25 compétences en gestion de projet essentielles pour réussir

Portrait du contributeur – Julia MartinsJulia Martins18 décembre 202016 min de lecture
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Compétences en gestion de projet - Image d’en-tête

L’équipe Asana considère que toute personne qui gère des projets est chef de projet… que ce soit son poste officiel ou non. Pour collaborer efficacement et donner le meilleur d’elles-mêmes, les équipes ont besoin d’un chef de projet tel que vous. Vous gérez peut-être déjà un ou plusieurs projets, mais comment devenir un meilleur chef de projet ?

Si vous souhaitez approfondir et développer vos compétences en gestion de projet, vous êtes au bon endroit. Lisez la suite de ce guide pour découvrir les 25 compétences clés qui vous aideront à réussir en tant que chef de projet, ainsi que les techniques pour les faire évoluer dans la durée.

Qu’entend-on par compétences en gestion de projet ?

La gestion de projet consiste à organiser et réaliser le travail efficacement, tout en aidant votre équipe à en faire de même. Autrefois, le chef de projet était un membre d’équipe certifié, formé à des technologies de gestion de projet complexes. Les outils traditionnels étaient difficiles à mettre en place et exigeaient des maintenances fréquentes, d’où l’utilité du « chef de projet ».

Pour se muer en sa version moderne, la gestion de projet traditionnelle a évolué sur deux points en particulier. À mesure que les processus de gestion de projet se sont démocratisés au sein des entreprises et des équipes, ces dernières ont ressenti la nécessité de faire appel à davantage de membres et chefs de projet aptes à gérer un processus, de sa conception à sa réalisation. Dans le but d’accompagner ces chefs de projet dans leur mission, les logiciels de gestion de projet autrefois constitués de mécanismes complexes ont évolué vers des outils flexibles et faciles à utiliser.

De nos jours, les outils de gestion de projet sont conçus de façon à être suffisamment flexibles pour être utilisés à la volée par toutes les équipes, qui peuvent ainsi se lancer rapidement dans n’importe quel projet. Grâce aux outils de gestion de projet actuels, vous pouvez aisément endosser le rôle de chef de projet et donner à votre équipe projet bien plus de clarté et de visibilité. Aujourd’hui, plus besoin de compétences ou d’outils compliqués ! Toutefois, pour une expérience de gestion de projet réussie, vous pouvez cultiver des compétences spécialisées, complémentaires et techniques particulières qui feront de vous un meilleur chef de projet.

Certaines de ces compétences ne vous concerneront pas, quand d’autres seront déjà acquises. Comme pour tout ce qui a trait à la gestion de projet, faites preuve de flexibilité au moment d’aborder cette liste et misez sur les compétences les plus pertinentes dans votre cas.

10 compétences complémentaires utiles à la gestion de projet

Ces compétences complémentaires font partie de ce que l’on appelle des « compétences non techniques ». Elles peuvent vous aider à améliorer la qualité de votre travail, sans outil spécifique ni exigence technique. On parle également de « compétences relationnelles » ou encore de « compétences interpersonnelles », dans la mesure où elles nous aident bien souvent à collaborer avec nos collègues au travail. Voici les 10 compétences complémentaires les plus utiles à la gestion de projet :

1. La collaboration

La collaboration est à la base de toutes les compétences en gestion de projet, qu’elles soient spécialisées, complémentaires ou techniques. Dans ce domaine en particulier, elle vous aide à travailler encore mieux en équipe. Qui dit collaboration efficace, dit meilleure communication d’équipe et au final travail de qualité.

Pour apprendre à améliorer votre aptitude à la collaboration, entraînez-vous à toutes sortes de discussions. Une équipe qui souhaite travailler main dans la main doit miser sur une communication ouverte, faire tomber les différentes barrières et pratiquer la création collective. Pour plus de conseils, lisez notre article dédié à la collaboration d’équipe.

2. La communication

Toute collaboration performante passe par une communication efficace, et cette dernière fait donc partie des compétences essentielles à la gestion de projet. Si vous souhaitez développer vos compétences dans ce domaine, habituez-vous à dialoguer ouvertement et honnêtement avec vos collègues. Avant toute chose, les autres membres de l’équipe et vous-même devrez vous faire confiance. Pour instaurer un climat de confiance, vous devez pouvoir compter sur une communication ouverte : encouragez les membres de votre équipe à faire part de leur opinion lors de vos discussions, que vous soyez en accord avec eux ou non. À mesure que vous pratiquerez la communication ouverte, votre équipe parviendra à mieux collaborer et produira de meilleurs résultats.

Établissez des directives de communication avec votre équipe de façon à devenir de meilleurs communicants. Vous avez certainement différents logiciels de communication à votre disposition : e-mails, Slack, outils de gestion du travail, etc. Déterminer l’usage à réserver à chaque outil pour les différents types de communication peut aider votre équipe à communiquer, mais aussi à collaborer plus facilement et efficacement.

Pour aider votre équipe à gagner en productivité, misez sur la communication en différé. Tout l’art consiste à exprimer vos pensées à l’écrit ; une stratégie payante étant donné le temps économisé lorsque l’on s’épargne des rendez-vous sur un calendrier.
Pour aider votre équipe à gagner en productivité, misez sur la communication en différé. Tout l’art consiste à exprimer vos pensées à l’écrit ; une stratégie payante étant donné le temps économisé lorsque l’on s’épargne des rendez-vous sur un calendrier.

3. Le travail en équipe

Travailler en équipe implique d’épauler les membres de votre équipe et les encourager à produire leur meilleur travail, tous ensemble. Chacun a sa pierre à apporter à l’édifice et votre équipe sera plus efficace en travaillant en synergie que ne le serait chaque membre séparément. Bien que la collaboration fasse partie du travail d’équipe, ce dernier va encore plus loin : chacun doit se sentir le bienvenu et être en mesure de participer.

Si vous cherchez à améliorer votre capacité à travailler en équipe, entraînez-vous à poser des questions. Penchez-vous sur les brainstormings en équipe, les entretiens individuels, ainsi que les différents avis de vos collègues. Cherchez à repérer si l’un de vous n’a pas participé depuis un certain temps, ou encore si un autre membre de l’équipe pourrait avoir une bonne idée ou des compétences utiles.

À télécharger : encourager la transparence - le travail d’équipe au service de la mission de votre organisation

4. La résolution des problèmes

Les compétences liées à la résolution des problèmes sont des compétences itératives qui vous aident à aborder un problème et donc au final à le résoudre. S’améliorer sur ce point n’est pas toujours synonyme de « bonne » réponse à chaque situation. En revanche, développer ce type de compétences vous permettra d’adopter de nouvelles perspectives d’approche pour différents problèmes et de travailler méthodiquement à leur résolution.

Pour devenir expert en résolution de problèmes, vous devez déjà réfléchir à vos décisions. Pourquoi avoir fait un tel choix ? Auriez-vous pu en faire un autre ? Peu importe si la réponse est négative : s’interroger sur ses motivations et sur les solutions trouvées peut nous aider à améliorer notre capacité à résoudre des problèmes et nous permettre de mieux les aborder à l’avenir.

Pour être sûrs d’organiser des réunions productives, nous consacrons ce temps de travail aux problèmes en cours qui demandent de vrais échanges entre collaborateurs, de façon à trouver une solution sans avoir à partager des mises à jour de statut.
Pour être sûrs d’organiser des réunions productives, nous consacrons ce temps de travail aux problèmes en cours qui demandent de vrais échanges entre collaborateurs, de façon à trouver une solution sans avoir à partager des mises à jour de statut.

5. L’organisation

Nombreux sont les chefs de projet à être intimidés par cette compétence complémentaire. En effet, on pourrait penser de l’organisation qu’elle est une aptitude innée (ou non !). Pourtant, comme pour toutes les compétences mentionnées dans cet article, vous pouvez tout à fait travailler à son amélioration et devenir une vraie Marie Kondo.

Le mieux pour bien vous organiser (et le rester) consiste à créer une source unique de référence réunissant tout votre travail et celui de votre équipe. Si nous sommes désorganisés, c’est bien souvent parce que nos activités sont déconnectées les unes des autres : et en effet, en moyenne un employé utilise une dizaine d’outils différents par jour. Qui dit informations disséminées, dit sentiment de désorganisation. Au lieu de perdre du temps à basculer entre tous ces outils, faites d’Asana votre outil d’organisation et constituez votre propre source unique de référence, accessible à toute votre équipe.

6. La gestion du temps

Gestion du temps et compétences d’organisation vont de pair. Mieux vous parvenez à organiser vos tâches, plus vous avez une idée précise de ce que vous avez à faire et du temps nécessaire à la réalisation des suivantes.

Cependant, il n’est pas toujours aisé de s’atteler à la hiérarchisation des tâches. Si vous souhaitez améliorer vos compétences en gestion du temps et poursuivre votre lutte contre la procrastination, faites appel à un outil de gestion du travail afin de déterminer la priorité de chaque tâche. Une fois les tâches hautement prioritaires identifiées, vous pourrez les traiter en premier et ainsi vous assurer de ne rien oublier ou terminer en retard.

7. Les aptitudes à diriger

Gérer un projet n’implique pas seulement d’être un chef de projet, mais aussi un leader. Vous n’en avez peut-être pas conscience, mais votre équipe projet compte sur vous pour la diriger, la guider et la soutenir.

Si vous souhaitez exercer vos aptitudes à diriger, entraînez-vous à aborder différentes situations avec empathie, en faisant preuve de compréhension. Un bon leader parvient à rassembler tout le monde et contribue à encourager le travail d’équipe et la collaboration. Vous devriez également prendre le temps de décider du type de leader que vous souhaitez devenir. Voici quelques-uns des styles de leadership les plus répandus :

  • Le « servant leadership » ou leadership par le service : si vous avez pour objectif principal de vous tenir au service de votre équipe, ce type de leadership devrait vous intéresser. Les leaders qui dirigent par le service visent à aider leur équipe à se développer et fonctionner à son maximum.

  • Le leadership participatif : également connu sous le nom de leadership démocratique, ce type de leadership consiste à encourager toute votre équipe projet à collaborer à la prise de décisions.

  • Le leadership transformationnel : le leader adoptant ce type de leadership se focalise tout particulièrement sur une certaine vision pour le compte de son équipe et travaille aux côtés de ses membres dans le but de provoquer un changement inspirant.

  • Le leadership autocratique : les leaders autocratiques rationalisent les décisions de projet, en ne se référant que très peu à l’équipe projet. Les équipes peuvent ainsi mieux se concentrer sur les objectifs de projet et prendre rapidement des décisions.

  • Le leadership du laissez-faire : comme son nom l’indique, ce type de leadership repose sur une mentalité de fonctionnement sans entraves. Les leaders y encouragent la créativité et la flexibilité au sein de leur équipe projet.

Asana me permet de superviser l’ensemble du travail, mais aussi de veiller à ce que mes collègues ne soient pas submergés de tâches relatives à la stratégie de contenu. Nous pouvons travailler à distance tout en maintenant une connexion unique.
Asana me permet de superviser l’ensemble du travail, mais aussi de veiller à ce que mes collègues ne soient pas submergés de tâches relatives à la stratégie de contenu. Nous pouvons travailler à distance tout en maintenant une connexion unique.

8. L’adaptabilité

À un moment ou un autre, que ce soit au cours de ce projet ou du prochain, des éléments de votre plan de projet seront amenés à changer et nécessiteront des ajustements de processus : changement d’échéance, évolution des priorités, etc. Un bon chef de projet doit savoir s’adapter aux nouvelles situations s’il veut continuer à guider l’équipe projet dans la bonne direction.

Mais comment gagner en adaptabilité ? Pour ce faire, il est nécessaire de savoir quand et comment changer de cap. Sans aucune visibilité sur la situation actuelle, difficile de réaliser les ajustements nécessaires ou de prendre les décisions les plus judicieuses. Vous pouvez donc développer votre adaptabilité en vous appuyant sur un outil de gestion du travail pour assurer le suivi de votre projet et vous faire une idée précise de toutes les activités en cours.

9. La résolution des conflits

Au cours des différents projets, vous serez inévitablement confrontés à des conflits : membre d’équipe en désaccord avec les autres concernant l’importance de certains livrables, participant au projet qui souhaite modifier sa portée, dépassement de budget ou d’échéance, etc.

La résolution des conflits consiste à prendre en compte les avis des deux camps, de façon à ce que chacun se sente entendu et soutenu. Si certains ont été lésés, prenez le temps de les écouter et de trouver une solution qui convienne à tous. Même lorsque c’est impossible, le simple fait de faire preuve de patience et d’empathie pourra contribuer à désamorcer une situation potentiellement frustrante et cette attitude donnera donc de meilleurs résultats.

[À lire] Exprimer et accepter les critiques constructives

10. L’esprit critique

À l’image de notre capacité à résoudre des problèmes, faire preuve d’un bon esprit critique ne constituera pas une solution en soi. Pourtant, même s’il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse, vous pouvez vous entraîner à aborder vos problèmes avec logique au lieu de prendre des décisions uniquement basées sur vos émotions. Avoir un bon esprit critique implique de savoir analyser les informations et tirer ses propres conclusions en s’appuyant sur des faits, à la Sherlock Holmes.

Pour travailler votre esprit critique, vous devez toujours prendre du recul et vous poser les bonnes questions : quel a été le cheminement pour parvenir à cette conclusion ? Y avait-il une autre réponse possible ? Mon raisonnement a-t-il été influencé par d’autres facteurs que par des informations factuelles ? Attention, les décisions fondées sur l’affect ne sont pas forcément mauvaises et certaines de nos meilleures décisions sont d’ailleurs celles qui nous mobilisent le plus émotionnellement. Cependant, faire preuve d’esprit critique peut nous aider à aborder une situation sous le bon angle.

Je ne souhaite pas simplement m’intéresser aux résultats, la méthode employée pour y parvenir a elle aussi son importance. Asana nous a grandement aidés à suivre nos activités en les rendant plus visibles et exploitables.
Je ne souhaite pas simplement m’intéresser aux résultats, la méthode employée pour y parvenir a elle aussi son importance. Asana nous a grandement aidés à suivre nos activités en les rendant plus visibles et exploitables.

7 compétences spécialisées utiles à la gestion de projet

Contrairement aux compétences complémentaires, les compétences spécialisées sont des capacités qu’il est possible d’enseigner et de quantifier. Alors que les compétences complémentaires évoquées précédemment s’appliquent à toutes les situations, les sept compétences spécialisées dont nous allons parler appartiennent au domaine de la gestion de projet. Les développer vous aidera à devenir un chef de projet complet et efficace.

1. Définition de la portée d’un projet

La portée d’un projet détermine sa taille, ses objectifs et ses contraintes. Cette portée définira ce que vous serez en mesure d’accomplir au cours d’une période donnée, avec un certain budget. Vous devez absolument établir et définir la portée de votre projet de façon à éviter toute dérive des objectifs et empêcher les livrables du projet de dépasser la portée prévue.

Si vous souhaitez améliorer votre capacité à définir la portée de vos projets, entraînez-vous à établir celle-ci le plus tôt et le plus souvent possible. Une fois cela fait, partagez-la avec les différents participants et faites-y référence régulièrement de façon à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde concernant les ambitions et limitations du projet. Pour plus de conseils, lisez notre article dédié à la dérive des objectifs.

Le nombre de produits survendus est en baisse, de même que les prises de contact avec les clients pour repousser les dates d’expédition.
Le nombre de produits survendus est en baisse, de même que les prises de contact avec les clients pour repousser les dates d’expédition.

2. Conception d’une feuille de route de projet

Compétences en gestion de projet - Conception d’une feuille de route de projet

La feuille de route de projet est une présentation générale des livrables clés d’un projet, ainsi que de sa chronologie. Dans la mesure où ces feuilles de route permettent d’aider toute votre équipe projet à se coordonner en amont du lancement, elles sont particulièrement utiles pour les initiatives complexes impliquant de nombreux participants.

Habituellement, on crée des feuilles de route de projet à l’aide d’un logiciel de type diagramme de Gantt, de façon à présenter le programme général du projet sous la forme de barres horizontales. Pour concevoir votre feuille de route de projet, utilisez un outil comme la Chronologie d’Asana. Il vous aidera à tracer les grandes lignes de votre calendrier de projet, mais aussi à indiquer les jalons clés ou les dépendances importantes.

3. Rédaction d’un brief de projet

Même sans créer une feuille de route, vous avez tout intérêt à rédiger un brief de projet. En effet, ce dernier vous permet de schématiser vos objectifs de projet généraux et les moyens de les atteindre, une technique très utile pour vos futures sessions de planification.

Exemple de brief de projet sur Asana

Vous devez avant tout vous rappeler que votre brief de projet est un document vivant. Vous pouvez l’adapter et l’actualiser au fil du développement de votre plan de projet et des remarques des participants. En général, le brief devrait contenir un lien menant à votre feuille de route de projet (le cas échéant), la liste des parties prenantes et leurs responsabilités (également connue sous le nom de matrice RACI), ainsi que tous les autres documents ou fichiers utiles et autres informations générales nécessaires à votre équipe.

L’équipe de direction doit absolument avoir un bon aperçu des projets et pouvoir les superviser de façon à s’informer de la situation en cours à tout moment.
L’équipe de direction doit absolument avoir un bon aperçu des projets et pouvoir les superviser de façon à s’informer de la situation en cours à tout moment.

4. Organisation d’une réunion de lancement de projet

La réunion de lancement est une excellente opportunité pour se coordonner avec les parties prenantes du projet. Vous avez ainsi la possibilité de clarifier ses objectifs et sa portée, mais aussi de partager tous les documents déjà préparés, notamment la feuille de route, le brief de projet et toute la documentation complémentaire, par exemple la nomenclature d’une campagne marketing ou d’un brief créatif à destination de l’équipe de conception.

Pour que votre réunion de lancement soit réussie, vous devez prévoir de partager tous les documents que vous avez réunis avec les participants au projet. Organisez ensuite une session de brainstorming ou de questions-réponses pour vous entendre sur toutes les variables associées, comme le budget, les ressources ou les livrables finaux.

5. Planification de projet

Fondamentalement, un plan de projet (parfois appelé charte de projet) peut s’apparenter à un schéma représentant tous les éléments clés nécessaires à sa réussite. Il inclut généralement les sept éléments suivants :

  1. Objectifs

  2. Indicateurs de réussite

  3. Participants et rôles

  4. Budget du projet

  5. Jalons et livrables

  6. Chronologie et planning

  7. Plan de communication du projet

Certains de ces éléments (notamment les objectifs et jalons) pourront avoir été déjà définis au sein de votre feuille de route ou brief de projet. Le plan de projet regroupe toutes les informations de façon à former une image cohérente du travail à venir. Pour bien débuter dans votre planification de projet, consultez notre article dédié aux plans de projet ou testez notre modèle gratuit de plan de projet.

Une grande partie de la planification est réalisée en début d’année, dans le but de déterminer notre approche et où nous en serons à la fin de cette même année. Ensuite, nous créons un projet destiné à tout synthétiser, auquel tout le monde peut accéder. Cette capacité à pouvoir tout visualiser sur Asana nous est très utile au moment de faire des changements.
Une grande partie de la planification est réalisée en début d’année, dans le but de déterminer notre approche et où nous en serons à la fin de cette même année. Ensuite, nous créons un projet destiné à tout synthétiser, auquel tout le monde peut accéder. Cette capacité à pouvoir tout visualiser sur Asana nous est très utile au moment de faire des changements.

6. Création d’une chronologie de projet

[Vue Chronologie] Projet de campagne de marque sur Asana

La chronologie de projet indique l’ordre et la durée des événements qui constituent le cycle de vie de votre projet. Connaître cette chronologie aide votre équipe à mesurer la réussite du projet et à livrer les bonnes ressources en temps et en heure.

Pour concevoir une chronologie de projet optimale, vous devrez déjà vous assurer que toutes les dates de début et de fin de votre projet sont claires, de même que les jalons clés. Au fil de la création des tâches individuelles et livrables, indiquez clairement les dates de début et de fin de chaque tâche et établissez des dépendances entre elles. Faites ensuite appel à un outil dédié à la chronologie pour donner vie à vos activités.

7. Gestion des tâches

La gestion des tâches fait référence à votre capacité à gérer votre temps et celui de votre équipe lorsque votre projet est officiellement en cours. Un bon chef de projet doit avoir une excellente visibilité sur les activités de son équipe de façon à pouvoir hiérarchiser les tâches et les réaliser efficacement.

Si vous voulez tout savoir sur un projet en cours, cela n’est pas sorcier : il suffit d’utiliser un logiciel de gestion des tâches. Ce type de logiciel ne fait pas seulement office de liste de tâches à faire, il présente une vue globale de toutes les tâches en cours au sein d’un projet. Une gestion des tâches optimale permettra à votre équipe de travailler de façon plus productive, efficace et efficiente.

Avec Asana, tout est visible au même endroit, de la progression des projets aux obstacles rencontrés, en passant par le feedback et les actions à accomplir. Aujourd’hui, nous sommes plus efficaces et efficients, des atouts d’autant plus essentiels en télétravail. Sans Asana, nous serions perdus !
Avec Asana, tout est visible au même endroit, de la progression des projets aux obstacles rencontrés, en passant par le feedback et les actions à accomplir. Aujourd’hui, nous sommes plus efficaces et efficients, des atouts d’autant plus essentiels en télétravail. Sans Asana, nous serions perdus !

8 compétences techniques essentielles à la gestion de projet

Les compétences complémentaires ? C’est fait ! Les compétences spécialisées ? C’est bon aussi ! Passons désormais au dernier point : les compétences techniques.

Les compétences techniques font référence à nos connaissances liées à des outils et logiciels spécifiques à la gestion de projet. Apprendre à utiliser de tels outils n’est pas particulièrement difficile, puisque comme nous l’avons indiqué précédemment, notre gestion de projet moderne est conçue pour être à la fois flexible et simple d’utilisation. Toutefois, il y a huit compétences à connaître, recouvrant différents aspects de la gestion de projet, pour savoir où et comment les utiliser.

1. Diagrammes de Gantt

Compétences en gestion de projet - Diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont un bon moyen de visualiser vos projets sous la forme de barres horizontales. Chaque barre représente un travail à faire et sa longueur indique la durée prévue. Les diagrammes de Gantt comptent plusieurs fonctionnalités clés, notamment :

  • Les jalons de projet

  • Les dépendances

  • La progression de projet en temps réel

  • Les dates de début et de fin

La technologie des diagrammes de Gantt traditionnels peut être compliquée à utiliser et sa portée est limitée, c’est pourquoi Asana en a repris les meilleurs aspects pour créer la Chronologie, un outil de type diagramme de Gantt qui vous aide à identifier comment s’imbriquent les différents éléments.

Le lancement d’un album demande la prise en compte d’un grand nombre de variables. Asana nous permet de suivre chaque petit élément, de déterminer qui en est responsable et quand il doit être terminé.
Le lancement d’un album demande la prise en compte d’un grand nombre de variables. Asana nous permet de suivre chaque petit élément, de déterminer qui en est responsable et quand il doit être terminé.

2. Tableaux Kanban

Compétences en gestion de projet - Tableaux Kanban

Autre type de gestion de projet visuelle répandue : les tableaux Kanban. Chaque colonne d’un tableau Kanban (ex. : NouveauEn cours ou Terminé) correspond à une étape de travail. Les activités individuelles sont représentées par des tâches, qui passent d’une colonne à l’autre jusqu’à leur accomplissement.

Les outils de tableau Kanban sont un type d’outil de gestion de projet couramment employé par les équipes de gestion de projet Lean, en particulier les équipes produit, d’ingénierie et de développement logiciel. La vue Tableau ou Kanban est l’une des quatre vues de projet proposées par Asana afin d’aider les équipes à visualiser leur travail de la façon qui leur convient.

[À lire] Tableaux Kanban : le guide du débutant

3. Management agile

La gestion Agile est une méthodologie de gestion de projet Lean plébiscitée par les équipes produit, d’ingénierie et de développement logiciel. Cette méthode mise sur un perfectionnement constant et une évolution progressive. Elle englobe plusieurs méthodologies Lean, notamment Scrum et Kanban.

Lorsque vous devez gérer une équipe Agile, faites appel à un outil de gestion Agile flexible, permettant à votre équipe d’agir rapidement et d’avancer par itération.

4. Gestion des coûts

En gestion de projet, la gestion des coûts implique de prendre en compte votre budget à toutes les étapes du projet. Elle représente une part importante de l’encadrement d’un projet et contribuera grandement à en déterminer la réussite. Vous devez tout autant respecter le budget du projet que son échéance, raison pour laquelle cette compétence vous sera utile.

Pour une gestion de projet efficace, un bon chef de projet doit définir les coûts et le budget dès le départ. Assurez-vous également que les participants au projet et les membres de l’équipe ont bien connaissance du budget. En cours de projet, vous devrez garder les coûts et le budget à l’esprit. Faites le point sur vos dépenses à plusieurs reprises tout au long du projet afin de ne pas dépasser le budget prévu. Une fois le projet terminé, comparez les coûts estimés aux coûts réels afin de déterminer l’efficacité de vos méthodes de gestion des coûts et d’avoir un point de référence pour de futurs projets.

5. Conduite du changement

Si vous avez déjà organisé un grand changement organisationnel, il y a fort à parier que vous avez pratiqué la conduite du changement sans même le savoir. La conduite du changement est un processus qui consiste à introduire un changement organisationnel (par exemple de nouveaux processus ou outils) au cours d’une période donnée, de façon à augmenter l’utilisation et fluidifier les activités. Parmi ses principes courants, citons notamment l’application d’un changement organisationnel à un processus à la fois et la désignation de « champions » en interne (personnes de référence) pour guider ce processus.

Asana a mis en place la Méthodologie Asana de conduite du changement, un processus en six étapes qui intègre des stratégies de conduite du changement éprouvées, développé par notre équipe de la réussite client. Pour en savoir plus, consultez notre guide consacré à la conduite du changement.

Pendant longtemps, notre équipe créative a eu pour seul prérequis d’effectuer le travail dès qu’une nouvelle demande se présentait. Mais sans un processus clair, impossible de fournir un vrai travail efficace et de qualité.
Pendant longtemps, notre équipe créative a eu pour seul prérequis d’effectuer le travail dès qu’une nouvelle demande se présentait. Mais sans un processus clair, impossible de fournir un vrai travail efficace et de qualité.

6. Logiciels de gestion de projet

Compétences en gestion de projet - Logiciels de gestion de projet

Aujourd’hui, les logiciels de gestion de projet n’ont plus rien à voir avec les anciens outils difficiles à utiliser et dont l’implémentation demandait le concours d’un chef de projet professionnel. Mais comme pour tous les outils, y compris ceux qui sont faciles à prendre en main, il vous faudra un temps d’adaptation avant de les maîtriser. L’outil sélectionné devra donc s’accompagner d’un guide écrit, mais aussi de vidéos pratiques pour vous enseigner tous les secrets de son utilisation.

Pour nous, le meilleur outil est évidemment Asana, un outil de gestion du travail conçu pour vous aider à coordonner vos plans, projets et processus à l’échelle de toute votre organisation. Si la gestion de projet peut vous aider à gagner en clarté sur des projets individuels, la gestion du travail reste le meilleur moyen de coordonner des processus sur plusieurs projets, initiatives et équipes. Faire appel à un outil de gestion du travail permet à chacun de disposer de toutes les informations nécessaires pour réaliser les tâches essentielles.

[À lire] Gestion du travail ou gestion de projet ?

7. Gestion de la charge de travail

[Gestion des ressources] Gestion des ressources sur Asana

Si vous avez déjà géré des projets auparavant, vous savez sûrement à quel point il est difficile d’identifier qui fait quoi. Pourtant, ce n’est pas une fatalité. Grâce à la gestion de la charge de travail, vous évaluez les disponibilités de votre équipe et faites appel à vos collègues juste ce qu’il faut, ni trop ni trop peu. Il s’agit d’un processus interactif, qui n’a ni début ni fin. En effet, un chef de projet efficace surveillera régulièrement la charge de travail de son équipe pour s’assurer que personne ne court le risque de finir en burnout.

L’utilisation des logiciels de gestion de la charge de travail se fait en deux étapes. Commencez déjà par déterminer la capacité de votre équipe et sa charge de travail actuelle. Allouez ensuite vos ressources en fonction des charges de travail individuelles ou rééquilibrez les charges de travail au besoin.

8. Gestion de portefeuille de projets

Compétences en gestion de projet - gestion de portefeuille de projets

La gestion de portefeuille de projets vous donne un aperçu général du travail de votre équipe sur plusieurs projets. Les outils de gestion de portefeuille de projets vous aident à obtenir une vue globale de toutes les activités de votre équipe en temps réel, ce qui vous permet de faire le lien entre stratégie et mise en œuvre.

Les Portefeuilles sont l’une des fonctionnalités Asana essentielles à notre équipe. Cet excellent outil réunissant statut, progression et responsabilités permet à notre équipe de direction de visualiser tous les projets importants au même endroit. Chaque jour, notre PDG consulte notre portefeuille et y ajoute des commentaires. Il apprécie énormément d’avoir un aperçu immédiat du travail en cours.
Les Portefeuilles sont l’une des fonctionnalités Asana essentielles à notre équipe. Cet excellent outil réunissant statut, progression et responsabilités permet à notre équipe de direction de visualiser tous les projets importants au même endroit. Chaque jour, notre PDG consulte notre portefeuille et y ajoute des commentaires. Il apprécie énormément d’avoir un aperçu immédiat du travail en cours.

Comment développer ses compétences en gestion de projet ?

Vous aurez peut-être l’impression que cette liste comporte beaucoup trop de compétences, mais vous n’avez pas besoin de toutes les maîtriser. Certaines d’entre elles (par exemple la gestion Agile) ne sont utiles qu’aux équipes qui s’intéressent à ces méthodologies. D’autres (comme l’organisation) vous viendront sans effort si vous utilisez le bon outil, par exemple Asana.

N’oubliez pas que le développement de vos compétences en gestion de projet vous demandera de l’entraînement. Mettez-vous au défi en vous concentrant sur une ou deux nouvelles compétences pour chaque projet : testez une nouvelle forme de gestion de projet visuelle en adoptant les tableaux Kanban, concevez votre tout premier plan de projet ou intéressez-vous à la gestion du temps, par exemple.

Vous pouvez également suivre des cours pour développer vos compétences spécialisées et complémentaires en gestion de projet. Vous n’avez certes plus besoin d’obtenir des certifications pour être chef de projet, mais le Project Management Institute (PMI) propose toujours des formations et des activités pédagogiques, de même que son célèbre Guide to the Project Management Body of Knowledge (le guide PMBOK® ou Guide du corpus des connaissances en management de projet), le premier guide en gestion de projet jamais publié.

Enfin, une fois que vous aurez choisi un outil de gestion de projet, vous pourrez suivre les cours proposés et ainsi acquérir des compétences techniques en gestion de projet. Asana a créé l’Asana Academy et la série de vidéos Apprendre à utiliser Asana pour aider les nouveaux chefs de projet à faire évoluer leurs compétences spécialisées, complémentaires et techniques.

Vos outils de gestion de projet de référence

Dès lors que vous gérez un projet, vous êtes chef de projet. Vous avez donc certainement déjà quelques compétences clés liées à cette pratique. Avant toute chose, vous devez faire preuve de bonne volonté, être à l’écoute de votre équipe et collaborer avec ses membres. Le reste viendra tout seul.

Vous souhaitez en savoir plus ? Essayez Asana pour la gestion de projet et du travail.

Ressources associées

Article

The beginner's guide to Agile methodologies