Dialogue sincère : comment travailler à distance efficacement ?

Ces derniers temps, un grand nombre d’équipes se sont mises au travail à distance, partout dans le monde et dans des proportions jamais vues auparavant. Des entreprises qui n’étaient pas habituées au télétravail mettent actuellement en place les moyens qui permettront à leurs équipes, déjà confinées, de communiquer, collaborer et coordonner leur travail à distance. Une chose est sûre, les normes du monde du travail sont bousculées et encore amenées à évoluer.

Ceux d’entre nous capables de travailler à distance font partie des chanceux. Cependant, personne n’échappe au stress, à l’anxiété ou à l’isolement vécus au quatre coins du globe. En effet, nous travaillons à domicile, mais à une période où nous devons précisément faire face à un défi sans précédent.

Dans le même temps, vous devez vous adapter à un nouveau type de relations professionnelles et à de nouvelles manières de communiquer. Soyons francs, il est parfois difficile de se concentrer sur son travail en pleine crise sanitaire et alors même que les priorités sont bousculées à l’échelle mondiale. Pas d’inquiétude ! L’ensemble des membres de votre équipe est touché par ces bouleversements mondiaux, et il y a fort à parier que personne ne fonctionne à 100  %. Pensez qu’il est déjà formidable de pouvoir travailler, et appréciez chaque petite victoire. Faisons face à cette situation tous ensemble.

Nos 3 conseils pour travailler à distance de manière efficace

Pour maintenir votre rythme et celui de votre équipe, il est essentiel de définir une stratégie qui vous permette de rester concentré et connecté au travail, et de ressentir l’importance de votre contribution. Pour ce faire, trois points clés : garder le contact avec votre équipe, établir des priorités et fixer des limites entre vie professionnelle et vie privée.

Gardez le contact avec votre équipe à distance

Le travail à distance peut faire naître un sentiment d’isolement, même en temps normal. Néanmoins, lorsque vous êtes confiné et obligé de maintenir une distanciation sociale, il peut être difficile de garder le contact avec votre équipe et vos collègues. Il est donc plus important que jamais de communiquer en toute transparence et d’établir un dialogue sincère.

Définir des règles de communication vous permet de maintenir une transparence totale avec vos collègues et vous aide à échanger plus facilement. Selon l’Anatomie du travail, la motivation des employées est doublée lorsqu’ils gardent le contact et ont une idée claire de leur travail respectif.

Si vous n’en avez pas encore eu l’occasion, prenez le temps d’établir des conventions de communication avec votre équipe, pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Assurez-vous que l’ensemble de vos collègues est au clair sur ce qui doit passer par un outil de messagerie comme Slack, par e-mail ou par Asana. Si vous organisez régulièrement des réunions en ligne, mettez en place des conventions pour couper votre micro tout en laissant votre webcam allumée.

Ces conversations avec votre équipe permettent également d’évoquer les moments où vous ne devriez pas communiquer. Nous sommes plus accessibles que jamais, mais lorsque vous travaillez à domicile, il est essentiel de séparer vie professionnelle et vie privée. Utilisez des fonctions telles que le mode Ne pas déranger pour indiquer à votre équipe que vous ne recevez pas de notifications. Utilisez également l’« indicateur de congés » sur Asana pour indiquer vos jours d’absence.

Établissez des priorités

Les priorités de votre entreprise sont en train d’évoluer et ce n’est sans doute que le début. Il est possible que de nouvelles tâches voient le jour ou que des projets prévus soient mis de côté. Tous ces changement nécessitent de prendre le temps de définir clairement vos priorités mensuelles et hebdomadaires. Établissez la liste des priorités et des statuts au sein d’un document partagé ou d’un espace de travail comme Asana. Ainsi, vous et vos collègues serez en phase avec les objectifs attendus et mieux à même de déterminer les actions à entreprendre et les priorités à établir.

Il est également essentiel de déterminer les actions à entreprendre si une tâche n’avance pas comme elle le devrait. Lors de votre prochaine réunion individuelle avec votre responsable ou point avec votre équipe, clarifiez la manière dont vous devez traiter les tâches non terminées, les freins ou les nouvelles initiatives. Quels éléments sont essentiels et lesquels pouvez-vous vous permettre de ne pas terminer ? Comment partager vos projets hautement prioritaires avec les participants et s’assurer que chacun bénéficie d’une bonne visibilité sur votre travail ? Gardez à l’esprit que certaines conventions peuvent changer ou devoir être mises à jour lorsque vous travaillez à distance, afin de les adapter à votre nouvelle charge de travail.

Le télétravail efface quelque peu la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Déterminer clairement les tâches les plus urgentes vous aidera à optimiser votre journée de travail, sans oublier de garder du temps pour votre famille et pour vous-même. Savoir chaque jour quelles tâches vous devez accomplir renforcera votre motivation, car vous disposerez d’un objectif quotidien à atteindre et vous sentirez en contrôle de votre travail.

Fixez des limites entre vie professionnelle et vie privée

La meilleure chose à faire est de prendre un peu de temps pour faire le point avec vous-même : vous demander sur quelles tâches vous concentrer et comment les réaliser du mieux possible. Nous avons tous un nombre incalculable de choses à faire. Néanmoins, il est essentiel de prendre le temps de se ressourcer pour éviter le surmenage.

Découvrez comment les membres de l’équipe Asana trouvent leur équilibre :

  • Organisation de réunions de méditation
  • Pauses réseaux sociaux et flash infos
  • Déconnexion en fin de journée
  • Partage des priorités quotidiennes en début de journée
  • Appels Zoom avec les arrière-plans de l’équipe Asana
  • Déjeuners virtuels avec les colocataires, les enfants et la famille
  • Apéritifs virtuels pour nos groupes-ressources d’employés

Chacun fixe ses propres limites. Les conseils présentés sont loin d’être exhaustifs. Il s’agit simplement d’un ensemble de recommandations qui ont aidé l’équipe d’Asana. Toutefois, si vous le pouvez, nous vous conseillons vivement de prendre le temps de pratiquer une activité qui vous fait du bien et de vous y consacrer pleinement.

S’adapter (et se réadapter) au travail à distance

Personne ne sait ce que l’avenir lui réserve, ni combien de temps nous allons travailler à distance. Nous devons donc chercher continuellement des manières de réinventer le travail à distance afin de nous adapter chaque fois que la situation évolue. Si vous adoptez de bonnes habitudes et des politiques de travail saines tout en vous fixant des limites claires, vous vous sentirez en contrôle de votre travail et pourrez vous concentrer sur les tâches les plus utiles.

N’oubliez pas de rester en bonne santé, de garder le contact avec vos collègues et vos proches, et de prendre soin de vous.

Pour d’autres astuces au sujet du travail à distance, regardez notre webinaire Télétravail : comment rester connecté et organisé ?.

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