Processus de contrôle du changement : définition et mise en pratique

Image du contributeur – Équipe AsanaTeam Asana9 juin 20219 min de lecture
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Qu’est-ce qu’un processus de contrôle du changement ?
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Un processus de contrôle du changement permet aux chefs de projet d’envoyer des demandes aux parties prenantes pour examen, lesquelles sont ensuite approuvées ou rejetées. Il s’agit d’un processus essentiel dans la gestion des projets complexes qui comportent de nombreuses variables.

La situation présente quelques défis supplémentaires si vous gérez plusieurs projets à la fois. De la coordination des calendriers de travail au suivi des objectifs et des résultats, vous n’avez pas forcément envie d’apporter des changements majeurs au projet. Toutefois, si vous mettez en œuvre un processus de contrôle du changement, vous verrez que l’envoi et la gestion des demandes de modifications deviendra un jeu d’enfant.

Le processus de contrôle du changement est essentiel pour les initiatives de grande ampleur où de nombreux collaborateurs sont impliqués, au sein de multiples services. Cet article vous présente les rouages de ce processus, avec des exemples concrets pour vous aider à élaborer et implémenter le vôtre.

Comment définir le contrôle du changement ?

Le contrôle du changement est un processus utilisé pour gérer les demandes de modifications dans le cadre de projets et autres initiatives majeures. Il s’intègre au plan de conduite du changement, lequel définit les rôles de chacun pour mener à bien ce processus à l’échelle d’une équipe ou d’une entreprise. Le processus de contrôle du changement comporte de nombreux volets et la façon la plus simple de l’aborder consiste à créer un journal des modifications. Ce dernier vous permettra de suivre les demandes de modifications liées à vos projets.

Dans la plupart des cas, toute partie prenante au projet peut demander à effectuer des modifications. Il peut s’agir d’un ajustement minime du calendrier du projet, mais il est tout aussi possible qu’on vous demande de produire un nouveau livrable. Rappelez-vous toutefois que toutes les demandes ne seront pas approuvées, car il appartient aux principales parties prenantes d’approuver ou de rejeter les demandes de modifications.

Étant donné qu’un processus de contrôle du changement comporte de nombreuses variables et qu’il diffère d’une entreprise à l’autre, il peut s’avérer utile d’adopter des outils qui simplifient ce processus et garantissent son bon fonctionnement du début à la fin. Optez pour un logiciel de gestion des processus pour centraliser la gestion de vos activités.

Contrôle et conduite du changement : quelles différences ?

Vous avez du mal à établir une distinction claire entre contrôle et conduite du changement ? Cela peut se comprendre. Il existe pourtant de nombreuses différences entre un processus de contrôle et un plan de conduite de changement. Le premier n’est que l’un des nombreux éléments constitutifs d’une stratégie de conduite du changement.

  • Contrôle du changement : il s’agit d’un processus essentiel à toute organisation. Ce dernier peut faciliter la circulation des informations lorsqu’il faut apporter des modifications à un projet. Un processus efficace comprend des indicateurs de réussite, permet aux équipes d’organiser leur travail, de communiquer plus facilement et d’assurer leur réussite collective.

  • Conduite du changement : elle vous permet de coordonner le budget, le calendrier, les communications et les ressources. Si un processus de contrôle du changement désigne un document formel qui décrit une demande de modification et précise les conséquences du changement requis, la conduite du changement désigne le plan dans son ensemble.

Vous l’aurez compris, un processus de contrôle du changement n’est qu’une petite partie d’une structure de plus grande ampleur. Les deux termes sont donc différents, bien que connexes.

[À lire] Conduite du changement : présentation et implémentation d’un processus efficace en 6 étapes

Quels sont les avantages d’un processus de contrôle du changement ?

La mise en œuvre d’un processus de contrôle du changement, couplée à l’utilisation d’un logiciel d’organisation, peut vous aider à organiser le travail de votre équipe, mais aussi à gérer efficacement les échéances à honorer et la remise des livrables. Si votre changement n’est pas traité correctement, les conséquences pour votre équipe peuvent être fâcheuses, raison pour laquelle l’implémentation d’un processus de contrôle du changement s’avère cruciale.

Ce type de processus vous aide à exécuter votre plan de gestion des ressources, mais aussi à atteindre vos autres objectifs en matière de gestion du travail. Cela étant, un processus de contrôle du changement présente bien d’autres avantages ; vous en trouverez quelques exemples ci-dessous.

Des gains de productivité

Évitez toute confusion autour des livrables du projet et concentrez-vous sur l’exécution du processus plutôt que sur la collecte d’informations. Votre équipe gagnera ainsi en productivité et en efficacité, surtout si elle se sert d’un logiciel de productivité en parallèle.

Sans processus de ce type, la productivité d’équipe se trouve menacée par les nombreuses heures consacrées à ce que l’on nomme le « work about work » (tâches d’organisation). Les ressources dont disposent les équipes pour leurs activités clés étant limitées, elles manquent plus d’un quart (26 %) de leurs échéances chaque semaine.

Une communication efficace

Documentez correctement le changement à opérer pour limiter les problèmes de communication. Lorsque les buts et objectifs sont clairement définis, la communication d’équipe devient un jeu d’enfant. Attention : un processus de contrôle du changement ne résoudra pas tous vos problèmes de communication. C’est la raison pour laquelle il peut être utile d’adopter un logiciel de gestion du travail pour centraliser tous vos échanges autour des projets.

Si besoin, transmettez toutes les informations nécessaires concernant votre processus aux parties prenantes issues de la direction, afin de leur fournir facilement des éléments de contexte à propos des demandes de modifications.

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Un travail d’équipe et une collaboration optimisés

Communiquez sur les modifications à apporter à votre projet en toute transparence pour faciliter la collaboration et le travail d’équipe. Communiquer efficacement est toujours un avantage, mais n’hésitez pas à multiplier vos atouts.

Ainsi, lorsque les changements sont clairement établis dès le départ, les parties prenantes disposent de plus de temps pour se concentrer sur les projets créatifs et le travail d’équipe. Sans communication efficace, les parties prenantes sont obligées de passer un temps fou à rassembler des informations alors qu’elles pourraient épauler l’équipe projet et laisser libre cours, elles aussi, à leur créativité.

Envie d’aller plus loin et d’optimiser encore un peu plus votre collaboration d’équipe ? Associez processus de contrôle du changement et logiciel de gestion des tâches, et donnez ainsi à votre équipe les moyens de réussir.

Les 5 étapes du contrôle du changement

À l’instar des cinq phases de la gestion de projet, le contrôle du changement est un processus constitué de cinq étapes essentielles. Bien que certains processus diffèrent légèrement, tous comportent des éléments clés. Du démarrage à la mise en œuvre, chacune de ces étapes fondamentales permet aux équipes de suivre plus aisément les demandes de modifications en cours et d’éviter tout changement inutile.

Les 5 étapes du contrôle du changementEssayer la gestion de projet sur Asana

Certains préfèrent le cadre d’une procédure complète à suivre, parfois plus simple à visualiser. Peu importe la forme, l’issue sera la même : vous déciderez d’approuver ou de rejeter la demande de modifications.

Découvrons en détail les cinq étapes clés de tout processus de contrôle du changement efficace.

1. Lancement de la demande de modifications

En phase de démarrage du processus, vous recevez ou émettez une demande de modifications. De nombreux motifs peuvent justifier cette demande, comme un livrable créatif qui prend plus de temps que prévu, entre autres exemples. Une demande sera alors émise afin d’ajuster l’échéance du livrable. Si ces sollicitations viennent plus souvent des parties prenantes ou d’un chef de projet, tout le monde peut envoyer une demande de modifications.

Un membre d’équipe qui souhaite faire une demande doit remplir et envoyer un formulaire prévu à cet effet. En tant que chef de projet, vous devez tenir un journal des modifications et le conserver dans un espace auquel chacun peut accéder facilement.

Une fois le formulaire de demande rempli, mettez à jour le journal des modifications : nom, brève description et toute autre information que vous jugez utile (date, nom du demandeur, etc.). Ce journal compile toutes les modifications apportées au projet, un historique particulièrement utile si vous gérez plusieurs projets qui s’étendent sur plusieurs mois.

Voici différents champs pouvant être inclus dans un formulaire de ce type :

  • Nom du projet

  • Date

  • Description de la demande

  • Auteur de la demande

  • Propriétaire du changement

  • Priorité

  • Importance du changement

  • Échéance

  • Commentaires

Les champs à inclure dans votre journal dépendent du niveau de précision attendu et du type de modifications effectuées.

2. Évaluation de la demande de modifications

Le formulaire rempli, envoyé et approuvé, la demande sera ensuite évaluée. Il s’agit d’une étape à part entière à ne pas négliger, car c’est au cours de l’évaluation que l’on s’intéresse de plus près aux modifications en question.

La phase d’évaluation ne se conclut pas nécessairement par une prise de décision ; elle sert plutôt à passer en revue toutes les informations fondamentales dont il faut tenir compte. Elles seront très certainement évaluées par un chef de projet ou de service, qui examinera certains points de détail : ressources nécessaires, impact de la demande, individus ou parties prenantes auxquels transmettre la demande, etc.

Si la demande de modifications passe le cap de l’évaluation initiale, commence alors la phase d’analyse à l’issue de laquelle une décision sera prise.

3. Analyse de la demande de modifications

La phase d’analyse des conséquences possibles du changement aboutit à une décision définitive, souvent prise par le chef de projet : la demande est approuvée ou rejetée. Vous pouvez évidemment prendre part au processus de décision, mais il est toujours conseillé d’obtenir l’approbation formelle d’un supérieur. Dans certains cas, il est possible de créer un comité de contrôle du changement pour superviser l’approbation des demandes.

Une demande de modifications approuvée doit être signée, puis communiquée à l’équipe. Poursuivez alors le cours normal du processus en passant aux deux étapes restantes. Le changement à opérer doit être documenté et figurer dans le journal des modifications. L’information doit également être transmise sur tous les canaux de communication utilisés dans le cadre du projet pour que toutes les parties prenantes soient tenues informées des modifications requises.

Si la demande est rejetée, notez-le également dans le journal des modifications. Vous n’êtes pas obligé d’en informer votre équipe, mais cela peut toutefois s’avérer utile pour éviter toute confusion.

4. Mise en œuvre de la demande de modifications

Si la demande est approuvée, le processus passe à l’étape de mise en œuvre : vous commencez à effectuer les ajustements nécessaires avec les parties prenantes du projet.

La mise en œuvre de modifications se présente différemment selon l’état d’avancement de votre projet. Le plus souvent, il s’agit de mettre à jour la chronologie et les livrables du projet, et d’informer l’équipe concernée. Le travail proprement dit peut alors commencer. Il est bon de définir la portée du projet pour s’assurer que les ajustements du calendrier n’auront pas de répercussions négatives majeures sur les objectifs visés.

Il est préférable de transmettre les informations relatives à la demande au sein d’un espace de travail partagé, mais aussi dans le journal des modifications. Vous évitez ainsi de passer des heures à tout retrouver et restez pleinement productif. Vous pouvez même mettre à jour votre business case (aussi appelé étude d’opportunité) et envoyer sa version révisée à vos collaborateurs pour parer à toute éventualité.

5. Clôture de la demande de modifications

La demande a été documentée, communiquée et mise en œuvre, l’heure est maintenant venue de la clôturer. Toutes les équipes ne disposent pas d’un plan de clôture en bonne et due forme, mais nous vous conseillons d’en créer un afin de conserver toutes les informations utiles dans un espace accessible. Les membres d’équipe pourront ainsi facilement y revenir le cas échéant.

Lors de la phase de clôture, l’ensemble des documents et communications, ainsi que le journal des modifications doivent être conservés dans un espace partagé auquel il sera possible d’accéder ultérieurement. Conservez également le formulaire initial et les plans de projet révisés que vous avez créés en cours de processus.

Vos documents rassemblés à l’emplacement approprié, vous pouvez clore toutes les tâches et donner le meilleur de vous-même pour assurer la réussite de votre initiative. Certains chefs de projet choisissent d’organiser une réunion post-mortem avant de clôturer officiellement le projet.

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Exemple de processus de contrôle du changement

Les cinq étapes clés d’un processus de contrôle du changement n’ont désormais plus de secrets pour vous… Passons à la pratique ! Voici un exemple qui vous donnera un point de départ concret.

Avant d’élaborer votre propre plan, il est important d’évaluer vos processus et outils actuels pour vous assurer qu’ils sont adaptés à votre équipe. Vous pouvez même créer un business case ou un plan de projet à présenter aux parties prenantes de l’entreprise.

Les informations saisies dans votre journal peuvent varier en fonction des types de modifications effectuées régulièrement et de la complexité des projets. Si les projets ambitieux qui durent plusieurs mois peuvent faire l’objet d’un plus grand nombre de demandes de modifications, ce n’est pas forcément le cas des projets ponctuels de moindre importance. Par conséquent, vous n’aurez peut-être pas besoin de tenir un journal des modifications aussi détaillé.

Voici un exemple de journal des modifications pour vous donner une idée des champs à inclure et vous guider dans la création du vôtre :

  • Nom du projet

  • Nom de la tâche

  • Responsable

  • Échéance

  • Priorité

  • Progression

  • Type de changement

Ce modèle simple de journal est un excellent point de départ, mais sentez-vous libre d’ajouter des champs supplémentaires en fonction de la complexité de votre projet.

Exemple de processus de contrôle du changement

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Quand utiliser un processus de contrôle du changement ?

Il est bon de savoir à quel moment utiliser un plan de gestion du contrôle du changement afin d’être prêt lorsque vous aurez besoin d’implémenter un tel processus. Vous pouvez être confronté à différents types de modifications, en fonction des nouvelles initiatives entreprises et des outils en place.

Parmi les modifications les plus courantes, citons les demandes de prolongation des délais, la réorganisation des informations ou une modification des livrables. Voici quelques autres cas de figure dans lesquels un processus de contrôle du changement pourrait vous être utile.

  • Dérive de la portée de projet : envisagez d’utiliser ce processus lorsque certains éléments dépassent le cadre prévu pour votre projet et que vous faites face à une dérive des objectifs

  • Incohérences dans le projet : si vous constatez des incohérences au cours d’un projet, l’envoie d’une demande de modifications vous évitera d’avoir à retravailler les livrables ultérieurement. 

  • Objectifs trop ambitieux : dans certains cas, les OKR (objectifs et résultats clés) définis peuvent se révéler inatteignables et mieux vaut signaler ces problèmes avant la clôture du projet.

  • Nouveaux outils : si de nouveaux processus ou outils ont été adoptés, les modifications sont parfois inévitables pour résoudre les nouvelles difficultés rencontrées au cours des premiers projets concernés.

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Aborder le changement en toute confiance

Si opérer des modifications est inévitable, un changement ne met pas nécessairement en péril vos futurs projets. Définir et mettre en œuvre un processus de contrôle du changement vous permet de garder votre projet sur les bons rails et de communiquer efficacement, en toute transparence. Vous renforcez ainsi la productivité d’équipe et chassez toute confusion éventuelle quant aux livrables.

Si vous êtes confronté à un changement, vous l’aborderez sereinement, rassuré à l’idée d’avoir toutes les cartes en mains (ou les bons processus) pour gérer la situation. Équipé d’un plan de contrôle du changement prêt à l’emploi, vous serez en mesure d’atténuer les conséquences négatives associées à l’ajustement de votre stratégie et pourrez vous concentrer sur l’essentiel : vous démarquer et atteindre vos objectifs.

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