9 stratégies pour bien gérer plusieurs projets à la fois

Lorsque vous gérez une équipe ou un programme, vous avez de fortes chances d’avoir plusieurs projets sur le feu au même moment. Pourtant, assurer le contrôle de toutes ces variables peut entraîner des complications et nécessiter des prises de décision rapides. Sans un bon processus de gestion de projets multiples, il est difficile d’identifier les priorités, d’aider l’équipe à gérer efficacement ses ressources et de vérifier si les délais sont respectés.

Heureusement, il existe des solutions. Que vous ayez des difficultés à organiser et à gérer le travail sur plusieurs projets ou à vous assurer que votre équipe n’est pas surchargée, ces dix stratégies vous aideront à toujours maintenir le cap.

1. Choisir un endroit où héberger tous vos projets

• Problème : vous manquez de visibilité sur l’ensemble de vos projets.

• Solution : planifiez et gérez tous vos projets au même endroit.

Par exemple, pour gérer une feuille de route produit comprenant plusieurs lancements, vous devrez connaître le nombre exact de lancements, ce qu’ils impliquent et pour quand ils sont prévus. Planifier et gérer tous vos lancements au même endroit vous permet de repérer rapidement toutes les activités en cours et de visualiser le statut global de votre feuille de route. Quel outil employer pour gérer plusieurs projets ? Si ce n’est pas déjà fait, optez pour l’outil idéal : une plateforme de gestion du travail ou de projet, de préférence flexible, facile à utiliser et collaborative. Chez Asana, nous considérons (évidemment) que notre propre outil constitue une excellente alternative.

2. Définir les objectifs, plans, responsabilités et attentes dès le départ

• Problème : vous constatez des incohérences dans les livrables et les processus.

• Solution : définissez clairement les objectifs, les plans et les responsabilités.

En l’absence de processus standard de planification de projet, chaque projet peut se retrouver géré différemment. Les conséquences ? Des livrables incohérents, des pertes de temps à chaque nouvelle mise en place de processus et un risque accru de passer à côté de certaines informations.

Pour y remédier, assurez-vous que le plan, le processus et les responsabilités de votre équipe sont clairs dès le départ. Au niveau du projet, cela signifie qu’il faut définir clairement chaque objectif, étape et élément du travail à accomplir, le moment auquel ces étapes sont prévues et qui en sera responsable. Veillez également à prévoir du temps pour le feedback et les approbations : si vous précipitez la réalisation de votre projet sans plan clairement établi au préalable, vous aurez toutes les chances de les oublier.

Clarifiez ensuite les plans, les processus et les responsabilités au niveau du programme. Fixez des objectifs d’équipe et communiquez clairement au sujet des projets qui vous aideront à les atteindre. Chemin faisant, les objectifs de projet aideront votre équipe à atteindre ses propres objectifs, qui eux-mêmes contribueront à ce que votre entreprise atteigne les siens.

Pour tirer parti de tous les avantages de la gestion de projet, établissez quelques conventions à destination de l’équipe. Par exemple, pour les projets d’envergure, demandez aux chefs de projet de préparer un brief avant de mettre en place un plan de projet. Créez également des modèles pour les projets récurrents : non seulement ces modèles vous aideront à maintenir une certaine homogénéité dans la manière de réaliser vos projets, mais vous n’aurez plus à réfléchir à chaque fois à toutes les petites étapes nécessaires.

3. Donner la priorité aux tâches les plus utiles

• Problème : vous hésitez encore quant aux projets à traiter en priorité par votre équipe.

• Solution : étudiez le lien entre projets et objectifs d’entreprise. Quels sont les projets qui vous permettront le plus d’avancer dans vos objectifs ? Vous pouvez commencer par là.

Il serait certes tentant de s’attaquer en premier aux projets les plus faciles, mais ne cédez pas à la tentation ! Établissez plutôt un ordre de priorité en tenant compte de l’influence des projets sur les objectifs de votre entreprise. Pour reprendre les propos de Kasey Fleisher Hickey, « vos principales priorités doivent coïncider avec ces objectifs et vous aider à vous rapprocher de leur réalisation ». Vous devez donc établir des priorités stratégiques à la fois au niveau macro (ex. : repousser un projet à faible valeur ajoutée au prochain trimestre) et au niveau micro (ex. : organiser votre liste de tâches quotidiennes par ordre d’importance).

Imaginons que votre équipe travaille sur cinq lancements de produits en même temps. Ceux-ci présentent des similarités, tant en matière d’efforts à produire (la « taille de t-shirt ») que de quantité de travail. Vous notez que l’un d’eux a bien plus de chances que les autres de générer de nouveaux revenus clients. Cependant, un autre produit a davantage d’effet sur la fidélisation de la clientèle et la valeur vie client. Puisque la valeur vie client est la priorité absolue de votre entreprise, vous devez vous assurer que ce deuxième produit dispose de tout le personnel nécessaire avant même de déterminer qui a du temps à consacrer aux projets les moins prioritaires.

En plus de mieux répartir le temps de travail et gérer les ressources, vous ne resterez pas à vous demander si vos projets contribuent ou non aux objectifs de l’entreprise.

4. Aider votre équipe à s’adapter à des changements de priorités

• Problème : votre équipe ne dispose d’aucun outil pour suivre aisément les changements de priorités et réattribuer le travail.

• Solution : visualisez les activités de votre équipe dans leur ensemble.

Bien établir les priorités d’équipe et coordonner vos activités constitue une priorité majeure, mais avoir la flexibilité nécessaire pour vous adapter à d’éventuels bouleversements l’est tout autant. Difficile d’identifier à tout moment ce sur quoi travaille votre équipe en suivant vos activités sur plusieurs outils, dont des feuilles de calcul et des listes de tâches ! Le résultat ? À chaque changement de priorité, vous avez bien du mal à repérer les tâches à reprogrammer, à connaître la charge de travail de chacun et à assurer le suivi des tâches mises en attente. Pour vous épargner ce genre de difficultés, mettez en place un processus de contrôle du changement.

Partagez plutôt une source unique de référence pour gérer plusieurs projets sans avoir à vous inquiéter des changements de priorités. Chacun peut ainsi visualiser les activités de tous, et vous pouvez vous faire une idée générale de la charge de travail de votre équipe et des tâches en cours. Vous avez aussi la possibilité de revoir les priorités de certaines tâches sans perdre aucune information.

Enfin, n’oubliez pas de maintenir une bonne communication, en ligne comme en face à face. Que ce soit par l’intermédiaire de votre outil de gestion de projet ou de réunions individuelles régulières, faites le point avec les membres de votre équipe sur leur charge de travail et assurez-vous que l’ensemble de vos projets avance comme prévu.

5. Gérer vos attentes et les communiquer clairement

• Problème : vous comme vos collaborateurs n’arrivez pas à coordonner vos activités et échéances.

• Solution : communiquez là où vous travaillez.

Pour quelle raison certaines équipes rencontrent-elles des problèmes de communication ? Tout simplement par manque de visibilité sur le travail des uns et des autres : le leur, celui de leurs collaborateurs, et enfin celui des différents acteurs pluridisciplinaires. En l’absence de renseignements sur ce que font nos collègues, nous n’avons pas le contexte nécessaire pour expliquer les modifications d’échéances, déterminer si nos priorités doivent rester les mêmes ou non, et nous faire une idée de la progression du projet.

À l’inverse, lorsque nous gérons la communication là où nous travaillons, nous donnons à notre équipe et aux intervenants des différents services les outils pour se renseigner en détail sur le contexte entourant leur travail. En outre, puisque les mises à jour se font en temps réel, chacun peut juger de la progression générale des activités.

Le meilleur moyen d’obtenir des résultats homogènes consiste à adopter un outil de gestion du travail qui vous permette de partager le statut de vos différentes activités et les informations de progression directement là où vous travaillez. Ainsi, fini les données et mises à jour éparpillées dans des feuilles de calcul, documents et autres outils ! Vous pouvez aisément rassembler toutes les informations nécessaires et les partager avec les personnes concernées en seulement quelques clics.

6. Prendre en compte toutes vos activités de projet pour équilibrer charges de travail et échéances

• Problème : vous n’avez pas d’idée précise de la charge de travail de chaque membre de l’équipe (trop ou pas assez ?).

• Solution : trouvez un moyen de visualiser le volume de travail attribué à chacun tous projets confondus.

Planifier vos projets çà et là recèle un autre piège : vous n’avez aucun moyen de visualiser l’ensemble du travail attribué à une même personne tous projets confondus. Vous dépendez en quelque sorte de votre équipe pour savoir si les charges de travail sont trop élevées ou trop faibles. Il est donc difficile d’anticiper les problèmes, notamment le non-respect des délais, et de les garder sous contrôle. A contrario, vous aurez aussi du mal à identifier les éléments sous-utilisés.

Première étape vers la résolution du problème : gérez tous vos projets au même endroit. Néanmoins, par la suite, vous devrez aussi être en mesure de consulter toutes les tâches de chaque projet, savoir à qui elles ont été attribuées et connaître leur durée (dans l’idéal leur plage de dates) afin de repérer les employés surchargés et les conflits dans la chronologie du projet. Vous pourrez alors reporter, supprimer ou réattribuer des tâches et maintenir vos projets en bonne voie. Tous les outils ne disposant pas nécessairement des filtres adéquats, choisissez-en un qui propose ces fonctionnalités.

Prenons un exemple : un designer responsable d’une tâche mineure pour votre prochain lancement de produit (la retouche de quelques photos) a également à lui seul la charge de gérer la préparation, l’impression et la livraison de brochures, de cartes de visite et d’affiches pour une conférence organisée le mois prochain ! Au cours de cette même période, un autre designer a du temps libre devant lui. En visualisant côte à côte les charges de travail de chacun, vous pouvez rapidement identifier cette incohérence et réattribuer le travail en conséquence.

7. Ajuster les calendriers de projet pour optimiser la productivité d’équipe

• Problème : les dates de début de projet ne sont pas coordonnées. Par conséquent, les employés sont surchargés, certaines tâches sont bloquées et les projets prennent du retard.

• Solution : planifiez chaque projet en gardant à l’esprit l’ensemble de votre portefeuille.

Même un projet planifié avec le plus grand soin peut dégénérer si vous n’avez pas pris en compte toute l’étendue du travail de votre équipe sur le mois, le trimestre ou même l’année à venir. Par exemple, si vous tentez de mener trois mises à jour Web de front, vous vous exposez à ce qu’elles empiètent les unes sur les autres et traînent en longueur, car votre équipe en fera tout simplement trop à la fois.

Pour éviter ce type de situations, planifiez et coordonnez le travail de votre équipe sans jamais perdre de vue la portée de votre programme. En outre, songez à mettre en place un plan de gestion des incidents. Voici quelques conseils à suivre :

• Échelonnez les dates de début des projets similaires : il est conseillé d’échelonner les dates de début et les échéances afin de ne pas se retrouver à essayer de terminer les tâches de cinq projets différents à la fois, notamment si le même groupe travaille sur plusieurs projets. Mieux vaut se concentrer sur un projet avant de passer au suivant.

• Tenez compte des dépendances : est-il nécessaire d’achever la refonte de l’infrastructure avant de concevoir le nouveau site Web ? Si oui, programmez l’échéance du premier projet avant le début de celui qui en dépend.

• Identifiez les tâches faisant double emploi : si le même travail doit être réalisé pour deux projets différents, regroupez-le. Qu’il s’agisse de valider un nouveau fournisseur ou d’acheter un équipement vidéo à des fins marketing, assurez-vous que ce travail est effectué à temps pour que ces deux projets puissent avancer.

Un bon timing peut faire toute la différence pour mener à bien plusieurs projets en parallèle et permettre à votre équipe d’être la plus productive possible.

8. Déléguer le travail tout en préservant la visibilité

• Problème : en tant que manager, difficile de trouver l’équilibre entre microgestion et manque de présence. Comment faire ?

• Solution : partagez une source unique de référence avec votre équipe, et assurez le suivi des tâches le cas échéant.

Chef de produit ou chef de projet, quel manager voudrait s’amuser à gérer le moindre détail ? Aucun ! À l’inverse, perdre de vue les différentes tâches et avoir l’impression de ne pas savoir où en est votre équipe peut vous rendre la vie impossible ou presque si vous souhaitez l’encadrer efficacement. Heureusement, il y a des motifs d’espoir !

Partager une source unique de référence avec votre équipe vous donne les outils nécessaires pour suivre les activités de tous vos collègues. Puisque la totalité du travail de votre équipe est regroupée au sein d’un projet partagé, vous pouvez très simplement visualiser la charge de travail et la progression de chacun, ainsi que les échéances des tâches. Vous pouvez ainsi faire le point sur certaines tâches si nécessaire, sans avoir à tout gérer en détail.

9. Suivre et enregistrer vos processus pour ne pas tout refaire à chaque fois

• Problème : vous devez recréer vos processus de A à Z à chaque début de projet.

• Solution : créez des modèles et simplifiez votre processus de planification de projet.

Imaginez un peu : vous venez de terminer votre campagne marketing trimestrielle, et vous vous préparez pour la prochaine. Le souci, c’est que vous ne parvenez pas à vous rappeler la façon exacte dont vous aviez organisé votre travail. Tout a tellement changé depuis, et vous avez déjà plusieurs projets à gérer, difficile alors de vous souvenir des éléments d’origine. Comment reproduire cette campagne si vous ne pouvez pas garantir que vous ne passerez à côté d’aucune tâche essentielle ?

Et si vous cessiez de réinventer la roue à chaque début de projet ? Il y a bien plus pratique : créez des modèles et simplifiez vos lancements de projets. Ainsi, vous pouvez réutiliser à l’infini vos processus désormais transformés en modèles. Lorsque vous devez coordonner un nouveau projet, vous n’avez qu’à vous appuyer sur votre modèle personnalisé. L’idéal pour vous lancer rapidement et travailler efficacement !

Veillez également à mettre régulièrement vos modèles à jour en y incorporant les nouvelles tâches et étapes que vous avez ajoutées aux processus existants ou en cours d’élaboration. Votre modèle est un document évolutif : vous devez l’actualiser en prenant en compte toutes les bonnes pratiques et nouvelles informations si vous voulez bénéficier d’un processus aussi efficace et efficient que possible. Enfin, ces modèles devront être accessibles à tous depuis la source unique de référence de l’équipe pour se mettre au travail rapidement.

Gérez plusieurs projets à la fois avec succès, en toute occasion

La gestion de plusieurs projet à la fois est le pain quotidien du chef d’équipe. Nous espérons que ces conseils vous aideront à suivre tous les éléments de votre programme, à rester organisé, à respecter vos échéances et à atteindre vos objectifs, en toute occasion.