Le petit guide du chef de projet : les registres de risques, exemples inclus

Image du contributeur – Équipe AsanaTeam Asana16 juin 202112 min de lecture
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Qu’est-ce qu’un registre des risques ?

Vous cherchez des outils pour assurer la réussite de votre équipe ? Un registre des risques est tout indiqué.

Le registre des risques fait partie intégrante de tout bon processus de gestion des risques et permet d’atténuer les potentiels retards des projets.  

Un registre des risques est mis à disposition des parties prenantes du projet pour s’assurer que toutes les informations sont stockées au même endroit et sont facilement accessibles. Étant donné que cette tâche revient généralement aux chefs de projet (c’est-à-dire vous !), nous vous conseillons d’apprendre comment et quand utiliser un registre des risques. Ainsi, vous serez prêt pour votre prochain projet. 

Qu’est-ce qu’un registre des risques ?

Un registre des risques est un document utilisé comme outil de gestion des risques pour identifier les potentiels obstacles d’un projet. Ce processus vise à identifier, analyser et résoudre collectivement les risques avant qu’ils ne deviennent de réels problèmes. Bien qu’elle soit généralement centrée sur les projets, la gestion des risques s’avère également utile dans d’autres circonstances, notamment pour les lancements de produits et leur fabrication. 

Un registre des risques permet de surveiller les risques spécifiques à un projet. Il comprend également des informations sur la priorité du risque et la probabilité qu’il se produise. 

Le registre des risques d’un projet doit non seulement identifier et analyser les risques, mais également fournir des mesures d’atténuation concrètes. Ainsi, si le risque devient une menace plus importante, votre équipe est préparée grâce aux solutions proposées et habilitée à résoudre les problèmes. 

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Dans quels cas utiliser un registre des risques ?

Un registre des risques peut s’avérer utile dans de nombreux cas. Idéalement, il devrait être utilisé, ou au moins mis à disposition, pour chaque projet. Il peut servir aussi bien pour les petits que pour les grands projets, même s’il peut présenter quelques différences selon la portée et la complexité de votre initiative. 

Tandis que le registre des risques d’un petit projet peut comprendre uniquement les informations de base sur le risque, telles que la probabilité, la priorité et les solutions, celui d’un projet plus complexe peut nécessiter près d’une dizaine de champs différents. 

Bien que certaines entreprises emploient des professionnels de la gestion des risques pour gérer un registre des risques, il incombe souvent au chef de projet ou au chef d’équipe de le superviser. Si votre équipe n’utilise pas encore de processus de gestion des risques ou de gestion des incidents, il peut être utile de connaître les risques couramment rencontrés pour déterminer si un tel document serait pertinent pour votre équipe.

Voici quelques exemples de risques, classés par priorité :

  • Faible priorité : les risques tels que le manque de communication et les erreurs de planning peuvent entraîner la dérive des objectifs de votre projet, ainsi que l’oubli de certains livrables. 

  • Priorité moyenne : les risques tels que les tâches supplémentaires ou imprévues peuvent entraîner une baisse de productivité de votre équipe, ainsi qu’un manque de clarté des objectifs. 

  • Haute priorité : les risques liés à la sécurité ou au vol de données peuvent entraîner une perte de revenus pour votre entreprise et devraient être considérés comme prioritaires. 

Maintenant que vous savez dans quels cas utiliser un registre des risques, vous pourrez correctement identifier les risques de haute priorité lorsque vous les rencontrerez. 

Risques couramment rencontrés

De nombreux risques peuvent survenir au cours d’un nouveau projet. Qu’il s’agisse de la sécurité des données ou de tâches imprévues, les projets risquent de dépasser le budget et la portée. Personne ne souhaite faire face aux conséquences d’une échéance manquée, c’est pourquoi il est important d’identifier les risques potentiels avant qu’ils ne se produisent.

Risques couramment rencontrés

Nous vous conseillons d’inclure les catégories de risques courants dans votre registre des risques. Ainsi, vous serez prêt si jamais ils venaient à se produire. Apprenez-en un peu plus sur ces risques et identifiez ceux qui pourraient s’appliquer à votre équipe. 

Sécurité des données 

Si vous travaillez sur des projets susceptibles d’affecter la sécurité des données, il est extrêmement important de surveiller et d’atténuer les risques potentiels. Des risques non gérés pourraient entraîner :

  • Le vol d’informations : sans mesures d’atténuation appropriées, votre entreprise pourrait devenir vulnérable au vol d’informations privées. Cela serait d’autant plus problématique s’il s’agissait d’informations sur les clients.

  • La fraude à la carte bancaire : dangereuse pour plusieurs raisons, ce type de fraude pourrait également entraîner une perte de revenus et d’éventuelles poursuites judiciaires. 

La sécurité des données est un risque majeur et il convient d’en faire une priorité afin d’éviter tout problème de sécurité à long terme. 

Difficultés de communication

Les problèmes de communication peuvent survenir quelle que soit la taille de votre projet et de votre équipe. Même si un registre des risques peut aider à identifier les canaux de communication, un logiciel de gestion du travail peut également s’avérer utile pour simplifier la communication au travail.

Voici quelques risques qui pourraient découler d’un manque de communication :

  • Des incohérences dans le projet : sans une bonne communication, des incohérences dans les livrables peuvent entraîner une certaine confusion. 

  • Des échéances manquées : personne ne souhaite manquer une échéance, mais sans communication claire, il est possible que votre équipe ignore les échéances des livrables. 

La rédaction d’un plan de communication adapté peut également contribuer à limiter la survenue de risques. 

[À lire] Rédiger un plan de communication clair : une étape plus importante qu’on ne le pense

Retards de planning

Si les erreurs et les retards de planning passent inaperçus, ils peuvent devenir un problème de taille lorsque les échéances sont manquées. Des outils tels que les chronologies ou échéanciers et les logiciels de calendrier d’équipe permettent d’éviter les erreurs de planning en amont. 

Les retards de planning des projets peuvent entraîner :

  • Des livrables précipités : il n’y a rien de pire qu’un projet qui n’a pas été correctement exécuté, les objectifs ne sont pas atteints et le travail paraît bâclé.

  • De la confusion : sans calendrier adapté, les équipes peuvent se retrouver submergées et désorientées.

La mise en place d’un calendrier peut aider au respect des échéances des livrables, qu’il s’agisse de tâches quotidiennes ou de projets ponctuels. 

Tâches imprévues

Nous nous sommes tous déjà retrouvés dans une situation où un projet dépasse le cadre prévu. Il s’agit d’un risque courant qui peut être relativement facile à atténuer s’il est surveillé correctement. En identifiant rapidement les tâches imprévues, vous pouvez ainsi mieux les déléguer au chef de projet. 

Sans registre des risques adapté, vous pouvez notamment être confronté aux conséquences suivantes :

  • L’oubli de certains livrables : si une tâche passe entre les mailles du filet, vous risquez de manquer complètement son échéance. 

  • Le burnout des employés : surcharger les membres de votre équipe de tâches imprévues peut créer des tensions et même entraîner un surmenage ou un burnout. C’est pourquoi il est important de définir correctement la portée des projets. 

Si vous rencontrez des problèmes avec les tâches imprévues, la mise en place d’un processus de contrôle du changement peut vous aider à communiquer à ce sujet auprès des membres de votre équipe.  

[À lire] Dérive des objectifs : 7 causes courantes et comment les éviter

Vol de matériaux

Même si cela reste, espérons-le, plutôt rare, les entreprises qui disposent d’un stock important de produits peuvent courir le risque d’un vol ou d’une erreur de déclaration. En assurant un suivi constant et régulier des stocks, vous pouvez détecter ces risques plus tôt afin d’en déterminer la cause.  

Les vols peuvent exposer votre entreprise à :

  • Une perte de revenus : que les produits soient volés ou qu’il y ait des erreurs dans les déclarations, cela affectera vos revenus. 

  • De l’incertitude : lorsqu’un vol se produit, l’incertitude des employés et de l’entreprise peut provoquer un stress interne. 

  • Une mauvaise utilisation du temps : parallèlement au vol de biens matériels, il existe un risque de vol de temps. Dans un environnement de travail à distance, il peut être plus difficile de suivre les activités auxquelles votre équipe consacre son temps. 

De la même manière que pour la sécurité des données, le vol constitue un risque de haute priorité qui doit être traité le plus rapidement possible. 

À inclure dans un registre des risques

Un registre des risques se compose d’une liste de risques et de champs de suivi. Le registre des risques de votre équipe sera très probablement différent des autres, car les risques associés à vos projets sont uniques. 

À inclure dans un registre des risques

Quelles que soient les différences, la plupart des registres des risques se composent de plusieurs éléments essentiels, notamment l’identification du risque, la probabilité du risque et l’atténuation du risque. Ces éléments contribuent à créer un registre d’informations fluide sur les risques potentiels. Ces registres sont également utiles à consulter lorsque vous travaillez sur de nouveaux projets qui pourraient être confrontés à des risques similaires.

Les champs supplémentaires que nous vous conseillons d’inclure sont des informations comme l’identification, la description et la priorité du risque. Plus vous serez précis, plus vous serez en mesure d’atténuer les risques qui se présenteront à vous.

Gardez surtout à l’esprit que plus le projet est complexe, plus votre registre des risques est susceptible de l’être également. Il convient donc d’être aussi précis que possible dans votre registre pour les projets de grande envergure qui s’étendent sur plusieurs mois et qui comptent de nombreuses parties prenantes.

Voici quelques-uns des champs les plus importants à inclure dans le plan de gestion des risques de votre projet. 

1. L’identification du risque  

L’une des premières entrées à inclure dans un registre des risques est l’identification du risque. Cette identification prend généralement la forme d’un nom de risque ou d’un numéro d’identification du risque. Un champ d’identification du risque doit comprendre les éléments suivants :

  • Le nom du risque

  • La date de l’identification

  • Un sous-titre (si besoin)

Vous n’avez pas besoin d’être très créatif pour nommer vos risques, un simple résumé suffit. Toutefois, si vous souhaitez être créatif, vous pouvez imaginer des noms pour chaque type de risque. Par exemple, vous pouvez utiliser « Daniela » pour nommer votre risque de sécurité des données. Ainsi, les membres de l’équipe identifieront rapidement le type de risque encouru. 

En plus d’un nom, vous pouvez également choisir d’inclure un court sous-titre, ainsi que la date de l’identification du risque. Cela vous permettra de surveiller le temps que prennent les méthodes d’atténuation et vous aidera à identifier les risques les plus longs à résoudre. 

2. La description du risque

Une fois l’identification terminée, une brève description doit être ajoutée à votre registre. Une description du risque doit comprendre :

  • Une courte présentation générale du risque

  • Les raisons pour lesquelles le risque constitue un problème potentiel

La longueur de vos descriptions dépend du niveau de détail que vous souhaitez accorder à votre registre, mais sachez que la longueur moyenne se situe généralement entre 80 et 100 caractères.

Plus important que la longueur, la description doit mentionner les points essentiels du risque, ainsi que les raisons pour lesquelles il constitue un problème potentiel. L’idée principale à retenir est qu’une description doit décrire précisément le risque sans trop entrer dans les détails, afin qu’il puisse être facilement identifié. 

3. La catégorie du risque

Il existe un certain nombre de catégories de risques qui permettent d’identifier rapidement ces derniers. L’identification rapide du risque facilite son attribution à l’équipe concernée, en particulier lorsqu’il s’agit d’un projet complexe qui comporte de multiples risques. Les différentes catégories de risques sont les suivantes :

  • Opérations 

  • Budget

  • Planning

  • Technologie

  • Informations 

  • Sécurité

  • Qualité

  • Le plan du projet

Pour déterminer le type de catégorie, vous devrez d’abord évaluer d’où vient le risque et qui peut aider à y remédier. Vous devrez peut-être travailler avec les chefs de service si la solution n’est pas aussi évidente. 

4. La probabilité du risque

Si les risques sont détectés suffisamment tôt, l’équipe peut tout à fait y remédier avant qu’une action concrète ne devienne nécessaire. Il est donc possible que les risques signalés dans votre registre ne deviennent pas une réalité.

La probabilité d’un risque peut entrer dans les catégories suivantes :

  • Peu probable 

  • Probable 

  • Très probable 

En classant vos risques par probabilité, vous pouvez identifier ceux à traiter en priorité et ceux qui peuvent attendre. 

5. L’analyse des risques

L’analyse des risques évalue les répercussions potentielles que le risque pourrait avoir sur le projet concerné. Elle vous permet d’identifier rapidement les risques les plus importants à traiter. Veillez à ne pas la confondre avec la priorité, qui tient compte à la fois de la probabilité et de l’analyse.

Même si les équipes documentent différemment les niveaux de risque, vous pouvez commencer avec cette simple échelle de 1 à 5 :

  • Très faible

  • Faible

  • Moyen

  • Élevé

  • Très élevé

Si vous avez des difficultés à identifier le niveau de risque, vous pouvez demander un deuxième avis auprès d’un chef de service. Vous pourrez ainsi évaluer précisément l’ampleur des répercussions éventuelles. 

6. L’atténuation du risque

Le plan d’atténuation des risques, également appelé plan d’action de réponse aux risques, est l’une des parties les plus importantes d’un registre des risques. Après tout, l’objectif d’un plan de gestion des risques est de les identifier et les atténuer. Il s’agit donc essentiellement d’un plan d’action. Ce document doit comporter :

  • Une solution détaillée étape par étape pour réduire le risque

  • Une brève description du résultat attendu

  • Les effets du plan sur les répercussions 

Bien que de petits risques puissent être faciles à atténuer, certains sont bien plus complexes et ne présentent pas toujours de solutions évidentes. Dans ce cas, le plan d’atténuation nécessite un peu de travail d’équipe pour trouver des solutions. Cela se produit généralement en dehors du document de registre des risques, par exemple lors d’une réunion ou d’un point d’équipe. 

Quelle que soit la manière dont vous choisissez de mener votre plan d’atténuation, vous devez renseigner une description générale dans le registre, à titre de référence et pour garantir une communication claire. C’est là non seulement le moyen de s’assurer que tous les membres de l’équipe du projet comprennent les plans d’action en réponse aux risques, mais également de visualiser la solution. 

[À lire] 11 modèles de projet pour partir du bon pied

7. La priorité du risque 

Même si les répercussions d’un risque aident à déterminer sa priorité, il convient d’intégrer également cette entrée à votre registre. La priorité doit tenir compte à la fois de la probabilité du risque et de son analyse. Ces deux aspects permettront d’identifier clairement les risques susceptibles d’avoir des conséquences négatives sur le projet. 

La priorité peut être renseignée par une simple échelle de 1 à 3 :

  • 1 (Faible)

  • 2 (Moyenne)

  • 3 (Haute)

Si vous cherchez à rendre votre registre des risques plus attrayant visuellement, vous pouvez tout à fait renseigner la priorité en utilisant une échelle de codes couleur. Celle-ci peut être utilisée à la place ou en parallèle des trois options. Vous aimez organiser par couleur ? L’ajout de codes couleur à votre registre est l’option parfaite pour vous ! 

8. La responsabilité du risque

Une fois que le risque a été identifié, examiné et classé selon son niveau de priorité, il est temps de déterminer les mesures d’atténuation à mettre en œuvre. La responsabilité du risque doit comporter :

  • La personne chargée de superviser la mise en œuvre des mesures

  • Tout autre membre de l’équipe, le cas échéant

Le champ de responsabilité du risque peut aider à déterminer rapidement le service le plus approprié pour le traiter. Il permet également de visualiser quels membres de l’équipe sont responsables de certains types de risques. 

9. Le statut du risque

Le dernier champ à inclure dans votre registre des risques est le statut du risque. Il permet d’indiquer si un risque a pu être atténué ou non. Le champ de statut du risque doit proposer les éléments suivants :

  • Ouvert

  • En cours

  • Fermé

Si vous voulez être plus précis dans vos options de statut, vous pouvez choisir une liste plus précise comme : actif, non commencé, en attente, en cours et terminé. 

Champs supplémentaires dans le registre des risques

Si chaque registre des risques doit comporter un certain nombre d’entrées principales, vous pouvez également inclure d’autres éléments facultatifs. Mieux vaut être trop préparé que d’être pris au dépourvu le moment venu ! Jetez un coup d’œil à ces champs supplémentaires pour déterminer si vous en avez besoin. 

  • Déclencheur du risque : en ajoutant une entrée pour préciser le déclencheur du risque, vous pourrez en évaluer les causes et prévenir les risques futurs. 

  • Type de réponse : bien que de nombreux risques soient négatifs, la finalité peut tout à fait être positive. Dans ce cas, vous pouvez ajouter un champ pour préciser si la réponse au risque est positive ou négative. 

  • Échéancier : vous pouvez également joindre le planning ou l’échéancier du plan d’atténuation dans le registre afin de conserver toutes les informations au même endroit. Les outils d’échéancier sont parfaits pour cela. 

Créer un registre des risques, exemples inclus

Un registre des risques contient beaucoup d’informations et peut sembler complexe à créer lorsqu’il s’agit du premier. Même si vous savez quelles informations y inclure, nous avons conscience qu’il n’est pas toujours évident de se lancer. C’est pourquoi nous avons préparé un exemple pour vous aider à créer votre premier plan de gestion des risques. 

Votre registre des risques pourrait ressembler à ceci :

[Vue Liste] Exemple de registre des risques sur Asana

Commencez à élaborer votre registre des risques en parcourant notre galerie de modèles ou en créant votre propre modèle personnalisé. 

L’objectif principal d’un registre des risques est de répertorier les informations sur les risques encourus, ne vous attardez donc pas trop sur les détails. Vous devez choisir les champs nécessaires pour communiquer les risques potentiels aux membres de votre équipe. 

Certaines équipes ont besoin d’un registre des risques simple avec très peu de champs, tandis que d’autres préfèrent quelque chose de plus élaboré. N’hésitez pas à commencer par un registre simple, puis à tendre progressivement vers un document plus élaboré si le besoin s’en fait ressentir.

Voici un exemple d’entrées d’un registre des risques pour vous aider à créer votre propre document. 

  1. Nom du risque : Retard dans la conception

  2. Description du risque : L’équipe de conception est surchargée de travail, ce qui pourrait entraîner un retard dans le calendrier du projet. 

  3. Catégorie du risque : Planning

  4. Probabilité du risque : Probable

  5. Analyse du risque : Moyenne

  6. Atténuation du risque : Faire appel à un indépendant pour créer les éléments graphiques du projet. Déplacer les réunions du calendrier de Kabir la semaine du 07/12 afin de lui libérer du temps pour retoucher les éléments graphiques et les envoyer à Camille pour approbation finale. 

  7. Priorité du risque : 2

  8. Responsabilité du risque : Camille Mourin

  9. Statut du risque : En cours

Une fois que vous serez habitué à remplir votre registre des risques, vous pourrez l’améliorer au fil de l’eau et le peaufiner pour les futurs projets.  

Ne prenez aucun risque pour votre plan de gestion des risques

L’identification des risques fait partie intégrante de toute bonne stratégie de gestion des risques. Même s’il n’est pas toujours facile d’identifier et d’atténuer les nouveaux risques, cela reste essentiel pour guider votre entreprise sur la voie du succès. Une fois que vous aurez établi votre registre des risques, les risques des projets ne vous sembleront plus aussi difficiles à gérer. De plus, votre équipe aura plus de temps à consacrer aux activités importantes, directement liées aux objectifs fixés.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des risques, consultez notre article pour découvrir comment créer un plan d’urgence pour se protéger des risques opérationnels. 

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