Comment utiliser un Diagramme de PERT pour une gestion de projet efficace ?

Pour tout chef de projet soucieux d'efficacité, disposer d'outils robustes est essentiel pour garantir le bon déroulement et la livraison à temps de chaque projet. C'est ici que le diagramme PERT prend toute son importance, se positionnant comme un complément indispensable au diagramme de Gantt.

Issu des méthodologies de la marine américaine, le PERT est un outil incontournable pour cerner le chemin critique d'un projet. Il identifie les tâches clés, leur début, leur fin, et leur durée respective. Couplé à des indicateurs comme la marge libre, il permet une visualisation efficace des tâches et de leurs interdépendances.

Dans cet article, nous verrons comment utiliser le PERT pour optimiser les durées des tâches, gérer les tâches fictives, et plus encore.

C’est quoi, l’outil PERT?

PERT (Program Evaluation and Review Technique) est une méthode incontournable en gestion de projet qui permet d'illustrer visuellement l'ensemble des tâches requises pour achever un projet ainsi que leurs interdépendances.

Utilisé principalement lors des phases initiales de planification, PERT aide à établir un calendrier préliminaire, définir des durées optimistes et moyennes pour chaque tâche, et servir de support de communication avec les intervenants avant le lancement du projet.

Adopter l'outil PERT apporte des avantages majeurs dans la mise en œuvre d'un projet, notamment :

• Obtenir l'approbation de la direction quant au planning et aux délais de réalisation.

• Communiquer efficacement les objectifs du projet aux parties prenantes.

• Offrir une représentation visuelle claire, surtout pour les projets complexes, tout en soulignant le chemin critique.

• Estimer avec précision le temps nécessaire pour mener à bien les différentes tâches.

Afin d'exploiter pleinement l'efficacité de l'outil PERT, il convient de s'initier aux étapes de son élaboration et d'apprendre à structurer le diagramme de manière cohérente, tout en tenant compte de concepts tels que la marge libre et la méthode du chemin critique.

Comment utiliser la méthode PERT ?

Pour créer un diagramme de PERT, suivez les cinq étapes du cycle de vie du processus, depuis l’identification des tâches jusqu’à la gestion de l’achèvement du projet.

1. Identifiez les tâches du projet

La première étape pour réussir votre diagramme implique l’identification et le recueil des informations et tâches nécessaires pour le projet. Vous pouvez commencer la phase de planification du projet sur le modèle de la phase initiale de gestion de projet. Celle-ci peut inclure :

• Une étude d’opportunité ou business case

• Un plan de communication

• Une réunion de lancement

Grâce à cette planification initiale, vous serez fin prêt pour définir les dépendances et connecter les tâches au cours des phases suivantes.

2. Définissez les dépendances entre les tâches 

Il existe une dépendance de tâche lorsqu’une tâche ou un jalon repose sur l’achèvement d’une autre tâche avant que la tâche en question puisse être commencée. On parle parfois de relation logique et ceci est souvent utilisé dans un organigramme des tâches. 

L’imposition de dépendances vous permet de suivre efficacement le travail, de vérifier que les tâches sont achevées et d’établir une communication claire. Dans les projets complexes, vous pouvez planifier les échéances des événements et la durée du projet suffisamment en amont.

Sur le diagramme de PERT, vous faites apparaître les dépendances en connectant et en numérotant les tâches. Bien que la méthode ne soit pas aussi exhaustive que d’autres comme l’organigramme des tâches, elle permet d’offrir une vue d’ensemble des tâches et du travail nécessaire pour les achever.

3. Reliez les tâches du projet

Une fois que les dépendances entre les tâches ont été créées, vous pouvez créer votre diagramme de PERT en reliant les tâches du projet à d’autres tâches. Il s’agit simplement d’ajouter des flèches, auxquelles seront associées les tâches, et des nœuds (ou étapes), qui représentent des événements ou des jalons. 

Par exemple, vous pouvez placer les événements parents dans vos nœuds, (représentés par des cercles ou des carrés numérotés) et tracer des flèches pour représenter les tâches et dépendances requises pour terminer vos événements.

Cette disposition propose une structure de projet simple qui, bien que peu détaillée, est facilement comprise par les intervenants du projet. 

4. Estimez la durée du projet

Il est temps maintenant d’estimer la durée globale de votre projet à l’aide de la méthode du chemin critique (CPM) et de la formule du PERT. Le chemin critique désigne la plus longue séquence de tâches qui doivent être achevées pour terminer un projet. 

L’objectif est de trouver le chemin qui prendra le plus de temps à réaliser afin d’estimer la durée minimale du projet global. Les estimations de durée se calculent en tenant compte des éléments suivants :

• Durée optimiste (O) : le temps minimum requis pour accomplir une tâche.

• Durée pessimiste (P) : la durée maximale nécessaire pour accomplir une tâche. 

• Durée la plus probable (M, pour Most likely en anglais) : la meilleure estimation du temps nécessaire pour accomplir une tâche.

Vous pouvez utiliser la formule du PERT pour calculer la durée prévue d’une tâche et le moment où elle se terminera : (O + (4 × M) + P) ÷ 6. Cette durée peut être mesurée en minutes, en heures, en jours ou même en semaines. 

Par exemple, si la durée optimiste est de 30 minutes, la durée pessimiste de 60 minutes et la durée la plus probable de 45 minutes, la formule du PERT donnerait : (30 min + (4 × 45 min) + 60 min) ÷ 6 = 45 minutes. 

Une fois que vous avez calculé la durée prévue par tâche, vous pouvez additionner toutes les estimations de votre chemin critique pour obtenir une durée moyenne du projet.

5. Gérez la progression des tâches

L’étape finale de la création d’un diagramme de PERT consiste à gérer la progression des tâches jusqu’à l’achèvement du projet. Vous fermez les dépendances et résolvez les problèmes au fur et à mesure jusqu’à ce que toutes les tâches soient terminées. 

N’oubliez pas qu’un diagramme de PERT doit être mis à jour tout au long du projet à mesure que les modifications se produisent. Vous pouvez recourir en parallèle à un processus de contrôle du changement, ce qui permet de représenter et de communiquer les changements relatifs au projet. 

Une fois que les tâches du projet sont terminées, vous pouvez archiver les documents dans un espace partagé afin de vous y référer ultérieurement en cas de besoin.

Exemple de diagramme de PERT

Maintenant que vous comprenez les cinq étapes d’un diagramme de PERT, il est temps de créer le vôtre. Du fait que tous les diagrammes diffèrent selon la complexité et la durée d’un projet donné, le vôtre peut comporter quelques différences.

Pour commencer votre diagramme :

• Tracez vos nœuds numérotés : n’oubliez pas, ce sont les tâches parentes de votre projet qui, une fois terminées, constituent le projet en question. Votre diagramme peut comporter un nombre quelconque de tâches, mais 10 est un bon nombre pour commencer. 

• Reliez vos nœuds aux tâches : tracez des flèches pour représenter les dépendances entre les tâches. Ces tâches doivent être terminées pour réaliser vos événements. Votre diagramme doit clairement définir un début et une fin, sachant que le milieu peut sembler plus complexe. 

Voici un exemple de ce à quoi votre diagramme de PERT devrait ressembler :

Voici une liste des termes que vous pouvez retrouver dans votre diagramme de PERT et leur définition :

• Nœuds (ou étapes) : les nœuds représentent les événements du projet. Ces événements sont les grandes composantes qui constituent votre projet. Par exemple, lorsque vous lancez la conception d’un site Web, un nœud pourrait être le dessin d’un nouveau logo.

• Tâches : vos tâches sont les actions qui doivent être terminées pour achever un nœud. Par exemple, une tâche peut représenter la conception de trois maquettes de logo. 

• Dépendances : on parle de dépendance lorsqu’une tâche est reliée à une autre tâche. Ces tâches s’appuient l’une sur l’autre, et l’une ne peut être réalisée sans l’autre. 

• Dépendance sans ressource : on parle de dépendance sans ressources lorsqu’une tâche, bien que liée à une autre tâche, ne requiert pas l’achèvement de tâches tangibles. Par exemple, bien qu’un lancement de produit et la page d’accueil puissent être corrélés, ces tâches ne sont pas directement connectées. 

Il est possible de créer un diagramme de PERT à l’aide de divers outils, notamment un logiciel de gestion de projet. Les outils vous aident à planifier, visualiser et définir les dépendances de tâches et les rappels pour suivre la progression du projet et repérer facilement les goulots d’étranglement. 

Dans quels cas utiliser un diagramme de PERT ?

Les chefs de projet utilisent les diagrammes de PERT pour évaluer et terminer un projet donné. Cependant, comment choisir entre un diagramme de PERT et l’une des nombreuses autres méthodes existantes ?

Un diagramme de PERT est une bonne méthode pour les débutants qui cherchent à évaluer la durée, les ressources nécessaires et le chemin critique d’un projet. Examinons chacun de ces points plus avant.

• Détermination du chemin critique : l’une des fonctions clés d’un diagramme de PERT qui le distingue des autres méthodes est sa capacité à identifier le chemin critique. Ceci est important pour visualiser la durée globale d’un projet. 

• Évaluation des ressources : grâce aux caractéristiques uniques offertes par un diagramme de PERT, vous pouvez facilement afficher les tâches qui requièrent ou non des ressources. L’accès à ces informations en amont représente un gain de temps pour tous les acteurs. 

• Estimation des durées : puisqu’un diagramme de PERT évalue aussi bien la durée des tâches individuelles que celle du projet global, cet outil est très utile lorsque vous devez connaître la durée prévue dans le cadre de la phase initiale de planification du projet.

Globalement, la création d’un diagramme de PERT est un bon choix pour établir un plan de projet simple qui peut être facilement partagé avec les membres de l’équipe. Utilisez-le pour communiquer rapidement au sujet des ressources nécessaires et du calendrier.

Diagramme de PERT vs. Gantt

Les diagrammes de PERT et de Gantt sont souvent confondus, bien qu’ils comportent quelques différences clés. Non seulement leur apparence est différente, mais ils fournissent des fonctionnalités différentes selon les besoins de votre équipe. 

Voici quelques fonctionnalités clés dont vous devez tenir compte au moment de décider lequel est le mieux adapté :

1. Les diagrammes de PERT sont des organigrammes, tandis que les diagrammes de Gantt se présentent sous la forme de graphiques à barres : l’une des principales différences réside dans leur disposition visuelle. Là où le diagramme de Gantt reste fidèle à l’approche traditionnelle pour ce type de graphiques, le diagramme de PERT est moins structuré en apparence et peut prendre différentes formes selon le projet.

2. Le diagramme de Gantt apporte de l’organisation tandis que le diagramme de PERT permet davantage de personnalisation. D’un côté, le diagramme de Gantt est mieux organisé d’un point de vue structurel. De l’autre, le diagramme de PERT permet la personnalisation d’une disposition simple qui convient mieux aux besoins de projets plus généraux. 

3. Le diagramme de PERT peut être utilisé avant que le projet ne commence : du fait que le diagramme de PERT offre un plan de projet simple et une disposition sous forme de chronologie, il est souvent utilisé comme guide visuel pendant le lancement du projet. Par la suite, les chefs de projet utilisent une autre méthode, comme une structure en organigramme ou un diagramme de Gantt, pour schématiser précisément les tâches et dépendances du projet. 

En général, le diagramme de Gantt est plus utilisé pour schématiser les tâches du projet tout au long de sa durée de vie, tandis que le diagramme de PERT est privilégié pour déterminer les durées et échéances lors des étapes initiales du projet. Ils peuvent être utilisés séparément ou conjointement pour une vision plus complète.

FAQ : PERT et la gestion de projet

1. Quelle est la différence entre un diagramme de PERT et un diagramme de Gantt ?

Un diagramme de PERT est axé sur la visualisation des dépendances entre les tâches d'un projet et l'identification du chemin critique. Un diagramme de Gantt, quant à lui, met l'accent sur la planification temporelle, montrant quand chaque tâche doit commencer et se terminer.

2. Comment identifier le chemin critique dans un diagramme PERT ?

Le chemin critique est la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet. C'est le chemin le plus long à travers le réseau PERT, et il montre la durée minimale requise pour achever le projet.

3. Quelle est l'origine de la méthode PERT ?

La méthode PERT a été développée au début des années 1950 par la marine américaine lors de la réalisation du projet Polaris. Elle était utilisée pour coordonner les nombreuses tâches d'un projet complexe.

4. Quand devrais-je utiliser un diagramme PERT par rapport à d'autres outils de gestion de projet ?

Si votre projet comporte de nombreuses tâches interdépendantes ou s'il est complexe et nécessite une visualisation claire des dépendances, alors un diagramme PERT est particulièrement adapté.

5. Existe-t-il des logiciels spécifiques pour créer des diagrammes PERT ?

Oui, il existe de nombreux logiciels de gestion de projet qui offrent des fonctionnalités pour créer et gérer des diagrammes PERT. Ils facilitent la création, la modification et le suivi des tâches.

6. Comment le diagramme PERT peut-il aider un chef de projet ?

Le diagramme PERT aide les chefs de projet à planifier et coordonner les tâches, à identifier les tâches critiques qui peuvent affecter la date de fin du projet, et à communiquer efficacement les objectifs et les délais aux intervenants.