Rédiger un plan de communication clair : une étape plus importante qu’on ne le pense

Portrait du contributeur – Julia MartinsJulia Martins29 mars 20218 min de lecture
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La communication s’avère souvent déterminante dans la réussite d’un projet : communiquer efficacement forgera votre réussite, mais cette dernière risque d’être compromise si vos échanges manquent de clarté. En matière de gestion de projet, communiquer clairement ne consiste pas seulement à savoir sur quels canaux échanger : il faut aussi déterminer quels messages envoyer, et à qui.

Rassurez-vous : créer un plan de communication efficace n’est pas si difficile. Il vous suffit d’identifier sur quels canaux vous communiquerez avec votre équipe et à quel moment. Dans cet article, nous vous expliquons comment mettre en place un plan de communication qui fonctionne. Nous vous proposons également un modèle pour vous en inspirer et le personnaliser.

Qu’est-ce qu’un plan de communication ?

En gestion de projet, un plan de communication présente la manière dont vous allez transmettre les informations clés du projet aux principales parties prenantes, pendant toute la durée de l’initiative. Votre plan est là pour aider votre équipe à comprendre qui doit recevoir telle ou telle notification, et dans quels cas tenir les diverses parties prenantes informées. Dans le cadre de ce plan, il convient de préciser aux parties prenantes quel canal utiliser, quand (à quelle fréquence) ces différentes informations doivent être communiquées, et qui est responsable de chacun des canaux.

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Élaborer un plan de communication aide votre équipe à éliminer toute hésitation : ils sauront pour quels outils opter, à quel moment, et qui contacter par le biais de tel ou tel canal. Renoncer à un plan de ce type, c’est ouvrir la porte à la confusion. Prenons un exemple : un collaborateur pose des questions à propos du travail en cours sur un canal peu consulté par la personne à qui est adressé le message. Ces deux collègues risquent d’être désarçonnés, perdus, voire de perdre le fil des tâches qui comptent vraiment, quand l’équipe pourrait pourtant se montrer bien plus productive grâce à une transparence accrue. En outre, sans idée claire du responsable de chaque canal, il est possible qu’ils contactent une partie prenante au sein de la direction malheureusement dans l’incapacité de répondre à leurs questions. Ce qui n’était au départ qu’un simple souci de communication s’est transformé en véritable blocage, avec trois collaborateurs déconcertés et des tâches qui peinent à avancer.

Les éléments à inclure dans un plan de communication

Votre plan de communication constitue votre source unique de référence pour élaborer la stratégie de communication de votre projet. Les membres de l’équipe doivent être en mesure d’utiliser ce plan pour répondre à un certain nombre de questions liées au projet :

  • Quels canaux de communication utilisons-nous ? Quelle est la finalité de chacun d’eux ?

  • Vaut-il mieux communiquer en face-à-face ou en différé ?

  • Quels sont les rôles de chacun ? Qui est chef de projet ? Qui fait partie de l’équipe projet et quelles sont les parties prenantes ?

  • Comment communiquer les détails clés du projet, comme les mises à jour de statut, et à quelle fréquence ?

Quels sont les éléments qui n’entrent pas dans un plan de communication ?

Un plan de communication vous aide à clarifier la manière dont vous allez communiquer avec votre équipe projet et les parties prenantes, qu’il s’agisse de membres d’équipes internes à votre entreprise ou d’intervenants externes (des clients ou prestataires, par exemple).

Mais attention : en gestion de projet, un plan de communication n’est pas un plan de relations publiques (RP). Ce plan ne vous aidera pas à maintenir une stratégie cohérente sur les réseaux sociaux, à identifier un public cible ou à définir des messages clés pour différentes catégories socio-démographiques. Si vous avez besoin d’élaborer ce type de plans, envisagez de créer un calendrier de contenu des réseaux sociaux ou un plan stratégique.

Les avantages d’un plan de communication

Communiquer efficacement au travail est essentiel, c’est évident. Mais avez-vous vraiment besoin d’un plan de communication écrit pour y parvenir ?

En un mot : oui. Un plan de communication bien ficelé peut vous aider à communiquer les bonnes informations aux parties prenantes concernées. La direction n’a pas besoin d’être informée de tous les détails de votre initiative. De même, il n’est peut-être pas utile que l’ensemble des membres de l’équipe projet participe à une conférence téléphonique avec vos partenaires externes, le cas échéant. Vos collaborateurs ne doivent pas évoluer à l’aveugle, ni se retrouver bloqués : établir des méthodes et définir des canaux de communication vous aidera à éviter ces écueils.

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Réduction du va-et-vient entre applications

Dans le cadre de notre récente étude sur l’Anatomie du travail 2021, nous avons interrogé plus de 13 000 travailleurs de la connaissance, partout dans le monde. Les résultats ont révélé qu’un travailleur bascule en moyenne 25 fois par jour entre 10 applications. Les membres d’équipe passent donc des heures à trouver le bon outil pour communiquer, ce qui réduit considérablement le temps passé à accomplir des tâches utiles ou à collaborer efficacement avec leurs pairs.

Un plan de communication vous évitera ce jeu de devinettes. Prenons un exemple : si votre équipe est informée que toutes les informations liées aux activités sont regroupées sur un outil de gestion du travail, chacun peut faire ses recherches facilement. Finies les heures passées à écumer les piles de dossiers, les messages Slack ou autres chaînes d’e-mails interminables. Vous souhaitez connaître l’échéance du prochain livrable ? Consultez votre outil de gestion du travail ! Vous épargnerez ainsi des questions banales et chronophages aux collaborateurs qui travaillent sur le projet de manière indirecte (qui n’ont pas un rôle actif dans l’élaboration des rapports d’avancement).

Nous avons instauré des règles d’usage pour communiquer, et décidé quels logiciels ou outils utiliser pour transmettre tel ou tel message. Asana est idéal pour produire un travail effectif, Slack est parfait pour des questions/réponses rapides ou pour des mises au point ponctuelles. Les e-mails sont plus formels et principalement utilisés pour communiquer avec nos partenaires externes. Définir ces normes de communication précises nous a vraiment permis de réduire les notifications, et donc, la dispersion.
Nous avons instauré des règles d’usage pour communiquer, et décidé quels logiciels ou outils utiliser pour transmettre tel ou tel message. Asana est idéal pour produire un travail effectif, Slack est parfait pour des questions/réponses rapides ou pour des mises au point ponctuelles. Les e-mails sont plus formels et principalement utilisés pour communiquer avec nos partenaires externes. Définir ces normes de communication précises nous a vraiment permis de réduire les notifications, et donc, la dispersion.
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Optimisation de la collaboration

La collaboration d’équipe n’est pas innée ; c’est bel et bien un savoir-faire que chacun de vos collaborateurs doit développer, vous y compris. Instaurer une collaboration d’équipe efficace passe par la définition de conventions de communication. L’incertitude règne encore trop souvent en entreprise, surtout au sein des équipes à distance ou décentralisées : ces dernières ont bien du mal à choisir où et comment communiquer. C’est d’ailleurs l’un des principaux obstacles à la mise en place d’une collaboration efficace. Si votre équipe n’est pas sûre des outils ou canaux auxquels recourir, elle rencontrera très certainement des difficultés à communiquer.

Votre plan de communication est l’occasion de préciser aux membres de votre équipe sur quels canaux communiquer. Selon le niveau de précision des informations à transmettre, vous pouvez également indiquer à vos pairs quels moments sont les plus opportuns pour échanger, mais aussi clarifier les conventions d’équipe quant à l’activation du mode « Ne pas déranger » ou à la mise en sourdine des notifications.

Ces règles et conventions vous permettront de vous affranchir facilement de ce qui constitue l’un des principaux obstacles à une communication et une collaboration d’équipe efficace. Savoir où communiquer et, tout aussi important, les canaux à éviter est le meilleur moyen pour chacun de nous d’envoyer le bon message, au moment opportun.

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Réduction des tâches redondantes

Les travailleurs de la connaissance du monde entier passent aujourd’hui près de 60 % de leur temps sur ce que l’on nomme le « work about work ». Ce terme désigne tout le travail d’organisation : recherche de documents, course aux approbations, va-et-vient entre applications, suivi de l’état d’avancement du travail et, de manière générale, toutes les petites tâches de moindre importance qui empêchent de se concentrer sur les activités les plus utiles. Vous l’aurez deviné, toutes les questions et incertitudes autour de la communication constituent, elles aussi, des tâches connexes.

Si les membres de votre équipe n’ont pas une idée précise de l’endroit où les informations sont regroupées et mises à disposition, notamment votre plan de projet ou votre chronologie de projet, ils devront partir à la chasse aux informations sur plusieurs outils ou poser de multiples questions à leurs collègues avant de réussir à trouver ce qu’ils cherchent. Par conséquent, sans conventions de communication claires, vos collaborateurs auront bien du mal à retrouver la trace de tâches ou documents existants.

De manière générale, le « work about work » nous conduit à effectuer davantage de travail en double et à multiplier les tâches manuelles. Selon L’Anatomie du travail, nous consacrons 13 % de notre temps à des tâches déjà effectuées par quelqu’un d’autre, soit un total de 236 heures de travail effectif perdues chaque année. Établir un plan de communication permet d’offrir plus de clarté à votre équipe : elle sait où elle en est à tout moment puisqu’elle est en mesure de localiser chaque tâche, information, etc. La perte de temps n’est plus qu’un lointain souvenir.

Rédiger un plan de communication

Un plan de communication est un outil performant et sa rédaction est relativement aisée. Quatre étapes suffisent.

1. Établissez des méthodes de communication

Première étape de la création d’un plan de communication : décider quels canaux utilisera votre équipe et à quelles fins. Il s’agit notamment de savoir quand utiliser vos différents outils et à quel moment communiquer en direct ou en différé. La communication en direct, dite synchrone, se déroule en temps réel. À l’inverse, la communication dite asynchrone (ou en différé) consiste à envoyer un message sans attendre une réponse immédiate. Nous avons tous recours à ces échanges asynchrones au quotidien, sans forcément nous en rendre compte : les e-mails que nous envoyons chaque jour sont un exemple parmi d’autres.

L’élaboration de votre plan de communication doit vous permettre d’identifier quels outils votre équipe va employer et à quelles fins. Vous pouvez notamment utiliser :

  • Des e-mails pour communiquer avec les parties prenantes externes.

  • Slack pour communiquer de manière simultanée à propos des mises à jour quotidiennes ou poser des questions rapides.

  • Asana par le biais de la description des tâches et des mises à jour de statut de projet, ou pour mettre à disposition des documents clés.

  • Zoom ou Google Meet pour les réunions d’équipe, comme les sessions de brainstorming ou les retours sur expérience (les post-mortem).

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2. Définissez un rythme de communication et respectez-le

Vous savez sur quels canaux communiquer, il est donc temps de déterminer la fréquence de vos échanges. Votre rythme de communication constitue votre plan d’action pour tenir les différentes parties prenantes informées de tous les détails clés du projet.

Vous pouvez notamment planifier :

  • La publication d’une mise à jour de statut toutes les semaines sur Asana, pour toutes les parties prenantes et les sponsors du projet.

  • Une réunion mensuelle avec l’équipe projet pour débloquer toute tâche en attente ou réfléchir aux prochaines étapes.

  • Des mises à jour des jalons du projet sur Asana, en différé et selon les besoins.

3. Précisez comment gérer les échanges avec les parties prenantes

La réussite d’un projet dépend souvent du soutien et de l’adhésion des parties prenantes. Si c’est en début de projet qu’il vous faut gagner la confiance de ces dernières, précisément lors de la réunion de lancement, n’oubliez pas qu’il est essentiel de conserver leur soutien tout au long du projet.

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Lors de la rédaction de votre plan de communication, prenez le temps de préciser quand communiquer avec chaque partie prenante du projet et à quel sujet. Certains communiqueront régulièrement, si ce n’est quotidiennement, sur les activités en cours. Ce sera notamment le cas des membres clés de l’équipe projet. D’autres pourront être mis au courant des dernières avancées un peu plus tard, lors des mises à jour de statut du projet ou même à l’occasion de la mise au point finale.

Indiquer clairement votre manière de gérer la communication avec les parties prenantes vous permettra de vous assurer qu’elles sont informées en temps opportun, et à bon escient. Les informations que vous leur transmettez doivent comporter le niveau de détail pertinent, être centrées sur les résultats et, de manière générale, sur les répercussions du projet à plus grande échelle.

4. Diffusez votre plan de communication et effectuez les mises à jour nécessaires en temps voulu

Votre plan de communication créé, il est temps de le transmettre à votre équipe projet. Assurez-vous que votre plan est accessible depuis votre source unique de référence, laquelle regroupe toutes les informations clés relatives à votre projet. Nous vous recommandons d’utiliser Asana : notre plateforme vous permettra de suivre l’ensemble de vos communications et activités plus facilement, en un seul et même endroit.

Si de quelconques modifications devaient être apportées au projet et avaient des répercussions sur votre plan de communication, veillez à actualiser ce dernier et informer vos collaborateurs de ces changements. Ainsi, les membres de l’équipe auront toujours accès aux informations les plus récentes.

Exemple de plan de communication

[Brief de projet] Exemple de plan de communication pour une campagne de marque sur Asana

Modèle de plan de communication

Description de la communication

De quel type de communication s’agit-il ?

Fréquence

À quelle fréquence allez-vous communiquer ?

Canal

Quel outil allez-vous utiliser ? La communication aura-t-elle lieu en direct ou en différé ?

Public

À qui vous adressez-vous ?

Propriétaire

Qui est chargé d’envoyer les messages ?

Le plan de communication, un prérequis essentiel pour communiquer efficacement

Une communication transparente vous aide à communiquer les bonnes informations au bon moment. Encouragez une collaboration sans effort, tout en veillant à ce que chaque membre de l’équipe soit mis à contribution en temps opportun. Votre équipe passera ainsi moins de temps à communiquer sur le travail d’organisation et se consacrera davantage aux tâches qui importent vraiment.

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