Conduite du changement : présentation et implémentation d’un processus efficace en 6 étapes

Le changement est essentiel pour encourager la réussite de votre entreprise. Au fil de son évolution, vous devrez inévitablement déployer de nouveaux outils, tester de nouvelles stratégies ou pénétrer de nouveaux marchés, pour ne citer que quelques exemples. Les changements mineurs ou qui ne concernent qu’un nombre restreint de collaborateurs sont faciles à mettre en œuvre. Toutefois, quelles mesures prendre face à une implémentation majeure à l’échelle de l’organisation ?

Sans une planification bien rodée, essayer de mettre en œuvre un changement dans toute l’entreprise peut entraîner désordre, confusion et ralentissement des activités. La prudence est donc de mise : élaborez un calendrier clair et veillez à apporter toute l’assistance nécessaire avant la mise en œuvre effective du changement, pour une transition aussi fluide que possible.

Pour faire simple, appliquez une méthodologie de conduite du changement.

Vous avez déjà essayé, mais non sans mal ? Vous souhaitez prochainement appliquer un changement majeur et réfléchissez à la meilleure façon de guider votre entreprise ? Cet article est pour vous.

Qu’est-ce que la conduite du changement ?

La conduite du changement est un processus qui consiste à préparer et gérer un changement organisationnel. Au cours de ce processus, vous préparez la transition, obtenez le soutien des membres de l’entreprise, quel que soit le changement, puis vous déployez ce dernier selon un calendrier précis et réfléchi.

S’il ne fallait retenir qu’une chose, c’est d’aborder ce changement ouvertement et sous plusieurs angles. Avant de procéder à un changement organisationnel, réfléchissez aux conséquences de ce dernier sur les membres de votre organisation, à différents niveaux et pour les diverses équipes. Ce n’est pas un hasard si les méthodes de conduite du changement proposent souvent des stratégies dont le but est d’aider les équipes à évoluer en douceur, à tester les changements auprès d’un groupe défini d’intervenants ou encore à garantir l’adhésion des parties prenantes clés avant de lancer une nouvelle initiative.

La conduite du changement est un processus, mais aussi une méthodologie. Vous n’avez peut-être jamais passé autant de temps à réfléchir à la manière d’élaborer une initiative de ce type et, entre nous, peu importe. Un processus de conduite du changement est une boîte à outils qui vous aidera à simplifier la mise en œuvre de changements au sein de votre équipe ou entreprise.

Les avantages d’un processus de conduite du changement

Une conduite du changement efficace vous permet de présenter de nouveaux processus à votre équipe ou organisation, sans heurts. Nous avons tendance à être attachés à nos bonnes vieilles habitudes de travail, même si les nouveautés proposées permettraient, objectivement, de fournir un travail plus efficace. Un plan de conduite du changement aide votre équipe à prendre conscience de la valeur apportée par le changement proposé, sans bousculer outre mesure les habitudes de chacun.

Un processus de conduite du changement efficace vous aide à :

• Garder une bonne dynamique de travail dans l’entreprise

• Limiter la résistance au changement

• Favoriser la réussite du changement proposé

• Limiter les conséquences négatives éventuelles liées à ce changement

Les modèles traditionnels de conduite du changement

Les premiers processus de conduite du changement naissent au début des années 1960. Différents modèles ont vu le jour au fil du temps. Notre article se concentre sur trois modèles traditionnels qui permettent d’aborder la conduite du changement sous un angle général.

Le modèle de Lewin

Psychologue américain d’origine allemande, Kurt Lewin est principalement connu pour ses contributions dans le domaine de la recherche appliquée aux pratiques de communication. Le modèle de conduite du changement de Lewin propose un modèle de changement en 3 phases :

1. La décristallisation. Pendant cette phase (parfois nommée phase de dégel), vous aidez votre équipe ou votre entreprise à surmonter leurs réticences au changement. Vous analysez l’origine de ces réticences, puis commencez à convaincre progressivement votre équipe du bien-fondé de ce changement. À ce stade, votre objectif est de préparer votre équipe à modifier ses pratiques.

2. Le déplacement. La phase lors de laquelle vous mettez en œuvre le changement à l’échelle de l’organisation. Il peut s’agir d’un processus en plusieurs étapes, car vous ferez sans doute face à des obstacles imprévus. Toutefois, votre objectif est de faire en sorte que vos collaborateurs adoptent les nouvelles pratiques mises en place, quelles qu’elles soient.

3. La recristallisation. Le changement est mis en œuvre et il s’agit désormais de le rendre durable et de faire en sorte que cette nouvelle manière de travailler devienne la norme.

Le modèle ADKAR

Le modèle ADKAR est une proposition de Jeffrey Hiatt (de la société PROSCI). Voici à quoi correspond l’acronyme ADKAR :

• « Awareness », prise de conscience qu’un changement est nécessaire

• « Desire », désir de soutenir et de prendre part à ce changement

• « Knowledge », disposer des connaissances nécessaires pour opérer le changement et garantir sa réussite

• « Ability », capacité à mettre en œuvre le changement

• « Reinforcement », phase de renforcement pour garantir un changement efficace et pérenne

Les 8 étapes de la conduite du changement

La paternité de ce modèle appartient à John Kotter. Il détaille sa méthode dans son ouvrage intitulé Conduire le changement. Voici les huit étapes de la conduite du changement selon J. Kotter :

1. Créer un sentiment d’urgence pour démontrer la nécessité du changement.

2. Former une coalition, une équipe de pilotage soudée pour guider, coordonner et communiquer.

3. Créer une vision et développer des initiatives stratégiques pour clarifier les avantages à long terme du changement prévu.

4. Mobiliser les parties prenantes autour de ce changement.

5. Éliminer les obstacles pour inciter à l’action afin de mettre toutes les chances du côté de l’entreprise et obtenir des résultats concrets.

6. Obtenir des résultats à court terme pour garder votre équipe mobilisée et motivée.

7. Bâtir sur les premiers acquis et poursuivre invariablement sur votre lancée en multipliant actions et initiatives pour concrétiser votre vision.

8. Consolider définitivement les changements et ancrer les nouvelles pratiques dans la culture d’entreprise.

Quand appliquer un processus de conduite du changement?

Inutile de mettre en œuvre un processus complet pour chaque changement organisationnel. La conduite du changement est véritablement nécessaire face à une vague de résistance potentielle importante ou à des réticences à l’échelle de l’entreprise. N’oubliez pas que nous sommes humains et ne réagissons pas tous de la même façon : certains d’entre nous peuvent donc se montrer réticents au changement. Nous avons tendance à chérir les processus éprouvés en place dans notre entreprise (même si ce ne sont pas toujours les plus efficaces). Bousculer l’ordre établi et adopter de nouvelles habitudes de travail peut donc s’avérer difficile pour certains individus ou équipes.

Voici quelques exemples de changements organisationnels pouvant être mis en œuvre :

• Déploiement d’un nouvel outil ou d’une nouvelle technologie à l’échelle de l’entreprise

• Changement de la structure hiérarchique ou organisationnelle

• Redéfinition de la culture ou des valeurs de l’entreprise

• Mise à jour des politiques de l’entreprise, des programmes RH ou des avantages sociaux/salariaux

• Fusion ou acquisition

Retenez que lors de la mise en œuvre d’un processus de conduite du changement, l’essentiel est de réfléchir à quand et comment mettre en place ce changement au sein de votre organisation.

Chez Asana, nos services professionnels et notre équipe de la réussite client aident régulièrement les équipes à élaborer une stratégie de conduite du changement pour déployer de nouveaux outils ou technologies au sein de leurs structures respectives. Asana est un outil qui permet non seulement aux équipes d’organiser et d’exécuter leurs tâches, mais qui envisage aussi la collaboration sous un nouvel angle grâce à la gestion du travail. Appliquer un processus de conduite du changement facilite l’adoption de nouvelles habitudes de travail et assure la réussite des équipes.

Méthodologie Asana de conduite du changement : déployer de nouveaux outils ou technologies en 6 étapes

Pour aider les nouvelles équipes à adopter Asana, nos services professionnels et notre équipe de la réussite client ont élaboré un processus de conduite du changement inspiré des 8 étapes de la conduite du changement du Dr Kotter. Nous nous sommes également appuyés sur les bonnes pratiques adoptées par nos clients ayant déployé Asana avec succès au sein de leurs entreprises respectives. C’est ainsi que nous avons mis au point la Méthodologie Asana de conduite du changement, un cadre qui aide les équipes à implémenter de nouveaux outils ou technologies à l’échelle de l’organisation.

La méthodologie Asana de conduite du changement comprend 6 étapes :

1. Identifier vos besoins

2. Analyser votre situation actuelle

3. Concevoir votre premier processus

4. Former votre équipe et l’encourager

5. Préparer votre réussite

6. Mesurer et étendre votre utilisation

Que vous ayez choisi d’adopter Asana ou de déployer une autre solution, voici comment utiliser la méthodologie Asana de conduite du changement pour mettre en œuvre ce nouvel outil ou cette nouvelle technologie au sein de votre entreprise.

Étude de cas : utiliser la méthodologie Asana de conduite du changement

Imaginons que votre équipe souhaite utiliser une plateforme centralisée de gestion du travail pour mieux fonctionner et optimiser sa collaboration. Voici une occasion parfaite de vous expliquer comment utiliser la méthodologie Asana pour mettre en œuvre ce changement organisationnel :

1. Identifier vos besoins

Avant d’appliquer ce changement au sein de votre organisation, demandez-vous : pourquoi est-ce nécessaire ? Quelles difficultés ce changement va-t-il m’aider à surmonter ? Même si les membres de votre organisation ne sont pas forcément tous enthousiastes à l’idée de bousculer leurs habitudes (nous sommes généralement assez réticents au changement), mettre sur la table une raison concrète et fondée d’adopter une nouvelle manière de faire vous aidera à emporter l’adhésion de tous vos collaborateurs.

Identifier vos besoins passe par 3 étapes clés :

Commencez par rédiger la « déclaration-bilan » de vos besoins

En premier lieu, documentez les raisons pour lesquelles vous mettez en œuvre ce changement organisationnel. Cette déclaration-bilan sera votre boussole pour tout le travail à venir.

« [L’équipe/l’organisation] met en place ce nouvel outil de gestion du travail pour gérer [tels projets et processus] afin de remédier à [telles difficultés], pour atteindre [tels objectifs]. »

Voici un exemple de ce que vous pouvez rédiger :

« Notre entreprise met en place ce nouvel outil de gestion du travail pour optimiser la collaboration interfonctionnelle et gagner en transparence afin d’améliorer la productivité à l’échelle de l’entreprise et pouvoir accomplir davantage de projets dans le respect des délais fixés.»

Définissez ensuite des indicateurs de réussite

Vous voudrez également poser des conditions qui définiront la réussite ou l’échec de votre processus de conduite du changement. Prenez le temps de faire le point avec l’équipe qui pilote le changement pour définir vos indicateurs. Voici quelques exemples :

• Délai limite de mise en œuvre du changement souhaité

• Pourcentages d’adoption du processus ou de formation à ce dernier au sein de l’entreprise

• Taux d’utilisation au sein de l’entreprise à une date donnée

Vous souhaitez déployer un outil de gestion du travail ? Les indicateurs suivants pourraient vous être utiles :

• Nous commencerons à déployer cet outil auprès d’un petit groupe d’utilisateurs le 3 mars. Les employés auront la possibilité de l’adopter dès la mi-juin. L’ensemble des membres de l’entreprise devrait basculer sur l’outil et s’y familiariser d’ici le 17 juillet.

• Les équipes doivent envoyer chaque semaine des rapports d’avancement de projet via l’outil de gestion du travail qui servira à centraliser la gestion de l’ensemble des activités.

• Tous les employés doivent avoir basculé sur l’outil d’ici le 30 juillet.

Dernière étape : constituez votre équipe Adoption produit

La mise en œuvre d’un changement organisationnel n’est pas l’affaire d’un seul individu. Vous avez besoin de soutien et pour l’obtenir, la solution est simple : monter votre équipe Adoption produit. Nous distinguons trois membres type :

• Le responsable Normes et Conventions : véritable « influenceur » au sein de votre entreprise, il vous aide à établir des règles de base sur la façon d’utiliser votre nouvel outil de gestion du travail au sein de votre entreprise. Il organise des formations et répond aussi aux questions des membres de l’équipe tout au long du processus. Notez que vous pouvez choisir de nommer plusieurs responsables Normes et Conventions.

• Le responsable Sensibilisation : membre de l’équipe de direction, il n’est pas directement concerné par la mise en place du changement mais constitue votre premier soutien : il défend votre équipe et votre processus. Il se charge de diffuser votre déclaration-bilan pour obtenir l’adhésion de l’ensemble de l’équipe. Idem, vous pouvez parfaitement nommer plusieurs responsables Sensibilisation.

• Le spécialiste produit : collaborateur individuel spécialiste du produit, cette figure de proue aide ses pairs à maintenir une bonne dynamique de travail pour assurer la réussite du changement. Encore une fois, vous êtes libre de désigner plusieurs spécialistes produit.

2. Analyser votre situation actuelle

Avant de mettre en œuvre un changement à grande échelle, il faut d’abord effectuer quelques tests pour s’assurer que tout fonctionne. Commencez par déployer un premier processus sur le nouvel outil afin que votre équipe Adoption produit puisse mettre au point des pratiques et exemples, avant de procéder au déploiement général dans un second temps. Si possible, optez pour un processus collaboratif et assez général afin d’être en mesure de régler tout problème éventuel avant d’étendre la mise en œuvre.

Vous pouvez par exemple sélectionner une équipe ou un service au sein duquel déployer votre nouvel outil de gestion du travail, comme le service marketing. Auparavant, pensez à créer des environnements test pour envisager plusieurs façons d’utiliser l’outil au sein du service choisi. Vous pouvez montrer à ses membres comment mettre à profit le nouvel outil pour mener des campagnes marketing davantage axées sur la collaboration.

3. Concevoir votre premier processus

C’est l’occasion d’appliquer de manière effective votre changement et d’observer ses effets sur un processus particulier. Votre responsable Normes et Conventions doit préalablement former l’équipe ou fournir des lignes directrices à propos du processus en question. Assurez-vous que votre spécialiste produit est également présent pour aider à célébrer les petites victoires et rendre compte du bon fonctionnement du processus à l’essai.

Il est fort possible que de nouvelles questions surgissent. Assurez-vous de prendre note des questions fréquemment posées (et des réponses apportées) de façon à disposer d’une documentation la plus complète possible lorsque vous déploierez ce changement à plus grande échelle.

Prenons un exemple : lors de la mise en place de votre nouvel outil de gestion du travail, vous avez créé des environnements test pour l’équipe marketing. Il ne vous reste plus qu’à organiser des séances de formation avec les membres pour leur préciser le fonctionnement de l’outil. Encouragez-les à planifier des initiatives pluridisciplinaires, comme la campagne marketing qui faisait l’objet d’une démonstration il y a peu. Vérifiez fréquemment que le déploiement suit son cours sans heurts et répondez à toutes les questions de l’équipe. Tout au long du processus, prenez note des petites victoires afin de souligner ces réussites lorsque vous devrez trouver les bons arguments pour inciter les autres équipes à adopter l’outil.

4. Former votre équipe et l’encourager

Les membres de votre équipe se familiariseront progressivement avec le nouveau processus choisi. Faites régulièrement le point avec eux pour savoir si tout se passe bien et célébrer leurs réussites, même les plus modestes. En vous engageant sur cette voie dès la mise en place du changement, vous guiderez votre équipe dans la bonne direction, mais vous pourrez aussi compter sur un groupe de collaborateurs favorables au changement. Ces collègues deviendront à n’en pas douter de vrais défenseurs de votre démarche : un atout inestimable lorsque vous serez prêt à implémenter ce changement à plus grande échelle.

5. Préparer votre réussite

Votre équipe devrait désormais être opérationnelle et bien maîtriser le nouveau processus. Profitez-en pour célébrer les premières victoires de votre équipe, recueillir régulièrement les commentaires de vos pairs, surveiller la bonne adoption de l’outil et définir les bonnes pratiques à adopter. Pour pérenniser votre réussite, n’oubliez pas de proposer une FAQ, des séances de formation et un plan pour permettre l’intégration continue des nouveaux collaborateurs, tout cela en un seul et même endroit.

6. Mesurer et étendre votre utilisation

Lorsque vous avez le sentiment d’avoir résolu les problèmes occasionnés par le changement à petite échelle, il est temps de généraliser la mise en place de ce dernier. Utilisez les séances de formation, la FAQ et les premiers acquis tirés de la mise œuvre de votre premier processus pour guider les autres équipes. Selon la taille de votre entreprise, réservez quelques heures de votre journée pendant lesquelles, accompagné de votre équipe Adoption produit, vous répondrez à toutes les questions éventuelles. Encouragez votre ou vos spécialistes produit à se manifester et à célébrer régulièrement les petites victoires pour renforcer l’adhésion à ce nouvel outil de gestion du travail et créer une bonne dynamique de travail.

Vous avez rempli votre mission. Mener à bien un plan de conduite du changement n’était finalement pas si compliqué, n’est-ce pas ?

La conduite du changement : la clé de tout changement organisationnel

Quel que soit le changement organisationnel que vous souhaitez mettre en œuvre ou la méthode utilisée, une conduite du changement réussie suppose un déploiement réfléchi et mesuré. Misez sur la conduite du changement et aidez votre équipe à réussir sa démarche.

Vous déployez une nouvelle technologie ou un nouvel outil ? Essayez la méthodologie Asana de conduite du changement. Pour en savoir plus sur la manière d’utiliser cette stratégie de conduite du changement pour aider votre équipe à adopter Asana, consultez notre guide.