Travail à la maison : 11 conseils pour gagner en productivité

Image du contributeur – Équipe AsanaTeam Asana14 décembre 20218 min de lecture
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Résumé

Parfois, le télétravail est synonyme d’une baisse de productivité. Animaux de compagnie, tâches domestiques… de nombreuses distractions ont le potentiel de nous faire perdre en efficacité. Dans cet article, nous vous donnerons 11 conseils pour vous aider à prendre (et garder) de bonnes habitudes en vue de gagner en productivité.

Le télétravail offre de nombreux avantages : il permet notamment de profiter d’horaires de travail flexibles et de passer plus de temps avec nos proches. Cependant, pour les télétravailleurs, il peut parfois être difficile de rester productif.

Lorsque votre animal de compagnie réclame votre attention ou que vous avez du linge à plier, comment être efficace sans vous laisser distraire ?

Pour vous aider à accomplir vos tâches lorsque vous travaillez chez vous, nous avons regroupé 11 conseils destinés à booster votre productivité et votre efficacité. Suivez ces bonnes pratiques pour exceller au travail, même en pyjama.

1. Adoptez une routine bien-être quotidienne

La productivité n’est pas innée, elle s’apprend. Votre journée de travail commence au moment où vous vous installez pour travailler, mais rien ne vous empêche d’adopter un état d’esprit positif dès le réveil. Qu’il s’agisse de commencer votre journée par une tasse de café ou par une séance de sport, vous optimiserez largement vos capacités personnelles et professionnelles en prenant de bonnes habitudes.

Suivez une routine matinale

Pour être efficace, votre routine matinale doit vous donner de l’énergie et vous encourager à donner le meilleur de vous-même tout au long de votre journée de télétravail. Chacun a ses propres préférences, mais voici quelques idées qui pourront vous inspirer :

  • Commencer votre journée par une séance de yoga, de vélo ou d’exercices au sol (fentes, par exemple).

  • Cuisiner un petit-déjeuner équilibré (œufs, yaourt, etc.).

  • Tenir un journal intime ou réciter des affirmations positives pour réduire votre stress. 

Si vous craignez de ne pas vous tenir à cette routine, demandez à un proche (colocataire, membre de votre famille ou autre) de vous aider. En partant du bon pied, vous aurez plus de chances d’être positif et motivé pour le reste de la journée.

2. Acquittez-vous à l’avance de vos tâches ménagères

Lorsque vous essayez d’être productif, les tâches quotidiennes telles que la cuisine et le ménage peuvent facilement vous distraire. Pour y remédier, efforcez-vous de les mener à bien avant le début de votre journée de travail.

Par exemple, si vous savez que votre semaine va être chargée, pourquoi ne pas préparer vos repas la veille au soir ou même le week-end ? Vous pourrez ainsi vous consacrer pleinement à votre travail, sans perdre de temps à cuisiner.

Il en va de même pour le ménage. Si vous faites partie de ceux qui n’arrivent pas à travailler tant qu’il vous reste des tâches ménagères à accomplir, prenez-vous-y la veille au soir ou au saut du lit. Une fois que vous aurez pris cette habitude, vos tâches domestiques n’empiéteront plus sur vos journées de travail, et vous gagnerez en productivité.

3. Organisez vos tâches et associez-les à des objectifs

Qui n’aime pas créer des check-lists et rayer les tâches effectuées au fur et à mesure ? Au travail aussi, les listes de tâches sont très utiles. Elles vous aident à vous organiser et à établir vos priorités. Cerise sur le gâteau, rayer une tâche de votre liste stimulera votre taux de sérotonine, l’hormone du bonheur.

Par ailleurs, les check-lists ou to-do lists vous aident à rester productif : classez vos tâches par ordre de priorité et commencez par celles qui ont le plus de valeur ajoutée.

Si vous n’utilisez pas encore de liste de tâches au travail, suivez les étapes ci-dessous pour vous lancer :

  1. Faites la liste de vos tâches pour la semaine. Listez toutes vos tâches au même endroit (dans un outil de gestion du travail, par exemple) pour bénéficier d’une source unique de référence.  

  2. Identifiez vos tâches prioritaires. Il s’agit de vos tâches les plus importantes de la semaine. Peut-être sont-elles importantes car associées à des dépendances, ou parce qu’elles contribuent aux objectifs stratégiques de votre équipe. Quoi qu’il en soit, une fois que vous aurez identifié vos priorités professionnelles, vous pourrez organiser plus efficacement votre liste de tâches et vous concentrer sur les plus utiles. 

  3. Accomplissez en priorité les tâches en tête de liste. Que vous décidiez de les exécuter en début de matinée ou en milieu d’après-midi, gardez toujours une vue d’ensemble sur les tâches que vous devez réaliser dans la journée pour vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. 

  4. Rayez chaque tâche accomplie. Rien de plus satisfaisant que de rayer une tâche terminée ! C’est aussi l’occasion de visualiser clairement ce que vous avez accompli et ce qu’il vous reste à faire.

Il est toujours utile de coucher sur papier le travail que vous devez accomplir, mais il y a mieux : avec un outil de liste de tâches, vous pouvez ajuster vos échéances, faire le lien entre vos objectifs et vos tâches et communiquer avec les membres de votre équipe, le tout au même endroit.

Créer des listes de tâches avec Asana

4. Diminuez les nuisances sonores pour éviter toute distraction

Le télétravail amène son lot de nouveaux défis, dont un majeur : travailler efficacement depuis chez soi en évitant les distractions du quotidien.

Comment être productif à la maison ?

Les distractions se présentent sous des formes multiples : il peut s’agir d’enfants qui courent, de la télévision restée allumée… Des bruits du quotidien qui risquent de nuire à votre productivité.

Heureusement, plusieurs stratégies peuvent vous aider à reprendre le contrôle. Suivez ces trois conseils pour optimiser vos journées de travail :

  1. Si possible, installez-vous dans une pièce où vous pouvez fermer la porte pendant que vous travaillez. 

  2. Portez un casque antibruit pour éviter d’être distrait par les sons extérieurs. 

  3. Si vous êtes plusieurs sous le même toit, prévenez vos colocataires ou votre famille que vous avez besoin de calme pendant vos horaires de travail. 

Ces trois méthodes vous aideront à limiter les distractions quotidiennes et à accomplir votre travail dans les temps.

5. Aménagez un espace dédié au télétravail

Prenez le temps d’aménager un espace de travail qui répond à vos besoins. Le plus important est de trouver le lieu où vous serez le moins distrait possible. Par ailleurs, il est essentiel de créer un espace où vous serez à l’aise pour travailler au quotidien.

Entourez-vous des ressources dont vous avez besoin pour travailler. Il peut s’agir d’un casque, de cahiers, de crayons… D’autres accessoires pourront aussi vous être utiles :

  • Une chaise ergonomique dans laquelle vous êtes confortablement installé. 

  • Une décoration apaisante pour réduire votre niveau de stress.

  • Un bureau debout pour rester en mouvement. 

À la maison, nous ne sommes pas toujours les mieux équipés pour travailler, et c’est normal. Que vous travailliez dans une pièce séparée ou sur la table de votre cuisine, l’idéal est de créer un espace de travail à part pour faire la distinction entre votre espace personnel et votre espace professionnel.

Par exemple, utilisez les accessoires suivants :

  • Une bougie pour marquer le début de votre journée de travail.

  • Une nappe associée à votre espace professionnel (à enlever une fois la journée de travail terminée).

Peu importe où et comment vous concevez et délimitez votre espace de travail, veillez à ce qu’il vous stimule et qu’il favorise votre efficacité.

[À lire] 6 astuces pour améliorer votre espace de télétravail

6. Désactivez les notifications d’applications entre 9 h et 17 h

Au travail, les applications personnelles et professionnelles font partie des plus grandes sources de distraction. Slack, réseaux sociaux… Le temps défile à toute allure sur ces applications, il est donc essentiel de désactiver les notifications pour éviter toute perte de concentration.

Vous rechignez à l’idée d’abandonner votre téléphone dans un coin pour la journée ? D’autres méthodes existent pour vous encourager à ne pas trop l’utiliser : vous pouvez par exemple activer le mode Ne pas déranger pour ne plus recevoir de notifications. Si vous préférez une méthode plus radicale, utilisez une boîte physique à verrouillage automatique et définissez la durée pendant laquelle vous ne voulez pas être distrait. C’est une technique particulièrement utile si votre téléphone vous détourne excessivement de votre travail.

Certaines équipes choisissent même de bloquer l’accès aux réseaux sociaux sur les ordinateurs de travail. Peu importe votre méthode, efforcez-vous d’éviter tous les réseaux sociaux.

Les mêmes problèmes valent pour les applications professionnelles. Les notifications peuvent perturber votre état d’hyper-concentration et vous empêcher de respecter vos échéances. Pour rester productif, désactivez les notifications lorsque vous voulez vous consacrer pleinement à vos tâches.

7. Prévoyez des créneaux pour communiquer avec votre équipe

Lorsque vous vous sentez coupé des membres de votre équipe, les motiver s’avère compliqué. La clé : communiquer et collaborer avec eux le plus souvent possible, même (et surtout) si vous travaillez à distance.

Afin de maintenir vos relations, entretenez un dialogue ouvert en communiquant en ligne et en favorisant les situations de collaboration. Commencez par des réunions virtuelles informelles, lors desquelles chacun peut apprendre à connaître les autres et parler ouvertement du travail ou de sujets personnels. Vous pouvez également organiser des séances de brainstorming et des créneaux de consultation pour encourager les rendez-vous individuels avec les membres de votre équipe. Idéale pour améliorer la dynamique de groupe, cette méthode contribue à une culture d’entreprise saine.

[À lire] Plus de 100 citations sur le travail en équipe pour encourager et stimuler la collaboration

8. Trouvez le juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle

Les télétravailleurs doivent réapprendre à fixer des limites entre vie professionnelle et vie personnelle. En effet, quand le lieu de travail et le lieu de vie se confondent, il peut être difficile de savoir quand arrêter de travailler pour se concentrer sur sa vie privée.

Si vous ignorez ces limites, vous risquez le burnout. D’ailleurs, 71 % des travailleurs ont vécu un burnout en 2021. Pour vous en protéger, il est essentiel de reconnaître les signes du surmenage et de parvenir à un équilibre entre vies privée et professionnelle. Encouragez les membres de votre équipe à mettre de côté leur travail à la fin de la journée et à profiter des activités qui les rendent heureux, qu’il s’agisse de passer du temps avec leur famille, se promener, lire un bon livre…

Qui dit télétravail, dit planning flexible : encouragez les membres de votre équipe à aménager leurs horaires de façon à pouvoir quitter le travail plus tôt certains jours. De votre côté, n’hésitez pas à vous ménager du temps personnel en posant des congés.

9. Gérez efficacement votre temps

Le télétravail a des inconvénients bien particuliers : horaires flous, réunions en ligne à longueur de journée… Une gestion efficace de votre temps vous empêchera de procrastiner et vous aidera à accomplir à temps vos tâches clés.

Il existe différentes techniques pour gérer votre temps plus efficacement

  • Testez la méthode avalez le crapaud pour accomplir vos tâches les plus complexes en tout début de journée.

  • Utilisez la technique du time blocking (gestion par blocage de temps), qui consiste à diviser votre semaine de travail en petits créneaux que vous « bloquez » pour réaliser diverses activités : consulter vos e-mails, travailler sur vos projets, etc. 

  • Évitez la procrastination et gagnez en concentration avec la technique Pomodoro.

Il est particulièrement important de lutter contre la loi de Parkinson, selon laquelle plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prend du temps. Pour y faire face, prévoyez des blocs de temps dédiés à vos tâches quotidiennes, de façon à accomplir sans faute votre travail prioritaire.

[À lire] Pourquoi bloquer des créneaux de travail dans votre agenda ? La réponse dans notre article.

10. Marchez, étirez-vous et déplacez-vous

À force de travailler en intérieur et assis toute la journée, rien d’étonnant à ce que vous ayez la sensation d’étouffer, surtout si vous n’avez pas de collègues avec qui parler. Que vous télétravailliez seul ou non, vous apprendrez qu’il est utile de vous dégourdir les jambes plusieurs fois par jour.

Reposez-vous après votre journée de travail

Une promenade rapide peut vous libérer l’esprit, l’idéal pour reprendre le travail frais et dispos. Même une simple pause en plein air à siroter votre boisson préférée a le potentiel de vous apporter une nouvelle vague d’énergie.

Dans tous les cas, un bol d’air frais vous aidera à imaginer des solutions inédites, à trouver un meilleur équilibre entre vies professionnelle et personnelle et à vous concentrer sur vos tâches les plus utiles une fois de retour à votre bureau.

11. Évitez le va-et-vient entre applications

Chaque journée de travail apporte son lot de défis : enchaîner les appels vidéo, gérer votre environnement de travail… Le trop-plein d’applications vous pousse à jongler entre les tâches, ce qui nuit à votre productivité. Un employé bascule en moyenne 25 fois par jour entre 10 applications, et une personne sur quatre dépend d’outils obsolètes (feuilles de calcul, par exemple) pour gérer son travail.

Appelées « work about work », les tâches d’organisation (chercher des informations et des réponses, par exemple) nuisent à la productivité et à l’efficacité des équipes. Dans ce contexte, l’utilisation d’outils d’organisation vous aidera à gérer de façon optimale votre temps et vos projets.

En regroupant tous vos plans et projets au même endroit, vous pourrez gérer efficacement vos multiples tâches et éviter toutes les distractions inhérentes au télétravail, tout en gardant la tête froide. Les outils d’organisation sont idéaux pour suivre vos priorités, rationaliser vos processus et clarifier les plans auprès de votre équipe.

Boostez votre productivité à l’aide d’outils adaptés au télétravail

Plusieurs facteurs peuvent compliquer le travail à la maison : la présence de proches, un espace de travail inadapté, un planning surchargé… Veillez à préserver votre santé mentale et à participer à des activités qui vous plaisent pendant votre temps libre.

L’essentiel est de trouver un juste équilibre. Suivez les 11 astuces ci-dessus pour prendre de nouvelles habitudes au fil du temps et, à terme, gagner en productivité et mener une vie plus épanouie.

Vous cherchez à communiquer avec votre équipe à distance et à gagner en efficacité ? Préparez vos projets, coordonnez votre travail et atteignez vos objectifs grâce à Asana, logiciel idéal pour la gestion du télétravail.

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