L’étude de faisabilité en gestion de projet : mode d’emploi

Vous avez hâte d’organiser un projet complexe de grande ampleur qui pourrait avoir d’énormes retombées positives sur votre entreprise ? Évidemment, ce type de projet pourrait bien faire bouger les choses, mais d’un autre côté… le spectre de l’échec vous hante.

Heureusement, nous avons la solution pour vous rassurer : l’étude de faisabilité. Vous n’en avez encore jamais réalisé en gestion de projet ? N’ayez crainte, nous allons tout vous expliquer dans cet article et vous aider à vous lancer.

Qu’est-ce qu’une étude de faisabilité ?

Pour faire simple, elle consiste à évaluer la probabilité de réussite d’un plan de projet. En effet, l’étude de faisabilité vous permet de juger du réalisme de votre plan et de donner le feu vert (ou non) pour la mise en œuvre du projet.

Pour ce faire, elle vise à répondre à ces deux questions :

1. Votre équipe dispose-t-elle des outils et ressources nécessaires pour terminer ce projet ?

2. Le retour sur investissement sera-t-il suffisant pour justifier la mise en place du projet ?

Ce type d’études est particulièrement utile pour les projets qui représentent des investissements notables pour votre entreprise, ainsi que pour les projets qui pourraient grandement influer votre présence sur le marché.

En tant que chef de projet, vous n’êtes peut-être pas directement responsable de son élaboration, mais vous devez tout de même savoir en quoi elle consiste. En effet, le fait d’avoir une bonne connaissance des différents éléments qui composent l’étude de faisabilité vous aidera à soutenir l’équipe chargée de sa réalisation et à garantir des résultats optimaux pour votre projet.

À quel moment la réaliser ?

L’étude de faisabilité fait partie du processus de planification du projet et devrait être réalisée une fois le projet présenté, avant que le travail ne débute. Bien souvent, elle s’accompagne d’une analyse SWOT ou d’une évaluation des risques du projet, selon le projet concerné.

Les études de faisabilité vous aident à :

• Confirmer les opportunités du marché avant de vous engager dans un projet

• Affiner vos possibilités d’affaires

• Faire le point sur les avantages et les inconvénients de l’initiative proposée

• Fournir davantage d’informations avant de donner son aval/opposer un refus

L’étude de faisabilité ne sera pas absolument nécessaire si :

• Vous savez déjà que le projet est réalisable

• Vous avez mené un projet similaire par le passé

• Vos concurrents ont mis en place une initiative semblable sur le marché, avec succès

• Vous réalisez un petit projet tout simple dont les conséquences à long terme sur vos activités seront limitées

• Votre équipe a réalisé une étude de faisabilité de ce style au cours des trois dernières années

Vous devez avant tout vous rappeler que l’étude de faisabilité ne fait pas office de présentation de projet. La présentation a pour but d’évaluer l’intérêt du projet pour votre entreprise, de même que déterminer si ses objectifs vont dans le sens de votre plan stratégique global. En général, l’étude de faisabilité est effectuée une fois le projet validé, afin de confirmer que ce dernier est réalisable avec les outils et les ressources dont vous disposez.

Étude de faisabilité ou charte de projet ?

La charte de projet est un document relativement informel qui sert à présenter le projet en question aux parties prenantes. On peut donc la voir comme un bref argumentaire expliquant les objectifs, la portée et les responsabilités de chacun au sein du projet. Habituellement, la charte de projet est soumise au sponsor ou aux membres de la direction concernés pour approbation.

Quant à l’étude de faisabilité, elle devrait être élaborée une fois la charte de projet ratifiée. En effet, ce document ne vise pas à déterminer si le projet rentre bien dans le cadre des objectifs d’équipe ou non, mais plutôt à s’assurer que votre équipe sera en mesure de le réaliser.

Étude de faisabilité ou business case ?

Le business case est pour ainsi dire une version plus officielle de la charte de projet. Là où cette dernière est généralement réservée à des initiatives plus petites ou relativement simples, l’emploi du business case est idéal dans le cadre d’une initiative complexe de plus grande ampleur qui aura des conséquences majeures sur vos activités. Ce document plus long et plus formel comprendra également des informations financières et impliquera le plus souvent des intervenants plus chevronnés.

Une fois votre business case approuvé par les acteurs concernés, il est temps de réaliser une étude de faisabilité pour vous assurer que le travail est réalisable. Dans le cas contraire, vous pouvez toujours vous adresser aux membres de l’équipe de direction impliqués pour leur demander davantage de ressources, d’outils ou plus de temps pour changer la donne.

Étude de faisabilité ou business plan ?

Le business plan est un document formel expliquant les objectifs de votre organisation. En général, on le rédige au moment de créer l’entreprise ou lorsque celle-ci prend un virage dans ses activités. Il conditionne nombre de vos décisions commerciales, notamment votre plan stratégique sur trois à cinq ans.

À mesure que vous mettrez en œuvre votre business plan et votre plan stratégique, vous investirez dans différents projets individuels. L’étude de faisabilité vous permettra d’évaluer votre capacité à concrétiser un projet ou une initiative individuelle.

Les 4 composantes d’une étude de faisabilité

L’étude de faisabilité se divise en quatre grands aspects : technique, financier, commercial (adaptation au marché) et opérationnel. Certains considèrent aussi que ces éléments constituent quatre types d’études de faisabilité différents, bien que la plupart des études se penchent sur les quatre à la fois.

La faisabilité technique

L’étude de faisabilité technique fait le point sur les ressources techniques disponibles pour le projet. Elle détermine donc si oui ou non vous disposez du bon équipement, si celui-ci est en quantité suffisante et si vous avez les connaissances techniques adéquates pour remplir vos objectifs de projet. Un exemple : si votre plan de projet prévoit de créer 50 000 produits par mois, mais que vos usines ne peuvent en produire que 30 000, alors ce projet ne sera pas réalisable techniquement.

La faisabilité financière

La faisabilité financière indique si votre projet est viable financièrement ou non. Son étude analyse notamment le rapport coûts/avantages du projet. Elle prévoit également le retour sur investissement (ROI) attendu, tout en faisant état des risques financiers éventuels. Le but final de cette étude consiste à identifier les avantages économiques inhérents au projet.

La faisabilité commerciale (marché)

La faisabilité commerciale évalue les performances prévisionnelles des livrables du projet sur le marché, telles qu’estimées par votre équipe. Cette partie du rapport comprend une analyse du marché et de la répartition de la concurrence, ainsi que des prévisions de ventes.

La faisabilité opérationnelle

L’étude de la faisabilité opérationnelle évalue si votre structure est en mesure de terminer ce projet, tant sur le plan des besoins en personnel et de la structure organisationnelle que sur celui des obligations légales applicables. Grâce à cette étude, votre équipe pourra déterminer avec certitude si vous disposez ou non des ressources, compétences et aptitudes nécessaires pour mener à bien ce travail.

Liste des points clés de l’étude de faisabilité

La plupart de ces études sont structurées peu ou prou de la même manière. Ces documents servent à déterminer si l’idée commerciale proposée a un avenir concret. Une étude de faisabilité suffisamment claire aidera les parties prenantes du projet à prendre les bonnes décisions.

Voici les éléments intégrés à l’étude de faisabilité :

• Une synthèse indiquant la viabilité générale du projet

• Une description du produit ou service développé à cette occasion

• Toutes les considérations techniques à prendre en compte (technologie, équipement, personnel…)

• L’étude de marché, comprenant une étude du marché actuel et la stratégie marketing

• L’étude de faisabilité opérationnelle, qui vise à évaluer si la structure organisationnelle existante est apte à appuyer cette initiative

• La chronologie du projet

• Les prévisions financières, réalisées à partir de votre rapport de faisabilité financière

Réaliser son étude de faisabilité en 6 étapes

S’il est peu probable que vous ayez à réaliser l’étude de faisabilité vous-même, vous aurez certainement à donner votre avis et à fournir différentes informations dans le cadre de sa mise en œuvre. Pour organiser cette dernière, faites appel à un consultant qualifié ou adressez-vous à votre bureau de gestion de projet (PMO) (si votre entreprise en est dotée) et demandez-leur si ce type d’activités fait partie de leur champ d’action. Voici les principales étapes à suivre dans ce cadre :

1. Effectuez une analyse préliminaire

L’élaboration d’une étude de faisabilité est un processus chronophage. Avant toute chose, vous devez évaluer le projet à la recherche de tout obstacle insurmontable aisément repérable. Par exemple, si le projet demande bien plus de budget que votre entreprise ne peut lui consacrer, il y a peu de chances qu’il se concrétise. Même chose pour des livrables de projet qui devraient être fin prêts à la commercialisation à une date précise, mais ne seront disponibles que plusieurs mois plus tard : là aussi, le projet ne sera pas viable. Ces types d’obstacles à grande échelle ne nécessitent pas d’étude de faisabilité, dans la mesure où les projets concernés ne sont très clairement pas envisageables.

2. Évaluez la faisabilité financière

En somme, on peut voir l’étude de faisabilité financière comme le compte de résultat prévisionnel du projet. Cette partie de l’étude de faisabilité met en lumière les recettes attendues pour ce projet, ainsi que l’investissement nécessaire, tant en matière d’argent que de temps, pour atteindre les objectifs du projet.

À cette occasion, déterminez si le projet aura des répercussions sur votre trésorerie. Selon la complexité de l’initiative, votre équipe PMO ou le consultant externe devront peut-être collaborer à la réalisation d’une analyse coûts-avantages avec votre équipe financière.

3. Évaluez le marché concerné

Cette évaluation de marché, donc l’étude de faisabilité commerciale, est l’occasion de faire le point sur la demande du marché. Vous pourrez ainsi vous faire une idée des recettes attendues pour le projet, mais aussi des risques qui pourraient vous attendre sur ce marché.

Plus que toute autre section de l’étude de faisabilité, l’évaluation de marché vous permettra de repérer la présence d’une opportunité. Au cours de cette étude, vous devrez impérativement déterminer comment se positionnent vos concurrents sur le marché et en analyser les données démographiques pour pouvoir vous projeter.

4. Examinez la faisabilité technique et opérationnelle

Les finances sont au beau fixe et le marché vous tend les bras ? C’est parfait, mais vérifiez déjà que votre entreprise est en mesure de porter cette initiative. Pour évaluer sa faisabilité opérationnelle, vous devez prendre en compte tous les besoins en personnel et en équipements du projet : quelles sont les ressources organisationnelles (temps, finances, compétences…) indispensables à sa réussite ?

Et pour certains projets, il vous faudra aussi réfléchir aux implications juridiques. Par exemple, si le projet prévoit de développer un nouveau brevet pour votre produit, vous devrez demander le concours de l’équipe juridique et intégrer ce paramètre à votre plan de projet.

5. Passez au crible les points faibles du projet

À ce stade, votre équipe PMO ou votre consultant externe se seront penchés sur les quatre aspects de votre étude de faisabilité : finances, marché, technique et opérationnel. Avant de vous proposer leurs recommandations, ils prendront soin d’examiner et d’analyser les données à la recherche de la moindre incohérence, notamment en vérifiant que le compte de résultat correspond à l’analyse de marché. Même chose pour l’étude de faisabilité technique : y a-t-il de gros points noirs à signaler ? Si la réponse est oui, créez un plan d’urgence !

Suivant le degré de complexité du projet, vous n’aurez pas toujours de réponse claire. En présence d’un problème complexe, l’analyse de faisabilité n’est pas là pour trancher la question. Il s’agit plutôt d’avoir toutes les cartes en main pour se poser les bonnes questions et trouver les bonnes réponses, de façon à prendre les meilleures décisions pour le projet comme pour l’équipe.

6. Prenez une décision

La dernière étape de l’étude de faisabilité propose une synthèse des points principaux, accompagnée d’une solution.

Selon le degré de complexité du projet et sa portée, votre équipe PMO ou votre consultant externe pourront communiquer l’étude de faisabilité aux parties prenantes ou la présenter au groupe dans le but de répondre aux questions en direct. Dans tous les cas, cette étude donnera à votre équipe toutes les informations dont elle a besoin pour prendre une décision éclairée.

Des projets réussis avec Asana

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