Qu'est-ce que la méthode Kanban? Définition et outils

La gestion de projet peut rapidement se transformer en un véritable défi : tâches en retard, équipes surchargées, difficulté à suivre l’avancement… C’est précisément pour répondre à ces problématiques que la méthode Kanban a vu le jour. Cette méthode, à la fois visuelle et agile, repose sur des principes simples : visualiser les tâches, limiter le travail en cours et favoriser une amélioration continue.

Dans cet article, nous explorerons en détail les principes fondamentaux de Kanban, ses avantages concrets pour vos projets, et surtout, comment l’implémenter efficacement avec Asana. Que vous soyez une startup en pleine croissance ou une grande entreprise, découvrez comment cette méthode peut transformer votre façon de travailler.

Définition de la méthode Kanban

La méthodologie Kanban ne s’est pas arrêtée à la chaîne de production de Toyota. Si ses racines remontent aux années 1940, où Taiichi Ohno, ingénieur japonais chez Toyota, a conçu ce système pour améliorer l’efficacité de la production, Kanban a rapidement dépassé le cadre de l’industrie automobile. Initialement utilisé pour réguler les stocks et optimiser la chaîne d’approvisionnement en adoptant un flux tiré (production basée sur la demande réelle), ce système visuel a jeté les bases de ce que l’on appelle aujourd’hui le lean manufacturing.

La transformation majeure de Kanban s’est produite au début des années 2000. En 2007, David J. Anderson, expert en gestion de projets, a formalisé l’application de Kanban au travail intellectuel. En s’appuyant sur les principes du lean, il a adapté cette méthode pour répondre aux défis de secteurs non industriels, comme l’informatique, le développement logiciel et la gestion de produits. Ce cadre flexible a rapidement conquis des domaines variés : de la finance aux ressources humaines, en passant par le marketing digital, la gestion d’événements et les services administratifs.

Aujourd’hui, Kanban est bien plus qu’une simple méthode de gestion visuelle. Il offre une structure adaptable pour suivre l’avancement des tâches, identifier les goulots d’étranglement et encourager l’amélioration continue. Les équipes marketing l’utilisent pour planifier des campagnes, les RH pour suivre les processus de recrutement, et les services événementiels pour coordonner chaque étape d’un projet. Quelle que soit l’équipe, Kanban permet de gérer des projets complexes sans bouleverser les processus existants, en introduisant des changements de manière progressive et évolutive.

Avec l’évolution des outils numériques, la mise en œuvre de Kanban est devenue encore plus accessible. Des plateformes comme Asana proposent des tableaux Kanban digitaux qui permettent de visualiser les tâches en temps réel, de réduire la charge de travail, d’automatiser certaines étapes du flux de travail et de collaborer facilement, même à distance.

Kanban vs Scrum, quelles différences ?

Bien que Kanban et Scrum soient deux méthodes agiles populaires, elles diffèrent par leur approche. Kanban mise sur un flux continu et flexible, permettant d'ajuster les priorités en temps réel. À l’inverse, la méthode Scrum s'appuie sur des sprints de durée fixe avec des rôles bien définis et une planification rigoureuse.

Vous hésitez entre les deux ? Découvrez une comparaison détaillée de Kanban, Scrum, mais aussi des approches Agile et Waterfall dans notre guide complet : Waterfall, Agile, Kanban ou Scrum : quelle méthode choisir ?

La méthode Kanban est-elle Agile ?

La réponse est oui, la structure Kanban adaptée au développement logiciel est une sous-catégorie de la méthode Agile. Agile est un outil de gestion de projet conçu pour aider les équipes et chefs de projet à faire face au changement en souplesse. La gestion de projet Agile repose sur une planification adaptative, un développement graduel, des délais courts et un perfectionnement constant.

Les 4 principes fondamentaux de la méthode Kanban

La méthode Kanban repose sur des principes simples, mais puissants qui favorisent une adoption progressive et une amélioration continue des processus. Ces principes sont conçus pour s'intégrer aux environnements de travail existants sans perturber l'équilibre de l'équipe.

1. Commencer par ce que vous faites actuellement. Kanban ne nécessite pas de refonte complète de vos processus. Vous pouvez l'appliquer à n'importe quel flux de travail existant, qu'il soit structuré ou informel. L'objectif est de visualiser ce qui est déjà en place, d'identifier les points de friction et de mettre en évidence les goulots d'étranglement. Cette approche favorise une adoption naturelle et réduit les résistances internes, contrairement à des méthodologies plus rigides comme Scrum.

2. Accepter des changements progressifs et évolutifs. La méthode Kanban est conçue pour éviter les perturbations majeures. Plutôt que d'introduire des changements radicaux, elle mise sur des ajustements progressifs qui permettent à l'équipe de s'adapter en douceur. Cette amélioration continue repose sur l'observation des flux de travail, l'analyse des performances et la mise en place de solutions adaptées. Ce principe garantit la pérennité des changements en minimisant les risques liés à des transformations trop rapides.

3. Respecter les processus, les rôles et les responsabilités existants. Kanban est non-invasif : il ne remet pas en question la structure hiérarchique ou les rôles en place. Que vous travailliez dans un cadre traditionnel ou agile, Kanban s’intègre sans bouleverser les responsabilités des membres de l’équipe. Ce respect des pratiques actuelles permet de préserver les éléments qui fonctionnent bien, tout en facilitant la détection des axes d'amélioration.

4. Encourager le leadership à tous les niveaux. Kanban adopte une vision décentralisée du leadership. Chaque membre de l'équipe est encouragé à prendre des initiatives, à proposer des améliorations et à participer activement à l'optimisation des processus. Cette approche collaborative stimule l'engagement, favorise la créativité et accélère l'adoption des bonnes pratiques. Le leadership n'est pas réservé aux managers : il est distribué et valorisé à tous les niveaux de l'organisation.

Le système Kanban: pratiques centrales

La mise en œuvre réussie de la méthode Kanban repose sur six pratiques clés. Chacune d'elles contribue à améliorer la transparence, à optimiser les flux de travail et à favoriser une amélioration continue. Adopter ces pratiques vous aidera à rendre vos processus plus efficaces, tout en maintenant la flexibilité nécessaire pour évoluer.

1. Visualiser le flux de travail

La visualisation est le cœur de la méthode Kanban. Un tableau Kanban se compose de colonnes représentant les différentes étapes d’un processus (par exemple : À faire, En cours, Terminé) et de cartes correspondant aux tâches individuelles.

• Pourquoi c’est important : La visualisation permet de comprendre rapidement où en sont les projets, d’identifier les goulots d’étranglement et de suivre les progrès en temps réel.

• Application concrète : Sur un tableau physique avec des post-its ou à travers un outil numérique comme Asana, chaque membre de l’équipe peut voir l’état des tâches en un coup d’œil, favorisant ainsi la transparence et la responsabilisation.

2. Limiter le travail en cours (WIP - Work In Progress)

Limiter le nombre de tâches en cours est essentiel pour éviter la surcharge de travail et garantir des livraisons rapides.

• Pourquoi c’est important : Sans limites WIP, les équipes risquent de s’éparpiller, ce qui peut ralentir les processus et réduire la qualité des livrables.

• Application concrète : Définissez des seuils pour chaque colonne du tableau Kanban. Par exemple, pas plus de trois tâches En cours par personne. Ce système tiré garantit que les tâches ne progressent que lorsque la capacité est disponible, favorisant ainsi un flux de travail fluide.

3. Gérer le flux

La gestion du flux consiste à s’assurer que les tâches progressent de manière prévisible et efficace à travers le tableau.

• Pourquoi c’est important : Un flux bien géré réduit le temps de cycle (le temps nécessaire pour qu’une tâche passe de À faire à Terminé), améliore la productivité et augmente la satisfaction client.

• Application concrète : Analysez régulièrement les indicateurs de performance tels que le temps de cycle et le débit de livraison. Identifiez les blocages ou les étapes où les tâches stagnent et ajustez vos processus pour maintenir un rythme constant.

4. Rendre explicites les politiques de processus

Pour qu’une équipe fonctionne efficacement, elle doit partager des règles et des processus clairs.

• Pourquoi c’est important : Des politiques explicites éliminent les ambiguïtés, alignent les attentes et facilitent la prise de décision autonome.

• Application concrète : Documentez les critères de passage entre les colonnes (par exemple, une tâche passe de En cours à Terminé uniquement après validation par un pair). Communiquez ces règles à l’équipe et assurez-vous qu’elles restent flexibles pour évoluer avec vos besoins.

5. Mettre en place des boucles de rétroaction

Les boucles de rétroaction régulières sont essentielles pour ajuster rapidement les processus et maintenir une dynamique d’amélioration continue.

• Pourquoi c’est important : Elles permettent d’identifier les problèmes tôt, d’ajuster les priorités et de maintenir une communication fluide au sein de l’équipe.

• Application concrète :

  • Réunions quotidiennes (stand-up meetings) : Discutez des tâches en cours, des blocages et des solutions possibles.

  • Revues de flux : Analysez le tableau Kanban pour détecter les inefficacités et ajuster les processus en conséquence.

  • Feedback client : Recueillez des retours réguliers pour vous assurer que les livrables répondent aux attentes.

6. Améliorer collectivement et évoluer de manière expérimentale

Kanban encourage une culture d’amélioration continue et de collaboration à tous les niveaux de l’organisation.

• Pourquoi c’est important : En impliquant toute l’équipe dans l’identification et la mise en œuvre des améliorations, vous favorisez l’innovation et l’engagement.

• Application concrète : Utilisez des approches expérimentales pour tester de nouvelles idées. Par exemple, modifiez la structure de votre tableau ou ajustez les limites WIP, puis analysez l’impact sur la productivité. Encouragez les membres de l’équipe à partager leurs idées et à participer activement aux ajustements.

Pourquoi ces pratiques sont-elles essentielles ?

En combinant ces six pratiques, vous créez un environnement où le travail est transparent, les flux sont optimisés et l’équipe est en constante amélioration. Que vous soyez une petite équipe ou une grande organisation, la méthode Kanban vous aide à :

• Réduire les délais de livraison en adoptant un fonctionnement en flux tendu, limitant ainsi les temps d'attente inutiles.

• Augmenter la qualité des livrables grâce à une gestion continue des priorités et des retours d’expérience.

• Favoriser la collaboration et la transparence en rendant visible chaque étape du processus.

• S’adapter rapidement aux changements et aux nouvelles priorités sans perturber les workflows existants.

Grâce à des outils numériques comme Asana, il est encore plus facile de mettre en œuvre ces pratiques de manière efficace et structurée, tout en restant flexible face aux besoins évolutifs de votre équipe.

Mettre en place la méthode Kanban

Comme le suggère le premier principe fondamental de la méthode Kanban (commencer par ce que vous faites actuellement), vous pouvez appliquer cette méthode à tout processus. Pour cela, il est possible de créer un tableau Kanban à l’aide d’un tableau blanc et de quelques post-it, ou de recourir à une feuille de calcul avec une mise en page adaptée.

Cependant, la meilleure façon de visualiser un tableau Kanban consiste à utiliser un outil de gestion du travail tel qu’Asana. En effet, Asana permet de consulter chaque projet de quatre façons différentes, et notamment sous la forme d’un tableau de type Kanban.

Quelle que soit la méthode de création que vous choisissez, suivez ces quelques étapes pour appliquer facilement la structure Kanban à tout processus existant :

1. Partir d’un tableau vierge

Bien que votre tableau Kanban finira par contenir le backlog de vos tâches ainsi que l’ensemble du travail accompli, il est recommandé de commencer par un tableau vierge. Si vous utilisez un outil de gestion du travail tel qu’Asana, assurez-vous que vous êtes sur la vue Tableau.

2. Créer des colonnes représentatives des phases de réalisation du travail

Dans un tableau Kanban, les colonnes représentent les différentes étapes par où passe le travail. Les colonnes que vous choisirez de créer seront fonction de votre équipe, mais voici quelques exemples de colonnes très souvent utilisées :

• Backlog, Boîte de réception ou Nouveau : voici la colonne qui accueillera tout nouveau travail, avant son attribution à quelconque membre de l’équipe.

• Prêt ou Prioritaire : déplacez les tâches vers cette colonne lorsqu’elles sont prêtes à être lancées.

• En cours : il s’agit de l’ensemble des tâches en cours d’exécution. Selon les besoins propres à votre équipe, peut-être souhaiterez-vous décomposer cette colonne en diverses sous-colonnes. À titre d’exemple, une équipe de création de contenu pourrait choisir des colonnes relatives aux phases d’Ébauche, de Révision et de Modification, alors qu’une équipe d’ingénierie préférera des colonnes intitulées Développement, Test et Déploiement.

• En attente : déplacez une tâche vers cette colonne si un quelconque élément empêche sa progression.

• Terminé : comme son nom l’indique, les tâches atterrissent dans cette colonne une fois terminées.

3. Ajouter des tâches représentatives du travail à effectuer

Dans un tableau Kanban, chaque tâche est représentée par une carte. Faites en sorte que les titres de tâches soient exploitables. Pour cela, nous recommandons que cet énoncé commence par un verbe d’action, ainsi votre équipe sait exactement ce que l’on attend d’elle.

Si vous utilisez une solution virtuelle de gestion du travail, vous pouvez aussi ajouter aux cartes Kanban des informations, par exemple sur le contexte, mais aussi des fichiers. Ensuite, utilisez des étiquettes pour suivre les métadonnées telles que l’estimation de la durée d’une tâche ou son degré de priorité.

4. Déplacer les tâches d’une étape à l’autre

L’un des éléments fondamentaux de la gestion des flux de travail sur tableau Kanban consiste à faire progresser les tâches d’étape en étape. Vous pouvez le faire manuellement par glisser-déposer, ou rechercher une solution virtuelle de gestion du travail capable d’automatiser ce processus.

Ainsi, Asana vous donne la possibilité de définir des règles qui redirigeront automatiquement les tâches à accomplir vers la colonne appropriée, selon les informations propres à la tâche. À titre d’exemple, toute tâche attribuée à un membre de l’équipe passera directement à la colonne En cours.

5. Créer de nouveaux tableaux Kanban en cas de besoin

Théoriquement, vous pourriez utiliser le même tableau Kanban indéfiniment. Étant donné que ces tableaux assurent un suivi du travail en continu, aucune raison ne semble justifier de mettre votre tableau actuel au rebut.

Cependant, dans certains systèmes tels que Scrum, vous serez amené à fréquemment créer des tableaux Kanban pour chaque nouveau sprint. Créez alors un nouveau tableau (ou effacez votre tableau blanc), incorporez-y votre backlog de tâches, et c’est reparti pour un tour !

Tableaux Kanban : avantages et inconvénients

La méthode Kanban est-elle adaptée à votre équipe ? Pour répondre à cette question, il est essentiel de comprendre les avantages et limites de cette méthode de gestion de projet visuelle. Que vous travailliez dans le développement logiciel, le marketing ou les ressources humaines, Kanban peut transformer votre manière de gérer les flux de travail. Voici un aperçu des bénéfices et des défis liés à l'utilisation des tableaux Kanban.

Les avantages de la méthode Kanban

La méthode Kanban est un outil puissant pour optimiser la gestion des tâches et améliorer la productivité. Voici ses principaux atouts :

• Visualisation claire des flux de travail : Les tableaux Kanban offrent une vue d'ensemble précise des tâches en cours, à venir et terminées. Chaque carte représente une tâche spécifique, facilitant ainsi la priorisation et le suivi des projets en temps réel.

• Transparence et collaboration renforcées : Dans des environnements de travail hybrides ou en télétravail, il peut être difficile de suivre l’avancement des projets. Kanban centralise toutes les activités sur un même tableau, favorisant la transparence et la communication au sein des équipes, même à distance.

• Flexibilité et adaptation rapide : Contrairement à d'autres méthodologies plus rigides, Kanban permet des ajustements en temps réel sans perturber le flux de travail. Les équipes peuvent facilement modifier les priorités en fonction des besoins ou des imprévus.

• Réduction des délais de livraison : En limitant le nombre de tâches en cours (WIP), Kanban favorise un flux de travail fluide, ce qui permet de livrer les projets plus rapidement et d'identifier rapidement les goulots d'étranglement.

• Amélioration continue : La méthode Kanban repose sur le principe du Kaizen (amélioration continue). Elle encourage les équipes à analyser et à ajuster constamment leurs processus pour maximiser l'efficacité et la qualité des livrables.

Les inconvénients de la méthode Kanban

Malgré ses nombreux avantages, Kanban présente également certaines limites qu'il convient de prendre en compte avant de l'adopter :

• Complexité avec un grand volume de tâches : Lorsque le nombre de tâches à gérer devient trop important, le tableau peut rapidement être surchargé, rendant la visualisation confuse et difficile à gérer. Cela nécessite une discipline stricte pour limiter le travail en cours et organiser les tâches de manière efficace.

• Adoption lente en dehors des équipes de développement : Bien que Kanban soit largement utilisé dans les équipes d’ingénierie et de développement logiciel, son adoption peut être plus complexe dans des domaines comme les ressources humaines ou la finance. Pour ces équipes, il est recommandé de commencer par un processus pilote avant de généraliser la méthode.

• Nécessite une gestion proactive : Kanban ne définit pas de rôles spécifiques (comme le Scrum Master dans Scrum). Cela signifie que chaque membre de l’équipe doit être proactif pour identifier les problèmes, ajuster les flux et maintenir le système efficace, ce qui peut ne pas convenir à toutes les structures organisationnelles.

Visualisez le travail de votre équipe

Voici quelques signes qui indiquent que vous pourriez avoir besoin de la méthode Kanban pour améliorer la gestion de vos projets :

• Vous avez du mal à suivre les tâches en temps réel et à identifier les goulots d’étranglement dans le processus de travail.

• Votre équipe rencontre des difficultés à hiérarchiser les tâches et à respecter les délais.

• Vous manquez de visibilité sur le travail en cours et les prochaines étapes.

• Vous rencontrez des problèmes de communication au sein de l’équipe ou avec les parties prenantes externes.

• Vous souhaitez améliorer l’efficacité de votre équipe et favoriser une culture de collaboration.

Si vous êtes prêt à améliorer la gestion de vos projets avec la méthode Kanban, n’hésitez pas à essayer le logiciel de tableau Kanban d’Asana. Créez des tableaux personnalisés pour votre équipe, organisez vos tâches en temps réel et favorisez la collaboration. 

Essayez-le dès maintenant !

Glossaire Kanban : les termes essentiels pour maîtriser la méthode

Que vous soyez débutant ou utilisateur expérimenté, comprendre la terminologie de Kanban est essentiel pour tirer pleinement parti de cette méthode. Voici un glossaire des concepts clés pour vous aider à naviguer dans l’univers Kanban et à optimiser votre gestion de projet.

Tableau Kanban. Le tableau Kanban est l’élément central de la méthode. Il s’agit d’une représentation visuelle du flux de travail, divisée en colonnes correspondant aux différentes étapes du processus (par exemple : À faire, En cours, Terminé). Ce tableau offre une vue d’ensemble claire des tâches en cours et permet de repérer rapidement les goulots d’étranglement.

Carte Kanban. Chaque tâche ou élément de travail est représenté par une carte Kanban. Ces cartes contiennent des informations clés comme le titre de la tâche, la personne responsable, la date d’échéance, et des étiquettes pour faciliter le suivi. En déplaçant les cartes d’une colonne à l’autre, vous visualisez la progression du travail en temps réel.

Limite WIP (Work in Progress). La limite WIP désigne le nombre maximal de tâches pouvant être en cours simultanément dans une colonne. Ce concept clé de Kanban aide à éviter la surcharge de travail, à maintenir un flux fluide et à améliorer la productivité. En limitant le travail en cours, les équipes peuvent se concentrer sur la finalisation des tâches avant d’en entamer de nouvelles.

Flux tiré. Le flux tiré est un principe fondamental de Kanban, hérité du lean manufacturing. Contrairement au flux poussé, où les tâches sont assignées de manière anticipée, le flux tiré repose sur la demande réelle : les équipes "tirent" le travail lorsqu'elles sont prêtes à le traiter. Cette approche réduit les gaspillages et optimise les ressources.

Durée du cycle (Cycle Time). La durée du cycle correspond au temps nécessaire pour qu’une tâche passe de l’état À faire à Terminé. Cet indicateur clé permet de mesurer l’efficacité des processus et d’identifier les étapes où des améliorations sont possibles. Plus la durée du cycle est courte, plus l'équipe est agile et réactive.

Classes de service. Les classes de service sont des catégories qui aident à prioriser les tâches en fonction de leur urgence, de leur importance ou de leur complexité. Par exemple, une tâche critique nécessitant une attention immédiate sera traitée différemment d’une tâche à faible priorité. Ce système de classification permet une gestion plus stratégique du flux de travail.

FAQ : Kanban et gestion de projet agile

Voici quelques questions fréquentes sur la méthode Kanban.