestion des tâches et dans la diffusion d’informations aux personnes qui participent aux projets. En appliquant les conseils prodigués dans cet article tout en utilisant un outil de gestion du travail tel qu’Asana, vous résoudrez plus aisément les conflits d’échéances et de priorités et pourrez mieux gérer les plus lourdes charges de travail de votre équipe.

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