Bien coordonner ses projets pour se dépasser en équipe

L’alunissage d’Apollo 11 en 1969 a été un succès retentissant, marquant les premiers pas de l’être humain sur la lune, dont Neil Armstrong et Edwin « Buzz » Aldrin ont été les précurseurs. Toutefois, n’oublions pas que ce petit pas pour l’homme est la consécration de huit ans de travail combinés jour après jour entre scientifiques, ingénieurs et chefs de projet de la NASA. Étant donné la quantité impressionnante de variables à prendre en compte dans l’organisation d’une mission spatiale, il va sans dire qu’il a fallu quelqu’un pour tirer les ficelles en coulisse.

Coordonner des projets n’est peut-être pas aussi excitant que de voyager dans l’espace, mais ce processus est essentiel lorsqu’il s’agit de mener une initiative à son terme. Une coordination de projet efficace vous permettra de respecter votre planning, de rationaliser vos processus et d’accélérer le déroulement du projet.

En quoi consiste la coordination de projet ?

La coordination de projet inclut toutes les activités quotidiennes réalisées par le chef de projet pour s’assurer du bon déroulement d’une initiative : organiser les projets dans leurs moindres détails et assurer la communication avec les parties prenantes, surveiller l’avancement du travail, suivre le budget du projet, documenter ses processus clés, résoudre les problèmes de l’équipe qui l’empêchent de progresser, etc.

Coordination de projet et gestion de projet

Vous n’avez encore jamais eu à coordonner un projet et pour vous, ces deux termes sont synonymes ? Détrompez-vous, il existe quelques menues différences entre les deux : là où la coordination de projet se focalise sur les tâches quotidiennes nécessaires au bon déroulement d’un projet, la gestion de projet s’intéresse davantage à sa planification générale, notamment ses objectifs et livrables.

Bien souvent, les chefs de projet sont responsables à la fois de la gestion et de la coordination des projets. Toutefois, certaines équipes font parfois appel à un coordinateur de projet pour gérer les tâches administratives indispensables au quotidien. Par exemple, le chef de projet va créer un plan de projet détaillé, tandis que le coordinateur aura pour rôle de gérer sa mise en œuvre jour après jour.

De l’importance de la coordination de projet

Votre plan de projet n’aura pas l’intérêt escompté s’il est mal exécuté. Aussi minutieusement pourrez-vous planifier votre initiative, ce sont vos efforts de coordination qui assureront l’avancement du projet, et vous aideront à :

• Simplifier la communication entre parties prenantes et membres d’équipe

• Répondre rapidement aux problèmes des membres de l’équipe et leur permettre de poursuivre leur travail

• Surveiller le calendrier du projet et s’assurer que le travail est réalisé en temps et en heure

• Suivre le budget du projet et gérer les coûts

• Veiller à ce que les informations de projet soient aisément accessibles

6 compétences essentielles à une bonne coordination de projet, et nos conseils pour les acquérir

Votre capacité à bien coordonner vos projets se joue sur six compétences majeures. Bien maîtrisées, celles-ci vous aideront à faire avancer vos projets sans heurt, de la planification jusqu’à la livraison, sans oublier la mise en œuvre.

1. Respectez votre calendrier

Les retards de calendrier sont l’une des raisons les plus courantes derrière l’échec de nos projets. En effet, d’après l’étude de l’Anatomie du travail 2021, les travailleurs de la connaissance passent à côté de 26 % de leurs échéances chaque semaine. Une bonne capacité à respecter le calendrier de travail est donc essentielle à toute coordination de projet réussie.

Voici comment procéder :

Concevez un calendrier de projet et ajoutez-y une échéance claire pour chaque livrable et sous-livrable (ou étape intermédiaire nécessaire à l’accomplissement d’une tâche). Pour ce faire, basez-vous sur l’échéance finale au moment d’attribuer vos échéances intermédiaires et veillez à accorder assez de temps pour chaque composant du projet. À mesure que vous validerez vos livrables et sous-livrables, vous suivrez aisément votre progression et aurez bien moins de chances d’oublier une étape.

2. Organisez vos livrables et assurez-en le suivi

Nos projets s’accompagnent le plus souvent de nombreuses variables. Chaque tâche individuelle a sa propre échéance, son responsable et son degré de priorité. Au fil du projet, les tâches passent par plusieurs étapes avant leur achèvement. Pour bien coordonner votre projet, vous devez absolument trouver comment organiser ces variables et en assurer le suivi.

Voici comment procéder :

Faites appel à des outils visuels pour exercer le suivi de vos livrables de projet. Vous pouvez par exemple vous appuyer sur un tableau Kanban pour repérer à quelle étape en est chaque tâche, un diagramme de Gantt pour afficher vos activités sur une chronologie horizontale, ou encore un calendrier de projet pour visualiser tous vos efforts du mois au même endroit. Plutôt que de tenter d’actualiser tant bien que mal vos feuilles de calcul et autres documents de suivi de projet statiques, nous vous conseillons un outil de gestion de projet, idéal pour obtenir une meilleure visibilité sur vos livrables et bien les gérer. Votre équipe et vous-même aurez ainsi très facilement accès à vos tâches de projet, que vous pourrez mettre à jour et sur lesquelles vous pourrez travailler en temps réel.

3. Surveillez les coûts du projet

Si l’amour ne s’achète pas, un budget confortable vous aidera sans aucun doute à boucler votre projet. Il faut dire que ce budget est souvent le facteur limitant à son accomplissement ; le suivi et la gestion des coûts sont donc des activités phares chez tout bon coordinateur de projet.

Voici comment procéder :

Détaillez votre budget de projet. La meilleure solution pour planifier, surveiller et contrôler les coûts tout au long de votre projet consiste à en établir un plan budgétaire précis. À l’image de votre calendrier de projet, le budget divise vos livrables en sous-livrables pour mieux estimer les ressources et coûts prévus pour chacun. Votre budget indiquera donc les coûts associés à chaque ressource et livrable, ainsi que l’échéancier des dépenses, la personne responsable de chaque tâche, sans oublier une section dédiée à la comparaison des budgets estimés aux coûts effectifs.

4. Envoyez des mises à jour aux acteurs du projet

Vous devez aussi informer votre équipe de l’avancement du projet et de tout changement inattendu. À ce titre, une coordination de projet efficace demandera aussi de communiquer au sujet du statut du projet : il s’agira de s’assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde, de repérer les risques avant qu’ils ne deviennent des menaces et de respecter les délais et le budget pour accomplir le travail.

Voici comment procéder :

Passez maître dans l’art de produire des rapports d’avancement de projet. Ce type de rapport donne aux parties prenantes toutes les informations nécessaires au sujet de la progression du projet, le tout en un clin d’œil. Habituellement, on y retrouve des informations sur la santé du projet (dans les délais, à risque ou en retard), un aperçu de chacun de ses aspects, ainsi qu’un résumé des éléments clés, freins ou risques inattendus. Selon la longueur de votre projet, vous enverrez un rapport chaque semaine (s’il est court) ou chaque mois (s’il est plus long).

Plutôt que de refaire votre rapport d’avancement de projet du début à chaque fois, il est plus judicieux de vous baser sur un modèle réutilisable. Vous vous éviterez ainsi des tâches d’organisation superflues et ajouterez systématiquement toutes les informations utiles. Et pour vous faciliter encore davantage la tâche, vous pouvez faire appel à un logiciel de gestion de projet. Le suivi des livrables au sein d’un outil centralisé vous permettra de créer un rapport en contexte, au lieu d’avoir à rechercher des données à la main sur plusieurs outils. Avec le bon outil de projet, une tâche qui aurait pu vous prendre des heures peut se faire en quelques clics.

5. Documentez les informations de projet

Vous vous lancez dans un nouveau projet, qui étrangement vous rappelle quelque chose. Vous avez en effet participé à un projet similaire l’année dernière, mais impossible de vous souvenir ni des tâches concernées ni de leur déroulement ! Nous aussi, nous sommes déjà passés par là…

Et c’est pour cette raison qu’il est vital de consigner toutes les informations si vous voulez coordonner vos projets correctement. En outre, il sera bien plus facile (et rapide) d’enregistrer vos processus et autres notes au cœur de l’action que d’essayer de vous les remémorer ultérieurement.

Voici comment procéder :

Créez une documentation de processus : ce document interne indique les tâches et étapes nécessaires au démarrage d’un nouveau projet ou processus. Par exemple, vous pouvez élaborer une documentation de processus précisant toutes les étapes essentielles à l’accueil des nouveaux employés, les conditions de test d’une nouvelle fonctionnalité de site Web ou le processus de mise à jour et de publication d’articles de blog. En revanche, n’oubliez pas que cette documentation doit être évolutive, puisqu’elle sera actualisée si nécessaire. Elle devra donc être aisément modifiable et accessible par votre équipe.

6. Planifiez et organisez vos réunions

La coordination d’un projet passe également le plus souvent par la planification et l’organisation de réunions avec votre équipe et les parties prenantes externes. Le temps de chacun étant précieux, faites-en bon usage et veillez à ce que chaque réunion ait un but stratégique et s’accompagne d’un plan concret. Plus productives seront vos réunions, plus votre équipe aura de temps et de ressources intellectuelles pour s’attaquer aux objectifs du projet.

Voici comment procéder :

Planifiez minutieusement vos réunions. Au lieu d’en prévoir sans y penser, commencez déjà par vous demander si elles sont réellement indispensables. Pourquoi ne pas vous en abstenir si vous pouvez vous contenter d’un rapport d’avancement ou d’une mise à jour en différé, par exemple ?

Dans le cas où une réunion serait effectivement nécessaire, vous devez faire en sorte qu’elle soit productive et utile à tous ses participants. Pour ce faire, vous pouvez établir un ordre du jour et identifier les sujets à étudier à l’avance, prendre des notes et les communiquer à vos collègues en fin de réunion, puis déterminer des actions de suivi précises à entreprendre par la suite.

Les 4 qualités d’un bon coordinateur de projet

Vous cherchez à développer vos compétences en coordination de projet ? Vous comptez recruter un coordinateur au sein de votre équipe ? Quoi qu’il en soit, voici les quatre qualités essentielles à privilégier.

• Aptitudes à communiquer : pour coordonner vos activités, il vous faudra échanger avec les acteurs du projet et membres de l’équipe au quotidien. Vous devrez notamment attribuer des tâches, communiquer des mises à jour au sujet des projets, coordonner les réunions et faire office de référent pour ce qui est des approbations et demandes de ressources.

• Gestion du temps : bien gérer son temps revêt une importance cruciale, en particulier lorsqu’il faut jongler entre de nombreuses variables pour un même projet. Il s’agit ici non seulement de gérer son temps personnel, mais aussi le planning du projet, de façon à ce que les livrables soient produits dans les délais.

• Résolution de problèmes : aussitôt que vous faites face à des impondérables, ce qui ne manquera pas d’arriver, vous devez prendre les problèmes à bras le corps et adopter une approche stratégique pour les résoudre. Dans ce contexte, en tant que coordinateur de projet, vous aurez tout intérêt à savoir résoudre ces problèmes efficacement.

• Souci du détail : un coordinateur de projet doit aussi se soucier des petits détails, plus particulièrement des échéances des tâches, de l’organisation des réunions ou encore de la création d’une documentation détaillée de processus. Une bonne gestion des détails tranquillisera votre équipe, qui pourra vous faire confiance et se concentrer sur son propre travail.

La coordination ou la clé de la réussite

Une coordination de projet efficace et soutenue est essentielle à la réussite de toute initiative. La gestion de projet à grande échelle a toute son importance et il est indispensable d’établir un plan de projet, mais aussi de clarifier sa portée, ses objectifs et ses jalons. Cependant, rien de tout cela n’aboutira à des résultats concrets sans une excellente coordination au quotidien pour concrétiser ces méthodologies de planification.