Comment collaborer à distance avec votre équipe ?

Désormais, impossible de réserver une salle de conférence avec tableau blanc, de prendre un collègue à part quelques minutes pour une discussion rapide ou d’organiser un brainstorming avec l’équipe autour d’un déjeuner. Cependant, il existe des moyens de collaborer efficacement avec votre équipe. Le travail à distance n’est pas toujours facile, surtout quand certains en font l’expérience pour la première fois dans des circonstances déjà suffisamment stressantes.

Le travail à distance peut être une nouveauté pour votre entreprise et vous-même, mais il est également possible que vous y soyez habitué, auquel cas vous souhaitez peut-être simplement optimiser la collaboration et la communication de votre équipe. Dans les deux cas, de petits ajustements apportés à vos processus pourraient faire toute la différence.

Collaborer à distance avec Asana

Maintenez la confiance, les valeurs et le travail d’équipe

Bien que la communication numérique soit presque comme une seconde nature, l’absence de communication non verbale ou d’autres aspects de la communication en personne peut donner lieu à des situations délicates au travail. Selon la façon dont ils sont interprétés, même les petits indices non verbaux peuvent avoir des effets positifs ou, au contraire, faire baisser le moral d’un employé.

Selon un article de Harvard Business Review, lorsque nous pratiquons la distanciation physique ou sociale, il est important de réduire la distance affective (c’est-à-dire la distance qui se creuse par rapport aux valeurs, à la confiance et au travail d’équipe). En d’autres termes, même si les membres de votre équipe ne peuvent se côtoyer tous les jours, il est essentiel que leurs valeurs coïncident, que la confiance soit établie et maintenue entre tous, sans jamais oublier de privilégier le travail d’équipe.

[Lire : confiance, responsabilité et communication – les essentiels de toute politique de télétravail]

Pour ce faire :

  • Instaurez des règles d’usage pour communiquer : décidez collectivement des outils à utiliser pour vos différents canaux de communication. Prenons l’exemple d’Asana : nous utilisons Slack pour les discussions informelles, Asana pour collaborer sur les projets importants et les e-mails pour communiquer avec les fournisseurs ou partenaires externes. Instaurez des règles d’usage tous ensemble et publiez ces règles dans un espace auquel chacun pourra se référer sans difficulté.
  • Trouvez le bon équilibre en matière de communication : dans un souci d’efficacité, nous optons parfois pour des communications ou conversations courtes. Pour communiquer à distance de manière efficace, n’hésitez pas à joindre ou lier des projets de référence ou des informations clés. Vous pouvez aussi inclure des captures d’écran pour souligner certains détails, des émojis ou des gifs pour transmettre vos émotions, ou encore appeler un collègue pour une discussion rapide.
  • Définissez des normes pour les visioconférences : si votre équipe n’est pas habituée à cette forme de réunion, c’est le moment de s’y mettre. Les visioconférences permettent de mieux interpréter les émotions de vos interlocuteurs et de renouer avec la communication non verbale, si chère au monde de l’entreprise. L’occasion vous est aussi donnée de faire le point sur les tâches en cours et de participer activement à la conversation, ce qui est toujours propice à la confiance.
  • Rapprochez l’équipe et encouragez-la : prendre le temps de fêter de petits événements et de nouer des liens entre collègues importe autant que de travailler à la réussite des projets. Lorsque vos collaborateurs franchissent une étape charnière, envoyez-leur un message pour les féliciter. Organisez une fête d’anniversaire d’une demi-heure en visioconférence pour passer un bon moment tous ensemble. Planifiez chaque mois un jeu en ligne d’une heure (conseil de pro : Scattergories fonctionne plutôt bien). Si vos collègues se détendent et apprennent à mieux se connaître, travailler ensemble sera plus simple et plus agréable.

Optimisez vos réunions

C’est la période idéale pour optimiser vos réunions. Certes, les visioconférences sont plus populaires que jamais. Toutefois, elles ont beau être à portée de clic, elles ne sont pas nécessairement plus simples à organiser. Jetez un œil à votre emploi du temps et demandez-vous combien de réunions peuvent être écourtées ou même supprimées.

Voici comment réorganiser votre emploi du temps et optimiser vos réunions :

  • Rédigez un ordre du jour et communiquez-le à vos collègues : commencez par identifier les objectifs de chaque réunion, puis rédigez un ordre du jour indiquant les sujets à évoquer, les actions à suivre et les échéances. Communiquez cet ordre du jour à vos collaborateurs avant la réunion afin que les participants prennent connaissance des sujets abordés. Ils pourront réfléchir à la manière d’apporter leur contribution ou ignorer la réunion si elle ne les concerne pas. Grâce à ces réunions plus efficaces, vous serez sûr de garder vos projets sur les rails.
  • Prenez des notes, puis communiquez-les : sur le document partagé ou la tâche où est rédigé l’ordre du jour, le responsable prend des notes détaillées concernant les sujets abordés pendant la réunion. Au terme de cette dernière, le responsable ajoute des liens de référence vers d’autres projets et communique alors le document ou la tâche à tous les participants. Lorsqu’une seule personne prend des notes, toutes les autres peuvent se concentrer sur leur participation. Les notes sont également utiles à tous ceux qui n’ont pas pu assister à la réunion.
  • Essayez les réunions debout : si vous organisez régulièrement des réunions pour faire le point, pourquoi ne pas opter pour une réunion debout d’une quinzaine de minutes ? Vous ferez gagner à chacun de vos collègues entre une demi-heure et une heure. Qu’est-ce qu’une réunion debout ? À l’heure où la technologie règne en maître, il s’agit d’une réunion quotidienne rapide où chaque membre de l’équipe résume, en une ou deux phrases, les tâches effectuées, celles qu’il va accomplir et les éventuels problèmes qui se profilent. C’est un moyen efficace d’avoir une vue d’ensemble, d’évaluer les opportunités de collaboration et de s’informer les uns les autres.

Trouvez le temps de vous concentrer

Le travail en équipe et la collaboration sont essentiels. Néanmoins, n’oubliez pas de trouver le temps de vous concentrer et de vous assurer que votre équipe en fait autant. Trouver des moments de concentration maximale, réduire les distractions numériques, et combattre le déluge de notifications ou le passage incessant d’une applications à l’autre sont autant d’éléments à mettre au sommet des priorités des employés. Un peu de prévoyance et un cadre adapté au travail suffisent pour que votre équipe et vous-même trouviez le temps de vous concentrer.

[À lire : se concentrer et réduire les distractions numériques]

Pour y parvenir :

  • Dites non aux réunions : oui, vous avez bien lu. Vous vous sentez submergé ? Établissez des priorités, renseignez-vous sur les objectifs de chaque réunion et sur les autres participants, avant de vous demander s’il est vraiment utile d’y assister. Si la réponse est « non », ignorez la réunion et demandez l’accès aux notes si vous pensez qu’elles vous seront utiles.
  • Réservez du temps aux distractions : faire de petites pauses au cours de la journée vous aide à mieux vous concentrer en temps voulus. L’important, c’est de s’assurer que votre moment de détente ne s’étale pas sur tout l’après-midi ou qu’il ne se transforme pas en tête-à-tête avec Instagram. Planifiez des plages de temps dédiées aux activités extraprofessionnelles, par exemple faire une petite promenade, manger un morceau ou lire les infos. Lorsque le temps affecté est écoulé, replongez-vous dans le travail. Cette pause vous fera du bien : vous aurez les idées plus claires et plus d’énergie pour achever le travail en cours.
  • Désactivez les notifications et utilisez le mode Ne pas déranger : il est recommandé de bloquer les distractions à certains moments de la journée afin de garder le cap et de rester concentré sur son travail. Prenez le contrôle de vos notifications : désactivez-les toutes à l’exception des plus essentielles. Si vous craignez de manquer quelque chose, programmez des rappels plusieurs fois dans la journée pour consulter rapidement votre boîte de réception ou Slack, puis replongez-vous dans le travail. De même, si vous travaillez avec des outils qui disposent d’un mode Ne pas déranger, activez-le dès que le besoin de vous concentrer se fait sentir. Votre temps de concentration est précieux, celui de vos collègues également. Veillez à le préserver, vous pourrez ainsi donner le meilleur de vous-même et mener à bien vos projets sans distractions.

Faisons face à cette situation tous ensemble

Rappelez-vous que vous n’êtes pas seul : à l’heure actuelle et partout dans le monde, de nombreuses équipes apprennent à collaborer à distance. Chaque équipe se donne les moyens d’être efficace, collectivement, quand bien même nous sommes tous contraints de respecter une distanciation sociale, à des degrés divers. N’hésitez pas à faire profiter vos collègues des solutions qui ont fonctionné pour vous et demandez-leur s’ils n’auraient pas d’autres conseils à vous donner.

Enfin, acceptez les difficultés et travaillez aux côtés de votre équipe pour trouver les solutions. Acceptez que ces bouleversements puissent désorienter les équipes. Soyez flexible : réinventez les journées de travail et la façon dont vous interagissez avec vos collègues pour assurer le bien-être et la productivité de tous.

Dialogue sincère : comment travailler à distance efficacement ?

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