3 concepts clés pour assurer la réussite des équipes à distance

Portrait du contributeur – Molly TalbertMolly Talbert30 avril 20204 min de lecture
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Le rôle de manager n’est pas toujours évident à endosser, surtout lorsque vous devez aider une équipe habituée à travailler en présentiel à passer au télétravail. Vous n’aviez peut-être même jamais envisagé de gérer une équipe à distance. Vos tâches quotidiennes ont sans doute évolué, mais désormais, c’est aussi la façon dont votre équipe effectue son travail et interagit qui est entièrement bousculée.

Personne ne peut vraiment dire que le travail à distance est mieux ou moins bien que le travail au bureau, les deux expériences étant simplement différentes. Il est donc essentiel de prendre les devants, et de trouver les moyens de garder le contact et de collaborer avec vos collègues. Pourquoi ne pas repenser vos méthodes de gestion et réévaluer les besoins de votre équipe par la même occasion ?

Travaillez à distance avec Asana

3 concepts clés pour une bonne collaboration à distance

C’est le moment de parler des trois concepts clés de Joshua Zerkel, responsable de la communauté globale chez Asana. En tant qu’expert certifié en productivité et manager, J. Zerkel a lui aussi récemment été forcé d’abandonner son travail en entreprise au profit du télétravail. Son expérience personnelle de responsable à distance lui a permis de développer ces concepts et de nous en faire profiter.

Voici ses trois conseils pour assurer la réussite des équipes amenées à travailler à distance :

1. Définissez vos priorités de la semaine pour plus de transparence

Être transparent, c’est s’assurer que tous les membres de votre équipe connaissent leurs priorités et savent comment les gérer, ensemble.

D’ordinaire, lorsqu’ils travaillent dans les mêmes locaux, les membres de l’équipe ont déjà souvent du mal à bien visualiser les objectifs généraux et les priorités individuelles. Autant dire que lorsque vous dirigez une équipe à distance, il est d’autant plus essentiel de définir et préciser le fonctionnement général, et de vous y tenir.

Solution : chaque semaine, demandez à chacun des membres de votre équipe d’établir ses priorités sur un document partagé ou une tâche Asana. Organisez une petite réunion debout hebdomadaire au cours de laquelle chacun passera brièvement en revue ses priorités tout en prenant connaissance de celles des autres.

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Le partage des objectifs individuels au sein de l’équipe peut produire des effets bénéfiques et faire naître de nouvelles idées chez vos collègues, leur permettre d’envisager des collaborations potentielles ou de définir leurs attentes pour la semaine. En tant que responsable, vous avez là l’occasion d’apporter vos conseils et d’analyser les disponibilités et les accomplissements de l’équipe, mais également les freins éventuels.

2. Établissez des conventions de communication

En entreprise, vous avez de nombreuses occasions d’échanger en personne avec vos collègues, à proximité de votre bureau ou dans les couloirs.

En télétravail, il est plus compliqué de savoir où et comment établir des normes et des conventions de communication. Faut-il plutôt organiser une réunion ou envoyer un simple message? Les communications doivent-elles se faire par e-mail, via Slack ou sur Asana ? Des stratégies et pratiques de communication incohérentes peuvent être source de confusion et de frustration pour votre équipe.

Solution : établissez des directives pour chaque canal de communication et rassemblez-les dans un espace auquel chacun pourra se référer sans difficulté, et qui sera facilement accessible si de nouveaux membres rejoignent l’équipe.

À quoi doivent ressembler ces directives ? Tout dépend des outils que votre équipe préfère utiliser. Par exemple, l’équipe d’Asana passe par Slack pour les discussions informelles et les questions ponctuelles. L’application Asana est quant à elle très utile pour collaborer et pour les discussions plus poussées, liées à des actions à traiter. Enfin, les e-mails sont réservés aux échanges avec les fournisseurs ou partenaires externes. Une fois ces directives établies, n’hésitez pas à surcommuniquer jusqu’à ce que votre équipe trouve son rythme de croisière.

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N’oubliez pas de vous détendre ! Organisez des déjeuners à distance ou refaites le monde entre collègues lors de pauses-café virtuelles. Pas d’ordre du jour, simplement des discussions informelles pour resserrer les liens. Ajoutez des émojis ou des gifs pour rendre vos messages plus vivants et transmettre plus facilement vos émotions. Le travail à distance peut créer une sensation d’isolement. Prendre le temps de se retrouver est donc essentiel au bien de l’équipe.

3. Établissez un calendrier clair et un rythme adapté

En entreprise, il n’est pas rare que certains collègues prennent leur pause en même temps ou partagent leur repas. Entre collègues, on sait aussi quand il est l’heure de plier bagage.

Lorsque vous travaillez à distance, la frontière entre vie professionnelle et vie privée aurait tendance à s’estomper. La pile de linge à plier, impérieuse, se dresse et vous nargue. Parfois, vous devez écourter une réunion : c’est l’heure de la leçon d’espagnol des enfants.

Solution : définissez les horaires de chacun et reportez-les sur un calendrier ou sous la forme d’un statut visible par tous. Selon la nature de votre travail, les fuseaux horaires et le rapport aux réunions de votre entreprise, vous pouvez décider de ce qui est approprié ou non et des besoins de chevauchement entre les calendriers.

N’oubliez pas d’encourager votre équipe à faire des pauses tout au long de la journée. En effet, nous sommes nombreux à avoir tendance à passer toute la journée rivés sur notre siège du matin jusqu’au soir, en oubliant de nous dégourdir les jambes assez souvent. Sans nos collègues pour nous distraire un peu (ou en l’absence d’un chien à promener ou d’enfants à surveiller), rien de plus facile que de s’enraciner sur sa chaise et s’isoler !

Enfin, créez un document ou un projet partagé sur Asana où votre équipe pourra échanger entre collègues et recueillir des conseils sur le travail à distance. Chaque équipe adopte un mode de fonctionnement différent, c’est pourquoi nous vous conseillons de partager une bibliothèque de conseils avec l’ensemble de votre organisation, puisque chaque employé fait face à la même situation.

C’est en forgeant qu’on devient forgeron… pour de bon !

Comme le dit le dicton, c’est en forgeant qu’on devient forgeron. Si vous réussissez à assurer la transparence de vos activités, à définir des conventions de communication et à mettre en place un calendrier et un rythme de travail clairs, votre équipe sera bien partie pour s’adapter durablement à ces politiques. Qui sait, peut-être vos employés deviendront-ils les maîtres de la collaboration à distance ?

Ces trois concepts, gages d’une collaboration à distance réussie, fonctionnent également au bureau. Que votre équipe travaille habituellement à distance ou qu’elle compte reprendre le chemin du bureau un jour, la période de distanciation actuelle peut être l’occasion de réfléchir à la manière dont vous gérez votre équipe et d’encourager de nouvelles habitudes.

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