Créer une chronologie de projet en 7 étapes

29 juillet 2020
Création de chronologies de projet et modèles

Vous gérez des projets ? L’un des grands avantages de la gestion de projet, c’est justement qu’elle vous permet de visualiser votre travail sur une chronologie et non plus sur une feuille de calcul ou autre liste de tâches désordonnée. Avec une chronologie, vous avez une idée claire de la façon dont s’articulent toutes vos activités. Mais alors, pourquoi n’en avez-vous pas encore une à disposition ? Tout simplement parce que sans la bonne technologie, vous devez tout refaire à la main, ce qui n’est pas une mince affaire.

Mais pas d’inquiétude ! Dans cet exemple, nous allons voir comment mettre sur pied une chronologie de projet étape par étape. Quel que soit votre poste, votre secteur d’activité ou votre service, suivez les étapes ci-dessous pour apprendre à créer des chronologies de projet, prendre les commandes et concevoir votre propre modèle.

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1. Définissez votre brief de projet (objectifs, calendrier et dépendances inclus)

Pour que tous les participants suivent le même plan, chaque projet doit commencer par la rédaction d’un brief de projet. Ce dernier fait office de feuille de route et permet d’expliquer le but, les objectifs et la vision du projet dans son ensemble. Quelques questions auxquelles votre brief doit répondre :

  • Quels sont les objectifs internes et externes du projet ?

  • Qui prend part à ce projet (intervenants internes et externes) ? Quel est leur rôle ?

  • Quel est le calendrier du projet ?

  • Quels sont les jalons clés du projet ?

Voyons à quoi ressemble cette étape en pratique. Vous devez planifier le dîner annuel de remerciement clients. Pour cet événement, vous avez pour objectif personnel d’être aussi organisé, productif et efficace que possible. Vous êtes convaincu de pouvoir y parvenir, et pour ce faire vous devez commencer par rédiger un brief cohérent. Voici vos réponses aux quatre questions ci-dessus :

Quels sont les objectifs internes et externes du projet ?

L’objectif interne est de planifier un événement qui fera son effet auprès des clients, avec un budget inférieur à 15 000 €. L’objectif externe consiste à atteindre un taux de confirmation de participation de 50 % et un taux de participation effectif de 80 %.

Qui prend part à ce projet (intervenants internes et externes) ?

Les participants internes sont le comité d’organisation de l’événement (Pierre, Sam, Tara et Linda), le vice-président en charge de la réussite client et l’équipe marketing. En externe, nous avons l’ensemble des clients actuels ainsi que les fournisseurs (traiteur, salle de l’événement, etc.).

Quel est le calendrier du projet ?

Le lancement du projet est prévu pour le 15 janvier et l’événement en lui-même doit avoir lieu le 30 août.

Quelles sont les tâches faisant office de jalons pour ce projet ?

La publication d’une page d’inscription, la réservation d’une salle et la signature de contrats auprès des fournisseurs, par exemple.

Votre brief de projet est désormais terminé et vos objectifs sont clairs. Vous êtes donc prêt à remonter le fil de ces derniers pour déterminer toutes les étapes nécessaires afin de les atteindre, et ainsi commencer à concevoir une chronologie de projet.

2. Énumérez toutes les étapes nécessaires à la réalisation du projet

Pour que la chronologie de votre projet soit parfaite, vous devez établir une liste des actions à entreprendre tout au long de l’organisation du projet, jusqu’à l’achèvement du livrable définitif (rapport ou événement, quel qu’il soit). Réfléchissez à plus grande échelle, sans toutefois en oublier les détails. Cette liste doit inclure toutes les tâches qui vous aideront à achever le projet dans les temps, en respectant le budget.

Pour l’instant, ne vous souciez pas trop de l’ordre des étapes, ni des délais d’exécution : nous en reparlerons plus tard.

Nous pourrions par exemple découper l’organisation du dîner de remerciement clients comme ceci :

  • Rédiger le plan de l’événement

  • Finaliser le budget

  • Confirmer le lieu de l’événement

  • Sélectionner le traiteur

  • Choisir le thème de l’événement

  • Concevoir les concepts créatifs de l’événement

  • Créer une page de réponse (RSVP)

  • Envoyer les invitations

  • Promouvoir l’événement

  • Commander des cadeaux promotionnels

  • Tester l’audio-visuel

  • Finaliser les présentations

  • Préparer tous les supports de l’événement et les éléments promotionnels

  • Liste de contrôle pour le jour J

Divisez les étapes longues ou complexes en sous-tâches plus petites et plus faciles à traiter. Vous aurez ainsi une meilleure idée de l’ampleur de chaque étape, et cela vous aidera à n’oublier aucun détail et simplifiera le travail à réaliser.

Dans notre exemple, nous pouvons simplifier l’étape de sélection du traiteur en plusieurs éléments un peu plus digestes :

  • Créer une liste des traiteurs potentiels

  • Demander un devis à chaque traiteur

  • Comparer les devis et les menus

  • Rencontrer les meilleurs traiteurs

  • Choisir un traiteur

  • Conclure le contrat

3. Estimez le temps d’exécution de chaque étape nécessaire à la conception de votre chronologie

Ce n’est qu’après avoir établi la liste complète de toutes les étapes du projet que vous allouerez le temps nécessaire à leur exécution. Pour ce faire, essayez de trouver un équilibre entre le temps nécessaire à votre équipe pour accomplir les tâches et le respect de votre calendrier global. Lorsque vous saurez combien de temps doit prendre chaque tâche, vous pourrez toutes les planifier et les séquencer correctement pour établir une feuille de route de projet.

Pour reprendre notre exemple d’événement, penchons-nous sur l’étape « Sélectionner le traiteur » et ses sous-tâches, et estimons le temps nécessaire à chacune d’elles.

Sélectionner le traiteur (9 semaines)

  • Créer une liste des traiteurs potentiels (1 semaine)

  • Demander un devis à chaque traiteur (3 semaines)

  • Comparer les devis et les menus (1 semaine)

  • Rencontrer les meilleurs traiteurs (2 semaines)

  • Choisir un traiteur (1 semaine)

  • Conclure le contrat (1 semaine)

Selon nos estimations, le processus de sélection du traiteur doit prendre neuf semaines au total. En partant de l’échéance finale du projet, vous pouvez déterminer à quel moment cette étape doit commencer et ainsi ajouter des dates concrètes à votre chronologie de projet.

4. Définissez les dépendances et l’ordre des étapes

Lors de la mise en œuvre d’un projet, certaines étapes peuvent se dérouler simultanément, en particulier si les tâches qui se chevauchent ont des responsables différents. Toutefois, d’autres étapes ne peuvent commencer ou être complétées tant que les précédentes n’ont pas été terminées. On dit qu’elles sont dépendantes. Par exemple, vous ne pourrez pas réserver le repas tant que vous n’aurez pas choisi le traiteur concerné. C’est l’une des nombreuses raisons pour lesquelles la chronologie est si importante. En visualisant clairement toutes les étapes, le temps qu’elles prendront et les chevauchements, vous aurez plus de facilité à garder le cap.

Il est également temps de déterminer les responsables de chaque étape. Désignez à l’avance des responsables pour les différentes parties du projet de façon à identifier et résoudre plus aisément les conflits entre échéances ou ressources. De plus, vous évitez d’éventuelles surprises par la suite. Au cours de la sixième étape, nous allons voir comment partager notre chronologie de projet auprès de toutes les personnes impliquées, afin que tout le monde soit au clair sur ce qu’il doit faire.

À lire : votre guide pour bien appréhender la gestion des ressources

L’une des tâches de notre exemple d’événement concerne l’envoi des invitations. Si cette étape peut sembler assez simple de prime abord, d’autres éléments doivent être finalisés avant de commencer à penser à cet envoi. Nous devons mettre en page les invitations, mais cela ne peut se faire qu’après avoir choisi le thème de l’événement. Une tâche après l’autre ! Par exemple :

Thème de l’événement (équipe événementielle) → Concepts créatifs (Linda) → Choix d’un concept (équipe événementielle) → Création de l’invitation (Linda) → Envoi des invitations  (Tara)

Prenez le temps de dresser la liste complète des dépendances et d’indiquer l’ordre des tâches. Vous devriez rapidement commencer à voir votre projet prendre forme. Il est tout aussi important de choisir qui est effectivement en charge du travail. Qui doit déterminer le thème de l’événement ? Qui se charge de créer les invitations ? N’attendez pas la dernière minute pour attribuer une tâche à quelqu’un : réglez tous les détails dès le départ pour éviter les conflits et les contretemps.

La bonne nouvelle, c’est que le processus d’invitation et la sélection du traiteur peuvent se faire simultanément (comme le montre notre chronologie de projet).

5. Élaborez votre chronologie

Vous commencez à vous faire une idée de ce à quoi pourrait ressembler votre chronologie de projet ? Le problème, c’est que garder toutes ces tâches et échéances en tête sans les coucher sur le papier (ou à l’écran) n’est pas vraiment pratique. Instinctivement, vous auriez donc sans doute tendance à vouloir ouvrir Excel ou PowerPoint pour vous en occuper, mais attendez ! Aucun de ces logiciels n’a été conçu pour planifier ou gérer des projets, et vous risquez de faire face à plusieurs défis aisément évitables avec un outil mieux adapté.

Optez plutôt pour un outil de gestion de projet conçu spécialement pour créer et gérer des chronologies de projet, comme Asana. Non seulement vous gagnez du temps lors de la conception de votre chronologie (plus besoin de bricoler les cellules ou d’ajouter des formules pour tenter de transformer votre feuille de calcul en chronologie), mais vous avez en outre la possibilité de continuer à gérer votre chronologie après le lancement du projet. Les outils de gestion de projet dédiés vous permettent d’adapter facilement votre chronologie au fil de l’eau et de tenir les autres participants informés des changements et de la progression.

Avec le bon outil, votre chronologie est liée au travail en cours et est donc toujours à jour. Cela peut faire toute la différence entre un projet efficace et un autre voué à l’échec.

Comment créer une chronologie sur Asana ?

Utilisez la Chronologie d’Asana pour créer votre propre calendrier de projet :

  1. Intégrez l’ensemble des étapes de votre projet en tant que tâches au sein d’une liste.

  2. Ajoutez des dates de début et de fin à chaque tâche.

  3. Ajoutez un responsable à chacune.

  4. Établissez les dépendances entre les tâches.

  5. Cliquez sur l’onglet Chronologie pour représenter votre liste sous forme de chronologie visualisable.

Chronologie d’un événement de remerciement sur Asana

Astuce : si vous avez déjà créé votre plan sur une feuille de calcul, vous pouvez l’importer en quelques clics sur Asana à l’aide de notre importateur CSV, et passer ainsi directement à la quatrième étape.

À lire : 7 outils indispensables à tout organisateur d’événements

Des modèles de chronologie de projet pour bien commencer

Pour configurer une chronologie de projet rapidement, le plus simple reste encore de vous appuyer sur un modèle de projet pour commencer. Vous trouverez ci-dessous quelques modèles de projet Asana prêts à utiliser. Tous les projets sont affichés en vue Liste par défaut, mais vous pouvez cliquer sur l’onglet « Chronologie » pour passer à cette vue :

6. Partagez votre chronologie avec les autres participants

Vous souvenez-vous qu’au début de ce processus, vous aviez ajouté à votre brief une liste de tous les participants au projet ? Maintenant que votre chronologie est en place, il est important de la partager avec toutes les personnes concernées. Vous pouvez être sûr qu’ils apprécieront la clarté de votre plan ; ils vous seront d’autant plus reconnaissants que leur part du travail sera facile à réaliser.

Après avoir utilisé un outil de gestion de projet pour créer votre chronologie, vous pouvez la partager simplement et rapidement. Plus besoin d’envoyer d’e-mails ou de faire appel à plusieurs documents : en un clin d’œil, tout le monde sait qui fait quoi, et pour quand.

Pour notre événement de remerciement clients, nous comptons partager notre chronologie avec toutes les personnes impliquées dans le projet (et pas seulement avec celles qui sont soumises à des responsabilités directes). Ainsi, elles pourront à tout moment vérifier leur part du travail et les dépendances associées, sans avoir à vous contacter pour vous demander des informations.

7. Adaptez votre chronologie et gérez-la après le lancement du projet

Tous ceux qui ont déjà travaillé sur des projets sont bien conscients du fait que les choses ne se passent pas toujours comme prévu. Toutefois, si vous êtes prêt à vous adapter, les changements ne sont pas si difficiles à gérer. La chronologie n’est pas seulement un formidable outil de planification, elle nous permet également de répondre aux retards et changements qui finissent toujours par arriver.

Vous devriez pouvoir déplacer des tâches aisément, sans bouleverser l’ensemble du projet. Si une partie du projet prend du retard, en tant que responsable, vous en visualiserez clairement les conséquences sur les autres tâches. Vous serez alors en mesure de déplacer tel ou tel élément afin que votre équipe reste productive et que le projet dans son ensemble continue à avancer.

S’adapter grâce à la Chronologie

Comme mentionné dans cet article de The Balance Careers, les changements affectant les projets se gèrent aisément au sein même de l’étape à laquelle ils surviennent, mais une fois ceux-ci définitifs, votre chronologie doit être mise à jour. Lorsque les plans évoluent, les chronologies deviennent rapidement obsolètes, c’est pourquoi l’utilisation d’un outil de gestion de projet (et non plus de simples e-mails ou feuilles de calcul) offre de grands avantages. En outre, en tant que responsable du projet, vous devez indiquer la source principale de référence (ici votre chronologie) à laquelle doivent se conformer toutes les personnes concernées, et vous assurer qu’elle est régulièrement mise à jour.

  • N’attendez pas pour agir : dès que le changement est confirmé, modifiez votre chronologie en conséquence.

  • Informez les participants : toute personne concernée par une modification effectuée sur la Chronologie doit être en mesure de la visualiser et d’en saisir les répercussions.

  • Déterminez l’ampleur des modifications : une fois votre chronologie mise à jour, vous pourrez repérer les périodes surchargées ou les collaborateurs qui ont trop de travail à faire. Est-il possible de reporter une tâche pour leur donner plus de temps ? Quelqu’un d’autre pourrait-il s’en charger ou leur prêter main forte ?

Pour en terminer avec notre exemple d’événement, imaginons que vous ayez réussi à choisir un traiteur pour le dîner de remerciement clients plus tôt que prévu. Vous êtes sur le point de conclure le contrat lorsque vous recevez un appel de la part du traiteur, qui vous explique qu’en fin de compte, il a un autre engagement à cette date. Malheureusement, vous devez trouver un autre prestataire.

Nous pouvons alors utiliser notre chronologie pour ajuster le planning (et tout ce qui pourrait être affecté par ce changement). Le point positif dans cette situation délicate, c’est que nous avons déjà accompli bon nombre des tâches initiales, comme le reflète la chronologie. Bien que cette situation soit frustrante, elle ne semble pas si difficile à gérer, car notre chronologie nous a permis de rester bien organisés.

À découvrir : utiliser la Chronologie pour bien visualiser vos projets

Questions fréquentes au sujet des chronologies de projet

Savoir comment créer une chronologie de projet bien organisée est une première étape importante pour apprendre à bien utiliser ce puissant outil. Mais vous vous posez encore certainement quelques questions, et il n’y a pas que vous. Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquentes concernant les chronologies de projet :

Quelle est la différence entre une chronologie et un diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt se concentre davantage sur les processus et les dépendances entre les tâches. Il est plus linéaire et ne prend pas en compte les changements ou multiples événements qui se produisent simultanément. La chronologie est plus souple et s’adapte facilement aux changements qui affectent les plans de projet. Elle permet une mise à jour sans effort. Les deux outils servent à obtenir une représentation visuelle du travail à réaliser.

Comment suivre la progression des projets, notamment lorsque l’on en gère plusieurs à la fois ?

Portefeuille de projets pour la gestion de plusieurs projets à la fois

Cette tâche difficile à accomplir en utilisant des feuilles de calcul est rendue bien plus aisée par l’utilisation d’un outil de gestion de projet. Vous pouvez basculer entre plusieurs vues pour visualiser un même projet, notamment une vue de type portefeuille qui vous permet de gérer plusieurs projets simultanément.

Autrement dit, vous pouvez facilement visualiser les périodes plus creuses et les moments où vous travaillez à pleine capacité, puis effectuer les ajustements nécessaires afin d’équilibrer la charge de travail au sein de votre équipe.

Créez votre prochaine chronologie de projet en toute confiance

Concevoir un plan de projet est un bon début, mais ce n’est pas suffisant ; vous devez aussi savoir comment le mettre en œuvre. L’élaboration d’une chronologie ou d’un calendrier pour présenter l’évolution du projet est essentielle au cours de la phase de planification et permet une gestion plus efficace tout au long de sa réalisation.

Suivez ce processus étape par étape pour toutes vos chronologies de gestion de projet et vous resterez concentrés sur votre travail. Le stress ne sera alors plus qu’un mauvais souvenir. Essayez-le, adaptez-le et partagez-le !

Pour aller encore plus loin, créez votre prochaine chronologie sur Asana.

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