Qu’est-ce que le Lean management ? Définition et méthodes d’application
Résumé
Le lean management est une approche d'organisation du travail qui cible l'amélioration continue par l'élimination des gaspillages et l'augmentation de la valeur ajoutée pour le client. Cet article détaille les principes clés de cette méthode de gestion de projet et son application pratique pour renforcer la productivité. Découvrez comment l'association du lean management et d'Asana peut transformer votre gestion de projet, en réduisant les gaspillages et en maximisant la valeur à chaque étape.
Vous êtes-vous déjà interrogé sur les moyens d'accroître l'efficacité de vos projets en minimisant les pertes? Le lean management offre une réponse pragmatique à cette question. Cette méthode d'organisation repose sur la réduction des gaspillages et l'amélioration de la valeur offerte aux clients, modifiant profondément les pratiques de gestion de projet traditionnelles. Mais la mise en œuvre de ces principes peut s'avérer complexe.
C'est là qu'Asana intervient. En tant qu'outil de gestion de projet flexible et adaptatif, Asana facilite l'application des principes du lean management, permettant une gestion de projet efficace et alignée sur les objectifs de performance. Explorez avec nous comment le lean management, appuyé par Asana, peut être le moteur de l'amélioration de vos processus de projet, en éliminant les gaspillages et en améliorant systématiquement la valeur produite.
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Définition du Lean management
Le Lean management est une méthode de gestion de projet qui soutient le concept d'amélioration continue, une approche qui cherche systématiquement à réaliser de petits changements progressifs dans les processus afin d'améliorer l'efficacité et la qualité.
Le Lean management est aussi connu sous le nom de Lean Thinking ou Lean Enterprise.
Histoire du Lean management
Entre 1948 et 1975, Taiichi Ohno ingénieur japonais travaillant chez Toyota a inventé le Toyota Production System (TPS ou Système de productionToyota en français), dont s’est inspirée la méthodologie Lean que nous connaissons aujourd’hui. Le TPS avait pour but de faciliter la production et d’améliorer les relations entre fournisseurs et clients, sans oublier d’éliminer le gaspillage (muda). A la différence du taylorisme, le lean management tient compte du bien-être et des conditions de travail des salariés.
Le premier rapprochement entre Lean management et gestion de projet s’est fait en 1988, dans un article écrit par John Krafcik, intitulé « Triumph of the Lean Production System ». Réalisés dans le cadre de sa thèse de master présentée à la MIT Sloan School of Management, l’article et les recherches associées ont servi de base à la rédaction du best-seller « The Machine That Changed the World ».
Par la suite, le Lean management a influencé de nombreuses sous-catégories, notamment les méthodologies Agile, Kanban et Scrum.
Quels sont les cinq principes du Lean management?
Afin de mettre en œuvre efficacement le Lean management au sein de l'entreprise, il est nécessaire de suivre les 5 principes du lean management qui sont la valeur, la chaîne de valeur, le processus, le flux et l’amélioration continue.
Voici les 5 principes en détail:
1. Identifier la valeur du produit
Identifier la valeur du produit est le fondement du Lean management. Cette démarche nécessite de bien connaître qui seront les bénéficiaires du projet, qu'ils soient membres de votre organisation ou clients finaux. Les équipes internes, investies dans le succès du projet, suivent de près son évolution et contribuent à sa réussite. Les clients externes, quant à eux, jugent la pertinence et la qualité du produit ou service proposé, leur satisfaction étant un indicateur clé de la valeur ajoutée par le projet.
Pour réussir cette étape, il est essentiel de dialoguer avec toutes les parties prenantes afin de comprendre leurs attentes et besoins. Cela permet de définir précisément ce qui constitue la "valeur" du produit ou service développé.
Utilisation d’Asana
Asana facilite cette tâche en offrant un espace où les objectifs du projet peuvent être clairement définis et partagés avec toute l'équipe. En utilisant les sections d'objectifs, vous pouvez préciser la valeur attendue pour chaque livrable, concentrant ainsi les efforts sur les aspects les plus importants pour les clients. Cette approche assure que l'équipe reste focalisée sur ce qui compte vraiment pour réussir le projet.
2. Cartographier la chaîne de valeur
C'est ici que vous devez littéralement cartographier le flux de travail de votre entreprise. Celui-ci doit inclure toutes les actions et les personnes impliquées dans la livraison du produit final au client. Ce faisant, vous serez en mesure d'identifier les étapes du processus qui n'apportent aucune valeur ajoutée.
L'application de ce principe vous montrera où la valeur est générée et dans quelle mesure les différentes étapes du processus ajoutent ou non de la valeur.
Une fois que vous aurez dressé la carte de votre chaîne de valeur, il vous sera beaucoup plus facile de voir quels processus appartiennent à quelles équipes et qui est responsable du suivi, de l'évaluation et de l'amélioration de chaque processus. Cette vue d'ensemble vous permettra d'identifier et d'éliminer les étapes qui n'apportent pas de valeur ajoutée.
Taiichi Ohno a identifié les 7 sources de gaspillage suivantes. Elles s’appliquent aussi bien au Lean manufacturing qu’aux autres secteurs:
Surproduction : la surproduction et les fonctionnalités logicielles superflues peuvent faire augmenter les coûts.
Stocks excessifs : le gaspillage lié aux stocks et au travail incomplet, de même que la mauvaise gestion des backlogs, peuvent entraîner des coûts inutiles.
Déplacement inutiles : ce type de gaspillage est lié aux mouvements superflus des individus ou des machines.
Défauts, retouches et rebuts : tout défaut peut engendrer des réparations coûteuses et des pertes de matériaux.
Opérations inutiles (outils dispendieux) : celles-ci peuvent elles aussi mener à des coûts superflus, par exemple lorsque vous proposez une mise à jour inutile sur un produit, faute de satisfaire aux besoins et demandes des utilisateurs. Même problème lorsque vous investissez dans des outils onéreux qui n’en valent pas la peine.
Temps d’attente : il s’agit des coûts associés aux retards de production des livrables finaux.
Transports inutiles : au même titre que les mouvements superflus, les trop nombreux déplacements des produits ou matériaux engendreront des pertes.
Équipes divisées : entre les problèmes de communication, les réunions superflues et les faiblesses de collaboration, le manque de cohésion d’équipe peut faire augmenter les coûts inutilement de bien des manières.
Utilisation d’Asana
Avec Asana, vous pouvez cartographier visuellement le flux de travail de votre projet en utilisant des tableaux Kanban. Cela permet d'identifier les étapes du processus qui n'ajoutent pas de valeur et nécessitent des améliorations. En assignant des tâches à des équipes spécifiques et en suivant leur progression, Asana aide à clarifier la responsabilité de chaque étape du processus et à éliminer les gaspillages.
3. Créer un flux de travail continu
Une fois que vous aurez maîtrisé votre chaîne de valeur, vous devrez vous assurer que le flux de travail de chaque équipe reste fluide. Cela peut prendre un certain temps.
Le développement d'un produit ou d'un service implique souvent un travail d'équipe interdépartemental. Des goulots d'étranglement et des interruptions peuvent survenir à tout moment. Toutefois, en décomposant les tâches en petits morceaux et en visualisant le flux de travail, vous pouvez facilement détecter et éliminer les obstacles au processus.
Utilisation d'Asana
Asana aide à créer un flux de travail continu en permettant aux équipes de décomposer les gros projets en tâches gérables, de visualiser le travail en cours et d'identifier les goulots d'étranglement. Les tableaux de bord et les rapports personnalisés offrent une vue d'ensemble du projet, facilitant ainsi l'ajustement rapide des priorités pour maintenir le flux de travail.
Visualiser et créer vos processus avec Asana4. Établir un système en flux tiré (Pull)
Il s’agit ici de « tirer » (« pull » en anglais) le travail d’une étape du processus à la prochaine une fois la précédente terminée. Ce concept a été mis au point dans le cadre de la production, afin d’aider les usines à répondre aux demandes des clients avec précision, selon un système de gestion des stocks encours dit du « juste-à-temps ». Toutefois, il peut également être utile dans d’autres secteurs, puisqu’il permet d’assurer le bon fonctionnement de votre processus.
Un exemple de système Pull en développement logiciel :
1. Le concepteur technique termine sa tâche et indique que le produit est prêt pour vérification.
2. Une fois la vérification réalisée, la phase de codage peut commencer.
3. Votre codeur termine sa tâche et indique que le produit est prêt pour vérification.
4. Une fois la vérification réalisée, la phase de test peut commencer.
5. Le testeur du produit termine sa tâche et indique que celui-ci est prêt pour une dernière vérification.
6. Vous réalisez la vérification finale du produit.
Utilisation d’Asana
Le système Pull peut être facilement géré dans Asana grâce à l'utilisation des tâches et des sous-tâches qui ne sont activées que lorsque la tâche précédente est complétée. Cela assure que le travail est "tiré" à travers le système au bon moment, évitant ainsi les encombrements et les stocks excessifs de travail en attente.
5. Amélioration continue
Une fois que vous avez effectué toutes les étapes ci-dessus, vous avez construit votre système de Lean management. Toutefois, n'oubliez pas de prêter attention à cette dernière étape, sans doute la plus importante.
La démarche Lean n’a rien de ponctuelle : elle s’inscrit dans le cadre d’un processus itératif, dont le cinquième principe consiste à tendre vers la perfection en améliorant constamment son processus (“kaizen” en japonais).
Il existe plusieurs techniques pour encourager l'amélioration continue. Par exemple, chaque équipe peut organiser une réunion quotidienne pour discuter de ce qui a été fait, de ce qu'il reste à faire et des obstacles éventuels - une façon simple d'optimiser le processus chaque jour.
La popularité croissante des principes Lean est due au fait qu'ils se concentrent sur l'amélioration de tous les aspects d'un processus de travail et impliquent tous les niveaux de la hiérarchie d'une entreprise.
Utilisation d’Asana
Asana favorise l'amélioration continue grâce à sa fonctionnalité de feedback et de commentaires sur les tâches, permettant aux équipes de recueillir des retours et de s'engager dans un processus de kaizen, ou amélioration continue. Les réunions de rétrospective et les évaluations de projet peuvent être planifiées et suivies dans Asana, encourageant ainsi une culture d'amélioration constante à tous les niveaux de l'organisation.
Quels sont les outils du Lean management?
Pour améliorer votre processus de développement produit, vous pouvez faire appel aux outils de Lean management ci-après. Dans un contexte de recherche d’amélioration continue, ceux-ci aideront votre équipe à éviter tout gaspillage, à gagner en productivité et à proposer davantage de valeur ajoutée au client.
Le cycle PDCA ou roue de Deming
À l’origine, le cycle PDCA (Plan-Do-Check-Act) était une méthode de résolution des problèmes en trois étapes, créée par le Dr Walter Shewart dans les années 1920. Plus tard, dans les années 1950, le Dr W. Edwards Deming en popularise une version revue et corrigée, d’où le nom de roue de Deming.
Le cycle PDCA se divise en quatre étapes :
Planifier (Plan) : analysez votre processus et identifiez tout problème à résoudre.
Développer ou réaliser (Do) : trouvez des solutions à ces problèmes en analysant les données pertinentes et en travaillant de concert avec les membres de l’équipe.
Contrôler (Check) : déterminez si les solutions mises en place sont efficaces et ajustez votre plan en conséquence si nécessaire.
Agir ou ajuster (Act) : appliquez ces solutions actualisées et tirez les leçons de vos apprentissages.
La méthode Lean Six Sigma
En tant qu’outil de Lean management, le Lean Six Sigma est utile pour améliorer la qualité et l'efficacité des processus.
Les étapes du Lean Six Sigma sont les suivantes :
Définir : précisez la portée de votre projet et établissez des objectifs.
Mesurer : déterminez comment vous évaluerez la réussite du projet.
Explorer : découvrez de nouveaux moyens d’améliorer le processus projet.
Développer : élaborez un plan de projet infaillible.
Implémenter : mettez en œuvre votre plan de projet.
Les autres méthodes de Lean management:
Le management visuel pour partager les informations et résoudre les problèmes ;
La méthode Kaizen pour améliorer continuellement les processus ;
La méthode SMED pour réduire le temps de changement de série ;
La méthode Kanban pour optimiser la gestion des stocks ;
La méthode Value Stream Mapping (VSM) pour analyser les processus et identifier les obstacles.
La méthode 5S (seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke) qui vise à rendre les postes de travail plus ergonomiques;
La méthode QQOQCP, pour analyser les problèmes en profondeur et les résoudre durablement.
Enfin, l'intégration d'un Système de Management de la Qualité (SMQ) dans une approche de Lean Management renforce l'engagement envers l'amélioration continue et la satisfaction client, tout en favorisant une culture d'excellence opérationnelle.
Quels sont les objectifs du Lean management?
Si le Lean management a été adopté dans plusieurs secteurs, notamment l’informatique, le bâtiment ou encore l’éducation, ce n’est pas un hasard ! Il présente en effet de nombreux avantages, et la rationalisation des processus que permet le Lean management vous permettra d’obtenir une meilleure valeur produit.
Voici quelques-uns de ses avantages :
Plus d’innovation : elle éveille la créativité, ce qui profite à votre projet.
Moins de gaspillage : vos projets souffrent moins des gaspillages et les temps d’attente entre les étapes de production sont réduits, tout comme la surproduction et les opérations inutiles.
Meilleur service client : vous répondez précisément aux besoins de vos clients, tout simplement.
Délais réduits : les temps de réponse sont plus courts et les retards plus rares.
Produits de meilleure qualité : l’ajout de contrôles qualité réduit le nombre de défauts rencontrés au niveau du produit.
Meilleure gestion des stocks : le suivi assuré sur les stocks vous évite toute déconvenue.
Que ce soit pour des parties prenantes internes ou externes, le Lean management permettra à votre entreprise de simplifier ses processus de travail et de monter une équipe projet plus efficace.
Optimisez vos processus avec le Lean management
Le Lean management permet ainsi de trouver un juste équilibre entre réduction des coûts, qualité des produits et amélioration des conditions de travail.
Nombreuses sont les entreprises à travailler d’arrache-pied à la création de produits de qualité, qui satisferont pleinement leurs clients. En les aidant à fluidifier la production et à éliminer les problèmes potentiels, le Lean management leur permet justement d’atteindre plus facilement leurs objectifs.
Quel que soit le système de gestion de projet adopté, vous aurez bien besoin de l’aide d’un logiciel de gestion de projet pour améliorer vos processus. Une fois ces derniers rationalisés avec le bon outil, vous serez mieux en mesure de visualiser votre calendrier de projet, communiquer avec les membres de votre équipe et ainsi répondre aux exigences de vos clients.
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