Créer une chronologie de projet en 7 étapes

Création de chronologies de projet et modèles
  • Cet article vous présente les étapes de la création de chronologie pour gérer vos projets :
    • Définir votre brief de projet, objectifs et durée inclus
    • Énumérer toutes les étapes nécessaires à la réalisation du projet
    • Estimer le temps d’exécution de chaque étape
    • Définir les dépendances et l’ordre des étapes
    • Élaborer votre chronologie
    • Partager votre chronologie avec les autres participants
    • Utiliser votre chronologie après le lancement du projet

Vous gérez des projets ? Vous savez donc que la chronologie d’un projet vous montre la manière dont toutes les pièces du puzzle s’assemblent et met toute votre équipe au diapason. Dans ce cas, où se trouve le problème ? Peut-être ne disposez-vous pas d’un processus solide ou ne savez-vous tout simplement pas par où commencer.

Mais ne vous inquiétez plus, ce guide vous explique étape par étape comment mettre sur pied une chronologie de projet. Quel que soit votre poste, votre secteur d’activité ou votre service, suivez les étapes ci-dessous pour apprendre à créer des chronologies de projet et prendre les commandes.

1. Définir votre brief de projet, objectifs et durée inclus

Pour que tous les participants suivent le même plan, chaque projet doit commencer par la rédaction d’un brief de projet. Ce dernier permet d’expliquer le but, les objectifs et la vision du projet dans son ensemble. Voici quelques questions auxquelles votre brief doit répondre :

  • Quels sont les objectifs internes et externes du projet ?
  • Qui prend part à ce projet (intervenants internes et externes) ? Quel est leur rôle ?
  • Quelle est la durée du projet ?

Mettons cette étape en pratique. Vous devez planifier le dîner annuel de remerciement aux clients. Pour cet événement, vous avez pour objectif personnel d’être aussi organisé, productif et efficace que possible. Vous êtes convaincu de pouvoir y parvenir et comprenez que tout commence par la rédaction d’un brief cohérent. Voici vos réponses aux trois questions ci-dessus :

Quels sont les objectifs internes et externes du projet ?

L’objectif interne est de planifier un événement à fort impact pour les clients, avec un budget inférieur à 15 000 €. L’objectif externe consiste à atteindre un taux de confirmation de participation de 50 % et un taux de participation effectif de 80 %.

Qui prend part à ce projet (intervenants internes et externes) ? Quel est leur rôle ?

Les participants internes sont le comité d’organisation de l’événement (Pierre, Sam, Tara et Linda), le vice-président en charge de la Réussite client et l’équipe marketing. En externe, nous avons l’ensemble des clients actuels ainsi que les fournisseurs (traiteur, salle de l’événement, etc.).

Quelle est la durée du projet ?

Le lancement du projet est prévu pour le 15 janvier et l’événement en lui-même doit avoir lieu le 30 août.

Quand votre brief de projet est terminé et que vos objectifs sont clairs, vous êtes prêt à partir de ces derniers pour déterminer toutes les étapes nécessaires afin de les atteindre.

2. Énumérer toutes les étapes nécessaires à la réalisation du projet

Pour que la chronologie de votre projet soit parfaite, vous devez établir une liste de ce qui doit se passer tout au long de l’organisation du projet. Réfléchissez à plus grande échelle, sans toutefois en oublier les détails. Cette liste doit inclure toutes les tâches qui vous aideront à achever le projet dans les temps et dans le respect du budget.

Pour l’instant, ne vous souciez pas trop de l’ordre des étapes, ni des délais d’exécution : nous en reparlerons plus tard.

La décomposition de notre dîner de remerciement aux clients pourrait par exemple ressembler à ceci :

  • Rédiger le plan de l’événement
  • Finaliser le budget
  • Confirmer le lieu de l’événement
  • Sélectionner le traiteur
  • Choisir le thème de l’événement
  • Concevoir les concepts créatifs de l’événement
  • Créer une page de réponse (RSVP)
  • Envoyer les invitations
  • Promouvoir l’événement
  • Commander des cadeaux promotionnels
  • Tester l’audio-visuel
  • Finaliser les présentations
  • Préparer tous les supports de l’événement et les éléments promotionnels
  • Liste de contrôle pour le jour J

Divisez les étapes longues ou complexes en sous-tâches plus petites et plus faciles à traiter. Vous aurez ainsi une meilleure idée de l’ampleur de chaque étape et cela vous aidera à n’oublier aucun détail et simplifiera le travail à réaliser.

Dans notre exemple, nous pouvons simplifier l’étape de sélection du traiteur en plusieurs éléments un peu plus digestes :

  • Créer une liste des traiteurs potentiels
  • Demander un devis à chaque traiteur
  • Comparer les devis et les menus
  • Rencontrer les meilleurs traiteurs
  • Choisir un traiteur
  • Conclure le contrat

3. Estimer le temps d’exécution de chaque étape

Ce n’est qu’après avoir établi la liste complète de toutes les étapes du projet que vous allouez le temps nécessaire à leur exécution. Pour ce faire, essayez de trouver un équilibre entre le temps nécessaire à votre équipe pour accomplir les tâches et le respect de votre calendrier global. Lorsque vous savez combien de temps doit prendre chaque tâche, vous pouvez toutes les planifier et les séquencer correctement.

Pour reprendre notre exemple d’événement, penchons-nous sur l’étape « Sélectionner le traiteur » et ses sous-tâches, et estimons le temps nécessaire à chacune d’elles.

Sélectionner le traiteur (9 semaines)
  • Créer une liste des traiteurs potentiels (1 semaine)
  • Demander un devis à chaque traiteur (3 semaines)
  • Comparer les devis et les menus (1 semaine)
  • Rencontrer les meilleurs traiteurs (2 semaines)
  • Choisir un traiteur (1 semaine)
  • Conclure le contrat (1 semaine)

Selon nos estimations, le processus de sélection du traiteur doit prendre neuf semaines au total. En partant de l’échéance finale du projet, vous pouvez déterminer à quel moment cette étape doit commencer.

4. Définir les dépendances et l’ordre des étapes

Lorsque vous exécutez un projet, certaines étapes peuvent avoir lieu simultanément, en particulier si les tâches qui se chevauchent ont des responsables différents. Toutefois, d’autres étapes ne peuvent commencer ou être complétées tant que les précédentes n’ont pas été terminées. On dit qu’elles sont dépendantes. C’est l’une des nombreuses raisons pour lesquelles la chronologie est si importante. Pouvoir visualiser clairement toutes les étapes, les chevauchements et le temps qu’elles vont prendre vous aide à garder le cap.

Il est également temps de déterminer les responsables de chaque étape. En désignant à l’avance des responsables pour les différentes parties du projet, vous identifiez et résolvez plus aisément les conflits entre échéances ou ressources. De plus, vous évitez d’éventuelles surprises par la suite. Au cours de la sixième étape, nous allons voir comment partager notre chronologie de projet avec les autres personnes impliquées afin que tout le monde soit au clair sur ce qu’il doit faire.

L’une des tâches de notre exemple d’événement concerne l’envoi des invitations. Bien que de prime abord cette étape semble simple, d’autres éléments doivent être finalisés avant de commencer à penser à cet envoi. Nous devons mettre en page les invitations, mais cela ne peut se faire qu’après avoir choisi le thème de l’événement. Une tâche après l’autre ! Par exemple :

Thème de l’événement (équipe Événementiel) → Concepts créatifs (Linda) → Choix d’un concept (équipe Événementiel) → Création de l’invitation (Linda) → Envoi des invitations (Tara)

Cela vaut la peine de prendre le temps de noter chaque dépendance ainsi que l’ordre des tâches. Vous devriez rapidement commencer à voir le puzzle de votre projet s’assembler. Il est tout aussi important de choisir qui est effectivement en charge du travail. Qui doit déterminer le thème de l’événement ? Qui se charge de créer les invitations ?

La bonne nouvelle, c’est que le processus d’invitation et la sélection du traiteur peuvent se faire simultanément (comme le montre votre chronologie de projet).

5. Élaborer votre chronologie

Commencez-vous à avoir une idée de ce à quoi la chronologie de votre projet pourrait ressembler ? Garder cette image (et toutes ces tâches et échéances) dans un coin de votre tête uniquement n’est pas vraiment pratique. N’hésitez donc pas à tout mettre sur papier (ou à l’écran). Instinctivement, vous allez sans doute commencer par ouvrir Excel ou PowerPoint, mais attendez ! Puisqu’aucun de ces logiciels n’a été conçu pour planifier ou gérer des projets, vous risquez de faire face à plusieurs défis que vous pourriez éviter en choisissant un outil mieux adapté.

Optez plutôt pour un outil de gestion de projet conçu spécialement pour créer et gérer des chronologies de projet, tel qu’Asana. Non seulement vous gagnez du temps lors de la conception de votre chronologie (plus besoin de bricoler les cellules ou d’ajouter des formules pour tenter de transformer votre feuille de calcul en chronologie), mais vous avez en outre la possibilité de continuer à gérer votre chronologie après le lancement du projet. Les outils de gestion de projet dédiés vous permettent d’adapter facilement votre chronologie au fil de l’eau et de tenir les autres participants informés des changements et de la progression.

Avec le bon outil, votre chronologie est liée au travail en cours et est donc toujours à jour. Cela peut faire toute la différence entre un projet fluide et un autre voué à l’échec.

Comment créer une chronologie sur Asana ?

Utilisez la Chronologie d’Asana pour créer votre propre calendrier de projet :

  1. Intégrez l’ensemble des étapes de votre projet en tant que tâches au sein d’une liste
  2. Ajoutez des dates de début et des échéances à chaque tâche
  3. Ajoutez un responsable à chaque tâche
  4. Établissez les dépendances entre les tâches
  5. Cliquez sur l’onglet Chronologie pour afficher la représentation visuelle de votre liste sous forme de chronologie.

Chronologie d’un événement de remerciement sur Asana

Astuce : Si vous avez déjà créé votre plan dans une feuille de calcul, vous pouvez l’importer en quelques clics sur Asana à l’aide de notre importateur CSV, et passer ainsi directement à la quatrième étape.

Des modèles de chronologie de projet pour bien commencer

La méthode la plus simple pour configurer rapidement une chronologie de projet consiste à faire appel à un modèle de projet pour commencer. Vous trouverez ci-dessous quelques modèles de projet Asana prêts à utiliser. Tous les projets sont affichés en vue Liste par défaut, mais vous pouvez cliquer sur l’onglet Chronologie pour passer à cette vue :

6. Partager votre chronologie avec les autres participants

Vous souvenez-vous qu’au début de ce processus, vous avez ajouté à votre brief une liste de tous les participants au projet ? Maintenant que votre chronologie est en place, il est important de la partager avec toutes les personnes concernées. Vous pouvez être sûr qu’ils apprécieront la clarté de votre plan. Ils vous seront d’autant plus reconnaissants que leur part du travail sera facile à réaliser.

Quand vous utilisez un outil de gestion de projet pour créer votre chronologie, le partage est simple et rapide. Oubliez les e-mails et multiples documents : en un clin d’œil, tout le monde sait qui fait quoi, et pour quand.

Pour l’événement de remerciement des clients, nous voulons partager notre chronologie avec toutes les personnes impliquées dans le projet (et pas seulement avec celles qui sont soumises à des responsabilités directes). Elles pourront à tout moment vérifier leur part du travail et les dépendances associées.

7. Gérer et s’adapter : conseils pour utiliser votre chronologie après le lancement du projet

Si vous avez déjà travaillé sur des projets, vous savez que les choses ne se passent pas toujours comme prévu. Toutefois, si vous êtes préparé à vous adapter, les changements ne sont pas si difficiles à gérer. La chronologie n’est pas seulement un formidable outil de planification, elle est également utile pour effectuer les ajustements liés aux inévitables retards.

Déplacer des tâches ne devrait pas être compliqué, ni bouleverser l’ensemble du projet. Si une partie du projet prend du retard, vous aurez, en tant que responsable, une vue claire de l’impact sur le reste des tâches. Vous serez alors en mesure de déplacer tel ou tel élément pour que votre équipe reste productive et que le projet dans son ensemble continue à avancer.

S’adapter grâce à la Chronologie

Comme le note le site The Balance Careers, les changements peuvent être gérés au sein même de l’étape dans laquelle ils surviennent, mais une fois le changement définitif, votre chronologie doit être mise à jour. Lorsque les plans changent, les chronologies deviennent rapidement obsolètes, et l’utilisation d’un outil de gestion de projet (au lieu de simples e-mails ou feuilles de calcul) offre de grands avantages. En outre, en tant que responsable du projet, vous êtes chargé d’indiquer aux autres intervenants leur source principale de référence (ici votre chronologie) et de vous assurer qu’elle reste toujours à jour.

  • N’attendez pas pour agir. Dès que le changement est confirmé, modifiez votre chronologie en conséquence.
  • Informez les participants. Toute personne touchée par une modification de la chronologie doit être en mesure de la visualiser et d’en comprendre les répercussions.
  • Déterminez l’ampleur des modifications. Une fois votre chronologie mise à jour, vous verrez si des périodes sont surchargées ou si quelqu’un a trop de tâches. Pouvez-vous déplacer une tâche pour lui donner plus de temps ? Quelqu’un d’autre pourrait-il s’en charger ?

Pour en terminer avec notre exemple d’événement, imaginons que vous ayez réussi à choisir un traiteur pour le dîner de remerciement des clients plus tôt que prévu. Vous êtes sur le point de conclure le contrat lorsque vous recevez un appel de la part du traiteur, qui vous explique qu’en fin de compte, il a un autre engagement à cette date. Malheureusement, vous devez trouver un autre prestataire.

Nous pouvons alors utiliser notre chronologie pour ajuster le planning (et tout ce qui pourrait être affecté par ce changement). Le point positif dans cette situation délicate, c’est que nous avons déjà accompli bon nombre des tâches initiales, comme le reflète la chronologie. Bien que cette situation soit frustrante, elle ne semble pas si difficile à gérer car notre chronologie nous a permis de rester bien organisé.

Questions fréquentes au sujet des chronologies de projet

Savoir comment créer une chronologie de projet bien organisée est une première étape importante pour apprendre à bien utiliser ce puissant outil. Mais vous vous posez encore certainement quelques questions, et il n’y a pas que vous. Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquentes concernant les chronologies de projet :

Quelle est la différence entre une chronologie et un diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt se concentre davantage sur les processus et les dépendances entre les tâches. Il est plus linéaire et ne prend pas en compte les changements ou multiples événements qui se produisent en même temps. La chronologie est plus souple et s’adapte facilement aux changements qui affectent les plans de projet. Elle permet une mise à jour sans effort. Les deux outils servent à obtenir une représentation visuelle du travail à réaliser.

Comment suivre la progression des projets, notamment lorsque l’on en gère plusieurs à la fois ?

Portefeuille de projets pour la gestion de plusieurs projets à la fois

C’est une tâche difficile à accomplir à l’aide de feuilles de calcul, mais bien plus simple si l’on se dote d’un outil de gestion de projet. Vous disposez alors de diverses vues pour visualiser un projet unique, mais également d’une vue de type portefeuille pour gérer plusieurs projets simultanément.

Autrement dit, vous pouvez facilement visualiser les périodes plus creuses et les moments où vous travaillez à pleine capacité, puis effectuer les ajustements nécessaires afin d’équilibrer la charge de travail au sein de votre équipe.

Créez en toute confiance votre prochaine chronologie de projet

Concevoir un plan de projet ne suffit pas. Il est tout aussi important de savoir comment l’exécuter. L’élaboration d’une chronologie ou d’un calendrier pour présenter l’évolution du projet est essentielle au cours de la phase de planification et permet une gestion plus efficace tout au long de sa réalisation.

Suivez ce processus étape par étape pour toutes vos chronologies de gestion de projet et vous resterez concentré sur votre travail. Le stress ne sera alors plus qu’un mauvais souvenir. Essayez-le, adaptez-le et partagez-le !

Pour aller encore plus loin, créez votre prochaine chronologie en vous servant d’Asana.

Créez votre prochaine chronologie de projet sur Asana.