Modèle de plan de gestion des risques

Gérer un projet, c’est aussi savoir anticiper l’imprévu. Un retard, une absence, un fournisseur qui fait défaut : chaque détail compte pour sécuriser l’avancement et les résultats. Pourtant, trop d’équipes sous-estiment l’importance d’un plan de gestion des risques structuré.

Avec Asana, vous disposez d’un modèle prêt à l’emploi, conçu pour centraliser et piloter tous les risques projet, en toute transparence, du brainstorming initial jusqu’à la clôture.

Pourquoi utiliser un plan de gestion des risques dans vos projets ?

Adopter un modèle de plan de gestion des risques n’est pas réservé aux grands groupes. Dès qu’un projet implique plusieurs étapes, des ressources partagées ou des objectifs ambitieux, la question des risques doit être abordée sérieusement.

Le modèle Asana vous permet de :

• Identifier collectivement les risques majeurs et secondaires

• Évaluer leur impact potentiel sur la réussite du projet

• Définir des actions d’atténuation, avec des responsables clairement désignés

• Mettre à jour en temps réel l’état d’avancement, pour une gestion dynamique

Grâce à une interface collaborative, chaque membre de l’équipe reste informé, peut signaler un nouveau risque ou commenter l’évolution d’une situation. Plus besoin d’éparpiller les données dans des fichiers séparés ou des emails : tout est centralisé dans Asana.

Qu’est-ce qu’un modèle de plan de gestion des risques ?

Un modèle de plan de gestion des risques, c’est un guide qui structure l’identification, l’analyse et le suivi de chaque risque potentiel. Il se compose généralement de plusieurs colonnes : description du risque, probabilité, impact, actions prévues, responsable et statut.

Dans Asana, ce template vous permet d’attribuer en un clic chaque risque à un membre de l’équipe, d’ajuster le suivi en fonction de l’avancement, et d’historiser toutes les décisions prises en cours de route.

Ce support, à la fois souple et robuste, vous accompagne tout au long du cycle de vie du projet, et s’adapte à toutes les méthodologies (Agile, cycle en V, etc.).

Comment remplir et utiliser ce modèle ?

La réussite d’un plan de gestion des risques repose autant sur la méthode que sur l’outil. Voici les étapes pour en tirer pleinement parti :

1. Organiser une session de brainstorming. Réunissez l’équipe projet pour identifier les risques potentiels : retard, budget dépassé, dépendance à un fournisseur, évolution réglementaire… Notez-les dans votre modèle Asana.

2. Évaluer l’importance de chaque risque. Pour chaque risque, estimez sa probabilité d’occurrence et son impact sur le projet. Dans Asana, ces critères peuvent être renseignés dans des champs personnalisés.

3. Attribuer des responsabilités. Désignez un responsable par risque. Chacun saura ce qu’il doit surveiller, et pourra informer le reste du groupe à la moindre alerte.

4. Planifier des actions d’atténuation. Pour les risques critiques, définissez tout de suite les mesures préventives ou correctives à mettre en place. Avec Asana, chaque action devient une tâche, suivie et commentée en temps réel.

5. Assurer le suivi tout au long du projet. Le modèle n’est pas figé. Toute l’équipe peut le mettre à jour au fil de l’eau, ajouter un nouveau risque, ou signaler la résolution d’un problème.

Exemple concret de plan de gestion des risques sur Asana

Prenons le cas d’une équipe qui pilote la refonte d’un site e-commerce. Dès la phase de lancement, le chef de projet organise une réunion pour recenser les risques potentiels. Parmi ceux-ci, un point critique est identifié : « Retard dans la validation des maquettes par le client ».

• Description du risque : Les maquettes graphiques doivent être validées par le client avant le développement. Un retard peut décaler tout le planning.

• Probabilité : Élevée, car le client a peu de disponibilité et plusieurs décisionnaires sont impliqués.

• Impact : Fort ; un retard à ce stade entraînerait le décalage de toutes les étapes suivantes (développement, intégration, mise en ligne).

• Action d’atténuation :

  • Anticiper en programmant avec Asana des points de validation hebdomadaires avec le client, dès le début du projet.

  • Créer des tâches récurrentes dans Asana pour envoyer des rappels automatiques avant chaque réunion de validation.

  • Partager un calendrier projet en ligne sur Asana, accessible au client et à toutes les parties prenantes, afin que chacun visualise les échéances.

  • Documenter dans Asana chaque retour client, afin d’assurer la traçabilité des validations et de pouvoir relancer rapidement sur les éléments en attente.

• Responsable : Chef de projet, identifié comme propriétaire du risque dans Asana. Il est chargé du suivi et de l’animation des points de validation.

Grâce à cette organisation, l’équipe peut suivre en temps réel l’avancement des validations, anticiper les retards et impliquer le client de façon proactive. Toutes les actions et échanges sont centralisés, ce qui limite les pertes d’information et les quiproquos. Si un retard survient malgré tout, l’impact est immédiatement visible sur le planning Asana et des solutions peuvent être mises en œuvre sans attendre.

Les avantages d’un modèle de gestion des risques sur Asana

• Collaboration en temps réel : tous les risques sont partagés, commentés et suivis par l’équipe, sans perte d’information

• Traçabilité totale : historique des modifications, commentaires, et décisions toujours accessible

• Centralisation : plus besoin de multiplier les versions ou les supports, tout est dans Asana

• Responsabilisation : chaque membre sait ce qu’il a à faire et peut anticiper au lieu de subir

• Gain de temps : automatisation des relances, rappels, et reporting intégré

Passez à l’action : structurez la gestion des risques dès aujourd’hui

Envie d’améliorer la maîtrise et la visibilité de vos risques projet ? Testez dès maintenant notre modèle de plan de gestion des risques. En quelques clics, centralisez tous les risques, attribuez les suivis, automatisez les rappels, et coordonnez vos équipes autour d’un objectif commun : la réussite, sans surprise.

Fonctionnalités intégrées

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

• Dates de début : dans certaines circonstances, il n’est pas suffisant de connaître l’échéance d’une tâche, vous devez aussi savoir quand commencer à travailler sur celle-ci. Les heures et les dates de début donnent aux membres de votre équipe une idée claire du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Utilisez-les pour définir, suivre et gérer le travail, de façon à coordonner votre équipe autour des objectifs et à n’oublier aucune dépendance.

• Sous-tâches : certaines activités sont bien trop complexes pour se cantonner à une seule tâche Asana (travail impliquant plusieurs collaborateurs, tâches à échéance ouverte, projets nécessitant des vérifications ou approbations de la part de diverses parties prenantes, etc.). Dans ces cas-là, n’hésitez pas à vous faciliter le travail en créant des sous-tâches. Celles-ci permettent de diviser les tâches en plusieurs éléments indépendants pour répartir efficacement le travail, tout en veillant à ce que ces petites actions restent intégrées à la tâche parente. Utilisez des sous-tâches pour subdiviser les tâches ou détailler les différentes étapes d’un processus.

Applications recommandées

• Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

• Outlook : certains e-mails demanderont une action de votre part, par exemple de vérifier le travail produit par votre agence ou une demande de design d’un partenaire. Pour vous faciliter le travail, vous pouvez désormais créer la tâche en question sur Asana directement depuis Outlook. Il vous suffit ensuite de l’attribuer à un collègue ou à vous-même, de lui donner une échéance et d’ajouter la tâche au projet correspondant.

• Zendesk : grâce à l’intégration de Zendesk à Asana, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis des tickets Zendesk, en seulement quelques clics. Ajoutez des éléments de contexte, joignez des fichiers et associez des tâches existantes de façon à suivre le travail à effectuer pour chaque ticket. L’intégration offre également une visibilité continue sur les deux plateformes, de façon à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, peu importe l’outil utilisé.

• Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

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