Les organigrammes : symboles, types et fonctionnement

Image du contributeur – Équipe AsanaTeam Asana28 juin 20226 min de lecture
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Résumé

Un organigramme est l’outil idéal pour permettre à votre équipe de visualiser un processus complexe. Il existe plus de 30 symboles standardisés sur lesquels s’appuyer pour concevoir un organigramme. Ces derniers peuvent représenter visuellement tout type de ressources : processus, documents ou décisions. Dans cet article, nous vous présentons les différents types d’organigrammes et leur signification, les cas dans lesquels un tel outil est pertinent et les organigrammes qui vous seront le plus utiles dans un cadre professionnel.

Un organigramme est un diagramme qui illustre les étapes et séquences d’un processus, et les décisions liées à ce dernier. Bien qu’il en existe de nombreux types, l’organigramme traditionnel prend la forme d’une carte de processus : un outil fiable auquel recourir dans de nombreux domaines pour planifier, visualiser, documenter et optimiser vos processus.

Les ingénieurs industriels Frank et Lillian Gilbreth furent les premiers à concevoir ce qu’ils nommèrent « le diagramme de processus », avant de le présenter à l’American Society of Mechanical Engineers (ASME) en 1921, une société savante active dans le domaine de la recherche scientifique en mécanique basée aux États-Unis. Depuis lors, cet outil a été affiné, puis les organigrammes ont été normalisés afin d’optimiser les processus de divers secteurs.

Envie d’en savoir plus sur les différents types d’organigrammes et leurs symboles ? Cet article est là pour vous aider à y voir plus clair. En prime, vous y découvrirez comment créer des organigrammes, avec quelques exemples sur lesquels vous appuyer pour bien démarrer.

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Dans quels cas utiliser un organigramme ?

Les organigrammes peuvent vous être utiles en de nombreuses occasions, notamment lorsque vous devez :

Dans quels cas utiliser un organigramme ?

1. Documenter un processus

Un organigramme est un excellent moyen de représenter visuellement et de présenter un projet ou un processus collaboratif.

2. Décomposer et visualiser des idées ou processus complexes

L’ensemble des membres de votre équipe n’aura pas forcément le temps de lire un document explicatif long et complexe à propos d’un processus (ou ne disposera pas des ressources suffisantes pour le faire). Un organigramme permet à chacun de suivre l’exécution de ce processus en question, de comprendre les tâches qui le composent, et d’analyser rapidement et aisément les différentes étapes à accomplir.

[À lire] Créer des processus clairs et reproductibles en 7 étapes

3. Organiser le travail de votre équipe et attribuer les tâches judicieusement

Représenter visuellement un processus peut vous permettre d’attribuer plus facilement des tâches aux membres de votre équipe, mais aussi d’organiser et de coordonner aisément le travail de cette dernière.

4. Prendre des décisions et les justifier

Les décisions semblent souvent moins contraignantes et complexes lorsqu’elles sont présentées sur un organigramme. Cet outil peut également vous aider à visualiser les répercussions de vos décisions ; vous pourrez alors anticiper plus facilement les prochaines étapes à accomplir et justifier en quoi elles sont nécessaires.

5. Identifier et éviter les points de blocage ou problèmes

Les organigrammes vous aident à identifier les éventuels obstacles ou soucis avant que ces derniers ne deviennent de vrais problèmes. Un organigramme est une sorte de guide visuel qui permet de schématiser l’ensemble d’un processus, d’en suivre chaque étape et de veiller à allouer suffisamment de temps et de ressources à chaque tâche.

[À lire] L’allocation des ressources : un concept clé pour optimiser l’efficacité d’équipe

6. Standardiser vos processus

Votre organigramme au point, n’hésitez pas à l’employer de nouveau pour travailler sur des projets et processus similaires. À long terme, votre équipe et vous-même gagnerez du temps, et travaillerez plus sereinement.

7. Suivre la progression d’un projet

Suivre le déroulement des différentes étapes de votre organigramme est un jeu d’enfant ; en effet, vous restez informé en tout temps de l’état d’avancement du travail de votre équipe pour le projet ou processus en cours. Vous pouvez ainsi suivre plus facilement votre progression et vous bénéficiez d’une vue d’ensemble claire des tâches qu’il vous reste à accomplir.

Les symboles utilisés sur un organigramme

Schématisations rapidement esquissées à la main par souci de documentation ou planifications de processus constitués de diagrammes de processus exhaustifs créés à l’aide d’un logiciel dédié, aucun organigramme ne se ressemble vraiment. Dans les années 1960, pour faciliter la compréhension de ce type d’outils au sein des équipes, services et même de certains secteurs dans leur ensemble, l’American National Standards Institute (ANSI), une organisation à but non lucratif basée aux États-Unis et spécialisée dans l’établissement de normes pour une grande variété d’industries, a décidé d’établir des normes officielles. En 1970, ces dernières ont été adoptées par l’Organisation internationale de normalisation (ISO), et elles sont révisées et mises à jour régulièrement. Le dernier examen officiel de la norme correspondante (ISO 5807:1985) a été effectué en 2019.

Lorsque vous consultez un organigramme, suivez la norme occidentale : lisez-le de haut en bas et de gauche à droite. Découvrons maintenant les symboles (accompagnés de leur nom et signification) les plus couramment utilisés pour créer des organigrammes.

Les symboles d’un organigramme : ligne de flux, terminateur, processus et commentaire
  • Ligne de flux (flèche) : indique la direction du processus et relie deux blocs l’un à l’autre.

  • Terminateur ou « terminator » : représente les points d’entrée et de sortie d’un organigramme de processus.

  • Processus : symbole le plus courant d’un organigramme, il indique une étape du processus concerné.

  • Commentaire ou annotation : pour ajouter des informations supplémentaires au sujet d’une étape.

Les symboles d’un organigramme : décision, données stockées, symbole « ou » et Entrée/sortie
  • Décision : symbole qui représente une décision que votre équipe ou vous-même devez prendre pour passer à l’étape suivante du processus. Le plus souvent, il s’agit d’une décision de type vrai/faux ou d’une question à laquelle vous devez répondre par oui ou non.

  • Données stockées : symbolise un fichier ou une base de données.

  • Symbole « ou » : indique que le flux du processus se poursuit sur trois branches ou plus.

  • Entrée/sortie : représente le processus d’entrée ou de sortie de données externes.

Les symboles d’un organigramme : affichage, document, retard et saisie manuelle
  • Affichage : indique une étape à laquelle des informations pertinentes à propos du processus sont affichées.

  • Document : représente un document.

  • Retard : permet de planifier et de représenter toutes les périodes de retard dans le processus.

  • Saisie manuelle : symbole qui représente des données ou informations à saisir à la main dans un système.

Les symboles d’un organigramme : opération manuelle, référence hors page, référence sur la page et symbole d’embranchement
  • Opération manuelle : symbolise une opération à effectuer à la main ou un ajustement du processus.

  • Référence hors page : utilisé pour relier deux symboles qui se trouvent sur des pages différentes.

  • Référence sur la page : ce point peut relier deux symboles et remplacer les longues lignes, pour obtenir un organigramme plus clair.

  • Symbole d’embranchement : utilisé pour relier plusieurs branches à un même processus.

Les symboles d’un organigramme : processus alternatif, processus prédéfini, plusieurs documents et préparation/initialisation
  • Processus alternatif : les lignes qui mènent à ce symbole sont généralement en pointillés. Le symbole lui-même représente une alternative à l’étape normale du processus, pour laquelle opter si besoin est.

  • Processus prédéfini : signale un processus déjà défini ailleurs.

  • Plusieurs documents : représente plusieurs documents.

  • Préparation ou initialisation : indique une étape de préparation ou d’initialisation dans le processus.

Vous en savez désormais un peu plus sur la signification de ces symboles. Vous pouvez donc lire ou concevoir des organigrammes de tous types (ou presque) et assurer la bonne visualisation de votre processus. Si vous créez un organigramme qui s’appuie sur de multiples formes ou symboles, pensez à inclure une légende pour que vos collègues comprennent cet organigramme et puissent s’y appuyer.

Les différents types d’organigrammes

Les organigrammes sont des outils particulièrement fiables. C’est la raison pour laquelle tous les secteurs (ou presque) y ont recours : enseignement, ventes, marketing, monde des affaires, ingénierie, production industrielle…

Selon le type de processus à visualiser, vous souhaiterez sans doute utiliser des organigrammes d’un autre type. Dans son ouvrage intitulé « Quality and Process Improvement » (2002), l’avocat Mark A. Fryman affirme qu’il existe cinq types d’organigrammes à l’échelle d’une entreprise :

Les différents types d’organigrammes
  • Un arbre de décision permet de décomposer et de clarifier les étapes suivies afin de justifier une décision. Ce type d’organigramme est utile pour anticiper les répercussions de différentes décisions.

  • Un organigramme logique est fait pour identifier les failles, les obstacles ou les contraintes du processus en cours qui pourraient engendrer des dysfonctionnements ou des problèmes.

  • Un organigramme fonctionnel représente la façon dont les données circulent dans un système. Cet organigramme est souvent utilisé en comptabilité.

  • Un organigramme produit représente graphiquement le processus de création du produit et l’ordre des étapes de conception à accomplir. Cet outil est un support utile lorsque vous souhaitez lancer un nouveau produit ou optimiser votre processus de production.

  • Un organigramme de processus indique de quelle manière un processus donné permettra d’atteindre le résultat souhaité. Vous y recourrez certainement pour optimiser un processus existant ou en établir un nouveau. Pour ne citer qu’un exemple, le diagramme Swimlane (en couloirs d’activités) est un organigramme de processus.

Les organigrammes ne se résument pas à ceux définis par Fryman à des fins commerciales ; de nombreux autres ont été développés au fil du temps.

[À lire] Le cycle PDCA, principe et utilisation

Autres types d’organigrammes

Certains types d’organigrammes parmi les plus couramment utilisés ont été théorisés par Alan B. Sterneckert, dans son ouvrage « Critical Incident Management » (2003) :

  • Organigrammes de document

  • Organigrammes de données

  • Organigrammes fonctionnels

  • Ogranigrammes de programme

Par ailleurs, en 1987, Andrew Veronis a publié un livre intitulé « Microprocessors: Design and Application » qui présente trois autres types d’organigrammes :

  • Organigrammes fonctionnels

  • Organigrammes généraux

  • Organigrammes détaillés

Parmi les autres types d’organigrammes courants, citons les suivants :

  • Diagrammes de PERT

  • Organigrammes de processus

  • Diagrammes Swimlane (en couloirs d’activités)

  • Diagrammes de flux de données

  • Schémas de procédé

  • Diagrammes BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation)

  • Diagrammes LDS (langage de description et de spécification)

  • Diagrammes CPE (chaînes de processus événementielles)

Vous trouverez un exemple d’organigramme de document de processus dans notre article à propos de la documentation de processus. N’hésitez pas non plus à consulter notre article sur les diagrammes de PERT pour en apprendre davantage sur cet autre organigramme couramment employé.

Comment créer un organigramme ?

Que vous griffonniez simplement dans un carnet ou recouriez à un modèle pour cartographier un processus officiel, suivez ces cinq étapes clés pour créer à coup sûr un organigramme pertinent et utile.

Comment créer un organigramme ?
  1. Définir la portée du projet. Avant de prendre un crayon et une feuille de papier ou de lancer votre générateur d’organigrammes, définissez la portée et les objectifs de votre projet. Demandez-vous ce que vous souhaitez accomplir dans le cadre de ce dernier et précisez la date à laquelle le projet doit commencer, ainsi que son échéance.

  2. Identifier les tâches dans l’ordre chronologique. Selon le type d’organigramme que vous créez, vous pouvez consulter la documentation existante, interroger vos collègues sur leurs expériences passées ou observer le fonctionnement d’un processus existant. Pensez accessoirement à lister les étapes à accomplir avant de créer votre première ébauche d’organigramme.

  3. Organiser les tâches par type et par symbole. L’ensemble de vos tâches rédigées et organisées dans l’ordre chronologique, associez-les au symbole correspondant avant de vous lancer dans la représentation graphique de votre organigramme.

  4. Réaliser votre organigramme. Vous pouvez le dessiner à la main, utiliser un générateur d’organigrammes ou recourir à un logiciel d’organigrammes pour en faciliter la transmission à votre équipe.

  5. Valider et affiner votre organigramme. Recueillir l’avis de plusieurs autres collègues à propos de votre organigramme vous permettra d’identifier plus facilement les obstacles ou problèmes éventuels, mais également d’affiner votre organigramme avant le démarrage du processus.

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