Qu’est-ce que la méthode QQOQCP? Définition et outils

Lorsqu’un projet se complique, il est temps de revenir aux principes de base. Avec toutes les méthodologies de gestion de projet mises à sa disposition, le chef de projet a vite fait d’oublier ses fondamentaux. La méthode QQOQCP fait partie de ces outils qui permettent de prendre du recul et de poser les questions clés. En décortiquant le problème et en le retournant dans tous les sens, on ouvre le champ des possibles pour finir par trouver la solution.

Que veut dire QQOQCP ?

La méthode QQOQCP est une méthode de résolution des problèmes dont le sigle signifie «Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? ». Il s’agit de l’équivalent français des 5 W's anglo-saxons (Who, What, Where, When, Why). 

Cette méthode s’appelle également la méthode de questionnement, la méthode des 5 Ws ou encore des Five W’s. On la trouve parfois sous sa forme longue « QQOQCCP » ou « CQQCOQP ? », le C complétant la liste de questions signifie alors « Combien ? ».

Pourquoi utiliser la méthode QQOQCP ?

En posant des questions ouvertes, l’analyse QQOQCP permet de compiler des informations essentielles à la résolution d’un problème. Ce questionnement systématique est un outil de décomposition très utile pour obtenir une bonne vue d’ensemble.

La méthode QQOQCP peut être utilisée à des fins d’amélioration et de résolution de problèmes, ou encore à des fins de dépannage. Chaque fois qu’un processus ne fonctionne pas correctement, vous pouvez mettre en œuvre cette méthode du questionnement pour trouver et développer une solution. 

Notez qu’il convient davantage aux problèmes simples plutôt qu’aux problèmes complexes. En effet, la méthode QQOQCP demande de suivre des solutions et des chemins limités alors qu’il pourrait y avoir de nombreuses causes aux problèmes soulevés. Dans ce cas, il peut être judicieux d’utiliser le QQOQCP couplé à un diagramme d’Ishikawa, un autre outil d’identification et de résolution des problèmes.

La méthode QQOQCP est couramment utilisée en raison de sa flexibilité et de sa simplicité. Elle permet d’identifier les causes profondes d’un problème en très peu de temps. C’est pourquoi il est recommandé de mener une analyse QQOQCP avant d’utiliser une autre technique plus poussée.

Comment appliquer la méthode QQOQCP?

Dans sa mise en œuvre, l’analyse QQOQCP se découpe en 3 parties:

1. État des lieux, description de la situation actuelle

2. Situer les choses et décrire les lieux

3. Proposition d’une solution pertinente

Les questions QQOQCP interviennent dans la première partie. Voici la liste de questions:

Quoi ?

Cette première question permet de définir d’une façon claire la problématique à étudier. Il s’agit ici de déterminer la nature du problème ou l’objet du projet. Les cibles sont aussi à définir dans cette partie, il peut s’agir d’une action, d’un procédé, d’objets ou de machines.

Exemples de questions : Quel est le problème ? De quoi s’agit-il exactement ? Quelle est la situation ? Quels sont les risques ?

Qui ?

Ici, on définit les parties prenantes engagées dans la problématique. Il peut s’agir de clients, de fournisseurs, de prestataires, de responsables, etc. 

Exemple de question : Qui est en charge du projet ? Qui sont les parties prenantes engagées ? Qui rencontre le problème défini plus haut ? 

Où ? 

Avec cette question, on décrit les lieux et on situe les choses de façon précise.

Exemples de questions : Où ou sur quelle machine se situe le problème ? Quel est le produit concerné, où se trouve-t-il, dans quel service, quel bâtiment, quel pays ? 

Quand ?

Ici intervient la question du moment où a eu lieu l’action ou le problème évoqué. On ciblera la durée, la ou les dates, la fréquence s’il s’agit d’un événement récurrent.

Exemples de questions : Quand a eu lieu le problème ? À quelle fréquence ? À quel moment particulier le problème apparaît-il ? Quel est le délai d'attente pour sa résolution ?

Comment ?

Cette question QQOQCP permet de définir les circonstances ou les conditions dans lesquelles le problème survient. On se questionne également sur la façon dont les parties prenantes agissent et quels sont les moyens ou actions mis en œuvre.

Exemples de questions : Comment se manifeste le problème ? Dans quelles conditions ou quelles circonstances ? Quelles sont les procédures mises en place ? Quelles sont les méthodes utilisées, les actions envisagées ?

Combien ?

Une question QQOQCP qui vise à définir les moyens, les équipements ou le matériel disponible.

Exemple de questions : De quel budget/combien de temps dispose-t-on pour résoudre le problème ? Combien cela coûte à l’entreprise ? Combien d’intervenants ou de prestataires est-il possible de consulter ? Quelles ressources utiliser ?

Pourquoi ?

 Ici, on étudie deux axes de questionnement : pourquoi et pour quoi ? On s’intéresse tout d’abord aux causes de la problématique, aux origines, mais aussi à l’objectif à atteindre. Cette question est essentielle, elle intervient à l’issue du processus de questionnement, mais peut se poser également après chaque réponse donnée aux autres QQOQCP.

Exemples de questions : Pourquoi avoir choisi cette solution, ce matériel, cet équipement ? Quel est l’objectif visé ?

Exemples d’application de la méthode QQOQCP en gestion de projet

La méthode QQOQCP est donc populaire et facile à utiliser, ce dans diverses situations. Voici quelques exemples de cas où vous pourriez mener une analyse QQOQCP.

1. Pour résoudre un problème 

La méthode QQOQCP est un formidable outil de résolution de problèmes. Elle permet de comprendre rapidement la problématique rencontrée en posant les bonnes questions.

Quoi : quel est le problème ?

Qui : qui sont les parties prenantes impliquées ?

Où : où se situe le problème, dans quel cadre ?

Quand : la temporalité du problème (à quel moment/fréquence ?)

Comment : quels sont les effets du problème ?

Pourquoi : quelles sont les causes connues, les raisons du problème ?

2. Pour définir votre projet 

Le questionnement QQOQCP peut être utile au moment de démarrer un projet. Il peut servir en effet à en définir les contours et les aspects importants.

Quoi : Quel est le projet, l’objectif ?

Qui : Qui est la cible, le client, l’équipe concernée ?

Où : dans quel cadre va se dérouler le projet ?

Quand : quelle est la date de début ? Combien de temps le projet va-t-il durer ?

Combien : quel est le budget à disposition ?

Pourquoi : pour quelles raisons ce projet a-t-il été lancé, quel est l’objectif ?

3. Pour mettre en place une stratégie marketing

La méthode QQOQCP est couramment utilisée en marketing puisqu’elle aide à déterminer le plan d’action à mettre en place.

Quoi : quels outil ou service allez-vous utiliser pour communiquer ?

Qui : quel est le public cible ? Quels sont les membres de l’équipe chargée de surveiller l’avancée du projet ?

Où : où allez-vous trouver les informations nécessaires ?

Quand : à quelle fréquence allez-vous communiquer ?

Comment : quels sont les moyens de communication que vous allez mettre en place (réseaux sociaux, site web, newsletter, etc.)

Pourquoi : quel est le but recherché, quels sont les bénéfices d’une telle stratégie ?

4. Pour préparer et animer une réunion

La méthode QQOQCP est idéale pour préparer une réunion efficace et productive. Qu’il s’agisse d’un brainstorming en équipe ou d’une réunion plus générale, votre meeting doit être structuré, au risque sinon de perdre du temps. La méthode de questionnement QQOQCP va vous permettre de mieux cibler les attentes, le public et les moyens qui seront mis en œuvre pour cette réunion. Elle sera ensuite très utile pour rédiger le compte rendu de réunion.

Quoi : quel est l’objet de la rencontre ?

Qui : qui sont les participants ?

Quand : quand est prévue la réunion ?

Comment : quels sont les moyens mis en œuvre pour évoquer chacun des sujets ? (documentation, supports, etc.)

Pourquoi : Quel résultat espère-t-on à l’issue de la réunion ? Quelle application ?

Une méthode à adopter pour résoudre rapidement les problèmes

Très appréciée en gestion de projet, la méthode QQOQCP permet de structurer sa pensée et de poser les bonnes questions pour décrypter une situation ou une problématique donnée. C’est un outil indispensable qui peut être utilisé dans de nombreux domaines : mise en place d’une stratégie de communication, d’une stratégie commerciale, dans la relation client, pour la mise en place d’un plan de gestion des risques, la définition d’un projet, etc. L’analyse des données issues du questionnement améliore ensuite la prise de décision.

Poursuivez votre processus de résolution des problèmes grâce à l’analyse SWOT. Gérez les problèmes de vos équipes en centralisant les données sur une plateforme de gestion du travail comme Asana. Vous gagnerez en efficacité et serez plus productif.