Bien débuter avec la gestion de portefeuille Lean en 6 étapes

La gestion de portefeuille Lean propose une nouvelle manière de gérer les portefeuilles des entreprises afin de gagner en efficacité et d’augmenter la satisfaction des clients. Elle s’inspire de la méthodologie Lean, désormais très utilisée à travers le monde.

Cette méthodologie prend naissance lors de la conception, par des ingénieurs travaillant chez Toyota, d’un système réduisant le gaspillage au sein de leur chaîne de production. Forte de son succès, d’autres industries commencèrent à l’utiliser en appliquant ses principes aux processus de leurs projets. Dans cet article, nous vous expliquons comment la gestion de portefeuille Lean peut vous aider à simplifier vos processus.

En quoi consiste la méthodologie Lean ?

La méthodologie Lean permet non seulement de réduire au maximum le gaspillage au sein des processus de votre entreprise, mais également d’offrir davantage de valeur ajoutée à vos clients. Même si les ingénieurs japonais ont été les premiers à développer cette méthodologie chez Toyota, c’est bien d’après un article intitulé « Triumph of the Lean Production System » écrit en 1988 par John Krafcik, alors président et PDG de Hyundai Motor America, qu’un rapprochement s’est opéré avec la gestion de projet.

La méthodologie Lean repose sur cinq principes (ou étapes) :

1. Identifier la valeur : déterminer la valeur de votre produit ou service.

2. Cartographier la chaîne de valeur : représenter votre processus et le comparer à sa version idéale.

3. Fluidifier votre processus : éliminer le gaspillage de votre processus pour gagner en efficacité.

4. Établir un système en flux tiré (Pull) : « tirer » le travail d’une étape du processus à la prochaine tout au long du cycle de vie du projet.

5. Chercher à innover en permanence : améliorer constamment votre processus.

Que vous gériez un projet ou un portefeuille, vous pouvez utiliser ces principes pour identifier les points faibles de vos processus et éliminer tout ce qui n’apporte pas de valeur ajoutée à votre projet.

Associée à des outils en la matière, la gestion de portefeuille Lean peut vous aider à identifier rapidement le gaspillage au sein de votre processus et à simplifier vos systèmes.

En quoi consiste la gestion de portefeuille Lean ?

La gestion de portefeuille Lean repose sur les cinq principes de la méthodologie du même nom pour relier la stratégie commerciale à la mise en œuvre des projets. En tant que responsable de portefeuille, vous pouvez utiliser ces principes pour évaluer les stratégies commerciales et allouer les budgets appropriés à leur mise en œuvre.

Les trois dimensions de la gestion de portefeuille Lean sont :

• La stratégie et le financement des investissements : aligner et financer le portefeuille de manière à atteindre les objectifs commerciaux.

• Les opérations de portefeuille Agile : permettre aux équipes Agile de s’adapter au changement et de traiter rapidement les problèmes lorsqu’ils se présentent.

• La gouvernance Lean : définir des limites concernant les dépenses, actuelles et à venir, ainsi que l’audit et la conformité.

La mise en œuvre de la gestion de portefeuille Lean peut prendre du temps, surtout si votre équipe à l’habitude de travailler avec un système de gestion de portefeuille traditionnel. Mais une fois adoptée, cette nouvelle méthode peut vous aider à réduire les frais généraux et les délais.

Découvrez ci-dessous ce qui différencie un portefeuille traditionnel d’un portefeuille Lean et déterminez la méthode qui convient le mieux à votre équipe.

Le modèle Lean peut également aligner vos investissements sur votre stratégie commerciale et offrir davantage de valeur ajoutée à vos clients.

La gestion de portefeuille Lean en 6 étapes

Comparons la gestion de portefeuille Lean à la réparation d’une voiture. Remettre le moteur en marche nécessite quelques ajustements en cours de route. Les six étapes suivantes vous aideront à mettre en œuvre cette méthode de gestion lors de votre prochain projet.

1. Rassembler des experts

Sans personne pour vous donner un coup de main niveau mécanique, réparer une voiture vous prendra probablement énormément de temps. Il en va de même pour la gestion de portefeuille Lean, il est essentiel de vous entourer des bonnes personnes pour gagner en efficacité.

Lorsque vous gérez un portefeuille, votre premier réflexe doit être de faire appel à plusieurs experts financiers qui vous aideront à aligner stratégie commerciale et mise en œuvre des projets.

Conseil : pour constituer une équipe efficace, évaluez chacune des forces des membres de l’équipe interne ou collaborez avec le responsable des ressources humaines afin de recruter de nouveaux éléments ayant les compétences recherchées. Les responsables de portefeuille doivent exceller dans l’art de collecter des données, de suivre les performances des projets et doivent pouvoir sans aucun problème influencer la gestion des priorités.

2. Trouver des financements

Avoir une équipe compétente et prête à mettre les mains dans le cambouis ne suffit pas. Sans les fonds nécessaires à l’achat des outils et des pièces manquantes, vous n’irez pas bien loin. Il en va de même pour la gestion de portefeuille Lean, la stratégie de votre entreprise ne pourra pas être mise en œuvre sans un financement adéquat.

Une fois les projets les plus coûteux et prioritaires selon les principales parties prenantes identifiés, évaluez le budget de l’entreprise afin de pouvoir allouer les ressources en toute confiance.

Conseil : trouver des financements équivaut généralement à examiner les ressources existantes de l’entreprise et à déterminer dans quelle mesure le budget permettrait potentiellement de financer le projet. Si celui-ci ne le permet pas, ou du moins pas totalement, informez le chef de projet et discutez ensemble d’une éventuelle restructuration.

3. Mettre en place une structure opérationnelle

Maintenant que votre équipe est au complet et que vous disposez de l’argent nécessaire pour lancer vos réparations, élaborez un plan d’attaque. Commencerez-vous par réparer le moteur ou bien le carburateur ? Les membres de votre équipe travailleront-ils ensemble sur une même tâche ou chacun de leur côté ?

Il est également nécessaire d’établir une stratégie concernant le portefeuille de votre entreprise. Pour cela, discutez avec votre équipe de la manière de mettre en œuvre une transition vers un plan opérationnel Lean. Référez-vous à ses cinq principes méthodologiques et identifiez les zones de gaspillage au sein de votre gestion de portefeuille actuelle.

Conseil : lors de la mise en place d’une structure opérationnelle qui favorise une performance de portefeuille Lean, la satisfaction du client doit être votre priorité absolue. Prenez en compte les retours des clients pour améliorer vos opérations et recourez en priorité aux pratiques Agile afin de gagner en adaptabilité.

4. Mettre en œuvre un processus Lean

Une fois la stratégie établie, les réparations de la voiture peuvent enfin débuter. Si vos derniers travaux avaient pris trop de temps en raison d’un trop grand nombre de personnes travaillant sur la même zone, assurez-vous cette fois-ci d’en attribuer une différente à chacun. Pendant que vous vous occupez du capot, désignez une personne qui travaillera sous la voiture et une autre à l’intérieur. Les réparations s’effectueront ainsi plus rapidement et de manière plus efficace.

Pour créer votre processus Lean, éliminez les tâches inutiles ou les points faibles de votre gestion de portefeuille actuelle. Par exemple, s’il vous est arrivé par le passé d’accumuler du retard dans l’exécution des tâches du fait d’un manque de communication avec le chef de projet, vous pouvez choisir d’établir un système en flux tiré qui vous prévient lorsque l’étape précédente du processus est terminée.

Conseil : vous pouvez établir un système en flux tiré à l’aide d’un logiciel de gestion de portefeuille. Les outils Kanban ou les diagrammes de Gantt peuvent par exemple vous aider à visualiser les étapes de votre processus de gestion de portefeuille. Créez des dépendances de projet pour avertir les membres de l’équipe dès que l’étape suivante du processus est prête à commencer.

5. Viser toujours plus haut et faire preuve de clarté

Une fois la réparation de votre voiture terminée, vous souhaiterez l’essayer sur la route et serez alors à l’affût de chaque petit bourdonnement vous paraissant anormal. Vous ramènerez ensuite la voiture à l’atelier et apporterez les dernières retouches nécessaires à sa seconde vie.

Si vous suivez à la lettre la méthodologie Lean, votre processus de gestion de portefeuille ne devrait pas vous réserver de mauvaises surprises. Cependant, comme pour tout changement, de petits ajustements seront à prévoir du côté de votre équipe et vous aurez probablement besoin de clarifier et d’améliorer certains éléments pour que tout fonctionne à merveille. Il n’y a pas de secret, l’excellence opérationnelle nécessite de faire preuve de flexibilité et de viser toujours plus haut.

Conseil : mettez en œuvre les bonnes pratiques de conduite du changement pour fluidifier autant que possible la transition d’une gestion de portefeuille traditionnelle à une gestion de portefeuille Lean.

6. Célébrer chaque petite victoire

Réparation d’une voiture ou livraison d’un produit, peu importe, prenez le temps de célébrer la fin de chaque projet. Il est tout aussi satisfaisant de voir à nouveau rouler un véhicule destiné à la casse qu’il est gratifiant de donner vie à une stratégie commerciale et de satisfaire un client grâce à une approche budgétaire Lean.

Conseil : même si votre projet ne se déroule pas comme prévu, tirez des leçons des erreurs commises pour optimiser au maximum les suivants et prendre de meilleures décisions à l’avenir. Si vous restez dans une optique d’amélioration perpétuelle, alors même les projets sans grande valeur ajoutée vaudront la peine d’être célébrés.

Faites appel à la gestion de portefeuille Lean et optimisez vos processus Agile

Faire preuve de patience et de rigueur sera nécessaire si vous souhaitez vous lancer dans la gestion de portefeuille Lean. Cependant, ses principes vous permettront d’améliorer votre processus Agile et de renforcer la valeur ajoutée de vos projets.

Un logiciel de gestion de portefeuille vous fournira une feuille de route et vous donnera accès à toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour réussir, comme le suivi des projets en temps réel, les échanges avec les clients et le partage d’informations entre les membres de l’équipe.