Organigramme des tâches en gestion de projet : présentation et guide d’utilisation

L’organigramme des tâches donne un aperçu de l’ensemble des tâches d’un projet donné. Ce type de structure permet de préciser la portée du projet et de mieux visualiser les livrables, sans jamais perdre de vue les objectifs généraux de votre initiative.

Les informations de cet organigramme étant présentées sous forme visuelle, vous pouvez le concevoir en associant un logiciel de gestion des processus à certaines méthodologies de gestion de projet prévues à cet effet : chronologies, tableaux Kanban, calendriers…

Vous vous demandez comment établir un organigramme des tâches et quels sont les éléments à y inclure ? Suivez le guide ! En prime, nous vous proposons plusieurs exemples pour vous aider à créer les vôtres.

Qu’est-ce qu’un organigramme des tâches en gestion de projet ?

L’organigramme des tâches, en anglais « Work Breakdown Structure » (WBS) est un outil qui permet d’établir un plan de projet, hiérarchisé sous forme visuelle. Grâce à lui, vous pouvez décomposer les livrables en sous-livrables afin de mieux visualiser les projets et mettre en évidence leurs principales dépendances. Chaque organigramme est constituée des éléments suivants :

• un référentiel de projet ou énoncé de portée, comprenant le plan du projet, un bref descriptif et son nom ;

• les participants au projet ;

• un planning de projet bien organisé ;

• les livrables et sous-tâches associées du projet.

Les chefs de projet se servent de ce type de structure pour aider leurs équipes à décortiquer les projets complexes pour mieux saisir leur portée et visualiser les projets et livrables liés à des dépendances, mais aussi pour donner aux membres de l’équipe un aperçu concret du projet et non une simple liste de tâches à accomplir.

Vous pourrez alors organiser votre structure en fonction des niveaux hiérarchiques des sous-livrables. Votre projet sera certainement divisé en plusieurs phases, qui dépendront du travail nécessaire et de votre chronologie de projet générale.

Les 2 types d’organigrammes

1. Les organigrammes basés sur les livrables : ceux-ci vous permettent de structurer le travail de façon hiérarchique en fonction des livrables. Si cela vous semble un peu alambiqué, pas d’inquiétude ! En bref, vous allez examiner la portée globale du projet et diviser votre travail en livrables qui viendront la soutenir. Cette approche est idéale pour les projets courts dont le résultat est clair (par exemple, l’élaboration de votre rapport annuel pour faire le point sur la situation financière de votre entreprise).

2. Les organigrammes basés sur les phases de projet : il s’agit ici de vous appuyer sur les phases de votre projet pour créer des blocs de travail, lesquels abritent des groupes de tâches. Ces derniers sont ensuite accomplis par étapes. Optez pour un organigramme par phases pour les projets plus longs dont les résultats sont un peu plus vagues (par exemple, améliorer la fidélisation de 20 % au cours des trois prochaines années).

Les 3  niveaux d’un organigramme des tâches

Grâce à cette répartition sur plusieurs niveaux, vous pouvez faire la différence entre tâches et dépendances. Puisqu’il existe de grandes variations entre les projets, c’est également le cas des niveaux de tâches de l’organigramme. Si la plupart des projets comptent des dépendances sous diverses formes, certains ne nécessiteront peut-être pas de sous-dépendances.

De base, les dépendances sont réparties sur trois niveaux principaux, mais votre structure peut en comporter moins ou davantage. Chaque niveau est relié à une tâche parente et le travail nécessaire pour terminer cette dernière est organisé en dépendances.

Examinons à quoi ressemblent les trois plus hauts niveaux de dépendances au sein d’un organigramme des tâches.

1er niveau : les tâches parentes

Le premier niveau contient la tâche parente et représente donc le projet dans sa forme la plus simple. En général, il correspond à l’objectif de projet.

Imaginons par exemple que votre équipe projet s’attèle à revoir le design de votre site Web. Dans ce cas, voici à quoi pourrait ressembler le premier niveau de votre organigramme :

• Lancer la nouvelle version du site Web

Comme vous le voyez, tout est simple et explicite. Le niveau un est l’objectif de base et la première étape de nombreuses phases de gestion de projet. Le travail nécessaire à l’atteinte de cet objectif viendra plus tard, aux niveaux deux et trois.

2e niveau : les tâches et leurs dépendances

À ce stade et selon la portée du projet, l’organigramme devrait se complexifier. Le niveau deux devra donc inclure les sous-tâches liées à la tâche parente, également appelées dépendances.

Voyons voir quelques exemples de tâches nécessaires au lancement d’une nouvelle version de site Web :

• Séance de brainstorming pour faire émerger des idées créatives

• Révision de la charte de marque

• Création de la structure du message

• Refonte du logo

• Ajout d’une nouvelle photo

Le niveau deux est un peu plus détaillé que son prédécesseur. Toutefois, il présente toujours un aperçu général des dépendances nécessaires à l’atteinte de l’objectif du projet.

3e niveau : les sous-tâches

Le troisième niveau de l’organigramme détaille encore un peu plus ces dépendances en y ajoutant des sous-dépendances, plus faciles à gérer. À ce stade, c’est-à-dire le plus bas niveau de l’organigramme dans le cycle de vie du projet, vous indiquez les tâches les plus détaillées. Ces tâches exploitables vous aideront à terminer l’ensemble des livrables requis.

Pour illustrer ces propos, voici des exemples de tâches de niveau trois pour la conception d’un nouveau site :

• Choisir les couleurs de marque

• Créer un mood board de marque

• Nommer les designers UX mobilisés sur le projet

• Concevoir des maquettes du site

• Vérifier et approuver les maquettes

• Organiser un shooting photo pour la marque

• Redimensionner et modifier les images

Comme vous le constatez, vous avez ainsi une idée bien plus claire du travail à faire pour atteindre l’objectif du projet. Vous pouvez même ajouter d’autres niveaux à votre organigramme, selon le niveau de détail visuel dont vous souhaitez bénéficier.

À inclure dans un organigramme des tâches

En substance, ce type d’organigramme est un plan de projet condensé, hiérarchisé sous forme visuelle. Il doit donc disposer de tout le contenu d’une bonne charte de projet : objectifs, livrables, échéances, acteurs clés, etc.

Pour créer votre propre organigramme des tâches, vous devez déjà savoir quels éléments y ajouter. Heureusement, nous sommes là pour vous aider. Jetons un œil à toutes les informations clés à inclure dans celui-ci.

Lexique de l’organigramme

Avant de concevoir une nouvelle structure de projet, nous vous conseillons d’établir un lexique. La nature visuelle de l’organigramme ne laisse pas de place aux explications approfondies : vous allez donc simplement créer un document expliquant chaque tâche un peu plus en détail. Un lexique de ce type sera utile pour préciser la teneur des tâches aux membres de votre équipe.

Même si c’est vous qui vous chargez de sa création, il est recommandé de faire appel à des collègues issus de différents services pour produire un lexique aussi pertinent que possible, donnant des explications claires pour chaque élément.

Quelques-uns des champs à inclure dans votre lexique :

• Nom des tâches : faites simple, et clair et concis.

• Descriptions : donnez quelques détails supplémentaires, sans dépasser une phrase ou deux.

• Livrables : la précision sera une nouvelle fois votre meilleure alliée. Indiquez clairement vos attentes à votre équipe.

• Budget : indiquez les dépenses prévues, y compris la somme que vous comptez dépenser, à quelles fins et quand.

• Jalons : chaque jalon indique qu’un bloc de tâches est terminé et qu’une étape clé a été franchie dans le planning du projet.

• Approbations : indiquez les tâches qui demandent une approbation, le cas échéant.

Vous avez le choix au niveau des champs à ajouter, l’important étant de créer une ressource qui permet à vos collègues de retrouver les informations de projet nécessaires pour réaliser toutes les tâches.

Description de la tâche

La description de tâche précise le nom d’une tâche et décrit brièvement ses objectifs. Une description exhaustive n’ayant pas sa place dans votre organigramme, ces informations complémentaires seront ajoutées au lexique.

Ce type de description a pour objectif d’aider les membres de votre équipe à comprendre en quoi consiste la tâche le plus rapidement possible. Évitez donc de trop entrer dans les détails pour le moment.

Responsable de la tâche

Ajouter un responsable de tâche est essentiel pour des raisons de responsabilisation et de communication. Plus les réponses sont faciles à obtenir, plus les tâches sont terminées rapidement. Les chefs de projet sont souvent aussi responsables des tâches, mais selon la situation, les chefs de service et les managers pourraient également être concernés.

Il n’y a rien de pire que de perdre son temps à rechercher des informations. Mieux vaut donc attribuer des responsables de tâches pour gagner en productivité d’équipe : les participants au projet pourront ainsi directement poser des questions à la bonne personne.

Budget de la tâche

Ce champ n’est pas toujours indispensable, mais dans le cadre de projets à gros budget, il demandera une surveillance rigoureuse. Si vous voulez suivre vos dépenses de budget de façon à rester dans les clous, nous vous recommandons d’attribuer des plafonds à ne pas dépasser pour certaines tâches.

Une absence de suivi pourrait mener à un surplus de dépenses, ce qui pourrait entamer votre marge. Veillez donc bien à contrôler non seulement votre budget total, mais aussi le coût individuel de chaque tâche.

Date d’achèvement

Cela ne vous surprendra pas, mais la date d’achèvement est un détail dont vous devez tenir compte. Cela dit, vous devez aussi vous attendre à devoir la modifier.

Si les retards peuvent rendre la gestion de plusieurs projets difficile, il s’agit parfois d’une situation inéluctable. Pour suivre votre progression, vous devriez ajouter chaque tâche à un calendrier ou autre outil de gestion de projet. Vous pourrez ainsi repérer les écarts de planning en temps réel et agir pour éviter que les problèmes d’échéances ne prennent de l’ampleur au point de vous faire passer à côté de la date d’achèvement prévue.

Statut de la tâche

Outre le suivi de votre planning, documenter le statut des tâches vous sera bien utile pour repérer rapidement où vous en êtes. Vous avez plusieurs options pour désigner leur statut, mais de nombreuses équipes choisissent d’utiliser des termes du type « ouvertes », « en cours » et « terminées ».

Non seulement vous aurez plus de facilité à repérer où vous en êtes de votre progression, mais vous vous ferez aussi une bonne idée générale de la productivité de votre équipe. Par exemple, si certaines équipes ont régulièrement tendance à ne pas terminer leurs tâches, c’est qu’il y a certainement une cause sous-jacente. Vous pourrez ainsi mieux gérer la charge de travail de l’équipe ou régler les problèmes de communication avant que la situation ne s’envenime.

Création d’un organigramme des tâches

Et maintenant, place à l’amusement ! L’organigramme des tâches se présentant sous la forme d’une hiérarchie visuelle, vous avez plusieurs choix pour créer le vôtre. Et le plus intéressant, c’est que votre équipe pourra sélectionner la méthode qui lui convient le mieux.

Parmi les méthodes visuelles couramment employées par les équipes, on retrouve notamment les chronologies, les tableaux Kanban et les calendriers. Selon le logiciel que vous utilisez, certaines fonctionnalités auront peut-être une apparence différente. Intéressons-nous de plus près à ces trois méthodes pour vous aider à comprendre comment créer la bonne structure d’organigramme pour chacune.

Les chronologies (ou diagrammes de Gantt)

Si vous êtes à la recherche de supports de travail visuels, amusants et colorés, vous avez frappé à la bonne porte. En outre, les chronologies offrent toutes les fonctionnalités nécessaires à la création d’un organigramme des tâches. En voici quelques-unes auxquelles vous aurez accès grâce à une chronologie, également appelée organigramme ou diagramme de Gantt :

• Importation de vos feuilles de calcul traditionnelles

• Suivi de la progression

• Modification des tâches

• Liens entre les tâches sous forme de dépendances

• Modification des échéances

• Attribution de responsables aux tâches

• Mémorisation des tâches non programmées

• Choix des couleurs de suivi

• Segmentation par niveaux

• Filtrage et tri des tâche.

Au moment de vous lancer dans la création de votre organigramme, vous avez plusieurs choix : vous pouvez notamment importer une feuille de calcul existante ou concevoir l’organigramme directement sur un logiciel d’échéancier. Les chronologies diffèrent des tableaux Kanban et calendriers en cela qu’elles proposent un rendu visuel et des fonctionnalités configurables. Vous avez donc toute liberté de sélectionner le visuel qui convient le mieux à votre équipe.

Les tableaux Kanban

Les tableaux Kanban se rapprochent globalement des chronologies, si ce n’est dans leur organisation visuelle. En effet, ils ne s’affichent pas sur une ligne horizontale, mais se présentent sous la forme de tableaux. Un logiciel dédié aux tableaux Kanban peut vous aider à réaliser les opérations suivantes :

• Suivi de la progression

• Modification des tâches

• Liens entre les tâches sous forme de dépendances

• Modification des échéances

• Planification des processus

• Centralisation des communications

• Conception de feuilles de route produit

Faire appel à un tableau Kanban pour créer votre organigramme est aussi une très bonne idée, cet outil étant plébiscité par de nombreuses équipes pour gérer leurs ressources au quotidien. Le plus pratique, c’est qu’il vous permet d’afficher directement davantage de détails au sujet des tâches. C’est donc une bonne alternative à la création d’un lexique pour votre organigramme.

Pour commencer à appliquer cette méthode, le mieux reste encore de concevoir votre hiérarchie au sein de votre tableau Kanban.

Calendriers

Troisième option intéressante pour créer un organigramme des tâches : le logiciel de calendrier d’équipe. Moins utilisé pour les organigrammes que les autres alternatives, cet outil constitue pourtant une bonne solution pour visualiser ses projets. Les calendriers sont particulièrement utiles dans le cadre de projets volumineux qui nécessitent d’afficher tour à tour une vue au jour le jour, hebdomadaire ou mensuelle.

Les calendriers sont des outils pratiques pour concevoir un organigramme des tâches. Avec eux, vous bénéficiez d’une autre expérience visuelle que celles proposées ci-dessus. Pour commencer à créer votre structure avec cet outil, vous pouvez là aussi importer une feuille de calcul existante ou vous lancer directement dans votre logiciel de calendrier.

Exemple d’organigramme des tâches

Maintenant que vous connaissez les éléments à intégrer à votre organigramme des tâches et que vous savez comment le concevoir à l’aide de différents outils logiciels, examinons un exemple concret. Votre modèle aura peut-être une autre allure selon la méthode employée pour sa création, mais quoi qu’il en soit, l’organigramme devrait comporter des hiérarchies et niveaux de tâches comparables.

Pour vous guider dans la conception de votre propre organigramme, en voici un exemple.

Pour vous guider dans la conception de votre propre organigramme, en voici un exemple, basé sur les informations ci-dessus.

Nom de l’organigramme : conception de site Web

Description : refonte de notre ancien site Web pour l’adapter au nouveau branding.

Date d’achèvement : 15/09/2021

Budget : 50 000 €

Niveau 1 :

1. Refonte du site Web

Niveau 2 :

1. Révision de la charte de marque (terminé)

2. Création de la structure du message (terminé)

3. Refonte du logo (en cours)

4. Ajout d’une nouvelle photo (ouvert)

Niveau 3 :

1. Révision de la charte de marque

• Couleurs de marque – Camille Mourin

• Mood board de marque – Camille Mourin

• Conception UX – Rémi Brousse

2. Création de la structure du message

• Titre – Daniela Vargas

• Énoncé de mission – Daniela Vargas

• Directives linguistiques – Daniela Vargas

3. Refonte du logo

• Ébauche – Kabir Madan

• Maquettes – Camille Mourin

• Designs finaux – Camille Mourin

4. Ajout d’une nouvelle photo

• Séance photo – Kabir Madan

• Retouches photo – Camille Mourin

• Sélections définitives – Kabir Madan

N’oubliez pas que l’aspect de votre organigramme ne sera pas le même selon la taille du projet, sa complexité, sa durée, mais aussi le logiciel sélectionné. Chacun de ces paramètres aura une incidence sur les dépendances et la hiérarchie visuelle de votre projet.

Créez un organigramme adapté à vos besoins

En pratique, la création d’un organigramme des tâches n’est pas particulièrement difficile. Et une fois cette habitude prise, votre équipe aura tout intérêt à bien visualiser ses tâches de projet et leur hiérarchie. Que vous soyez adepte de l’apprentissage visuel ou verbal, chacun trouvera un outil de gestion du travail adapté.

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