Conduite du changement : les clés pour une transition réussie

La conduite du changement est fondamentale pour assurer la réussite de votre entreprise. À mesure que celle-ci se développe, vous serez inévitablement amenés à introduire de nouveaux outils, explorer de nouvelles stratégies ou conquérir de nouveaux marchés. Si l'implémentation de changements mineurs ou limités à un petit groupe de collaborateurs peut s'avérer simple, les défis se multiplient lorsqu'il s'agit de transformations majeures à l'échelle de l'organisation.

Sans une planification rigoureuse, le déploiement d'un changement à grande échelle peut générer du désordre, de la confusion et un ralentissement des activités. Vous aurez donc  à élaborer un calendrier précis et à fournir tout le soutien nécessaire avant de procéder à l'implémentation effective du changement pour garantir une transition la plus douce possible.

Dans cet article, vous découvrirez les différentes étapes d'une méthodologie efficace de conduite du changement. Que vous ayez déjà rencontré des difficultés lors de précédentes initiatives ou que vous planifiez un changement majeur, vous trouverez ici les clés pour naviguer avec succès dans les processus de transformation de votre entreprise.

Commencez sur les chapeaux de roue en utilisant notre plan de conduite de changement: téléchargez gratuitement notre modèle.

Qu’est-ce que la conduite du changement ?

La conduite du changement, également connue sous le terme de gestion du changement, est un processus stratégique qui englobe la préparation, la gestion et l'implémentation de changements au sein d'une entreprise. Ce processus vise à orchestrer de manière fluide et efficace les étapes de transition tout en garantissant le soutien des membres de l'entreprise, indépendamment de la nature du changement.

L'essence de la conduite du changement réside dans sa capacité à aborder chaque transformation de manière ouverte et multidimensionnelle. Avant d'initier tout changement organisationnel, il faut considérer ses impacts potentiels à différents niveaux hiérarchiques et fonctionnels.

Les modèles de management du changement, comme le modèle ADKAR ou le diamant de Leavitt, proposent des stratégies pour une adaptation graduelle des équipes. Ils permettent de tester les nouvelles pratiques avec des groupes spécifiques et de sécuriser le soutien des parties prenantes clés avant le déploiement de nouveaux processus.

Au-delà d'un simple ensemble de directives, la conduite du changement se présente comme une méthode de travail complète, offrant une boîte à outils riche pour les chefs de projet et les acteurs du changement. Que vous ayez déjà tenté d'appliquer ces principes ou que ce soit une première démarche, l'approche structurée de la conduite du changement transforme la complexité des transitions majeures en une série d'étapes clés maniables, rendant tout changement plus accessible et moins intimidant.

En intégrant des concepts tels que la digitalisation, la culture d'entreprise et la communication interne, cette méthodologie favorise non seulement l'acceptation du changement mais optimise également les chances de succès à long terme de vos projets de transformation.

Les modèles traditionnels de conduite du changement

Les premiers processus de conduite du changement ont émergé au début des années 1960. Différents modèles ont vu le jour au fil du temps, chacun offrant des perspectives uniques pour aborder la conduite du changement sous un angle général. Notre article se concentre sur trois modèles traditionnels.

Le modèle de Lewin

Psychologue américain d’origine allemande, Kurt Lewin est principalement connu pour ses contributions dans le domaine de la recherche appliquée aux pratiques de communication. Le modèle de conduite du changement de Lewin propose un modèle de changement en 3 phases :

1. La décristallisation. Pendant cette phase (parfois nommée phase de dégel), vous aidez votre équipe ou votre entreprise à surmonter leurs réticences au changement. Vous analysez l’origine de ces réticences, puis commencez à convaincre progressivement votre équipe du bien-fondé de ce changement. À ce stade, votre objectif est de préparer votre équipe à modifier ses pratiques.

2. Le déplacement. La phase lors de laquelle vous mettez en œuvre le changement à l’échelle de l’organisation. Il peut s’agir d’un processus en plusieurs étapes, car vous ferez sans doute face à des obstacles imprévus. Toutefois, votre objectif est de faire en sorte que vos collaborateurs adoptent les nouvelles pratiques mises en place, quelles qu’elles soient.

3. La recristallisation. Le changement est mis en œuvre et il s’agit désormais de le rendre durable et de faire en sorte que cette nouvelle manière de travailler devienne la norme.

Le modèle ADKAR

Le modèle ADKAR est une proposition de Jeffrey Hiatt (de la société PROSCI). Voici à quoi correspond l’acronyme ADKAR :

• « Awareness », prise de conscience qu’un changement est nécessaire

• « Desire », désir de soutenir et de prendre part à ce changement

• « Knowledge », disposer des connaissances nécessaires pour opérer le changement et garantir sa réussite

• « Ability », capacité à mettre en œuvre le changement

• « Reinforcement », phase de renforcement pour garantir un changement efficace et pérenne

Le modèle en 8 étapes de Kotter

La paternité de ce modèle appartient à John Kotter. Il détaille sa méthode dans son ouvrage intitulé Conduire le changement. Voici les huit étapes de la conduite du changement selon J. Kotter :

1. Créer un sentiment d’urgence pour démontrer la nécessité du changement.

2. Former une coalition, une équipe de pilotage soudée pour guider, coordonner et communiquer.

3. Créer une vision et développer des initiatives stratégiques pour clarifier les avantages à long terme du changement prévu.

4. Mobiliser les parties prenantes autour de ce changement.

5. Éliminer les obstacles pour inciter à l’action afin de mettre toutes les chances du côté de l’entreprise et obtenir des résultats concrets.

6. Obtenir des résultats à court terme pour garder votre équipe mobilisée et motivée.

7. Bâtir sur les premiers acquis et poursuivre invariablement sur votre lancée en multipliant actions et initiatives pour concrétiser votre vision.

8. Consolider définitivement les changements et ancrer les nouvelles pratiques dans la culture d’entreprise.

Les avantages d’un processus de conduite du changement

Une conduite du changement efficace vous permet de présenter de nouveaux processus à votre équipe ou organisation, sans heurts. Nous avons tendance à être attachés à nos bonnes vieilles habitudes de travail, même si les nouveautés proposées permettraient, objectivement, de fournir un travail plus efficace. Un plan de conduite du changement aide votre équipe à prendre conscience de la valeur apportée par le changement proposé, sans bousculer outre mesure les habitudes de chacun.

Un processus de conduite du changement efficace vous aide à :

• Garder une bonne dynamique de travail dans l’entreprise

• Limiter la résistance au changement

• Favoriser la réussite du changement proposé

• Limiter les conséquences négatives éventuelles liées à ce changement

Quand appliquer un processus de conduite du changement?

Il n'est pas toujours nécessaire d'engager un processus complet pour chaque modification organisationnelle. Un tel processus devient essentiel en présence de résistances significatives ou de réticences au sein de l'entreprise. Chacun réagit différemment au changement, et bousculer les habitudes établies peut s'avérer complexe.

Voici des situations où un processus structuré est recommandé :

• Déploiement de nouveaux outils ou technologies à l'échelle de l'entreprise.

• Modifications structurelles ou hiérarchiques.

• Redéfinition des valeurs ou de la culture organisationnelle.

• Mise à jour des politiques internes ou des programmes RH.

• Périodes de fusion ou d'acquisition.

Chez Asana, notre équipe aide régulièrement les entreprises à mettre en place une stratégie de conduite du changement, favorisant une meilleure adoption des nouvelles pratiques et assurant le succès des projets de transformation. Utiliser Asana pour la gestion du changement permet de mieux organiser et exécuter les tâches, tout en renouvelant la collaboration au sein des équipes.

Planification et implémentation du changement avec Asana

Pour accompagner les équipes dans l'adoption d'Asana, nous avons conçu une méthode basée sur les 8 étapes de Kotter. Cette méthode s'appuie aussi sur les bonnes pratiques de nos clients ayant réussi l'implémentation d'Asana. Nous avons ainsi développé la Méthodologie Asana, un cadre robuste pour l'intégration de nouveaux outils ou technologies à l'échelle organisationnelle.

Les phases de la Méthodologie Asana incluent :

• Identifier vos besoins. Comprendre les motivations et objectifs derrière le changement envisagé.

• Analyser votre situation actuelle. Évaluer l'état actuel pour cibler les améliorations nécessaires.

• Concevoir votre premier processus. Tester et ajuster les nouvelles pratiques.

• Former votre équipe. Éduquer et motiver les collaborateurs pour faciliter l'adoption.

• Préparer votre réussite. Établir des critères de succès et suivre les progrès.

• Mesurer et étendre votre utilisation. Appliquer le changement à plus large échelle basé sur les résultats initiaux.

Étude de cas pratique avec Asana

Supposons que votre équipe envisage d'adopter Asana pour centraliser la gestion des tâches. Initiez ce changement par une phase pilote, en choisissant par exemple le département marketing pour tester l'outil. Créez des environnements de test et formez les employés aux fonctionnalités d'Asana, encourageant les initiatives interfonctionnelles pour mesurer l'efficacité des nouvelles méthodes.

1. Identifier vos besoins

Déterminer la nécessité du changement est essentiel avant de l'implémenter. Évaluez les défis que le changement aidera à surmonter et considérez la réticence potentielle au sein de votre organisation.

Élaborez une "déclaration-bilan" pour clarifier les objectifs et les bénéfices attendus, comme l'amélioration de la productivité et la collaboration. Un exemple pourrait être : « Notre entreprise implémente ce nouvel outil de gestion du travail pour renforcer la collaboration interfonctionnelle et augmenter la transparence, permettant ainsi une meilleure productivité et la réalisation des projets dans les délais prévus. »

Définissez clairement les indicateurs de réussite, tels que les délais de mise en œuvre, les taux d'adoption et d'utilisation, pour mesurer l'efficacité du changement. Enfin, assurez-vous de former une équipe solide pour l'adoption du produit, incluant des rôles clés comme le responsable Normes et Conventions et le spécialiste produit, pour soutenir et défendre le processus de changement au sein de votre organisation.

2. Analyser votre situation actuelle

Avant de mettre en œuvre un changement à grande échelle, il faut d’abord effectuer quelques tests pour s’assurer que tout fonctionne. Commencez par déployer un premier processus sur le nouvel outil afin que votre équipe Adoption produit puisse mettre au point des pratiques et exemples, avant de procéder au déploiement général dans un second temps. Si possible, optez pour un processus collaboratif et assez général afin d’être en mesure de régler tout problème éventuel avant d’étendre la mise en œuvre.

Vous pouvez par exemple sélectionner une équipe ou un service au sein duquel déployer votre nouvel outil de gestion du travail, comme le service marketing. Auparavant, pensez à créer des environnements test pour envisager plusieurs façons d’utiliser l’outil au sein du service choisi. Vous pouvez montrer à ses membres comment mettre à profit le nouvel outil pour mener des campagnes marketing davantage axées sur la collaboration.

3. Concevoir votre premier processus

C’est l’occasion d’appliquer de manière effective votre changement et d’observer ses effets sur un processus particulier. Votre responsable Normes et Conventions doit préalablement former l’équipe ou fournir des lignes directrices à propos du processus en question. Assurez-vous que votre spécialiste produit est également présent pour aider à célébrer les petites victoires et rendre compte du bon fonctionnement du processus à l’essai.

Il est fort possible que de nouvelles questions surgissent. Assurez-vous de prendre note des questions fréquemment posées (et des réponses apportées) de façon à disposer d’une documentation la plus complète possible lorsque vous déploierez ce changement à plus grande échelle.

Prenons un exemple : lors de la mise en place de votre nouvel outil de gestion du travail, vous avez créé des environnements test pour l’équipe marketing. Il ne vous reste plus qu’à organiser des séances de formation avec les membres pour leur préciser le fonctionnement de l’outil. Encouragez-les à planifier des initiatives pluridisciplinaires, comme la campagne marketing qui faisait l’objet d’une démonstration il y a peu. Vérifiez fréquemment que le déploiement suit son cours sans heurts et répondez à toutes les questions de l’équipe. Tout au long du processus, prenez note des petites victoires afin de souligner ces réussites lorsque vous devrez trouver les bons arguments pour inciter les autres équipes à adopter l’outil.

4. Former votre équipe et l’encourager

Les membres de votre équipe se familiariseront progressivement avec le nouveau processus choisi. Faites régulièrement le point avec eux pour savoir si tout se passe bien et célébrer leurs réussites, même les plus modestes. En vous engageant sur cette voie dès la mise en place du changement, vous guiderez votre équipe dans la bonne direction, mais vous pourrez aussi compter sur un groupe de collaborateurs favorables au changement. Ces collègues deviendront à n’en pas douter de vrais défenseurs de votre démarche : un atout inestimable lorsque vous serez prêt à implémenter ce changement à plus grande échelle.

5. Préparer votre réussite

Votre équipe devrait désormais être opérationnelle et bien maîtriser le nouveau processus. Profitez-en pour célébrer les premières victoires de votre équipe, recueillir régulièrement les commentaires de vos pairs, surveiller la bonne adoption de l’outil et définir les bonnes pratiques à adopter. Pour pérenniser votre réussite, n’oubliez pas de proposer une FAQ, des séances de formation et un plan pour permettre l’intégration continue des nouveaux collaborateurs, tout cela en un seul et même endroit.

6. Mesurer et étendre votre utilisation

Lorsque vous avez le sentiment d’avoir résolu les problèmes occasionnés par le changement à petite échelle, il est temps de généraliser la mise en place de ce dernier. Utilisez les séances de formation, la FAQ et les premiers acquis tirés de la mise œuvre de votre premier processus pour guider les autres équipes. Selon la taille de votre entreprise, réservez quelques heures de votre journée pendant lesquelles, accompagné de votre équipe Adoption produit, vous répondrez à toutes les questions éventuelles. Encouragez votre ou vos spécialistes produit à se manifester et à célébrer régulièrement les petites victoires pour renforcer l’adhésion à ce nouvel outil de gestion du travail et créer une bonne dynamique de travail.

Vous avez rempli votre mission. Mener à bien un plan de conduite du changement n’était finalement pas si compliqué, n’est-ce pas ?

Gestion des résistances au changement

La résistance au changement est inévitable lors de la mise en place de nouvelles pratiques au sein d'une nouvelle organisation. Comprendre les origines de cette résistance est essentiel pour l'accompagnement du changement. Cette résistance peut découler de la peur de l'inconnu, de la perturbation des habitudes établies ou d'une incertitude face aux nouvelles exigences.

Pour contrer efficacement cette résistance, vous devrez développer des stratégies pertinentes dans le cadre du change management. Ces stratégies peuvent comprendre des formations interactives, des ateliers de sensibilisation et des simulations qui engagent directement les collaborateurs dans le processus de transformation. L'objectif est de transformer l'anxiété en engagement, en impliquant activement les employés dans les changements.

Asana, en tant qu'outil de gestion de projet, fournit des fonctionnalités essentielles pour identifier et traiter les points de friction lors des transformations de la nouvelle organisation. Asana permet de suivre les progrès, de communiquer les modifications et de collecter les retours des équipes en temps réel. Cela aide à ajuster le processus de change management de manière agile et à renforcer l'adhésion, en montrant concrètement les bénéfices du changement à travers des indicateurs clairs et des résultats tangibles.

La conduite du changement : la clé de tout changement organisationnel

Quel que soit le changement organisationnel que vous souhaitez mettre en œuvre ou la méthode utilisée, une conduite du changement réussie suppose un déploiement réfléchi et mesuré. Misez sur la conduite du changement et aidez votre équipe à réussir sa démarche.

Vous déployez une nouvelle technologie ou un nouvel outil ? Essayez la méthodologie Asana de conduite du changement. Pour en savoir plus sur la manière d’utiliser cette stratégie de conduite du changement pour aider votre équipe à adopter Asana, consultez notre guide.