5 stratégies pour bien gérer plusieurs projets à la fois

Lorsque vous gérez une équipe ou un programme, vous avez de fortes chances d’avoir plusieurs projets sur le feu au même moment. Mais le contrôle de tous les éléments concernés peut s’avérer compliqué et nécessiter des prises de décision rapides. Sans un bon processus de gestion de projets multiples, il est difficile d’identifier les priorités, d’aider l’équipe à gérer efficacement ses ressources et de vérifier si les délais sont respectés.

Heureusement, il existe des solutions. Que vous ayez des difficultés à organiser et à gérer le travail sur plusieurs projets ou à vous assurer que votre équipe n’est pas surchargée, ces stratégies vous aideront à toujours maintenir le cap.

Gérer le travail en tout lieu avec Asana

Choisir un endroit où héberger tous vos projets

  • Problème : vous manquez de visibilité sur l’ensemble de vos projets.
  • Solution : planifiez et gérez tous vos projets au même endroit.

Après des semaines de planification et de validation de vos projets, votre équipe est enfin prête à commencer. Toutefois, si vos plans sont dispersés dans divers documents et feuilles de calcul et que vous coordonnez le travail par le biais d’e-mails et de réunions, la gestion de vos projets risque de vous demander énormément de temps. Vous pouvez même oublier des informations essentielles, car vous n’avez pas accès à certains fichiers ou qu’ils n’ont pas été joints à un e-mail. Enfin, votre équipe finit par travailler sur des tâches en double, car elle n’a aucun moyen de savoir que quelqu’un d’autre y travaille déjà.

Par exemple, si vous gérez une stratégie produit prévoyant plusieurs lancements, vous souhaitez connaître le nombre exact de lancements, ce qu’ils impliquent et à quel moment ils auront lieu. Planifier et gérer tous vos lancements en un seul endroit vous permet de comprendre rapidement tout ce qu’il se passe et de visualiser le statut global de votre stratégie. Quel outil employer pour gérer plusieurs projets ? Si vous n’en utilisez pas encore, une plateforme de gestion du travail ou de projet est l’outil idéal, surtout s’il est flexible, facile à utiliser et collaboratif. Chez Asana, nous considérons (sans surprise) que notre propre outil constitue une excellente alternative.

[À lire : Qu’est-ce que la gestion du travail et pourquoi vous est-elle indispensable ?]

Définir les objectifs, les plans, les responsabilités et les attentes dès le départ

  • Problème : vous constatez des incohérences dans les livrables et les processus.
  • Solution : définissez clairement les objectifs, les plans et les responsabilités.

En l’absence de processus standard de planification de projet, chaque projet peut se retrouver géré différemment, avec pour conséquence des livrables qui ne sont pas uniformes, des pertes de temps à chaque nouvelle mise en place de processus et un risque plus important de manquer ou d’oublier des informations.

Pour y remédier, assurez-vous que le plan, le processus et les responsabilités de votre équipe sont clairs dès le départ. Au niveau du projet, cela signifie qu’il faut définir clairement chaque objectif, étape et élément du travail à accomplir, le moment auquel ces étapes sont prévues et qui en sera responsable. Veillez également à prévoir du temps pour le feedback et les approbations. Si vous précipitez la réalisation de votre projet sans plan clairement établi au préalable, vous aurez toutes les chances de les oublier.

Clarifiez ensuite les plans, les processus et les responsabilités au niveau du programme. Fixez des objectifs d’équipe et communiquez clairement au sujet des projets qui vous aideront à les atteindre. Chemin faisant, les objectifs de projet aideront votre équipe à atteindre ses propres objectifs, qui eux-mêmes contribueront à ce que votre entreprise atteigne ses objectifs.

[À lire : Rédiger et partager des rapports d’avancement pertinents]

Pour créer un processus de gestion de projet cohérent, établissez quelques conventions à destination de l’équipe. Par exemple, pour les projets d’envergure, demandez aux chefs de projet de préparer un brief avant de mettre en place la planification du projet. Créez également des modèles pour les projets récurrents : non seulement ces modèles vous aideront à maintenir une certaine homogénéité dans la manière de réaliser vos projets, mais vous n’aurez plus à réfléchir à chaque fois à toutes les petites étapes nécessaires.

Mettre la priorité sur le travail qui aura le plus d’impact

  • Problème : vous n’êtes pas sûr des projets à traiter en priorité par votre équipe.
  • Solution : observez la manière dont les projets mènent aux objectifs de l’entreprise. Lesquels vous permettront-ils le plus d’avancer ? Vous pouvez commencer par là.

Bien qu’il puisse être tentant de s’attaquer en premier aux projets les plus faciles, ne cédez pas à la tentation ! Établissez plutôt un ordre de priorité en tenant compte de l’impact des projets sur les objectifs de votre entreprise. Pour reprendre les propos de Kasey Fleisher Hickey, « vos principales priorités doivent s’aligner sur ces objectifs et vous aider à vous rapprocher de leur réalisation ». Ainsi, établissez des priorités stratégiques à la fois au niveau macro (ex. : repousser un projet à faible impact au prochain trimestre) et au niveau micro (ex. : organiser votre liste de tâches quotidiennes par ordre d’importance).

Imaginons que votre équipe travaille sur cinq lancements de produits en même temps. Bien qu’ils soient similaires en matière d’efforts à produire et de quantité de travail, l’un d’eux présente un potentiel très important de revenus en provenance de nouveaux clients. Un autre produit, cependant, aurait un impact plus important sur la fidélisation de la clientèle et la valeur vie client. Comme vous savez que cette dernière est la priorité absolue de l’entreprise, vous devez vous assurer que ce deuxième produit dispose de tout le personnel nécessaire avant même de vérifier si quelqu’un a du temps à consacrer à des projets de moindre importance.

En plus de mieux répartir le temps de travail et les ressources, vous ne resterez pas à vous demander si vos projets contribuent ou non aux objectifs de l’entreprise.

Prendre en compte le travail sur l’ensemble des projets pour équilibrer les charges de travail et échéances

  • Problème : vous n’êtes pas sûr du volume de travail (trop ou pas assez ?) que chaque membre de l’équipe peut prendre en charge.
  • Solution : trouvez un moyen de visualiser la charge de travail de chaque employé sur l’ensemble des projets.

La planification de chaque projet à un emplacement différent cache un autre piège : il n’est pas possible de visualiser l’ensemble du travail d’une même personne sur tous vos projets. Vous dépendez en quelque sorte de votre équipe pour savoir si les charges de travail sont trop élevées ou trop faibles. Il est donc difficile d’anticiper les problèmes, notamment le non-respect des délais, et de les garder sous contrôle. A contrario, vous aurez aussi du mal à identifier les éléments sous-utilisés.

La gestion de tous vos projets au même endroit constitue la première étape vers la résolution de ce problème. Mais par la suite, vous devez être en mesure de consulter toutes les tâches de chaque projet, savoir à qui elles ont été attribuées et connaître leur durée (dans l’idéal leur plage de dates) afin d’identifier les employés surchargés et les conflits dans le calendrier du projet. Vous pouvez alors reporter, supprimer ou réattribuer des tâches dans le but de maintenir vos projets en bonne voie. Tous les outils ne disposant pas nécessairement des filtres adéquats, choisissez-en un qui propose ces fonctionnalités.

[À lire : 3 techniques pour gagner en visibilité sur ses projets]

Prenons un exemple : un designer responsable d’une tâche mineure pour votre prochain lancement de produit (la retouche de quelques photos) a également à lui seul la charge de gérer la préparation, l’impression et la livraison de brochures, de cartes de visite et d’affiches pour une conférence organisée le mois prochain ! Au cours de cette même période, un autre designer a du temps libre devant lui. En visualisant côte à côte les charges de travail de chacun, vous pouvez rapidement identifier cette incohérence et réattribuer le travail en conséquence.

Enfin, n’oubliez pas de maintenir une bonne communication, en ligne comme en face à face. Que ce soit par l’intermédiaire de votre outil de gestion de projet ou de réunions individuelles régulières, faites le point avec les membres de votre équipe sur leur charge de travail et assurez-vous que l’ensemble de vos projets avance comme prévu.

Ajuster les calendriers de projet pour optimiser la productivité de l’équipe

  • Problème : les dates de début de projet ne sont pas coordonnées. Par conséquent, les employés sont surchargés, le travail se retrouve bloqué et les projets prennent du retard.
  • Solution : planifiez chaque projet en gardant à l’esprit l’ensemble de votre portefeuille.

Même un projet planifié avec le plus grand soin peut dégénérer si vous n’avez pas pris en compte toute l’étendue du travail de votre équipe sur le mois, le trimestre ou même l’année à venir. Par exemple, si vous tentez de mener trois mises à jour Web de front, vous vous exposez à ce qu’elles se gênent les unes les autres et traînent, car votre équipe en fera tout simplement trop à la fois.

Pour éviter cela, planifiez et coordonnez le travail de votre équipe en gardant à l’esprit votre programme dans son ensemble. Voici quelques conseils à suivre :

  • Échelonner les dates de début des projets similaires : il est conseillé d’échelonner les dates de début et les échéances afin de ne pas se retrouver à essayer de terminer les tâches de cinq projets différents à la fois, notamment si le même groupe travaille sur plusieurs projets. Mieux vaut se concentrer sur un projet avant de passer au suivant.
  • Rechercher les dépendances : est-il nécessaire d’achever la refonte de l’infrastructure avant de concevoir le nouveau site Web ? Si oui, programmez l’échéance du premier projet avant le début de celui qui en dépend.
  • Identifier les tâches faisant double emploi : si le même travail doit être réalisé pour deux projets différents, regroupez-le. Qu’il s’agisse de valider un nouveau fournisseur ou d’acheter un équipement vidéo à des fins marketing, assurez-vous que ce travail est effectué à temps pour que ces deux projets puissent avancer.

Un bon timing peut faire toute la différence pour mener à bien plusieurs projets en parallèle et permettre à votre équipe d’être la plus productive possible.

Réussir à gérer plusieurs projet à la fois, en toute occasion

La gestion de plusieurs projet à la fois est le pain quotidien du chef d’équipe. Nous espérons que ces conseils vous aideront à suivre tous les éléments de votre programme, à rester organisé, à respecter vos échéances et à atteindre vos objectifs, en toute occasion.

Gérez vos projets sur Asana dès aujourd’hui.

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