5 phases de gestion de projet pour un meilleur processus d’équipe

Souvent incomprise, la gestion de projet est perçue par de nombreux professionnels comme la gestion des délais, point. Ce serait pourtant bien réducteur ! Heureusement, nous avons rédigé pour vous ce guide facile à lire, qui décortique les cinq phases de la gestion de projet.

Pour quelle raison faut-il absolument avoir connaissance de ces cinq phases ? C’est simple : comprendre le cycle de vie de la gestion de projet vous aidera à mettre en place de meilleurs processus en interne, en vous appuyant sur un logiciel de gestion de projet.

Ce modèle en cinq phases a été établi par le Project Management Institute (PMI) dans le guide PMBOK® du cycle de vie de projet, aussi connu sous le nom de « Project Management Body of Knowledge » (Guide du corpus des connaissances en management de projet). Le guide PMBOK® est une excellente référence à suivre par tous les professionnels qui cherchent à approfondir leurs connaissances en gestion de projet et faire évoluer les compétences qui s’y rapportent.

Commençons par une présentation rapide des différentes phases de gestion de projet. Si vous le souhaitez, vous pouvez également passer directement au triangle d’or de la gestion de projet.

1. Démarrage du projet

La phase initiale du modèle de gestion de projet est l’occasion de définir le projet dans ses grandes lignes, d’identifier ses sponsors et participants, ainsi que d’entamer la phase de recherche préliminaire. Vous pouvez aussi en profiter pour consigner tous les détails du projet par écrit de façon à présenter aisément le plan de communication au reste de l’équipe. La plupart des équipes organisent une réunion de lancement ou réalisent une étude de faisabilité pour marquer le début d’un projet. La méthode de lancement choisie devrait dépendre du style de communication privilégié par votre équipe.

Outre présenter l’idée de base derrière le projet, vous devriez également en préciser les avantages, les coûts, ainsi que les facteurs de risques associés aux livrables. Vous pouvez aussi vous intéresser à d’autres indicateurs en fonction des méthodes employées par votre organisation pour évaluer la réussite du projet.

Une fois le projet analysé, vous pourrez concevoir un business case, ou dans le cas d’un projet à plus petite échelle, une charte. Ces outils peuvent vous aider à présenter votre projet et à le décrire en détail, en précisant certaines informations : objectifs, budget, calendrier, etc. Business case et charte feront de très bons documents de référence par la suite et vous permettront d’identifier vos objectifs de projet sur le long terme.

Voici quelques exemples de données à inclure dans votre business case ou charte de projet.

• Nom de l’entreprise : Apollo Enterprises

• Nom du projet : le guide des OKR

• Chef de projet : Kabir Madan

• Objectif : ce rapport a pour objectif d’augmenter la génération de leads en proposant des ressources exceptionnelles à notre clientèle.

• Participants : Daniela Vargas, Camille Mourin, Rémi Brousse.

• Calendrier : du 1er juin au 20 juillet 2021.

• Avantages : ce rapport nous offrira notamment un avantage concurrentiel et permettra la création d’un nouveau tunnel de conversion, d’où un ROI élevé compte tenu du faible budget nécessaire au projet.

• Risques : les avantages dépassent les risques, mais nous pourrions attirer des leads non qualifiés qui ne seront pas convertis.

2. Planification du projet

Au cours de l’étape dédiée à la planification de la gestion de projet, vous établirez des objectifs précis en vous appuyant sur une feuille de route. Vous avez l’embarras du choix quant aux méthodes employées pour concrétiser la planification de vos objectifs, mais s’il ne fallait citer que trois exemples de stratégies idéales pour débuter, les voici : les objectifs SMART, les objectifs CLEAR, et les objectifs et résultats clés (OKR).

Spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporellement défini : voici à quoi correspond l’acronyme de la méthode « SMART », plébiscitée par de nombreuses équipes pour sa capacité à optimiser la communication, à les aider à établir une feuille de route concrète et ainsi à faciliter le suivi des indicateurs.

Quant à l’acronyme CLEAR, il regroupe les termes suivants : collaboratif, limité, émotionnel, appréciable et (à) raffiner. De nombreuses équipes préfèrent employer cette méthode du fait de son plus grand réalisme en pratique et de sa focalisation sur la collaboration.

Enfin, parlons des OKR, qui se distinguent davantage des deux autres méthodes. Celle-ci permet à toute l’entreprise de prendre connaissance des objectifs, d’où une meilleure visibilité générale. Au lieu de commencer par établir un projet avant de définir votre objectif, avec les OKR, vous vous fixez d’abord un objectif et concevez vos projets autour de celui-ci. Renseignez-vous sur la gestion des objectifs avec les OKR pour découvrir si cette méthode convient à votre organisation.

Objectifs SMART, CLEAR ou OKR :

Ces trois stratégies se basent sur des approches différentes, mais elles produisent toutes des résultats comparables. Le choix de la méthode qui correspond le mieux à votre objectif commercial vous revient.

Parmi les ressources complémentaires à utiliser au cours de la phase de planification de la gestion de projet et qui vous aideront à communiquer clairement les informations aux participants, citons les diagrammes de jalons et de Gantt, ainsi que les analyses de gestion des risques. Si ces points auront sûrement déjà été abordés au moment où vous avez défini la portée initiale du projet, la phase de planification est le moment idéal pour examiner plus en détail ses objectifs, buts et risques.

Voici un exemple détaillant les différents éléments d’un objectif à l’aide de la méthodologie de gestion de projet SMART.

Objectif initial : augmenter la génération de leads.

Objectif SMART amélioré :

• Spécifique : augmenter la génération de leads en diffusant un guide des ressources.

• Mesurable : augmenter la génération mensuelle de leads de 15 %.

• Atteignable : à la suite d’une étude récente, nous avons appris que nos clients aimeraient avoir accès à un guide des ressources.

• Réaliste : obtenir les coordonnées des clients en échange de notre guide des ressources.

• Temporellement défini : produire un guide annuel des ressources chaque mois de janvier pour maintenir notre trafic de leads.

3. Mise en œuvre du projet

La phase de mise en œuvre demandera à votre équipe de se concentrer sur les objectifs établis et leur atteinte. Pour ce faire, ses membres s’appuieront sur les informations recueillies lors des deux premières étapes pour créer et lancer le projet dans les délais impartis, en misant sur le travail d’équipe et la collaboration.

Commencez par attribuer des tâches aux membres de l’équipe. Si vous faites déjà appel à un outil de gestion de projet, vous pouvez ajouter ces tâches à votre processus de façon à ce que votre équipe puisse aisément accéder aux ressources et communiquer, le tout au même endroit. Les logiciels de chronologie de projet et autres outils de mapping sont aussi de bonnes pistes pour aider votre équipe à visualiser chaque étape.

Ensuite, il est temps de préparer votre méthodologie dédiée au suivi et à la réussite du projet : chacun doit pouvoir se faire une idée précise de la façon dont vous évaluerez les résultats. Il peut s’agir d’indicateurs de performance particuliers à suivre ou encore d’objectifs post-campagne à atteindre.

Et puisque les échéances et les charges de travail évoluent d’un jour sur l’autre, n’oubliez pas d’actualiser le calendrier de projet selon vos besoins et de supprimer les dépendances une fois celles-ci remplies. Si votre projet comporte une date butoir stricte, pensez à organiser votre calendrier d’équipe par degré de priorité. Nous vous conseillons de faire régulièrement le point avec les membres de l’équipe pour vous assurer que le projet suit son cours comme prévu et que les livrables seront prêts.

Si les emplois du temps sont sujet à changement, vous devez tout de même respecter au maximum le calendrier initial pour éviter toute dérive des objectifs. Autrement dit, mieux vaut ne pas trop s’éloigner de la portée initiale du projet.

Penchons-nous sur cet exemple de plan chronologique pour mieux comprendre comment organiser une structure destinée à bien répartir le travail.

Calendrier du projet : du 1er juin au 20 juillet 2021

Équipe projet: Kabir Madan, Daniela Vargas, Camille Mourin, Rémi Brousse

• 1er juin : Kabir crée les tâches du projet et les attribue aux membres de l’équipe.

• 14 juin : Daniela recueille des données pour les ressources.

• 18 juin : Daniela classe les données et les envoie à Rémi, qui se chargera de la conception.

• 28 juin : Rémi envoie une première ébauche de design à Kabir pour révision.

• 1er juillet : Kabir envoie ses retours sur le design.

• 6 juillet : Rémi soumet le design définitif à Camille, qui s’occupera de son implémentation.

• 12 juillet : Camille soumet le site de staging à Kabir pour révision.

• 15 juillet : Kabir envoie ses retours sur le site de staging.

• 19 juillet : Camille soumet le site de staging à l’équipe, qui le testera.

• 20 juillet : mise en ligne du guide des ressources.

4. Suivi de l’efficacité

Évaluer l’efficacité du projet représente une étape primordiale, et ce pour plusieurs raisons. Déjà parce qu’elle est nécessaire si vous souhaitez optimiser ce projet à l’avenir, mais aussi pour les membres de l’équipe, qui ont beaucoup à apprendre des réussites comme des échecs. Vous pouvez faire appel à un logiciel de gestion des objectifs, qui vous proposera un large choix d’indicateurs clés de performance (KPI ou ICP en français) pour vous aider à établir des objectifs stratégiques et à les atteindre. Les KPI à privilégier dépendront de votre secteur d’activité et du type de projet sur lequel vous travaillez.

Parmi l’un des premiers indicateurs de performance auquel vous intéresser se trouve l’objectif initial. Le projet a-t-il réglé le problème à résoudre ? Rien de plus facile que de perdre le fil quant à votre objectif de base ! Pourtant, vous devez le garder en tête au moment d’évaluer votre efficacité.

La prochaine étape consiste à analyser les autres KPI afin de déterminer si oui ou non le projet a été une réussite. Voici quelques-uns des nombreux indicateurs couramment utilisés : le retour sur investissement (ROI), l’indice de performance des coûts (CPI ou IPC en français), la valeur planifiée, le coût réel et la valeur acquise.

Abordez le sujet du succès du projet avec les participants, que ce soit pour discuter des points forts comme des faiblesses. Pour que l’équipe puisse apprendre de ses erreurs, la communication autour du feedback doit être sincère et ouverte.

Ci-dessous, vous trouverez plusieurs exemples d’indicateurs clés de performance (KPI).

• Objectif du projet : augmenter l’acquisition mensuelle de leads de 15 %.

• Coût réel : 6 487 € en heures facturables.

• Valeur acquise : 47 300 € en croissance d’acquisition mensuelle.

• Retour sur investissement : 40 813 €.

• Indice de performance vision planning (valeur acquise divisée par la valeur planifiée) : 0,88.

• Coût d’acquisition client (coût divisé par le nombre de leads) : 0,61 € par lead.

• Acquisition mensuelle de leads : hausse de 18 %.

• Trafic mensuel du site : hausse de 4 %.

• Taux de marge net : hausse de 8 %.

5. Clôture du projet

C’est cette phase qui varie le plus selon les différentes équipes et entreprises. Certains aiment prendre le temps de revenir sur le travail accompli, tandis que d’autres préfèrent se lancer immédiatement dans le prochain projet. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon de clôturer un projet, et lorsqu’il s’agit de déterminer ce qui convient le mieux à votre équipe, la décision vous revient.

Au moment de clôturer votre projet, vous souhaiterez certainement vous réunir avec l’ensemble des parties prenantes pour débattre des résultats. Dans ces cas-là, on parle le plus souvent de réunion « post-mortem ». Si vous décidez d’en organiser une et que vous souhaitez vous assurer que toutes les questions essentielles y seront abordées, nous vous conseillons d’envoyer un questionnaire anonyme aux participants au préalable. Au cours de la réunion, vous pourrez faire le point sur les résultats mesurés par les indicateurs de performance sélectionnés durant la phase concernée. Toutes les personnes impliquées auront ainsi un aperçu précis des points forts et des améliorations nécessaires : l’idéal pour éviter de répéter les mêmes erreurs à l’avenir !

Autre astuce utile, nous vous recommandons de trier les documents relatifs au projet et de les conserver dans un dossier qui sera partagé avec les membres de l’équipe jusqu’à sa clôture : briefs, modèles, ressources de rédaction, fichiers de conception, travaux de développement, etc. Vous serez ravis d’avoir tous ces documents à portée de main au moment d’évaluer vos résultats.

Dernier point que nous sommes malheureusement trop nombreux à négliger, cette phase de clôture est aussi l’occasion d’assurer le suivi des résultats. Votre équipe a-t-elle la fâcheuse habitude de mettre en place de nouveaux projets en oubliant les précédents ? Gardez à l’esprit que vous devez sans cesse évaluer vos options et les renouveler si vous souhaitez optimiser la mise en œuvre de vos projets et continuer à développer vos activités.

Voici un exemple d’ordre du jour de réunion post-mortem qui vous aidera à bien clôturer votre prochain projet.

Nom du projet : le guide des OKR

Date : 20 août 2021

Heure : de 10 h à 11 h UTC+1

Ordre du jour détaillé :

• Bref résumé du projet (10 h) : Kabir passera en revue les buts et objectifs initiaux du projet, et fera le récapitulatif des livrables.

• Résumé des résultats attendus (10 h 15) : Kabir passera en revue les résultats du projet, en particulier notre objectif initial en matière de génération de leads et autres indicateurs de performance clés.

• Perspective des participants au projet (10 h 30) : Kabir, Daniela, Camille et Rémi donneront leur avis sur les points forts et les axes d’amélioration.

• Tâches post-réunion : Kabir enverra les notes de réunion le 20 août avant la fin de journée et les optimisations de programme seront réalisées d’ici le 3 septembre.

Avant de vous rendre à la réunion, merci de réfléchir à des solutions pour améliorer nos résultats à l’avenir.

Les avantages de la gestion de projet

Alors qu’un même travailleur de la connaissance bascule en moyenne jusqu’à 25 fois par jour entre 10 applications et que la majeure partie des équipes travaille encore à distance, le travail en équipe n’aura jamais été aussi décentralisé. Dans ce contexte, la gestion de projet est donc d’autant plus indispensable à la réussite des entreprises. Quelle que soit la taille de votre équipe, vous rencontrez sans doute des difficultés à organiser vos tâches et vos communications sur le long terme : suivez ces cinq étapes de gestion de projet pour aider votre équipe à garder le cap et maximiser sa productivité.

Outre le fait de bien comprendre le cycle de vie de la gestion de projet, avoir conscience de ces phases a d’autres avantages. Avec le bon outil de gestion de projet, vous pourrez regrouper tâches et objectifs au même endroit, et tout organiser. Par ailleurs, c’est un excellent moyen d’éliminer tout risque de confusion, de promouvoir efficacité et efficience d’équipe, ainsi que d’harmoniser vos communications. Vous aurez ainsi plus de temps pour l’essentiel, notamment pour développer vos activités avec succès.

Pour perfectionner vos méthodes actuelles, vous pouvez déjà commencer par vous informer régulièrement au sujet des nouveaux outils et ressources. En effet, si les tableaux Kanban, les sprints Scrum et autres méthodologies de gestion de projet existent depuis bien longtemps, différents logiciels proposent des fonctionnalités qui vous aideront à passer à la vitesse supérieure : de quoi s’entourer d’une équipe productive, qui réussit ce qu’elle entreprend. Surtout, rappelez-vous qu’en gestion de projet, il faut toujours tester de nouvelles méthodes.

Gérez l’ingérable

Il y a tant à faire... par où commencer ? La réponse est simple : par votre équipe ! Au final, vous avez pour objectif d’aider les membres de l’équipe à donner le meilleur d’eux-mêmes.

En vous appuyant sur un logiciel de productivité et grâce au processus et aux outils de gestion de projet que vous avez mis en place, vous devriez pouvoir mieux communiquer, améliorer votre productivité et faire baisser la pression au niveau des délais. Et en cas de doute, vous pouvez toujours vous adresser à votre équipe. Vous seriez étonné de voir tout ce dont une équipe est capable lorsqu’elle met en commun ses connaissances pour travailler de concert.

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