Organisation du travail: 5 astuces pour bien gérer vos ressources

Portrait du contributeur – Julia MartinsJulia Martins7 juin 202210 min de lecture
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Bien gérer la charge de travail de son équipe - image bannière de l’article
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Avez-vous du mal à définir une bonne organisation du travail ? Vous n’êtes pas le seul dans ce cas. En tant que leader, vous avez l’énorme responsabilité de veiller à ce que les membres de votre équipe soient concentrés, productifs, dans les délais, tout en veillant à leur bien-être. Vous devez également répartir équitablement les charges de travail.

Trouver l’équilibre dans votre gestion des ressources humaines n’est pas chose aisée, mais nous allons vous aider à y parvenir.

Qu’entend-on par organisation du travail ?

L’organisation du travail permet de définir qui fait quoi en confiant un rôle à chaque collaborateur. Le travail est ainsi divisé et réparti entre chaque membre de l’équipe. Une bonne division du travail est essentielle, pour l’équilibre général de l’entreprise. L’organisation du travail se trouve étroitement liée à la gestion des ressources humaines.

De nombreuses méthodes d’organisation du travail ont été utilisées de tout temps, comme le rapporte Adam Smith dans son essai sur la division du travail au 18e siècle. L’organisation scientifique du travail telle que constituée au début du 20e siècle était quant à elle tournée vers le taylorisme. À l’ère de l’industrialisation et de la machine, le taylorisme, le fordisme ou encore le toyotisme ont permis une organisation du travail à grande échelle.

Ces systèmes prônant la spécialisation et le cloisonnement sont aujourd’hui largement remis en cause, au profit d’une plus grande réactivité et davantage de flexibilité, notamment via les méthodes agile ou scrum. Les nouvelles formes d’organisation du travail penchent globalement vers un management participatif, où chaque collaborateur peut s’impliquer dans les décisions de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’une bonne gestion des ressources ?

La gestion des ressources est le processus qui consiste à répartir et à gérer efficacement le travail au sein de votre équipe. Lorsqu’elle est correctement menée, la gestion des ressources optimise le rendement des employés et participe à fluidifier le travail. En optimisant l’organisation du travail, votre équipe et vous-même terminez chaque journée en vous sentant satisfait plutôt que dépassé. Les membres de l’équipe sont confiants en leur capacité à gérer le volume qui leur est attribué et livrent un travail de meilleure qualité, en moins de temps. Une bonne gestion des ressources contribue ainsi largement à l’amélioration des conditions de travail.

En quoi la gestion des ressources est-elle si importante ?

Les dernières études indiquent que 80 % des travailleurs de la connaissance du monde entier se sentent surchargés et proches du burnout. Par ailleurs, plus de quatre employés sur cinq (82 %) déclarent se sentir moins concernés par leur travail lorsqu’ils sont stressés. La gestion des ressources humaines vous permet de mieux répartir le travail au sein de votre équipe, pour des employés moins stressés et donc moins de burnout. Avec une organisation du travail rigoureuse, vous éliminez le problème à la source en évitant aux employés de se sentir surmenés. Les outils de gestion des ressources vous donnent un aperçu de la charge de travail de votre équipe en temps réel. Vous pouvez ainsi gérer cette dernière en toute efficacité, prôner l’équilibre, lutter contre le burnout et contribuer à une vie professionnelle plus épanouie.

Gérer la charge de travail de votre équipe avec Asana

Organisation du travail : la gestion des ressources en cinq étapes

Vous n’avez pas pris le temps de réfléchir à la gestion des ressources ? Vous êtes loin d’être un cas isolé. D’après les rapports publiés par l’International Institute of Directors and Managers, très peu de personnes sont réellement formées à ce savoir-faire pourtant indispensable.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des outils pour faire avancer tout le monde simultanément (cf. point cinq ci-dessous). Mais pour qu’un outil vous aide vraiment à gérer l’organisation du travail de votre équipe, vous devez disposer d’autres compétences en gestion de projet bien affutées. Suivez ces cinq étapes pour gérer vos ressources du mieux possible.

1. Identifier la charge de travail et la capacité de votre équipe

Lorsque le travail de votre équipe est éparpillé entre différents briefs de projet, plans et outils, il est difficile de connaître la charge de travail globale qu’il reste à traiter. Répondre à cette inconnue est un impératif pour identifier ce que chaque membre de l’équipe fait déjà et ce qu’il pourrait encore faire, cela passe donc impérativement par une organisation du travail plus rigoureuse. Pour relever ce défi et découvrir quelles sont les ressources réelles de votre équipe, vous devez mettre de l’ordre dans vos plans :

1. Établissez une liste complète des projets et des processus dont votre équipe a la charge : il peut s’agir de projets traités par votre équipe ou de travaux qui touchent d’autres services et auxquels elle contribue.

Organiser votre travail avec les Portefeuilles

2. Déterminez la portée et le temps de travail nécessaire pour chaque élément : êtes-vous en présence de grands projets complexes impliquant de nombreux livrables, ou de projets plus petits ? Quelle est l’organisation du travail prônée par votre équipe dans ces projets ou processus ?

3. Décomposez les projets en tâches et axes de travail plus restreints : une fois que vous disposerez d’une vue d’ensemble sur le travail de votre équipe, appuyez-vous sur un organigramme des tâches pour le décomposer en plus petites portions afin de mieux évaluer la charge de travail hebdomadaire ou quotidienne de vos collègues.

4. Établissez les priorités en fonction de l’importance et de l’urgence du travail : vous pourrez ainsi procéder à une analyse des besoins et déterminer ce sur quoi votre équipe doit travailler en priorité, pour mieux planifier la réalisation de chaque projet et de fait, l’organisation du travail.

Cependant, connaître la quantité de travail qu’il reste à faire ne résout que la moitié de l’équation. Vous devez également connaître la disponibilité de votre équipe en général, et de chacun de ses membres en particulier. Décomptez les réunions, les vacances et les tâches récurrentes : combien de temps reste-t-il à chaque membre pour se consacrer à vos projets ? Il est important d’évaluer leur volume de travail, ou de leur demander de le faire, afin d’avoir une idée de ce qu’ils peuvent encore prendre en charge. Une bonne organisation passe nécessairement par la coordination du travail, aussi l’implication de tous s’avère primordiale.

La mesure de la charge de travail en pratique :

Votre équipe responsable des statistiques doit créer neuf rapports au cours du deuxième trimestre. Il s’agit d’un mélange de tout nouveaux rapports qui nécessitent davantage de temps et de rapports récurrents pour lesquels des systèmes sont déjà existants. Avant de les attribuer, essayez de visualiser leur mise en place et de bien identifier les échéances de chaque rapport (pour quand est prévue la livraison ?), leur priorité (quelles tâches en sont-elles dépendantes ?) et le temps que vous pensez nécessaires à leur réalisation.

Sur la base de ces recherches, vous connaîtrez le volume de travail supplémentaire pour votre équipe des statistiques. Vous en êtes probablement même arrivé à la conclusion que cela représente trop de travail compte tenu de la faible disponibilité de l’équipe. Mais sachant que la priorité de certains rapports reste faible, vous pouvez reporter les demandes moins importantes à la faveur de celles qui auront le plus d’impact. Cela impose donc de remanier l’organisation du travail prévue au départ.

2. Allouer les ressources et gérer les charges de travail individuelles

Allouer les ressources et gérer les charges de travail

Maintenant que vous disposez d’une vue d’ensemble de tout ce que votre équipe doit faire, vous devez définir qui fera quoi et quand. Bien que l’attribution d’une tâche puisse sembler simple de prime abord, les esprits avisés de l’Harvard Business Review nous expliquent que cela peut en réalité s’avérer très compliqué.

Une bonne allocation des ressources vous aidera à identifier efficacement les ressources disponibles lors d’une initiative, puis à les attribuer. Vous contribuerez ainsi à équilibrer l’organisation du travail de votre équipe. Suivez les cinq conseils ci-après pour gérer et équilibrer la charge de travail de chacun :

  1. Attribuez en premier lieu le travail le plus urgent : triez la liste de tâches et de projets de votre équipe par ordre de priorité et affectez un responsable aux éléments en tête de liste.

  2. Équilibrez les dates de début et les échéances : maintenant que vous savez ce sur quoi chacun travaillera, programmez chaque tâche ou projet. Vous pouvez également mettre en œuvre des stratégies de gestion du temps, comme le Time-blocking (gestion par blocage de temps), pour aider vos collègues à organiser leurs activités de manière plus méthodique.

  3. Assurez-vous de choisir la personne adéquate pour chaque tâche ou projet : tenez compte des disponibilités, des compétences et de l’expérience de chacun.

  4. Invitez les membres de votre équipe à prendre part à la réflexion : demandez-leur de combien de temps libre ils pensent disposer. Ils sont en effet les mieux à même de connaître leurs disponibilités et l’organisation du travail actuelles et se sentiront également davantage considérés s’ils sont intégrés au processus de planification. La circulation de l’information est essentielle pour cela.

  5. Faites-leur toujours savoir pourquoi vous leur attribuez telle ou telle tâche : c’est un excellent moyen de renforcer la motivation et de définir les attentes en amont.

L’allocation des ressources en pratique :

Il vous faut deux personnes pour travailler à la conception d’une publicité pour la campagne à venir, votre équipe en comptant cinq. Vous pouvez assigner le travail au hasard, mais vous obtiendrez de meilleurs résultats en examinant le profil des membres de votre équipe (par exemple, ont-ils déjà travaillé sur les précédentes campagnes ?). Vérifiez également l’organisation du travail : vérifiez si certains ont trop de travail et demandez ensuite aux personnes les plus qualifiées si elles disposent du temps nécessaire pour prendre en charge ce nouveau projet.

FAQ : comment gérer les conflits d’échéances et de priorités ?

La planification des ressources et l’organisation du travail ne sont pas aussi simples qu’on le voudrait. Parfois, les personnes les plus à même de participer à un projet sont déjà occupées à mener à bien une autre initiative d’importance. À d’autres moments, c’est votre équipe entière qui est tellement débordée qu’il serait déraisonnable d’accroître encore sa charge de travail. Bien qu’il n’y ait pas de solution miracle en la matière, connaître à l’avance à quoi ressemblera la charge de travail de votre équipe vous permet d’anticiper ces problèmes de gestion des ressources et de les résoudre en amont. L’organisation du travail est la clé pour éviter de vous trouver confronté à ce type de conflits.

À titre d’exemple, imaginons que vous vous attendiez à devoir traiter un livrable pour lequel les délais impartis seront particulièrement serrés. Pourrez-vous anticiper ou reporter l’exécution de tâches au degré de priorité moindre ? Lorsque vous pouvez identifier avec précision la disponibilité de votre équipe, vous êtes mieux armé pour en gérer la charge de travail, à court comme à long terme.

[À lire] Qu’est-ce qu’un livrable en gestion de projet ?

3. Faire le point avec votre équipe et ajuster les charges de travail le cas échéant

Adaptez la charge de travail de votre équipe en fonction des besoins

Même les meilleurs plans et chronologies de projet rencontrent des obstacles. Vous devez être en mesure d’opérer des ajustements sur l’organisation du travail, en temps réel et avant qu’il ne soit trop tard.

Pour savoir comment chaque membre gère sa charge de travail en cours, prenez les devants et planifiez desentretiens individuels pour faire le point. S’il s’avère qu’un membre de l’équipe est débordé, vérifiez qui est disponible et pourrait prendre d’autres tâches en charge.

Si vous réattribuez des tâches ou des projets, veillez à expliquer les raisons de ce changement de direction à votre équipe, par exemple dans le cadre d’un processus de contrôle du changement. Vous pouvez aussi organiser des sessions de coaching pour les aider à être plus efficaces et à mieux gérer l’organisation du travail, de même que saluer régulièrement le travail accompli.

[À lire] 18 astuces pour bien gérer son temps et autres conseils pour travailler efficacement

Faire le point en pratique :

Vous avez remarqué que deux de vos chargés de clientèle restent tard le soir et qu’un autre vous envoie des e-mails aux premières lueurs du jour. Ce peut être un signe qu’ils sont surchargés. Planifiez une réunion avec chacun d’entre eux pour voir comment ils s’en sortent, et leur proposer de reporter certaines tâches ou leur apporter vos conseils sur l’organisation du travail si besoin est. Si ce n’est déjà fait, planifiez dès à présent des entretiens réguliers afin d’éviter que de tels problèmes ne se reproduisent à l’avenir. Comme nous l’avons vu plus haut, une vie personnelle équilibrée et le respect de la vie privée des collaborateurs sont deux éléments importants pour éviter les risques psychosociaux tels que le burnout. La qualité de vie et les relations humaines doivent conserver une place importante dans l’organisation de travail mise en place par l’entreprise.

Conseil de pro : pensez à la culture d’équipe

En plus de prévoir des entretiens individuels, laissez-vous du temps pour passer des moments forts en équipe et célébrer certains événements. Que celle-ci travaille dans un seul et même bureau, qu’elle soit décentralisée, en coworking, ou en télétravail, il est important de se rencontrer et d’échanger en direct. La culture d’équipe est la clé du bien-être, lui-même étant celle de la réussite. Selon la taille de votre équipe, entretenez la culture d’entreprise, organisez des réunions debout hebdomadaires, des apéritifs virtuels bimensuels ou un rassemblement mensuel avec un plus grand nombre de participants.

4. Améliorer l’efficacité face à de fortes charges de travail

Quand votre priorité porte sur l’avancée générale, encouragez les membres de votre équipe à développer leurs propres systèmes pour gérer leur organisation du travail. Lorsqu’il y a beaucoup à faire, il est important de se concentrer sur l’essentiel et de faire preuve d’efficacité.

  • Suggérez des stratégies de gestion du temps adaptées au style de chacun, comme le Timeboxing ou le Time blocking.

  • Limitez le nombre de réunions auxquelles votre équipe doit participer. Pour ce faire, faites appel à de nouveaux moyens de communication moins gourmands en temps.

  • Expliquez à votre équipe ce qu’est la gestion de projet et en quoi un plan bien ficelé peut les aider à aller plus vite.

[À lire] Beaucoup de travail, c’est beaucoup de stress : les méthodes pour y remédier

Améliorer l’efficacité en pratique :

L’un de vos subordonnés directs rend toujours son travail en avance et au cours d’un échange, vous découvrez qu’il a appris et mise en œuvre de nouvelles stratégies pour travailler plus efficacement. Encouragez cette personne à partager son expérience avec le reste de l’équipe et n’hésitez pas à créer un espace commun où chacun pourra facilement partager ses conseils quant à l’organisation du travail.

FAQ : comment donner à mon équipe les moyens d’être plus efficace et efficiente ?

Les équipes efficientes s’assurent d’effectuer leur travail de la « bonne » façon ; les équipes efficaces font les « bonnes » choses. Tout le monde souhaite mettre sur pied une équipe aussiefficiente qu’efficace pour accomplir les tâches attendues de la bonne manière, avec une qualité optimale.

[À lire] Efficience ou efficacité au travail ? Les deux !

Si ce n’est pas encore le cas, faites en sorte que tous les membres de votre équipe utilisent le même outil de gestion des ressources. Ils auront ainsi une vision claire de qui fait quoi et pour quand. Votre outil de gestion des ressources doit aussi pouvoir facilement s’intégrer à vos outils de travail préférés. Votre équipe perdra alors moins de temps à jongler entre diverses applications et à fouiller dans des feuilles de calcul, et pourra consacrer son énergie au travail à haute valeur ajoutée. Veillez aussi à vous orienter vers un outil de gestion des ressources qui intègre un composant pour la gestion des charges de travail, ce qui vous permettra d’assurer un suivi dans les meilleures conditions.

[À lire] Une initiation à la gestion du travail

5. Adopter un outil de gestion du travail

Outil de gestion du travail

Imaginez être capable de voir tout ce qui se passe sur chaque projet et pour chaque membre de l’équipe en un seul endroit. Nous parlions de gagner du temps, et un outil de gestion du travail ou de projet procure justement cet avantage.

Avec un outil de gestion, chaque membre de l’équipe peut voir en quoi son travail contribue aux objectifs et initiatives plus larges de l’entreprise. Il a en un clin d’œil une bonne vision de l’organisation du travail globale. La communication s’effectue directement au sein des tâches, de sorte que la recherche d’informations ne vous prend plus 5 minutes, mais 5 secondes. Par ailleurs, les chronologies permettent de tenir tout le monde informé grâce à leur capacité à afficher les projets de façon groupée ou séparément.

Les outils de gestion du travail en pratique :

Vous avez importé toutes les tâches et étapes de votre calendrier de production dans un seul outil de gestion des ressources et tout se déroule parfaitement. Puisque tous les membres de l’équipe peuvent suivre votre progression globale et la manière dont ils s’inscrivent dans le processus, vous évitez les conflits d’échéances et gagnez du temps.

Conseil de pro : établir des conventions d’équipe

Le meilleur outil de gestion du travail est un outil qui est utilisé par l’intégralité des membres de votre équipe. À ce sujet, il est important d’établir des conventions d’équipe et de bonnes pratiques, lesquelles faciliteront l’adoption de ce nouvel outil. Par ailleurs, en dissipant toute inquiétude quant à une possible mauvaise utilisation de l’outil, ces ressources réduiront le sentiment d’appréhension ou les réticences à l’utiliser. Votre outil de gestion du travail devrait par ailleurs comprendre un guide et des vidéos qui vous seront d’un grand secours au moment de sa prise en main. Prenez le temps en équipe de poser les bases d’une organisation du travail efficace en vous imprégnant de ces conseils pour établir des conventions communes.

Orchestrez la réussite de votre équipe

Vous êtes prêt à améliorer vos compétences en gestion du temps et des ressources ? N’oubliez pas que pour bien gérer vos ressources, vous devez faire preuve d’efficacité dans l’attribution des tâches et leur gestion, ainsi que dans la diffusion des informations aux parties prenantes de vos projets. Combinez l’utilisation d’un outil de gestion du travail comme Asana aux conseils prodigués dans cet article : vous résoudrez plus aisément les conflits d’échéances et de priorités, vous serez mieux à même de gérer des charges de travail d’équipe plus lourdes : en un mot, l’organisation du travail de votre équipe sera optimisée.

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