Loi de Parkinson : comment l’éviter pour gagner en productivité ?

Avez-vous déjà reporté un projet jusqu’au dernier moment, même si vous saviez qu’il ne vous faudrait que quelques heures pour l’accomplir ? C’est un parfait exemple de procrastination, et l’illustration même de la loi de Parkinson. Lorsque vous avez du temps, vous le prenez. Soit vous profitez de ce temps pour accomplir la tâche plus lentement, soit vous procrastinez et menez à bien la tâche juste avant l’échéance.

Malheureusement, ce n’est pas parce qu’une échéance est fixée que vous allez gagner en productivité. En revanche, en comprenant la loi de Parkinson et en trouvant des moyens de l’éviter, vous pourrez y parvenir. Dans ce guide, nous vous expliquerons comment fonctionne la loi de Parkinson et vous fournirons des conseils pour vous aider à accomplir votre travail plus rapidement.

Qu’est-ce que la loi de Parkinson ?

Selon la loi de Parkinson, plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prend du temps. Cette loi entre jeu lorsque vous jonglez avec plusieurs échéances ou que vous gérez des projets.

Imaginons que vous avez deux semaines pour achever une proposition de projet : un délai amplement suffisant pour vous. Néanmoins, comme cette échéance est lointaine, vous prenez plus de temps que nécessaire pour accomplir la tâche, ou vous procrastinez et l’achevez juste avant la date limite. En d’autres termes, la tâche s’étale pour prendre tout le temps dont vous disposez.

Qui a développé la loi de Parkinson ?

L’historien britannique Cyril Northcote Parkinson a développé la loi de Parkinson dans un essai satirique pour la revue « The Economist » en 1955. Il a ensuite écrit un ouvrage intitulé Les lois de Parkinson. Dans son essai, une femme a une seule tâche pour la journée : envoyer une carte postale.

Comme elle a toute la journée pour accomplir cette tâche, elle passe une heure à chercher une carte, une demi-heure à trouver ses lunettes, 90 minutes à écrire la carte, etc., jusqu’à ce que sa journée soit remplie. Cette histoire illustre la loi selon laquelle le travail s’étale jusqu’à occuper tout le temps imparti. Même si l’exemple de Parkinson semble extrême, nous avons tous déjà vécu ce genre de situation dans une moindre mesure.

Pourquoi le travail s’étale-t-il pour occuper tout le temps disponible ?

D’après une étude, quand une tâche nous est attribuée, nous réfléchissons au temps dont nous disposons pour l’accomplir plutôt qu’au temps dont nous avons réellement besoin. À cause de cet état d’esprit, nous perdons du temps et suivons des processus inefficaces. C’est pour cette raison que nous avons souvent tendance à prendre tout le temps dont nous disposons pour réaliser une tâche, même si celle-ci pourrait être accomplie plus rapidement.

Exemples de la loi de Parkinson

La loi de Parkinson s’applique à tous les domaines. Personne n’est à l’abri de cette loi, à moins d’en prendre conscience et de trouver des façons d’y faire face. La loi de Parkinson touche aussi bien les équipes marketing que les équipes de conception, et elle concerne même les entreprises dans leur ensemble.

Même s’il existe des méthodes pour surmonter la loi de Parkinson, c’est avant tout votre type de travail qui définira la façon dont vous y faites face. Découvrez ci-dessous trois exemples ainsi que les solutions pour répondre à ces cas précis.

Argumentaire marketing

Imaginons que vous êtes responsable marketing et que vous travaillez sur un nouvel argumentaire client. Vous avez un mois pour rassembler tous les documents nécessaires pour votre présentation. Cette échéance vous laisse largement assez de temps, mais comme vous avez d’autres tâches urgentes à accomplir, vous remettez toujours l’argumentaire à plus tard. L’échéance se rapproche petit à petit, et vous finissez par vous y atteler à la dernière minute.

Dans un autre scénario, vous n’avez pas d’autre tâche à accomplir, donc vous prenez tout le mois pour travailler sur l’argumentaire. Même si vous l’avez terminé au bout de deux semaines, il vous reste du temps et vous continuez à le peaufiner jusqu’à la fin. Votre travail s’est donc étalé pour occuper tout le temps imparti.

Solution potentielle : les membres de l’équipe marketing peuvent évaluer ensemble la durée que devrait prendre le projet plutôt que de fixer une échéance arbitraire. En vous concentrant sur le temps nécessaire pour accomplir le projet plutôt que sur la date limite, vous gagnerez en productivité et en efficacité.

Conception de lookbook

Si vous êtes designer, cet exemple est fait pour vous. Imaginons que vous avez deux semaines pour réaliser un lookbook. Vous tirez une grande fierté de votre travail créatif, et vous voulez peaufiner vos projets dans les moindres détails. Vous avez souvent le sentiment que vos projets ne sont jamais vraiment terminés, car vous trouvez toujours quelque chose à corriger ou à améliorer.

Les échéances vous sont utiles, car elles vous aident à garder le cap. Pourtant, vous laissez toujours votre travail s’étaler jusqu’à la dernière minute, car vous vous impliquez pleinement dans chaque projet.

Solution potentielle : en impliquant le client tôt dans le processus de conception, vous éviterez de vous attarder inutilement sur vos designs. Faites régulièrement le point avec le client ou avec votre responsable pour recueillir leurs commentaires sur votre progression et ainsi savoir quand vous arrêter.

Semaine de travail de 35 heures

En France, les salariés travaillent 35 heures par semaine. Selon ce modèle, tous ont donc besoin de la même quantité de temps pour mener à bien leurs tâches chaque semaine, quelle que soit leur fonction.

Est-il vraiment réaliste de penser qu’un responsable marketing et un médecin ont tous les deux besoin de journées de travail de sept heures ? La réponse est simple : non. La loi de Parkinson est bien visible tout autour de nous. Certaines personnes sont bien occupées pendant 35 heures par semaine, alors que d’autres gèrent leur temps de façon optimale pour achever leurs tâches plus rapidement.

Solution potentielle : envisagez de suivre le principe de Pareto, selon lequel 80 % des résultats sont le fruit de 20 % des actions. Pour gagner en productivité, concentrez-vous sur le travail accompli plutôt que sur le temps que vous y consacrez.

Comment surmonter la loi de Parkinson ?

Différentes stratégies existent pour surmonter la loi de Parkinson et tirer meilleur parti de votre temps. Lorsque vous arrêtez de laisser votre travail s’étaler pour occuper tout le temps disponible, vous pouvez achever vos tâches plus rapidement et utiliser le temps restant pour vous détendre ou passer à une autre tâche.

1. Planifiez votre travail stratégiquement

Lorsque vous planifiez votre travail de façon stratégique, vous êtes moins susceptible de procrastiner et plus susceptible de travailler efficacement. La création d’un plan peut vous aider à gérer votre temps, à évaluer la durée de chaque tâche et à les planifier en conséquence.

Dans votre plan, définissez les éléments suivants :

• Vos objectifs SMART

• Votre liste de tâches et d’actions 

• La chronologie complète

• Les ressources dont vous aurez besoin 

• Les dates précises auxquelles vous ferez le point sur votre progression

Vous pouvez également créer un plan stratégique à grande échelle pour les objectifs à court terme et à long terme au sein de votre entreprise. Ce plan sera source de motivation et devrait ainsi renforcer votre productivité au travail.

2. Imposez-vous des échéances

Pour surmonter la loi de Parkinson, la première étape consiste à vous imposer des échéances. Plutôt que de vous demander de combien de temps vous disposez, réfléchissez au temps dont vous avez concrètement besoin pour chaque tâche, et définissez vos propres échéances en conséquence.

Pour savoir de combien de temps vous avez besoin pour une tâche donnée, procédez comme suit :

• Identifiez les exigences du projet : identifiez dans les grandes lignes ce qui est attendu de vous pour déterminer le temps que le projet vous prendra. Pour ce faire, créez une liste de toutes les sous-tâches et activités du projet dans son ensemble. 

• Hiérarchisez les activités et les tâches en conséquence : une fois que vous avez établi une liste des exigences liées à votre projet, classez les activités et les tâches par ordre de priorité et/ou complexité. Placez les tâches qui prennent le plus de temps en tête de votre liste.

• Faites le point sur les intervenants à impliquer : si vous avez besoin de l’aide de vos collègues pour certaines parties du projet, identifiez précisément les personnes à impliquer. Pensez à contacter ces personnes dès le départ pour gagner du temps par la suite.

• Faites des estimations de temps : vous devriez à présent avoir une idée précise des personnes impliquées, des tâches requises et des conditions de votre projet à venir. Vous pouvez donc désormais estimer le délai d’achèvement en fonction de votre charge de travail et de votre productivité personnelle. 

Considérez vos tâches comme des objectifs à court terme. Plus vous les achèverez rapidement, plus vous aurez de temps à consacrer à d’autres tâches.

3. Testez le Timeboxing

Le Timeboxing est une stratégie de travail productive, très efficace pour lutter contre la procrastination, gagner en productivité et se concentrer sur le travail prioritaire.

Le Timeboxing consiste à se fixer pour objectif d’achever une tâche dans un certain délai. Lorsque vous planifiez la durée que vous prendra une tâche avant de la commencer, vous travaillez de façon plus délibérée. Utilisez cette méthode pour planifier des tâches, aider votre équipe à s’organiser ou gérer plus efficacement vos réunions.

4. Testez la méthode Pomodoro

Semblable au Timeboxing, la technique Pomodoro consiste à organiser des séances de travail intense régulièrement entrecoupées de courtes pauses. L’objectif : stimuler la productivité tout en réduisant la fatigue intellectuelle. Cette technique repose sur des sessions de travail de 25 minutes, suivies d’une pause de 5 minutes pour optimiser la concentration.

Approche en cinq étapes pour gérer votre temps avec la technique Pomodoro :

1. Créez une liste de tâches classées par ordre d’importance

2. Lancez un minuteur de 25 minutes

3. Travaillez sur une tâche pendant toute cette durée

4. Faites une pause de cinq minutes

5. Après 4 cycles Pomodoro, faites une pause de 15 à 30 minutes

5. Utilisez des outils de gestion des tâches

L’utilisation d’un outil de gestion des tâches vous aidera à organiser votre journée de travail, à vous fixer des échéances personnelles et à vous accorder suffisamment de temps pour gérer vos priorités. Par ailleurs, ces outils vous permettent de créer des listes de tâches et de garder vos projets sur les rails, qu’ils n’impliquent que vous ou toute votre équipe.

Vous devez impérativement déjouer la loi de Parkinson si vous voulez prendre le contrôle de votre temps et accomplir plus de travail. Si vous finissez une tâche avant l’échéance, utilisez le temps restant pour prendre de l’avance ou faire une pause. L’objectif est de gagner en efficacité, pas de vous surmener.

Surmontez la loi de Parkinson pour accomplir plus, en moins de temps

Une fois que vous avez compris la façon dont fonctionne la loi de Parkinson, utilisez-la à votre avantage. En suivant les bonnes stratégies (planification proactive, échéances personnelles et hiérarchisation des tâches, entre autres), vous pourrez accomplir plus de travail en moins de temps, et ainsi profiter d’un meilleur équilibre vie privée/professionnelle.

L’utilisation d’un logiciel de gestion des tâches viendra compléter les stratégies suivies et vous aidera à atteindre vos objectifs.