Aider votre équipe à adopter Asana

Pour faciliter votre transition et élaborer la « méthodologie Asana de conduite du changement » dont nous dressons les contours dans cet article, nous avons étudié les caractéristiques communes aux meilleures équipes Asana, fait appel à l’expertise de nos responsables de la réussite client, et incorporé des stratégies éprouvées de conduite du changement.

Graphique décrivant les six étapes de la méthodologie Asana de conduite du changement pour définir, découvrir, concevoir, former, ajouter des équipes et étendre votre utilisation

Pour optimiser vos chances de réussite, vous pouvez également :

1. Répondre à la question « Pourquoi Asana ? »

Avant d’inviter toute votre équipe sur Asana, assurez-vous de savoir exactement pourquoi vous souhaitez l’utiliser. L’exercice suivant vous aidera à répondre à la question « Pourquoi Asana ? ».

Imaginer votre réussite

Commencez par imaginer un monde idéal dans lequel votre équipe utilise Asana et atteint ses objectifs. Demandez-vous :

  • Quels objectifs Asana va-t-il m’aider à atteindre ?
  • Quelles possibilités aujourd’hui inaccessibles s’offriront-elles à nous à l’avenir ?

Identifier les difficultés

Ensuite, identifiez les difficultés qui vous ont initialement amené à considérer Asana et qui parleront à votre équipe.

Difficulté Exemple
Les responsabilités ne sont pas clairement définies Les actions à effectuer se perdent dans les e-mails et autres outils de communication, et les membres de l’équipe sont dans le flou concernant les échéances ou leurs responsabilités.
La collaboration est difficile Les équipes se focalisent sur leurs propres priorités, et les transferts de dossiers ou transmissions d’informations sont désordonnés voire inexistants.
Les processus ne sont pas harmonisés Au moment de commencer le travail, vous partez de zéro ou chacun fait comme il lui plaît.
La gestion de projet est difficile Vos systèmes sont trop simples ou trop complexes, rendant difficiles la planification des projets et le suivi de leur progression.

Rédiger la déclaration-bilan de vos besoins Asana

Vous êtes à présent prêt à élaborer une déclaration-bilan de vos besoins Asana sur le modèle suivant :

« [L’équipe/l’organisation] utilise Asana pour gérer [tels projets et processus] afin de remédier à [telles difficultés], pour atteindre [tels objectifs]. »

Par exemple : En tant qu’équipe de conception, nous utilisons Asana pour gérer les demandes de conception et les projets de campagne marketing, afin d’éviter les demandes confuses et d’éliminer le travail en double. Il s’agit ainsi de respecter les échéances des campagnes, de nous concentrer sur les éléments prioritaires et de prévenir le surmenage au sein de l’équipe.

Constituer votre équipe Adoption Asana

Maintenant, il est temps de réunir un groupe d’au moins trois personnes pour former votre équipe Adoption Asana, qui comprend les rôles suivants :

Graphique présentant les trois rôles de l’équipe Adoption Asana

  1. Responsable Normes et Conventions : établit des règles de base sur la façon d’utiliser Asana et répond aux questions des membres de l’équipe tout au long du processus.
  2. Responsable Sensibilisation : communique au sujet de la déclaration-bilan des besoins Asana et aide l’équipe à se sentir impliquée.
  3. Responsable Promotion de la réussite : identifie et met en valeur vos réussites au cours du processus afin de maintenir la motivation de l’équipe.

2. Analyser votre situation actuelle

Vous avez désormais une idée précise de la raison pour laquelle votre équipe va utiliser Asana, et pouvez décider du processus ou projet à essayer en premier. Un processus est l’ensemble des étapes à suivre pour atteindre un objectif, tel que la production d’une vidéo ou le lancement d’un nouveau produit. La gestion des processus consiste à concevoir et à suivre toutes ces étapes.

Le processus que vous déciderez de tester dépendra de votre équipe. Idéalement, vous devriez choisir un processus :

  • Collaboratif, impliquant des échanges entre les différents intervenants.
  • Spécifique, comprenant des objectifs et livrables clairs, ou se tenant sur une période fixe.

N’hésitez pas à vous inspirer de nos exemples d’utilisation.

Enfin, posez les bases de votre réussite future en définissant la structure de votre équipe Asana. Généralement, cette dernière reflète la structure de votre organigramme.

Si une seule équipe utilise Asana, vous pouvez l’organiser selon des groupes verticaux, collaboratifs ou d’initiatives au sein de celle-ci.

Graphique présentant la hiérarchie des données Asana et l’organisation des équipes, tâches et projets

3. Concevoir votre premier processus

Assurez-vous de sonder votre équipe au sujet du temps actuellement nécessaire à la réalisation des tâches et à la résolution des points de blocage ou autres problèmes qu’ils cherchent à surmonter. Vous disposerez ainsi d’un point de comparaison pour suivre l’impact d’Asana et voir si ces problèmes sont résolus.

Vous ne savez pas par où commencer ? Nous vous conseillons d’utiliser un modèle.

Lorsque vous concevrez votre premier processus, vous devrez sans doute également vérifier comment Asana s’intègre à vos autres outils pour définir clairement vos attentes concernant quel type de travail effectuer, et où.

Graphique présentant le fonctionnement d’Asana avec les outils de création de fichier, de messagerie et de communication

Commencer à collaborer

Invitez un petit groupe de collègues à se familiariser avec les fonctionnalités et bonnes pratiques d’Asana. Il s’agit d’un outil flexible, n’hésitez donc pas à faire des essais même s’ils ne sont pas « parfaits ».

Lorsque vous êtes prêts, invitez l’ensemble de votre équipe et organisez une réunion de lancement d’Asana, durant laquelle vous aborderez les points de la première étape et présenterez Asana ainsi que votre premier processus.

Pour télécharger notre modèle de présentation de lancement d’Asana, inscrivez-vous à l’un des webinaires à la demande consacrés au lancement d’Asana, puis personnalisez ce modèle selon les besoins propres à votre équipe.

4. Former votre équipe et l’encourager

Partagez les ressources pour « Bien démarrer » présentées ci-dessous afin d’accompagner vos collègues dans l’apprentissage des fondamentaux :

Définir et faire appliquer les conventions pour Asana

Une équipe peut se retrouver bloquée si l’un de ses membres ne sait pas pourquoi, ni quand, utiliser telle ou telle fonctionnalité. Un membre de l’équipe peut très bien être capable de créer une tâche, mais ne pas savoir à quel moment la marquer comme terminée ni comment en définir la priorité. Pour en savoir plus sur les conventions d’équipe sur Asana, veuillez consulter cet article.

Attendez-vous à faire des erreurs et voyez-les comme une bonne occasion d’évoluer ! Le responsable Normes et Conventions devrait vous rappeler de façon constructive la teneur des conventions établies lorsque vous les oubliez.

5. Préparer votre réussite

Une fois votre équipe fonctionnelle, continuez à faire respecter les conventions et faites d’Asana votre source unique de référence pour toute question relative aux processus créés dans l’outil. Voici quelques idées pour vous y aider :

  • Créez un projet Asana de questions et retours à vérifier chaque semaine.
  • Célébrez les premières victoires de votre équipe, petites ou grandes ! Votre responsable Promotion de la réussite pourra mettre en place des récompenses ou un système de célébration en lien avec l’apprentissage et l’utilisation d’Asana.
  • Créez un espace sûr où chacun peut tester les différentes fonctionnalités sans crainte de faire une bêtise.
  • Lancez votre équipe au défi en organisant une « journée sans e-mails », pour vérifier si elle réussit à s’en passer et opte plutôt pour Asana.

Nous vous conseillons également de créer un processus d’intégration pour vos nouveaux collègues, afin qu’ils soient rapidement opérationnels. Jetez un œil à notre modèle d’accueil des nouveaux employés qui devrait vous aider à démarrer, et pensez à intégrer la formation à Asana à votre processus plus général d’intégration.

6. Mesurer les résultats et étendre votre utilisation

Après avoir utilisé Asana pendant un ou deux mois, reprenez ce que vous aviez écrit dans la première section et consultez à nouveau le groupe d’utilisateurs interrogé dans la deuxième section afin de mesurer votre progression. Posez à votre équipe les questions suivantes :

  • Avons-nous atteint notre objectif initial ?
  • Les nouveaux processus fonctionnent-ils correctement ?
  • Le même travail prend-il plus ou moins de temps qu’auparavant ? Combien ?
  • Asana est-il aussi efficace que nous l’espérions ? A-t-il résolu les problèmes tel qu’attendu ?

Si vous êtes parvenu à terminer toutes vos tâches dans les délais impartis, informez vos dirigeants « sponsors » et autres parties prenantes de vos réussites et des progrès accomplis. Vous pouvez même ajouter d’autres projets et processus sur Asana si cela n’est pas déjà fait.

Ressources supplémentaires

Votre apprentissage ne s’arrête pas là. Découvrez comment les autres équipes utilisent Asana et prenez connaissance de bonnes pratiques supplémentaires grâce à une grande sélection de ressources :

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre public pour partager le contenu d’une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.