La gestion de projet Lean en 5 principes détaillés

Image du contributeur – Équipe AsanaTeam Asana4 novembre 20219 min de lecture
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Résumé

La gestion de projet Lean est une méthodologie Agile qui vise à proposer davantage de valeur ajoutée au client en éliminant les gaspillages à chaque phase du projet. Dans cet article, nous vous expliquons en quoi consiste ce type de gestion de projet et comment l’utiliser pour gagner en productivité.

En anglais, on associe généralement le mot « lean » à la nourriture, comme dans « lean meats » ou viandes maigres en français, parmi lesquelles se trouvent la volaille et le poisson : celles-ci sont moins grasses que les viandes rouges, comme le bœuf ou le porc. En d’autres termes, la viande rouge contient un surplus de matière grasse par rapport à la viande maigre. En gestion de projet, cet excès se matérialise à travers les anomalies rencontrées lors d’un projet, qui peuvent entraîner une dérive des objectifs et en réduire la valeur. À l’image des différents types de viandes, la gestion de projet Lean permet de réduire les excédents, pour un projet plus sain.

L’adoption d’une approche Lean vise à réduire le gaspillage et à produire davantage de valeur ajoutée au cours de chaque phase du projet. Lisez la suite pour découvrir en quoi consiste cette méthodologie Agile et comment bien l’utiliser pour gagner en productivité.

Définition de la gestion de projet Lean

Les origines de la gestion de projet Lean

Entre 1948 et 1975, des ingénieurs japonais travaillant chez Toyota ont inventé le Toyota Production System (TPS ou Système de production Toyota en français), dont s’est inspirée la méthodologie Lean que nous connaissons aujourd’hui. Le TPS avait pour but de faciliter la production et d’améliorer les relations entre fournisseurs et clients, sans oublier d’éliminer le gaspillage.

Dans son livre « The Toyota Way », le Dr Jeffrey K. Liker décrit les principes du lean management et explique comment les entreprises peuvent adapter le TPS à d’autres secteurs, en sachant que dans le monde de l’entreprise, celui-ci (et plus largement le lean management) permet de lutter contre tout type de gaspillage.

Le premier rapprochement entre approche Lean et gestion de projet s’est fait en 1988, dans un article écrit par John Krafcik, intitulé « Triumph of the Lean Production System ». Réalisés dans le cadre de sa thèse de master présentée à la MIT Sloan School of Management, l’article et les recherches associées ont servi de base à la rédaction du best-seller « The Machine That Changed the World ». Par la suite, la gestion de projet Lean a influencé de nombreuses sous-catégories, notamment les méthodologies Agile, Kanban et Scrum.

[À lire] Kanban ou Scrum : quelles différences ?

Les cinq principes de la gestion de projet Lean

Ces cinq principes ont été établis dans l’optique d’obtenir un maximum de satisfaction client. Vous cherchez à réduire le gaspillage produit, à respecter la portée de vos projets et à atteindre vos facteurs clés de succès ? Suivez les étapes ci-après pour y parvenir !

Les principes de la gestion de projet Lean

1. Identifiez la valeur du produit

Premier principe essentiel dans le cadre du processus de gestion de projet Lean : identifier la valeur de votre produit. Pour ce faire, vous devez déjà connaître votre ou vos parties prenantes, qu’il s’agisse d’acteurs internes pour lesquels vous produisez des livrables de projet comme de clients, donc d’acteurs externes.

  • Les acteurs internes ont tout intérêt à voir réussir votre projet, raison pour laquelle ils en suivent l’avancement.

  • Les acteurs externes sont les clients qui souhaitent acheter le produit ou service concerné, ayant donc leur mot à dire quant à sa qualité.

Dès que vous saurez à qui s’adresse votre produit, vous aurez davantage de facilité à en augmenter la valeur. Par exemple, pour une partie prenante interne, le produit pourrait répondre à des besoins opérationnels. Et pour un client, la valeur produit pourrait se trouver dans la résolution d’un problème ou dans le fait de lui faciliter la tâche.

2. Cartographiez la chaîne de valeur

Autre principe clé de la gestion de projet Lean, la cartographie de la chaîne de valeur ou VSM (Value Stream Mapping) est un outil visuel qui vous permet de représenter votre processus actuel et votre processus idéal sous forme de diagramme, du démarrage du projet à son achèvement.

Vous pourrez ensuite comparer les deux processus de façon à identifier les gaspillages à éliminer au cours de chaque phase de la gestion de projet et ainsi maximiser son efficacité.

Toyota a identifié plusieurs types de gaspillage à repérer grâce à la VSM. Ceux-ci s’appliquent au lean manufacturing, mais nous vous en donnons un équivalent général dans les autres secteurs entre parenthèses :

  • Surproduction (fonctionnalités superflues) : la surproduction et les fonctionnalités logicielles superflues peuvent faire augmenter les coûts ; en cause, les besoins de stockage accrus, le gaspillage des matériaux et les stocks inutiles.

  • Stocks (mauvaise gestion de backlog) : le gaspillage lié aux stocks et au travail incomplet, de même que la mauvaise gestion des backlogs, peuvent entraîner des coûts inutiles. Cela est dû à la nécessité d’entreposer les stocks, aux coûts de transport et autres coûts supplémentaires nécessaires à l’achèvement du travail.

  • Mouvements (approche multitâche) : ce type de gaspillage est lié aux mouvements superflus des individus ou des machines. Il prend aussi bien la forme de processus redondants que d’une surabondance d’applications d’entreprise. En effet, il faut savoir qu’en moyenne, un travailleur de la connaissance bascule jusqu’à 25 fois par jour entre 10 applications. En outre, plus d’un tiers d’entre eux (27 %) déclarent passer à côté de certains messages et tâches en raison de ce va-et-vient entre applications.

  • Défauts (dette technique) : tout défaut peut engendrer des réparations coûteuses et des pertes de matériaux. Quant à la dette technique, elle peut vous faire perdre un temps précieux.

  • Opérations inutiles (outils dispendieux) : celles-ci peuvent elles aussi mener à des coûts superflus, par exemple lorsque vous proposez une mise à jour inutile sur un produit, faute de satisfaire aux besoins et demandes des utilisateurs. Même problème lorsque vous investissez dans des outils onéreux qui n’en valent pas la peine.

  • Attente : il s’agit des coûts associés aux retards de production des livrables finaux.

  • Transports : au même titre que les mouvements superflus, les trop nombreux déplacements des produits ou matériaux engendreront des pertes.

  • Équipes divisées : entre les problèmes de communication, les réunions superflues et les faiblesses de collaboration, le manque de cohésion d’équipe peut faire augmenter les coûts inutilement de bien des manières.

Vous noterez également que la VSM représente l’étape la plus importante en gestion de projet Lean. Sans elle, vous n’aurez pas la visibilité nécessaire pour repérer les défauts qui émaillent le cycle de vie de votre projet et serez donc incapable de fournir un produit de meilleure qualité à vos clients.

3. Créez votre processus

Cette étape sera l’occasion de vous débarrasser des gaspillages identifiés à l’étape deux, dans le but de remanier votre plan de gestion de projet afin de le rendre plus efficace. À cette fin, vous décomposerez toutes les étapes du développement de produit et les réorganiserez au besoin. Vous établirez aussi des jalons de projet, qui feront office de points de contrôle et vous permettront de veiller à ce qu’aucun nouveau gaspillage ne vienne se glisser dans la progression du projet.

Un exemple : imaginons qu’à l’étape deux, vous ayez identifié un souci dans la gestion d’un backlog, ainsi qu’un retard dans le planning en raison d’une mauvaise planification de la part des membres de votre équipe. Il vous faudra donc trouver comment résoudre ces problèmes et revenir à un plan de projet optimal.

Pour que tous vos efforts ne soient pas vains après cette VSM, communiquez ouvertement avec les membres de votre équipe. Une fois que vous aurez pris le temps d’identifier les gaspillages et de les éliminer, vos collègues travailleront main dans la main dans l’objectif de lutter contre toute baisse d’efficacité ou nouveau gaspillage éventuel à l’avenir.

4. Établissez un système en flux tiré (Pull)

Il s’agit ici de « tirer » (« pull » en anglais) le travail d’une étape du processus à la prochaine une fois la précédente terminée. Ce concept a été mis au point dans le cadre de la production, afin d’aider les usines à répondre aux demandes des clients avec précision, selon un système de gestion des stocks dit du « juste-à-temps ». Toutefois, il peut également être utile dans d’autres secteurs, puisqu’il permet d’assurer le bon fonctionnement de votre processus.

Un exemple de système Pull en développement logiciel :

  1. Le concepteur technique termine sa tâche et indique que le produit est prêt pour vérification.

  2. Une fois la vérification réalisée, la phase de codage peut commencer.

  3. Votre codeur termine sa tâche et indique que le produit est prêt pour vérification.

  4. Une fois la vérification réalisée, la phase de test peut commencer.

  5. Le testeur du produit termine sa tâche et indique que celui-ci est prêt pour une dernière vérification.

  6. Vous réalisez la vérification finale du produit.

Le fait d’établir un système Pull peut être bénéfique à des équipes de tous les secteurs : en effet, celui-ci permet de veiller à ce que le travail avance sans heurt tout au long du cycle de vie du projet. Les entreprises qui créent des produits destinés à un client final obtiendront de meilleurs résultats en se basant sur des signaux Pull pour remonter les étapes de production, de façon à ne produire que ce dont les clients ont besoin.

5. Améliorez-vous en continu

La gestion de projet Lean n’a rien de ponctuelle : elle s’inscrit dans le cadre d’un processus itératif, dont le cinquième principe consiste à tendre vers la perfection en améliorant constamment son processus.

Que votre client soit une partie prenante interne ou externe, ses demandes évolueront sans cesse. C’est pourquoi vous devrez évaluer la valeur de votre produit et analyser votre processus à la recherche de gaspillages éventuels, à intervalle régulier.

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Les outils de la gestion de projet Lean

Pour améliorer votre processus de développement produit, vous pouvez faire appel aux outils ci-après. Dans un contexte de recherche d’amélioration continue, ceux-ci aideront votre équipe à éviter tout gaspillage, à gagner en productivité et à proposer davantage de valeur ajoutée au client.

Les outils de la gestion de projet Lean

Le cycle PDCA ou roue de Deming

À l’origine, le cycle PDCA (Plan-Do-Check-Act) était une méthode de résolution des problèmes en trois étapes, créée par le Dr Walter Shewart dans les années 1920. Plus tard, dans les années 1950, le Dr W. Edwards Deming en popularise une version revue et corrigée, d’où le nom de roue de Deming.

Le cycle PDCA se divise en quatre étapes :

  • Planifier (Plan) : analysez votre processus et identifiez tout problème à résoudre.

  • Développer ou réaliser (Do) : trouvez des solutions à ces problèmes en analysant les données pertinentes et en travaillant de concert avec les membres de l’équipe.

  • Contrôler (Check) : déterminez si les solutions mises en place sont efficaces et ajustez votre plan en conséquence si nécessaire.

  • Agir ou ajuster (Act) : appliquez ces solutions actualisées et tirez les leçons de vos apprentissages.

La roue de Deming est aisément applicable à différents processus organisationnels. Bien implémentée, elle pourra influencer très positivement la valeur de votre produit.

La gestion de projet Lean Six Sigma (DMEDI)

En tant qu’outil de lean management, le Lean Six Sigma est utile pour identifier les problèmes rencontrés au sein d’un processus. Non seulement il s’organise en plusieurs étapes, tout comme la roue de Deming, mais il propose également des méthodes d’analyse à employer en parallèle. Les étapes du Lean Six Sigma ou DMEDI sont les suivantes :

  • Définir : précisez la portée de votre projet et établissez des objectifs.

  • Mesurer : déterminez comment vous évaluerez la réussite du projet.

  • Explorer : découvrez de nouveaux moyens d’améliorer le processus projet.

  • Développer : élaborez un plan de projet infaillible.

  • Implémenter : mettez en œuvre votre plan de projet.

Quelques-unes des méthodes d’analyse à employer en parallèle du Lean Six Sigma :

  • Cartographie de la chaîne de valeur ou VSM (Value Stream Mapping) : comme nous l’avons déjà expliqué, la VSM est là pour vous aider à visualiser les phases de votre plan de gestion de projet et à y repérer d’éventuels gaspillages.

  • Enquêtes de satisfaction client : obtenir des retours de la part de vos clients vous aidera grandement à identifier les problèmes rencontrés au cours du projet et à faire grimper la valeur produit.

  • Diagrammes de Gantt : les diagrammes de Gantt sont des diagrammes à barres grâce auxquels vous pourrez mieux visualiser vos jalons de projet.

  • Analyse des causes racines ou ACR (RCA ou Root Cause Analysis) : faites appel à cette méthode pour révéler les causes profondes qui se cachent derrière vos problèmes et trouver des solutions.

  • Tableaux Kanban : en vous aidant à visualiser vos tâches et en limitant le travail en cours, les tableaux Kanban vous permettent de vous faire une meilleure idée du déroulement de vos activités.

Vous avez le choix entre plusieurs méthodes de lean management, selon votre secteur, votre produit et votre équipe. Vous avez également la possibilité d’appliquer plusieurs méthodes à des initiatives de projet différentes afin de les tester et ainsi déterminer laquelle vous convient le mieux. Quel que soit votre choix, n’oubliez pas de faire appel à un logiciel de gestion du travail pour mettre en place ces méthodes d’analyse en toute simplicité !

[À lire] Les 3 composantes essentielles de la gestion du travail

De l’importance du lean management

Si la méthodologie Lean a été adoptée dans plusieurs secteurs, notamment l’informatique, le bâtiment ou encore l’éducation, ce n’est pas un hasard ! Elle présente en effet de nombreux avantages, et la rationalisation des processus que permet une gestion de projet Lean vous permettra d’obtenir une meilleure valeur produit.

Voici quelques-uns de ses avantages :

  • Davantage d’innovation : elle éveille la créativité, ce qui profite à votre projet.

  • Moins de gaspillage : vos projets souffrent moins des gaspillages et les temps d’attente entre les étapes de production sont réduits, tout comme la surproduction et les opérations inutiles.

  • Meilleur service client : vous répondez précisément aux besoins de vos clients, tout simplement.

  • Délais réduits : les temps de réponse sont plus courts et les retards plus rares.

  • Produits de meilleure qualité : l’ajout de contrôles qualité réduit le nombre de défauts rencontrés au niveau du produit.

  • Meilleure gestion des stocks : le suivi assuré sur les stocks vous évite toute déconvenue.

Que ce soit pour des parties prenantes internes ou externes, l’adoption d’une approche Lean permettra à votre entreprise de simplifier ses processus de travail et de monter une équipe projet plus efficace.

Faites appel à la gestion de projet Lean et optimisez vos processus

Nombreuses sont les entreprises à travailler d’arrache-pied à la création de produits de qualité, qui satisferont pleinement leurs clients. En les aidant à fluidifier la production et à éliminer les problèmes potentiels, la méthodologie Lean leur permet justement d’atteindre plus facilement leurs objectifs.

Quel que soit le système de gestion de projet adopté, vous aurez bien besoin de l’aide d’un logiciel de gestion de projet pour améliorer vos processus. Une fois ces derniers rationalisés avec le bon outil, vous serez mieux en mesure de visualiser votre calendrier de projet, communiquer avec les membres de votre équipe et ainsi répondre aux exigences de vos clients.

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