Le guide ultime de la documentation de processus, exemples inclus

Image du contributeur – Équipe AsanaTeam Asana19 août 20218 min de lecture
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Résumé

La documentation de processus consiste en un document interne et évolutif qui détaille les tâches et étapes nécessaires pour lancer un nouveau processus. Découvrez comment créer une documentation de processus, ainsi que ses bénéfices pour votre équipe.

Vous cherchez à mettre en œuvre un nouveau processus, mais ne savez pas par où commencer ? Cet article est là pour vous aider ! Découvrez la documentation de processus, qui décrit de façon détaillée comment procéder, en indiquant chaque étape nécessaire au bon déroulement d’une tâche dans son intégralité.

Créer un document détaillé permet de coordonner le travail d’équipe selon les objectifs du processus et d’encourager la transparence au niveau de l’entreprise. En tant que chef d’équipe, cela vous donne l’opportunité de définir les activités les plus adaptées à votre équipe, allant de l’identification des limites du processus aux étapes de documentation de celui-ci.

Découvrons l’objectif de la documentation de processus, comment la créer (exemples inclus), ainsi que les avantages de sa mise en œuvre au sein de votre équipe.

Qu’est-ce que la documentation de processus ?

La documentation de processus consiste en un document interne et évolutif qui détaille les tâches et les étapes nécessaires pour lancer un nouveau processus.

Du simple accueil des nouveaux arrivants à de plus grands défis, par exemple la modification de la structure d’une équipe, il est important de documenter correctement les nouveaux processus et de suivre leur progression.

Vous pouvez également créer une documentation de processus pour simplifier les processus actuels. Vous pourriez bien être surpris de découvrir le nombre de processus déjà présents dans votre entreprise : déploiement de nouveaux outils, communications partagées avec le client...

Au-delà de la coordination d’équipe, la documentation de processus peut être utilisée comme feuille de route par les membres de l’équipe, indiquant ainsi les étapes nécessaires pour créer un nouveau processus. Tout sera alors bien plus clair pour votre équipe, qui pourra s’en servir comme d’une ressource de référence pour accomplir différentes tâches.

La documentation de processus face au mappage de processus

Bien que les deux termes semblent similaires, il nous faut relever plusieurs différences clés entre documentation et mappage de processus.

La principale d’entre elles est leur disposition générale : la documentation de processus est axée sur la création d’un document écrit qui souligne les éléments clés, tandis que le mappage de processus se concentre sur la visualisation du processus. Si la documentation de processus inclut elle aussi une représentation visuelle, cette dernière est cependant bien moins détaillée.

Comment créer un document de processus ?

La création d’une documentation de processus peut se réaliser en huit étapes, de la portée initiale jusqu’aux tests, sans oublier la révision.

Comment créer un document de processus ?

Chaque phase a pour but de documenter formellement chacune des étapes d’un processus, ce qui permet de maintenir une communication claire au sein de votre équipe, de même qu’une bonne coordination. Découvrons ensemble ces huit étapes, tout en soulignant les composantes clés à inclure dans votre document de processus.

1. Définissez la portée du processus initial

Lors de la première étape, le chef de projet réunit les informations initiales et en fait une brève description en s’appuyant sur les objectifs, la chronologie et les priorités. Cette démarche peut être réalisée en examinant les objectifs ou en les documentant dans un business case, également appelé étude d’opportunité.

Au cours de cette étape, pensez à inclure :

  • Les objectifs clés : identifiez les indicateurs clés de performance ou les objectifs commerciaux que votre processus essaie d’atteindre.

  • Les parties prenantes : même si vous n’avez pas encore choisi de personnes spécifiques, tenez compte des équipes qui seront amenées à travailler ensemble.

  • La chronologie : vous pouvez estimer la portée du processus ainsi que sa chronologie complète grâce à la méthode du chemin critique.

  • La priorité : déterminez l’importance de ce processus par rapport aux autres projets et objectifs sur lesquels travaillent votre équipe.

Ces facteurs donnent aux parties prenantes et aux équipes dirigeantes une meilleure idée du processus, afin qu’ils en saisissent rapidement les tenants et les aboutissants.

2. Définissez les limites du processus

Une fois que vous disposez des informations initiales concernant le processus, vous pouvez alors définir ses limites. Afin d’y parvenir, sélectionnez les équipes qui correspondent aux besoins du processus en identifiant les tâches qu’elles peuvent chacune accomplir. Tenez compte du début et de la fin du processus, ainsi que des incidences sur chacun.

Ces limites permettent de définir des directives claires concernant les tâches, lorsque vous êtes prêt à mettre en œuvre le nouveau processus. Par exemple, si vous cherchez à réduire les tâches répétitives à l’aide de l’automatisation de processus, vous pourriez demander à votre équipe informatique de déclencher le processus et à votre équipe des opérations de le clôturer.

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3. Déterminez les entrées et les résultats du processus

La troisième étape consiste à identifier les entrées et les résultats.

  • Les entrées du processus sont les ressources nécessaires pour le mener à bien.

  • Les résultats du processus correspondent à ce à quoi vous aspirez en fin de processus.

Vous pouvez déterminer les résultats attendus en examinant les objectifs du projet, ainsi qu’en sélectionnant des indicateurs spécifiques et quantifiables. Par exemple, si votre objectif est de réduire le temps passé sur les tâches répétitives, l’un des résultats pourrait consister à automatiser les rappels de tâches, et l’une des entrées, à implémenter un outil de gestion du travail.

Déterminer les entrées et les résultats vous permettra de diviser chacun de ces objectifs en plusieurs étapes plus petites.

4. Identifiez les étapes du processus

Maintenant que vous avez rassemblé les informations nécessaires concernant les entrées et les résultats du processus, il est temps de diviser le plan de ce dernier en plusieurs petites étapes. Cela peut être réalisé de façon indépendante ou à l’occasion d’une session de brainstorming.

Commencez par regarder le point de départ du processus ou en d’autres termes, ce qui déclenche ses limites. Dans certains cas, le processus ne pourra débuter qu’une fois une dépendance terminée. Par exemple, avant d’automatiser les rappels de tâches, vous devrez déjà avoir créé ces dernières.

Une fois que vous avez déterminé ce qui déclenche le début et la fin du processus, énumérez les étapes de celui-ci en ordre séquentiel. Si plusieurs tâches s’avèrent nécessaires, décrivez-les au sein de l’étape. Vos étapes doivent rester le plus simple possible, en se concentrant uniquement sur les éléments clés du processus.

Divisez chacune des étapes en plus petites composantes, qui peuvent ainsi être attribuées aux différentes parties prenantes. L’étape suivante consiste à désigner les responsables de chaque étape.

5. Communiquez avec les parties prenantes

Une fois les étapes définies, il est temps de subdiviser chaque tâche et de leur attribuer un responsable. Pour davantage de transparence et une communication simplifiée, nous vous conseillons d’inclure des informations détaillées à chaque étape du document, notamment au sujet des livrables ou du planning.

Pour les projets les plus complexes, si vous avez besoin d’ajouter des informations supplémentaires concernant les tâches, envisagez d’organiser une réunion d’équipe ou simplement d’aiguiller vos collègues vers les bonnes informations (informations juridiques ou charte de marque nécessaires pour terminer les livrables, etc.).

6. Concevez un organigramme de processus

Et maintenant, la partie amusante : la visualisation du processus, par exemple sur un organigramme. Selon le type de processus que vous documentez, l’organigramme pourra vous offrir le maximum de clarté pour un minimum d’efforts. Vous aurez aussi sûrement intérêt à utiliser un logiciel de gestion des processus pour suivre tâches et objectifs au fil de l’eau. 

Pour concevoir l’organigramme, vous aurez besoin de plusieurs éléments : les étapes du processus, les entrées et les résultats, ainsi que les informations attribuées aux parties prenantes. Il vous suffira ensuite d’organiser chacune des étapes en ordre séquentiel.

Voici un exemple d’organigramme de document de processus, dont vous pouvez vous inspirer :

Comment créer un organigramme de processus ?

Comme vous pouvez le voir, à chaque étape correspond une entrée et un résultat. Visualiser ces étapes sur un organigramme facilite l’identification des ressources et des résultats attendus. Vous pouvez également y ajouter des couloirs d’activités, afin de classer les tâches par attribution (très utile pour les processus complexes).

Bien que chaque processus ait ses particularités, veillez à classer vos étapes dès le départ en donnant la priorité aux informations les plus importantes.

7. Indiquez les exceptions relatives au flux de processus

Maintenant que vous avez réalisé une représentation visuelle de votre flux de processus, indiquez toutes les exceptions que pourrait rencontrer votre équipe, dans la mesure où tous les flux ne suivent pas la même voie.

Dans le flux ci-dessus par exemple, le fait que certaines tâches moins complexes ne nécessitent pas de révision pourrait constituer une exception. Dans ce cas, veillez à indiquer les scénarios n’entraînant pas d’approbation. Vous pouvez également inclure les étapes à suivre par votre équipe, afin de tenir compte de ces exceptions.

8. Testez le processus

La dernière étape du cycle de vie de la documentation de processus consiste à tester le processus, afin de s’assurer qu’il fonctionne. Pendant ce test, identifiez les problèmes ou les risques potentiels, et corrigez-les en temps réel. Il est temps de réaliser les modifications nécessaires au perfectionnement de votre nouveau processus, pour un déroulement aussi fluide que possible.

Pour repérer toute difficulté éventuelle, posez-vous les questions suivantes :

  • Votre document relatif au flux de processus résout-il le problème ciblé ?

  • Votre processus nécessiterait-il certaines modifications pour être optimal ?

Une fois les difficultés analysées, déterminez l’efficacité du processus. C’est l’occasion d’affiner votre nouveau processus, afin qu’il se déroule au mieux.

Enfin, vous pouvez fermer toute tâche de processus encore en cours et stocker les informations dans un espace partagé en vue d’une révision ultérieure, le cas échéant.

Avantages de la documentation de processus

Que ce soit pour créer un flux de processus approfondi ou pour s’en tenir à une mission commune, documenter les informations immédiatement permet d’éviter problèmes et autres débordements à long terme.

Avantages de la documentation de processus

De l’élimination des erreurs à l’amélioration de l’allocation des ressources et de l’efficacité, voici quatre avantages clés de la documentation de processus :

Moins d’erreurs

La documentation de processus métier permet d’éviter les erreurs en expliquant chaque étape du processus à l’avance. Vous pouvez analyser l’efficacité de ces étapes et faire des modifications au fil de l’eau.

En documentant votre processus de façon proactive, vous éliminez :

  • Le manque de communication : en l’absence d’une documentation adéquate, les communications peuvent s’éparpiller, entraînant le multiplication des tâches liées à l’organisation (ce qu’Asana appelle le « work about work »).

  • L’omission de certaines étapes du processus : lorsque les étapes ne sont pas détaillées, les tâches peuvent devenir difficiles à comprendre ou tomber dans l’oubli, d’où un processus inefficace.

  • Le manque de clarté des objectifs et des résultats : les livrables et les priorités pourraient manquer de clarté pour les membres de l’équipe, si ceux-ci ne comprennent pas le but d’un processus donné.

Le cycle de vie de la documentation de processus analyse les erreurs, formant un système grâce auquel vous pouvez exercer une surveillance permanente pour repérer les points de blocage éventuels. Le cas échéant, vous pouvez modifier ou éliminer toute étape superflue.

Moins de tâches répétitives

Un document de processus adapté limite les tâches répétitives et le temps passé sur le « work about work » (l’organisation du travail), les informations étant présentées sous forme visuelle dès le départ.

Une bonne documentation de processus pourra vous aider à vous affranchir des obstacles suivants :

  • Les réunions fréquentes : le document de processus peut réunir toutes les informations nécessaires, qu’il aurait autrement fallu communiquer en réunion. Non seulement les réunions inefficaces sont une perte du temps, mais elles peuvent même empirer la situation dans certains cas.

  • Les tâches redondantes : quand les tâches sont bien organisées dès le départ, vous courez moins le risque de refaire les mêmes choses inutilement.

  • Une communication désorganisée : lorsque les informations sont stockées à plusieurs endroits, cela peut semer la pagaille dans vos communications.

Moins d’erreurs de ce type, c’est davantage de productivité et de concentration sur le travail en cours pour votre équipe. Vous pouvez également aller plus loin en mettant en œuvre l’automatisation des processus métier, afin d’éliminer toute tâche répétitive supplémentaire.

Allocation des ressources simplifiée

Le document de processus permet de simplifier l’allocation des ressources en organisant les informations en étapes claires, puis en associant celles-ci aux ressources requises.

Par ailleurs, vous vous assurez ainsi que les ressources :

  • Sont utilisées à bon escient : lorsque les équipes savent quelles ressources utiliser, elles peuvent en faire un usage adapté et efficace.

  • Sont associées aux bonnes étapes : en associant les ressources aux tâches concernées, vous indiquez clairement comment et quand les utiliser.

  • Produisent les résultats escomptés : allouées comme il se doit, les ressources seront utilisées comme prévu.

Une mauvaise utilisation des ressources pouvant mener à des dépassements de budget, vous devez les allouer judicieusement de façon à ce que votre équipe dispose de toutes les ressources nécessaires.

Meilleure communication

Communiquer à l’aide d’un outil partagé permet d’éviter les problèmes de processus à venir. En effet, toutes les parties prenantes ont alors accès à une source unique de référence, consultable à tout moment.

Grâce à une meilleure communication, vous pourrez :

  • Réaliser le travail correctement dès la première fois : une communication claire limite le risque de confusion et le travail de mauvaise qualité.

  • Avoir une bonne connaissance des processus : les équipes qui communiquent bien se tiennent informées des nouveaux processus.

  • Disposer de meilleures cartes de processus et procédures opérationnelles standard : bien communiquer permet de clarifier les informations et de s’assurer que les cartes de processus ainsi que les procédures sont en phase avec les objectifs du processus d’origine.

La communication d’équipe peut faire toute la différence entre un bon et un excellent processus. Assurez-vous donc de communiquer fréquemment dès le départ, afin d’encourager la transparence.

Travaillez plus rapidement grâce à la documentation de processus

Bien documenter vos processus vous aide à optimiser les améliorations de processus et ouvre la voie aux processus à venir. Vous évitez ainsi les problèmes d’efficacité et autres points de blocage, tout en mettant les membres de votre équipe sur la voie de la réussite pour les projets à venir.

Faites passer votre documentation de processus à la vitesse supérieure et aidez votre équipe à simplifier ses processus grâce à notre logiciel de gestion des processus.

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