Élaborer un plan de transition vers Asana

Asana est simple à utiliser, mais rendre votre équipe opérationnelle nécessite une planification minutieuse, de la patience et de la persévérance.

Pour faciliter cette transition, nous avons étudié ce que les meilleures équipes Asana ont en commun tout en faisant appel à l’expertise de nos gestionnaires de la réussite des clients afin d’optimiser votre stratégie de gestion du passage à Asana.

Le meilleur moyen de démarrer sur Asana est d’utiliser Premium. Vous n’avez pas Premium ? Essayez-le gratuitement ! Vous pourrez ainsi passer la configuration et utiliser notre modèle de prise en charge et de transition des équipes.

1. Répondre à la question : « Pourquoi Asana ? »

Tout changement nécessite un temps d’adaptation, et c’est d’autant plus vrai lorsqu’il faut modifier le fonctionnement de votre équipe. Avant d’inviter tous vos collègues sur Asana, assurez-vous d’être parfaitement capable de répondre à la question « Pourquoi Asana ? » afin que l’ensemble de votre équipe et chacun de ses membres restent motivés et sur la bonne voie.

Imaginer votre réussite grâce à Asana

Commencez par imaginer un monde idéal dans lequel votre équipe utilise Asana et atteint ses objectifs. Demandez-vous :

  • Quels objectifs Asana va-t-il m’aider à atteindre ?
  • Quelles sont mes priorités ?
  • Sur quels projets ai-je l’intention de travailler dans Asana ?
  • Quels processus ai-je l’intention d’utiliser dans Asana ?

Identifier les difficultés

Ensuite, identifiez les difficultés auxquelles votre équipe risque d’être confrontée et qu’Asana va vous aider à résoudre. Par exemple :

Difficulté Exemple
Les informations sont éparpillées Les demandes et les informations sont disséminées dans les e-mails, les fichiers partagés et d’autres applications
La collaboration est difficile Les équipes et les personnes travaillent de façon cloisonnée
Les processus ne sont pas harmonisés À chaque fois que vous démarrez un projet, vous devez repartir de zéro
Les responsabilités ne sont pas clairement définies Certains collègues ne respectent pas les échéances, font deux fois la même tâche ou ne savent pas qui fait quoi
La gestion de projet est difficile Vous ne pouvez pas consulter votre échéancier ni gérer vos tâches

Formuler votre objectif par écrit

Après avoir identifié vos objectifs et les problèmes à résoudre avec Asana, formulez l’objectif à atteindre. Par exemple :

2. Élaborer votre plan de transition

Maintenant que vous savez pourquoi vous souhaitez utiliser Asana, il est temps de mettre en place un premier plan de transition. Ce plan doit définir les attentes et fixer un échéancier pour que vous puissiez vous assurer du bon déroulement de la transition. Vous pouvez le créer sous forme de projet Asana, en ajoutant des tâches pour chaque étape.

Éléments à prendre en compte dans un plan de transition

Chaque plan de transition est légèrement différent, mais tous impliquent que vous fassiez les choses suivantes :

  • Choisissez le premier processus à essayer dans Asana et intégrez-le dans un projet. Consultez la section suivante pour obtenir des conseils.
  • Informez les parties prenantes influentes (chefs d’équipe, responsables) en mesure de promouvoir et d’encourager l’utilisation d’Asana.
  • Invitez des collègues sur Asana. Vous pouvez utiliser notre modèle d’e-mail.
  • Organisez une réunion de lancement d’Asana.
  • Identifiez les principales étapes intermédiaires. Par exemple, « tout le monde a attribué et terminé une tâche d’ici la semaine 3 ».

La plupart des équipes ont besoin d’environ deux mois pour se familiariser avec Asana et l’adopter. Démarrez votre plan de transition en beauté à l’aide de notre modèle.

3. Choisir votre premier processus

Maintenant que votre plan est prêt, demandez à quelques personnes de vous rejoindre sur Asana avant d’inviter l’ensemble de votre équipe. Le choix du processus doit se faire en fonction de votre équipe, mais assurez-vous qu’il s’agit d’un processus :

  • simple et précis
  • qui nécessite une collaboration étroite entre les membres de votre équipe
  • associé à des objectifs, des étapes et des livrables clairs
  • actuellement peu fonctionnel ou conçu à la va-vite
  • dont le suivi est utile pour votre équipe

Par exemple, vous pouvez commencer par créer un projet correspondant à une demande de travail ou à une réunion d’équipe.

Ce projet peut être créé par l’ensemble de l’équipe ou par un membre spécifique. Consultez notre guide pour découvrir les bonnes pratiques concernant la création de projets.

Une fois le projet créé, laissez vos collègues se familiariser avec les fonctionnalités et identifier le processus le mieux adapté au projet. La plupart des changements effectués dans Asana sont faciles à annuler, alors n’hésitez pas à faire des essais pour bien tout assimiler.

Prenez rapidement l’outil en main en choisissant l’un de nos modèles de projet ou en suivant les étapes décrites dans notre guide.

Lorsque votre projet test est prêt, invitez l’ensemble de votre équipe et organisez une réunion de lancement d’Asana, durant laquelle vous aborderez les points de la première étape et présenterez Asana ainsi que votre projet test.

4. Prendre de bonnes habitudes

À mesure que votre équipe se familiarise avec la plate-forme, commencez à définir la façon dont vous allez utiliser Asana (ex. : quelle est la marche à suivre pour créer un projet ? Que faire si l’échéance d’une tâche n’est pas respectée ?) Ainsi, chacun est sûr de ne pas faire de bêtise et toute l’équipe s’accorde sur les bonnes méthodes à adopter.

Définir et appliquer des conventions pour Asana

Il arrive que certaines équipes rencontrent des obstacles, non pas parce qu’elles n’arrivent pas à utiliser les fonctionnalités d’Asana, mais parce qu’elles ne savent pas quand et pourquoi les utiliser. Un membre de l’équipe peut très bien savoir comment créer un projet, mais pas quand il faut le faire, ni comment le gérer.

Lisez nos recommandations et bonnes pratiques pour les mettre en œuvre dans votre équipe ou utilisez-les comme point de départ.

Une fois les conventions établies, utilisez ces astuces pour aider votre équipe à rester sur la bonne voie :

  • Configurez un projet Asana dans lequel chacun peut poser des questions et donner son avis, puis passez-les en revue régulièrement.
  • Désignez une personne ayant pour rôle de faire appliquer les conventions de façon conviviale pour guider les membres de l’équipe.
  • Récompensez les personnes qui découvrent et utilisent Asana.
  • Créez un espace sûr où chacun peut tester les différentes fonctionnalités sans crainte de faire une bêtise.

5. Encourager et généraliser l’utilisation d’Asana

Vous et votre équipe avez presque terminé votre transition vers Asana. Repensez à ce que vous avez écrit lors de la première étape pour savoir où vous en êtes. Avez-vous atteint votre objectif ? Les nouveaux processus fonctionnent-ils correctement ? Asana est-il aussi efficace que vous l’espériez ?

Si vous êtes parvenu à terminer toutes vos tâches dans les délais impartis, informez vos sponsors et les parties prenantes de vos réussites et des progrès accomplis. Vous pouvez même ajouter d’autres projets et processus dans Asana si ce n’est pas déjà fait.

Besoin d’idées de projets à ajouter dans Asana ou de conseils sur la façon de les créer ? Consultez notre guide ou utilisez l’un de nos modèles.

Mais l’apprentissage ne s’arrête pas ici. Découvrez comment les autres équipes utilisent Asana et prenez connaissance d’autres bonnes pratiques grâce à notre large palette de ressources :

Le déploiement d’Asana au sein de votre équipe ne se fait pas toujours rapidement et simplement. Toutefois, dès la fin de la période de transition, la collaboration et la productivité deviendront plus simples que jamais.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Élaborez une stratégie de gestion des changements pour préparer votre équipe et les processus de votre entreprise au passage à Asana.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de