Améliorez la communication interne avec ces 12 leviers stratégiques

Aujourd’hui, nous sommes en contact quasi permanent avec nos collègues. Dire bonjour à un collaborateur, s’accorder une pause café virtuelle avec un membre de l’équipe qui travaille à distance ou envoyer un gif d’un chaton en pyjama au reste de l’équipe… Nous connaissons tous ces petits échanges informels du quotidien. Rien d’anormal. En revanche, bien communiquer au travail est plus complexe et revêt une importance bien différente, voire cruciale.

La communication interne désigne tous vos échanges à propos des activités menées au sein de l’entreprise qui vous embauche. Développer une stratégie de communication interne peut vous aider à limiter les erreurs de communication, renforcer le bien-être de votre équipe, optimiser la collaboration, mais aussi à entretenir un climat de confiance. Les équipes qui ont réussi ce pari sont mieux armées pour affronter des situations complexes. 

Acquérir de bonnes habitudes demande du temps et des efforts. C’est là qu’Asana intervient. Découvrez nos 12 astuces pour passer à la vitesse supérieure et améliorer durablement la communication interne de l’entreprise.

Qu'est-ce que la communication interne en entreprise?

Cette expression désigne toute forme de communication sur votre lieu de travail concernant vos activités. Il s’agit notamment d’échanger à propos des tâches individuelles, de fournir des mises à jour sur l’état d’avancement de vos projets ou encore de formuler des retours à vos managers, subordonnés ou tout autre collègue.

Une communication interne efficace est un élément clé pour optimiser la collaboration et l’esprit d’équipe : si vous n’êtes pas en mesure de vous exprimer clairement, vous risquez de ne pas faire passer le message souhaité, de compliquer les choses, voire de blesser quelqu’un sans le vouloir.

La communication interne peut prendre la forme d’une discussion en personne, par écrit, par le biais du réseau social d‘entreprise ou encore d’une réunion de groupe. Ces échanges peuvent avoir lieu en temps réel ou en différé, comme lorsque vous communiquez à propos de vos projets en cours par e-mail, au moyen d’une vidéo préenregistrée ou sur une plateforme telle qu’un outil de gestion de projet.

Voici quelques exemples :

• Réunions d’équipe

• Séances de feedback individuelles

• Réception d’informations

• Communication sur le statut ou la progression d’un projet

• Collaboration sur des activités multidisciplinaires

• Communication non verbale

Enfin, la stratégie de communication interne est généralement soutenue par le dirigeant, le responsable de la communication ou les ressources humaines.

Quels sont les principes clés de la communication interne?

Vous avez désormais une idée plus claire de ce que recouvre la communication interne en entreprise. Il est temps d’analyser les points à améliorer pour vous transformer en communicant hors pair… Il existe quelques principes clés qui permettent de garantir une communication interne efficace, quelle qu’en soit la forme :

• S’exprimer clairement : que vous envoyiez un message sur Slack, rédigiez un e-mail ou répondiez de manière improvisée à une sollicitation quelconque, cherchez à faire passer votre message le plus clairement possible.

• Résoudre les conflits, et non pas en créer de nouveaux : vous communiquez pour résoudre un problème ou encourager une collaboration d’équipe efficace sur un projet ou une tâche. Communiquer efficacement peut permettre de révéler au grand jour les points de blocages ou de fournir un retour d’information, mais assurez-vous que l’échange en question porte ses fruits et vous permette d’avancer.

• Rester à l’écoute : la communication interpersonnelle est un échange qui, par définition, ne saurait être univoque. Sachez écouter l’autre, même si votre interlocuteur communique uniquement de manière non verbale.

Quel est le rôle de la communication interne ?

Communiquer efficacement et en toute transparence au travail peut :

• Renforcer l’implication et le sentiment d’appartenance des employés

• Fédérer et encourager l’adhésion des équipes

• Augmenter la productivité et la motivation des salariés

• Favoriser une culture d’entreprise et un lieu de travail plus sains

• Réduire les conflits au sein d’une entreprise

• Fidéliser l’ensemble des salariés

7 astuces pour développer la communication interne

L’efficacité de votre communication interne dépend du lieu, des modalités et du moment où s’effectuent les échanges. Découvrez nos sept astuces et préparez votre plan de communication interne.

1. Désignez le meilleur support de communication interne et le sujet à aborder

La communication revêt de multiples formes : en personne, par e-mail, intranet, par messages instantanés, mais aussi sur les plateformes de gestion du travail. Pour être le plus efficace possible, assurez-vous de suivre les directives de communication de l’entreprise et de transmettre les bonnes informations, au bon endroit.

Être capable d’identifier le bon canal est essentiel dans votre plan de communication interne. Votre entreprise dispose certainement de plusieurs outils de communication internes ; être en mesure de déterminer le plus adéquat dans chaque situation est donc d’autant plus important. Quel est l’outil le plus approprié pour envoyer des questions ou rédiger des commentaires ? Avez-vous besoin d’échanger en temps réel ou l’envoi d’un message en différé peut-il suffire ?

En cas de doute, n’hésitez pas à demander à un membre de l’équipe ou à un responsable de vous indiquer sur quel canal envoyer tel type de message ou tel autre. Il est impératif que chacun soit sur la même longueur d’onde. Voici les outils les plus utiles à l’équipe Asana :

• Slack

• Asana

• Gmail

• Zoom

2. Développez votre capacité à bien communiquer

La collaboration est le fondement d’un travail d’équipe efficace dans les grandes entreprises, comme les plus petites. Afin de développer de solides compétences en collaboration d’équipe, vous devez établir une communication interne ouverte et honnête. Cela ne signifie pas nécessairement de toujours être d’accord sur tout : savoir exprimer son désaccord et développer un argumentaire pour expliquer un point de vue divergent est tout aussi essentiel à une collaboration saine.

La collaboration et les compétences en matière de communication interne, c’est un peu comme le paradoxe de l’œuf et de la poule (lequel a fait son apparition en premier ?) : communiquer efficacement est la clé de toute bonne collaboration, mais, en même temps, savoir comment collaborer est un élément fondamental pour établir une bonne communication interne.

Plus concrètement, veillez au fil du temps à développer vos compétences en matière de collaboration, mais aussi de communication interpersonnelle. Vous parviendrez peu à peu à améliorer la collaboration d’équipe et serez plus apte à transmettre des informations ou opinions sur votre lieu de travail, physique ou à distance. Une communication interne honnête facilitera vos échanges quotidiens.

3. Si possible, privilégiez les conversations en personne

Pour éviter toute erreur de communication, rien de mieux qu’un échange en face à face. Si votre équipe travaille à distance, songez à organiser des visioconférences. La communication en personne est d’autant plus importante lorsque vous pressentez qu’une discussion risque d’être difficile, car il est toujours délicat d’adopter le ton adéquat à l’écrit. Dans l’idéal, il est préférable que les membres de votre équipe puissent discerner vos expressions faciales et votre langage corporel.

Si votre équipe est décentralisée ou travaille à distance, n’hésitez pas à organiser des appels téléphoniques, plutôt que des visioconférences. Cette lassitude face aux visioconférences est réelle, et peut compliquer sérieusement la collaboration et la communication interpersonnelle, surtout lorsque les membres sont en télétravail. Un appel réduit la fatigue visuelle, tout en vous permettant d’entendre clairement la voix et le ton de chacun de vos collaborateurs.

4. Ne négligez pas votre langage corporel et le ton de votre voix

La communication ne se résume pas à vos paroles et leur signification, mais à votre manière de vous exprimer de façon générale. Assurez-vous de ne pas croiser les bras ou de ne pas paraître trop brusque. Votre langage corporel n’a souvent pas grand-chose à voir avec la situation que vous vivez sur le moment : la fatigue ou le stress causé par un événement de votre vie personnelle peut influer sur votre comportement.

Toutefois, songez que les membres de votre équipe ne sont peut-être (voire certainement) pas conscient de votre état intérieur. Ils peuvent donc considérer vos actions bien différemment et penser que vous êtes en colère ou contrarié par une situation quelconque.

Pour éviter de transmettre des signaux involontaires, notamment lors de conversations difficiles, essayez d’adopter un langage corporel et des expressions faciales neutres.

5. Optez pour une communication interne ouverte et harmonieuse

Communication ascendante, communication descendante ou communication transversale: en matière de communication, il est tout aussi important d’écouter que de parler. Pour vous intégrer au sein de votre équipe et travailler dans un esprit de collaboration sain, vous ne devez pas systématiquement imposer vos idées, mais savoir également écouter celles de vos collaborateurs.

En bref, il est possible de distinguer deux types d’écoute principaux : écouter en pensant déjà à la réponse que vous allez formuler et écouter en s’efforçant de comprendre son interlocuteur au mieux. Si l’écoute se résume à anticiper votre réponse, vous vous concentrez donc sur ce que vous allez dire ensuite, et non sur le message de votre collaborateur. Adopter ce type d’écoute peut vous faire passer à côté de certaines informations clés, au risque même de répéter les paroles de votre interlocuteur.

Essayez plutôt d’écouter pour comprendre : soyez attentif au message que votre interlocuteur cherche à vous transmettre, sans penser à ce que vous allez lui répondre. Si vous pensez à un point en particulier que vous ne souhaitez pas oublier de mentionner, notez-le pour pouvoir vous reconcentrer immédiatement sur les paroles de votre collaborateur, au lieu d’essayer vainement de vous souvenir de ce que vous souhaitez dire ensuite.

6. Tenez-vous-en aux faits, oubliez les mythes et les « on-dit »

« Facts vs. stories » (les faits face aux témoignages) est une technique préconisée par Diana Chapman, cofondatrice du « Conscious Leadership Group » (groupe pour un leadership maîtrisé). Les faits désignent tout événement qui a réellement eu lieu, dont chaque collaborateur présent pourrait attester. En revanche, le témoignage désigne votre propre interprétation de la situation.

Prenons un exemple : votre manager vous fait un feedback en direct sur votre travail, lors d’une petite réunion d’équipe. C’est un fait. Vous ne vous attendiez pas à ce retour d’information : vous pensez que votre responsable s’est permis de vous transmettre ses commentaires devant vos collègues, car il n’est pas satisfait de votre travail et qu’il aurait pu attendre de vous recevoir en entretien individuel. Il s’agit d’un mythe (ou témoignage) : en effet, vous n’avez aucun moyen de savoir si votre supposition est vraie ou non.

Les témoignages sont inévitables : nous créons tous des récits à partir des faits. Toutefois, essayez de bien les distinguer et évitez de vous fier uniquement aux on-dit, à moins que vous ne soyez en mesure d’apporter une preuve de leur véracité. Pour reprendre notre exemple, vous pourriez parler à votre responsable lors de votre prochain entretien individuel et lui demander pourquoi il a choisi de vous faire un retour lors d’une réunion d’équipe.

7. Assurez-vous de vous adresser à la bonne personne

Une communication interne efficace dépend autant de la personne à laquelle vous parlez que de ce que vous lui dites. Si vous vous adressez au mauvais interlocuteur ou que vous transmettez des informations dans un contexte qui n’est pas adapté, votre tentative restera vaine et votre message finira aux oubliettes.

Pour éviter ce genre d’écueils, assurez-vous de réunir autour de vous les bons collaborateurs ou d’envoyer votre message à l’interlocuteur qui convient. Vous hésitez, vous avez des doutes quant aux destinataires adéquats ? Essayez d’identifier toutes les parties prenantes clés de votre projet auxquelles l’information doit absolument parvenir.

5 façons de renforcer la capacité des équipes de direction à bien communiquer

Si vous dirigez un groupe de collaborateurs, la mise en place de la stratégie de communication interne est de votre ressort. Des échanges clairs aident à développer une culture d’entreprise saine, à instaurer un climat de confiance entre vos employés et à décloisonner la circulation des informations entre les équipes pluridisciplinaires. Voici nos 5 conseils :

1. Identifier tout problème et le traiter immédiatement

Avant de commencer à mettre des mesures en place pour parfaire les compétences de votre équipe en matière de communication, assurez-vous qu’il n’existe pas de problèmes sous-jacents qui empêchent l’instauration d’une communication interpersonnelle ouverte et franche. Chaque membre de l’équipe se sent-il à l’aise pour parler sans détour ? Y a-t-il un quelconque élément qui pourrait empêcher un collègue de s’exprimer librement ?

En tant que dirigeant, veiller à ce que vos employés se sentent à l’aise est l‘un des objectifs de la communication interne les plus importants. Vos collaborateurs éprouveront moins de difficultés à s’affirmer et à s’exprimer librement, dans la mesure où ils le souhaitent. Qu’il s’agisse d’exprimer des désaccords, de parler de ses hobbies ou d’indiquer avec franchise le type de communication qui lui convient le mieux, assurez-vous de comprendre les besoins de chaque membre de l’équipe et veillez à ce que tous se sentent à l’aise au sein du groupe.

Un thème revenait régulièrement lors de nos sondages sur l’investissement des employés : la nécessité d’améliorer le partage des informations et de mieux communiquer au sein de l’organisation. Nous avons donc cherché à remédier à ces problèmes.”

2. Demander à recevoir fréquemment des feedbacks

Si vous ne demandez pas l’avis de vos collaborateurs à propos de votre style de communication, vous risquez de ne jamais obtenir de feedbacks. La communication au travail a certes des répercussions sur toutes les autres interactions, mais peut-être s’agit-il d’un point que les membres de votre équipe ne songent pas immédiatement à aborder.

En demandant à vos collègues ce qu’ils pensent de votre manière de communiquer, vous pourrez continuer à développer et perfectionner des stratégies de communication claires pour votre équipe.

3. Identifier les préférences de votre équipe en matière de communication interne (outils, canaux…)

Pour que vos échanges soient efficaces, n’hésitez pas à demander à vos collègues les canaux ou outils de communication interne qu’ils préfèrent. Les préférences en matière de communication ne doivent être ni un secret ni un jeu de devinettes. Au contraire, mieux vaut les spécifier clairement dès le début.

En sachant si les membres de votre équipe préfèrent les vidéoconférences ou les appels téléphoniques, ou les réunions en début de journée plutôt que les séances de travail l’après-midi, vous serez plus apte à créer un environnement de travail où chacun se sent bien et peut s’épanouir.

Voici quelques questions importantes à poser :

• Vos collaborateurs sont-ils plutôt des lève-tôt ou des couche-tard ?

• Préfèrent-ils les réunions structurées ou les séances de brainstorming libres ?

• Quelle forme revêt leur processus de réflexion : pensent-ils à voix haute, de manière spontanée ou à l’écrit ?

• Sont-ils plutôt introvertis, extravertis ou bien un peu les deux ?

• Pensent-ils bien connaître leurs collègues ou aimeraient-ils participer à davantage d’activités afin de renforcer la cohésion d’équipe ?

• Quels types de réunions ou de tâches les motivent le plus ?

Dans le même esprit, vous pouvez mettre en place une boîte à idées où chacun pourra venir déposer ses suggestions.

4. Prendre le temps d’organiser des activités de team building ou brise-glace

Vous devez impérativement apprendre à connaître votre équipe si vous voulez communiquer efficacement avec elle. Il est particulièrement souhaitable de prendre le temps de vous intéresser à la personnalité de chacun, en dehors du cadre professionnel.

On n‘a pas toujours le temps d‘organiser des sessions de team building. Les icebreakers peuvent permettre d’en savoir un peu plus sur vos collègues, tout en s’amusant en réunion. 

Ainsi, pourquoi ne pas commencer par une petite conversation légère avant de passer en revue l’ordre du jour ?

5. Donner le ton

N’oubliez pas que vos actions de communication auront des répercussions sur l’ensemble des membres de votre équipe. C’est à vous qu’il revient de définir des normes en matière de communication, pour encourager des échanges ouverts et transparents au travail. Ces principes posés sans détour, votre équipe saura s’adapter.

Prenez régulièrement le pouls de votre équipe et sondez l’état d’esprit de vos collègues concernant la communication interne. Des habitudes sont-elles apparues au cours des derniers mois ? Souhaitez-vous en éliminer ou en encourager certaines ? Il est préférable d’engager un processus de réflexion continue à ce propos, plutôt que d’établir des « bonnes pratiques » immuables qui risqueront d’être oubliées par la suite.

En outre, cette approche réflexive sera davantage de l’ordre de la suggestion, non de l’obligation ou de la contrainte.

Plus une organisation se développe, plus la communication fait défaut. Ce manque d’efficacité a clairement causé du tort à Hope for Haiti : difficile d’apporter notre aide à un maximum de personnes lorsque tout ne fonctionne pas comme prévu ! Nous devons aussi nous améliorer sur ce point.”

Quelques alternatives

Évoquer la communication suppose en général que le lieu de travail est physique (vos tâches sont effectuées dans les locaux de l’entreprise). Toutefois, il existe de nombreuses façons de communiquer un peu partout dans le monde, qu’il s’agisse d’interagir entre plusieurs bureaux internationaux ou avec des collaborateurs qui travaillent à distance. La majorité des bonnes pratiques en communication s’appliquent à tout type d’équipe, quelle que soit sa configuration.

Il y a néanmoins quelques facteurs supplémentaires à prendre en compte et de bonnes habitudes à développer afin d’aider les membres de votre équipe à garder le contact et rester coordonnés en tout temps.

Pour les équipes décentralisées

Les équipes décentralisées travaillent au sein de multiples bureaux, à l’échelle nationale ou mondiale. Elles peuvent couvrir différents fuseaux horaires et langues, et chaque bureau développera une culture d’entreprise propre et des habitudes de travail spécifiques. Ne vous attendez pas à ce que chaque équipe décentralisée communique de la même manière : l’un des avantages de ce type de configuration réside dans la possibilité de travailler aux côtés de nombreux collaborateurs qui agissent et pensent différemment.

Si vous travaillez au sein d’une équipe décentralisée, n’hésitez pas à surcommuniquer afin que vos collaborateurs qui travaillent sur des fuseaux horaires et dans des bureaux différents restent sur la même longueur d’onde. Veillez à rassembler tous les documents et ressources utiles au sein d’une source unique de référence accessible facilement par tous les membres de l’équipe lorsqu’ils sont en ligne. Optez pour un outil qui propose des mises à jour en temps réel afin que personne ne se retrouve bloqué en raison d’un décalage dans la réception des informations.

N’oubliez pas que le décalage horaire peut avoir des conséquences sur vos discussions entre collègues. Essayez de programmer des réunions à un moment où tout le monde est disponible ou mettez un enregistrement de la réunion et/ou des notes à disposition des collaborateurs qui n’ont pas pu être présents. Il est également essentiel de s’assurer que les bonnes personnes sont dans la boucle et qu’aucune partie prenante clé n’est laissée de côté simplement parce qu’elle se trouve dans un autre bureau que la plupart de l’équipe.

Pour les collaborateurs en télétravail

Si vous travaillez au sein d’une équipe en télétravail, il est essentiel de déterminer avec quels outils communiquer et à quelle fréquence. En précisant la fonction de chaque outil, vous aiderez les membres de l’équipe à créer des liens, même à distance.

Le travail à distance nous a forcés à réapprendre à communiquer de bien des façons. Slack, Asana et les intégrations entre ces outils ont remplacé ou sont venus en renfort de bon nombre de moyens de communication autrefois utilisés en présentiel en entreprise.”

En télétravail, vos collaborateurs peuvent se sentir cloisonnés et déconnectés les uns des autres, alors n’hésitez pas à faire un point avec les membres de votre équipe afin de déterminer quelles sont leurs habitudes en matière de communication. Certains aiment les appels à l’improviste, tandis que d’autres préfèrent les réunions programmées avec un ordre du jour précis. Vos collègues ont moins d’occasions d’interagir en personne, il est donc essentiel d’indiquer clairement ces préférences à l’échelle de l’équipe afin de favoriser une communication ouverte.

Enfin, laissez le temps à votre équipe de tisser des liens. Qu’il s’agisse d’organiser des activités brise-glace au début de chaque réunion ou de prévoir du temps pour discuter en fin de semaine, tous ces moments dédiés à l’équipe peuvent aider vos collaborateurs à garder le contact, où qu’ils soient.

Un outil de gestion du travail : la cerise sur le gâteau pour une communication optimale

Dernier prérequis pour établir une communication claire : disposer d’une source unique de référence afin de regrouper l’ensemble de vos activités, informations et échanges. En vous dotant d’un système centralisé tel qu’un outil de gestion du travail, vous pourrez plus facilement coordonner tous les projets de votre équipe.

Envie d’en savoir plus sur la manière dont la gestion du travail facilite la coordination des projets et la communication ? Consultez notre article d’initiation à la gestion du travail.