Élaborer un plan de transition vers Asana

Asana est simple à utiliser, mais rendre votre équipe opérationnelle nécessite une planification minutieuse, de la patience et de la persévérance.

Pour faciliter cette transition, nous avons étudié ce que les meilleures équipes Asana ont en commun tout en faisant appel à l’expertise de nos responsables de la réussite client afin d’optimiser votre stratégie de gestion du passage à Asana.

 La meilleure façon de débuter sur Asana est de profiter d’un essai gratuit de Premium ou Business.

1. Répondre à la question : « Pourquoi Asana ? »

Tout changement nécessite un temps d’adaptation, et c’est d’autant plus vrai lorsqu’il faut modifier le fonctionnement de votre équipe. Avant d’inviter tous vos collègues sur Asana, assurez-vous d’être parfaitement capable de répondre à la question « Pourquoi Asana ? » afin que l’ensemble de votre équipe et chacun de ses membres restent motivés et sur la bonne voie.

Imaginer votre réussite grâce à Asana

Commencez par imaginer un monde idéal dans lequel votre équipe utilise Asana et atteint ses objectifs. Demandez-vous :

  • Quels objectifs Asana va-t-il m’aider à atteindre ?
  • Quelles sont mes priorités ?
  • Sur quels projets ai-je l’intention de travailler dans Asana ?
  • Quels processus ai-je l’intention d’utiliser dans Asana ?

Identifier les difficultés

Ensuite, identifiez les difficultés auxquelles votre équipe risque d’être confrontée et qu’Asana va vous aider à résoudre. Par exemple :

Difficulté Exemple
Les informations sont éparpillées Les demandes et les informations sont disséminées dans les e-mails, les fichiers partagés et d’autres applications
La collaboration est difficile Les équipes et les personnes travaillent de façon cloisonnée
Les processus ne sont pas harmonisés À chaque fois que vous démarrez un projet, vous devez repartir de zéro
Les responsabilités ne sont pas clairement définies Certains collègues ne respectent pas les échéances, font deux fois la même tâche ou ne savent pas qui fait quoi
La gestion de projet est difficile Vous ne pouvez pas consulter votre échéancier ni gérer vos tâches

Formuler votre objectif par écrit

Après avoir identifié vos objectifs et les problèmes à résoudre avec Asana, formulez l’objectif à atteindre. Par exemple :

2. Élaborer votre plan de transition

Maintenant que vous savez pourquoi vous souhaitez utiliser Asana, il est temps de mettre en place un premier plan de transition. Ce plan doit définir les attentes et fixer un échéancier pour que vous puissiez vous assurer du bon déroulement de la transition. Vous pouvez le créer sous forme de projet Asana, en ajoutant des tâches pour chaque étape.

Éléments à prendre en compte dans un plan de transition

Chaque plan de transition est légèrement différent, mais tous impliquent que vous fassiez les choses suivantes :

  • Choisissez le premier processus à essayer dans Asana et intégrez-le dans un projet. Consultez la section suivante pour obtenir des conseils.
  • Informez les parties prenantes influentes (chefs d’équipe, responsables) en mesure de promouvoir et d’encourager l’utilisation d’Asana.
  • Invitez des collègues sur Asana. Vous pouvez utiliser notre modèle d’e-mail.
  • Organisez une réunion de lancement pour définir les attentes et annoncer que vous essayez Asana.
  • Identifiez les principaux jalons. Par exemple, « tout le monde a attribué et terminé une tâche d’ici la semaine 3 ».

 La plupart des équipes ont besoin d’environ deux mois pour se familiariser avec Asana et l’adopter. Accélérez votre transition avec les formations de l’Asana Academy.

3. Choisir votre premier processus

Maintenant que votre plan est prêt, demandez à quelques personnes de vous rejoindre sur Asana avant d’inviter l’ensemble de votre équipe. Le choix du processus doit se faire en fonction de votre équipe, mais assurez-vous qu’il s’agit d’un processus :

  • Être simple et précis
  • Nécessiter une collaboration étroite entre les membres de votre équipe
  • Présenter des objectifs, étapes et livrables clairs
  • Qui est actuellement peu fonctionnel ou a été conçu à la va-vite
  • Offrir un suivi utile pour votre équipe

Vous pouvez pas exemple commencer par créer une demande de travail ou une réunion d’équipe.

Une fois le projet créé, laissez vos collègues se familiariser avec les fonctionnalités et identifier le processus le mieux adapté au projet. La plupart des changements effectués dans Asana sont faciles à annuler, alors n’hésitez pas à faire des essais pour bien tout assimiler.

Lorsque votre projet test est prêt, invitez l’ensemble de votre équipe et organisez une réunion de lancement d’Asana, durant laquelle vous aborderez les points de la première étape et présenterez Asana ainsi que votre projet test.

4. Prendre de bonnes habitudes

À mesure que votre équipe se familiarise avec la plate-forme, commencez à définir la façon dont vous allez utiliser Asana (ex. : quelle est la marche à suivre pour créer un projet ? Que faire si l’échéance d’une tâche n’est pas respectée ?) Ainsi, chacun est sûr de ne pas faire de bêtise et toute l’équipe s’accorde sur les bonnes méthodes à adopter.

Définir et appliquer des conventions pour Asana

Il arrive que certaines équipes rencontrent des obstacles, non pas parce qu’elles n’arrivent pas à utiliser les fonctionnalités d’Asana, mais parce qu’elles ne savent pas quand et pourquoi les utiliser. Un membre de l’équipe peut très bien savoir comment créer un projet, mais pas quand il faut le faire, ni comment le gérer.

Lisez nos recommandations et bonnes pratiques pour les mettre en œuvre dans votre équipe ou utilisez-les comme point de départ.

Une fois les conventions établies, utilisez ces astuces pour aider votre équipe à rester sur la bonne voie :

  • Configurez un projet Asana dans lequel chacun peut poser des questions et donner son avis, puis passez-les en revue régulièrement.
  • Désignez une personne ayant pour rôle de faire appliquer les conventions de façon conviviale pour guider les membres de l’équipe.
  • Récompensez les personnes qui découvrent et utilisent Asana.
  • Créez un espace sûr où chacun peut tester les différentes fonctionnalités sans crainte de faire une bêtise.

5. Encourager et généraliser l’utilisation d’Asana

Vous et votre équipe avez presque terminé votre transition vers Asana. Repensez à ce que vous avez écrit lors de la première étape pour savoir où vous en êtes. Avez-vous atteint votre objectif ? Les nouveaux processus fonctionnent-ils correctement ? Asana est-il aussi efficace que vous l’espériez ?

Si vous êtes parvenu à terminer toutes vos tâches dans les délais impartis, informez vos sponsors et les parties prenantes de vos réussites et des progrès accomplis. Vous pouvez même ajouter d’autres projets et processus dans Asana si ce n’est pas déjà fait.

 Besoin d’idées de projets à ajouter sur Asana ou de conseils pour les créer ? Gagnez du temps en utilisant nos modèles, puis jetez un coup d’œil à nos exemples, conseils et bonnes pratiques regroupés dans notre guide.

Mais l’apprentissage ne s’arrête pas ici. Découvrez comment les autres équipes utilisent Asana et prenez connaissance d’autres bonnes pratiques grâce à notre large palette de ressources :

Le déploiement d’Asana au sein de votre équipe ne se fait pas toujours rapidement et simplement. Toutefois, dès la fin de la période de transition, la collaboration et la productivité deviendront plus simples que jamais.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.