3 concepts clés pour assurer la réussite des équipes à distance

Être responsable n’est pas toujours simple, surtout lorsque vous êtes subitement contraint d’aider votre équipe à faire rapidement la transition entre travail en entreprise et télétravail. Vous n’aviez peut-être même jamais envisagé de gérer une équipe à distance. Vos tâches quotidiennes ont sans doute évolué, mais désormais, c’est aussi la façon dont votre équipe effectue son travail et interagit qui est entièrement bousculée.

Personne ne peut vraiment dire si travailler à distance est mieux ou moins bien. C’est une approche différente. Il est donc essentiel de prendre les devants, et de trouver les moyens de garder le contact et de collaborer avec vos collègues. Pourquoi ne pas repenser vos méthodes de gestion et réévaluer les besoins de votre équipe par la même occasion ?

Travailler à distance avec Asana

3 concepts clés pour une bonne collaboration à distance

Les trois concepts clés de Joshua Zerkel, responsable de la communauté globale chez Asana, peuvent vous aider. En tant qu’expert certifié en productivité et responsable, J. Zerkel a récemment été, lui aussi, forcé d’abandonner son travail en entreprise au profit du télétravail. Son expérience personnelle de responsable à distance lui a permis de développer ces concepts et de nous en faire profiter.

Voici les trois conseils de Joshua pour assurer la réussite des équipes amenées à travailler à distance :

1. Définir chaque semaine des priorités pour plus de transparence

Être transparent, c’est s’assurer que tous les membres de votre équipe connaissent leurs priorités et savent comment les gérer, ensemble.

Il peut être difficile, même lorsque vous êtes ordinairement au bureau, de s’assurer que chacun des membres de l’équipe a une idée claire des objectifs généraux et des priorités individuelles. Il est donc particulièrement important lorsque vous dirigez une équipe à distance de définir et préciser un fonctionnement clair, et de s’y tenir.

Solution : chaque semaine, demandez à chacun des membres de votre équipe d’établir ses priorités sur un document partagé ou une tâche Asana. Organisez une petite réunion debout hebdomadaire au cours de laquelle chacun passera brièvement en revue ses priorités tout en prenant connaissance de celles des autres.

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Le partage des objectifs individuels au sein de l’équipe peut produire des effets bénéfiques et faire naître de nouvelles idées chez vos collègues, leur permettre d’envisager des collaborations potentielles ou de définir leurs attentes pour la semaine. En tant que responsable, vous avez là l’occasion d’apporter vos conseils et d’analyser les disponibilités et les accomplissements de l’équipe, mais également les freins éventuels.

2. Définir des conventions de communication à distance

En entreprise, vous avez de nombreuses occasions d’échanger en personne avec vos collègues, à proximité de votre bureau ou dans les couloirs.

En télétravail, il est plus compliqué de savoir où et comment établir des normes et des conventions de communication. Faut-il plutôt organiser une réunion ou envoyer un simple message ? Les communications doivent-elles se faire par e-mail, via Slack, ou via Asana ? Des stratégies de communication associées à des pratiques incohérentes peuvent être source de confusion et de frustration pour votre équipe.

Solution : établissez des directives pour chaque canal de communication et rassemblez-les dans un espace auquel chacun pourra se référer sans difficulté, et qui sera facilement accessible si de nouveaux membres rejoignent l’équipe.

À quoi doivent ressembler ces directives ? Tout dépend des outils que votre équipe préfère utiliser. Par exemple, l’équipe d’Asana utilise Slack pour les discussions informelles et les questions isolées. L’application Asana est quant à elle utilisée pour collaborer et pour des discussions plus poussées, liées à des actions à traiter. Les e-mails sont utilisés uniquement pour communiquer avec des fournisseurs ou partenaires externes. Une fois ces directives établies, n’hésitez pas à surcommuniquer jusqu’à ce que votre équipe trouve son rythme de croisière.

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N’oubliez pas de vous détendre ! Organisez des déjeuners à distance ou refaites le monde entre collègues lors de pauses-café virtuelles. Pas d’ordre du jour, simplement des discussions informelles pour resserrer les liens. Ajoutez des émojis ou des gifs pour rendre vos messages plus vivants et transmettre plus facilement vos émotions. Le travail à distance peut créer une sensation d’isolement. Prendre le temps de se retrouver est donc essentiel au bien de l’équipe.

3. Définir un calendrier clair et un rythme adapté

En entreprise, il n’est pas rare que certains collègues prennent leurs pauses en même temps ou partagent leurs repas. Entre collègues, on sait aussi quand il est l’heure de plier bagage.

Lorsque vous travaillez à distance, la frontière entre vie professionnelle et vie privée aurait tendance à s’estomper. La pile de linge à plier, impérieuse, se dresse et vous nargue. Parfois, vous devez écourter une réunion : c’est l’heure de la leçon d’espagnol des enfants.

Solution : définissez les horaires de chacun et reportez-les sur un calendrier ou sous la forme d’un statut visible par tous. Selon la nature de votre travail, les fuseaux horaires et le rapport aux réunions de votre entreprise, vous pouvez décider de ce qui est approprié ou non et des besoins de chevauchement entre les calendriers.

N’oubliez pas d’encourager votre équipe à faire des pauses tout au long de la journée. Nous avons tendance à nous asseoir le matin et d’oublier de nous dégourdir les jambes pendant notre journée de travail. Il est également facile de s’enraciner sur sa chaise et de s’isoler lorsque les collègues ne sont pas là pour nous distraire un peu (ou en l’absence d’un chien à promener ou d’enfants à surveiller).

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Enfin, créez un document ou un projet partagé sur Asana où votre équipe pourra échanger avec ses collègues et recueillir des conseils sur le travail à distance. Chaque équipe adopte un mode de fonctionnement différent. Il peut donc être utile de partager une bibliothèque de conseils avec l’ensemble de votre organisation, puisque chaque employé fait face à la même situation.

C’est en forgeant qu’on devient forgeron… pour de bon !

Pour paraphraser un bon vieil adage, c’est en forgeant qu’on devient forgeron. Si vous réussissez à assurer la transparence de vos activités, à définir des conventions de communication et à mettre en place un calendrier et un rythme de travail clairs, votre équipe sera bien partie pour s’adapter durablement à ces politiques. Qui sait, peut-être vos employés deviendront-ils les maîtres de la collaboration à distance ?

Ces trois concepts, gages d’une collaboration à distance réussie, fonctionnent également au bureau. Que votre équipe travaille habituellement à distance ou qu’elle compte reprendre le chemin du bureau un jour, la période de distanciation actuelle peut être l’occasion de réfléchir à la manière dont vous gérez votre équipe et d’encourager de nouvelles habitudes.

Dialogue sincère : comment travailler à distance efficacement ?