Avant le début d’un projet, il est important de prendre en compte les problèmes et risques potentiels qui pourraient empêcher son bon déroulement.

Un modèle de plan de gestion des risques peut vous aider à réduire les risques et à établir un plan d’urgence de façon à atteindre vos objectifs en toute sérénité. Voici comment faire : 

Qu’est-ce qu’un modèle de plan de gestion des risques ?

Un modèle de plan de gestion des risques est un outil qui permet aux chefs de projet d’identifier et d’atténuer les risques potentiels. Il peut évoluer d’un projet à l’autre, mais sa structure principale reste la même. Un tel modèle simplifiera la gestion de vos projets à venir, vous permettra d’optimiser la coordination des membres de votre équipe et, en définitive, de faire face aux risques éventuels.

Un modèle de ce type vous permet également de mieux gérer les projets qui impliquent de nombreuses parties prenantes. Une fois que chacun de vos collaborateurs sera à l’aise avec ce modèle, vos nouveaux projets débuteront beaucoup plus rapidement.

Quel est l’objectif d’un plan de gestion des risques ?

Un plan de gestion des risques est une stratégie utilisée par les chefs de projet pour réduire les risques qui peuvent survenir tout au long d’un projet. Cet outil permet d’identifier les risques dans un registre et de les surveiller, sans oublier de définir un plan d’action pour y faire face s’ils venaient à se concrétiser.

Pourquoi créer un modèle de plan de gestion des risques ?

Créer un modèle de plan de gestion des risques est une bonne pratique que tous les professionnels de la gestion de projet devraient adopter. Découvrez les raisons pour lesquelles il est conseillé d’élaborer un tel modèle avant de se lancer dans un projet d’envergure.

Anticiper les risques de façon proactive

Un modèle de plan de gestion des risques vous permet d’anticiper les menaces et de vous en protéger avant même qu’elles ne se concrétisent. Attribuez à chaque risque spécifique un responsable parmi les membres d’équipe, qui se chargera d’en assurer un suivi actif.

Dans le cadre de projets à haute valeur ajoutée, certaines équipes estiment parfois nécessaire de développer une stratégie d’atténuation des risques en amont afin d’éviter de quelconques répercussions négatives sur les activités clés de l’entreprise. Si votre équipe n’a pas établi un plan de ce type, votre projet pourrait rester au point mort, sans même passer l’étape d’approbation.

Apporter de la transparence

Un modèle de plan de gestion des risques apporte de la transparence à votre équipe, notamment pour établir des plans d’urgence. Les parties prenantes apprécient rarement d’apprendre à l’improviste que le planning du projet pourrait être bousculé. Toutefois, si vous et votre équipe avez déjà prévu des stratégies de réponse face à ces risques, l’inquiétude générale sera rapidement apaisée. Un logiciel de gestion du travail collaboratif comme Asana permet à l’ensemble de votre équipe d’accéder à la documentation autour de la gestion des risques, notamment un registre des risques, une matrice d’évaluation des risques ou tout autre document important.

Responsabiliser davantage votre équipe

Lorsque la situation n’évolue pas comme on le souhaiterait, il n’est pas toujours évident d’identifier le problème. Toutefois, si ce risque correspondant est sous la responsabilité d’un de vos collègues, ce dernier est tenu de l’atténuer autant que possible. Chacun des membres d’équipe peut ainsi évaluer les répercussions négatives de toute menace potentielle et développer des plans d’urgence si elle se concrétise (ou pour éviter un tel scénario). Vos collaborateurs ont donc les moyens de contourner ces risques. En outre, si l’une des parties prenantes clés a une question à poser au sujet d’un risque spécifique, elle sait à qui s’adresser.

Les éléments à inclure dans votre modèle de plan de gestion des risques

Créer un modèle de plan de gestion des risques ne présente aucune difficulté, mais l’organisation des informations au sein de ce document varie d’une équipe à l’autre. Voyons comment procéder.

Le plus simple reste de classer les risques par ordre d’importance, c’est-à-dire selon leur impact potentiel sur le projet. Vous pouvez également les trier en tenant compte de la probabilité que chaque risque se produise réellement.

Quel que soit le classement que vous adoptez, veillez à utiliser un outil qui soit personnalisable et collaboratif. Votre équipe pourra ainsi organiser les informations dans son modèle de plan de gestion des risques de la manière qui lui convient.

Les 4 étapes clés pour utiliser votre modèle de plan de gestion des risques à bon escient :

1. Organisez une session de brainstorming pour décider des risques à ajouter au plan : utilisez un logiciel collaboratif afin que chaque membre d’équipe puisse identifier et ajouter les risques potentiels qui pourraient avoir des répercussions négatives sur votre projet.

2. Évaluez la probabilité et les conséquences de chaque risque : pour analyser l’impact potentiel d’un risque, vous devez prendre en compte à la fois ses répercussions éventuelles et la probabilité qu’il se concrétise. Assurez-vous que votre modèle dispose d’un moyen de suivre ces deux caractéristiques.

3. Anticipez la probabilité de chaque risque : les membres d’équipe peuvent anticiper la probabilité de survenue de chaque risque grâce aux données historiques et aux projets accomplis précédemment.

4. Surveillez les risques tout au long du cycle de vie du projet : le meilleur moyen d’y parvenir est de confier à chacun des membres de l’équipe la responsabilité d’un risque particulier, pendant toute la durée du projet.

Fonctionnalités intégrées

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

• Dates de début : dans certaines circonstances, il n’est pas suffisant de connaître l’échéance d’une tâche, vous devez aussi savoir quand commencer à travailler sur celle-ci. Les heures et les dates de début donnent aux membres de votre équipe une idée claire du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Utilisez-les pour définir, suivre et gérer le travail, de façon à coordonner votre équipe autour des objectifs et à n’oublier aucune dépendance.

• Sous-tâches : certaines activités sont bien trop complexes pour se cantonner à une seule tâche Asana (travail impliquant plusieurs collaborateurs, tâches à échéance ouverte, projets nécessitant des vérifications ou approbations de la part de diverses parties prenantes, etc.). Dans ces cas-là, n’hésitez pas à vous faciliter le travail en créant des sous-tâches. Celles-ci permettent de diviser les tâches en plusieurs éléments indépendants pour répartir efficacement le travail, tout en veillant à ce que ces petites actions restent intégrées à la tâche parente. Utilisez des sous-tâches pour subdiviser les tâches ou détailler les différentes étapes d’un processus.

Applications recommandées

• Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

• Outlook : certains e-mails demanderont une action de votre part, par exemple de vérifier le travail produit par votre agence ou une demande de design d’un partenaire. Pour vous faciliter le travail, vous pouvez désormais créer la tâche en question sur Asana directement depuis Outlook. Il vous suffit ensuite de l’attribuer à un collègue ou à vous-même, de lui donner une échéance et d’ajouter la tâche au projet correspondant.

• Zendesk : grâce à l’intégration de Zendesk à Asana, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis des tickets Zendesk, en seulement quelques clics. Ajoutez des éléments de contexte, joignez des fichiers et associez des tâches existantes de façon à suivre le travail à effectuer pour chaque ticket. L’intégration offre également une visibilité continue sur les deux plateformes, de façon à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, peu importe l’outil utilisé.

• Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

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