7 erreurs courantes en gestion des risques et comment les éviter

Image du contributeur – Équipe AsanaTeam Asana8 juin 20229 min de lecture
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Résumé

L’analyse des risques projet est une étape cruciale de la planification. Une connaissance approfondie des risques potentiels peut vous aider à vous préparer à les affronter, ou même à vous en prémunir. Dans cet article, découvrez sept des situations les plus courantes en gestion des risques. Vous pourrez ainsi donner tous les moyens à votre équipe d’y remédier avant qu’elles ne mettent à mal vos initiatives importantes.

En tant que chef de projet, il est essentiel de savoir ce qui pourrait nuire au bon déroulement de votre projet dans le but de mener les membres de votre équipe vers la réussite. Par exemple : les parties prenantes du projet proposent la création d’une nouvelle application, mais vous n’évaluez ni le temps ni les ressources nécessaires pour la développer. Résultat ? Votre projet pourrait être un échec avant même son commencement, quand l’application arrivera entre les mains des développeurs. C’est ce que l’on appelle une gestion des risques mal maîtrisée.

En connaissant en revanche les risques de chaque projet, vous pourrez déterminer des objectifs de projet raisonnables et garder votre équipe sur la bonne voie.

7 risques de projet courants

1. Risques stratégiques : la dérive des objectifs

Le risque de portée, que l’on appelle aussi dérive des objectifs, se produit quand les objectifs de projet ne sont pas clairement définis dès le départ. Pour une bonne gestion des risques, il est indispensable de communiquer votre feuille de route de projet aux parties prenantes dès le départ et de vous y tenir. En effet, si la portée de votre projet n’est pas connue de tous, ces dernières seraient tentées de revoir leurs exigences en cours de route.

Prévention des risques : comment empêcher la dérive des objectifs ? Il vous faut définir des paramètres de projet clairs pour insister sur la portée du projet. Une dérive des objectifs aura beaucoup moins de chances de se produire si vous vous accordez quant au périmètre du projet et que vous transmettez votre vision aux parties prenantes dès le début. La réduction des risques de dérive des objectifs passe aussi par l’organisation de points réguliers.

[À lire] Fiche pratique : définir la portée d’un projet en 8 étapes

2. Gestion des risques : les faibles performances

Le risque de performance apparaît lorsque le projet ne se passe pas aussi bien que prévu. Bien qu’il soit difficile d’en identifier la cause avec exactitude à chaque fois, les risques de projet qui peuvent y mener sont plus évidents à repérer et à anticiper. Par exemple : des délais serrés ou une mauvaise communication entre les membres de l’équipe.

Gestion des risques : comment empêcher une faible performance ? Anticiper d’éventuels risques de performance au plus tôt, au moment de la planification, peut vous permettre de vous y préparer. Avec un logiciel de gestion de projet, il vous sera aisé de suivre vos processus en temps réel et de planifier votre projet de A à Z. Cela encourage aussi une communication ouverte entre les membres de votre équipe.

3. Éviter les risques financiers et les coûts élevés

Votre projet dépasse le budget initialement prévu ? Il est donc sujet à l’un des risques majeurs, celui relatif au coût et qui peut survenir si vous n’avez pas défini de budget réaliste ou détaillé lors de la phase de planification. Vous êtes peut-être persuadé que votre projet s’achèvera bien en dessous du budget, mais dresser une liste détaillée de chaque élément et de leur coût vous aidera à anticiper vos besoins.

La solution pour éviter des coûts élevés en gestion des risques projet: estimez chaque élément de votre projet avec précision et respectez scrupuleusement votre budget. Le meilleur moyen pour y parvenir consiste à créer un modèle de plan de projet afin que tout le monde s’accorde sur les livrables, la portée et le planning. Dès que votre projet entre en phase de développement, envisagez d’organiser des points réguliers sur votre budget et votre avancée.

4. Anticiper les risques d’un projet : les délais serrés

Le risque de temps, aussi connu comme le risque de planning de projet, survient quand les tâches de votre projet prennent plus de temps que prévu à réaliser. Les retards auront des répercussions sur d’autres aspects du projet, comme le budget, la date de livraison ou la performance générale. Il s’agit d’un risque que les chefs de projet connaissent bien, et pour cause : qui ne fait pas le travail soi-même, en ayant à gérer différentes variables, aura tendance à sous-estimer le temps nécessaire à ses collègues pour terminer un projet au moment de le planifier.

Management des risques : comment éviter les délais serrés ? En règle générale, il faut surestimer le temps nécessaire pour l’accomplissement des tâches lors de la planification, afin de prévoir du temps pour gérer les aléas. Ainsi, vous vous assurez une marge de manœuvre pour la suite. Vous pouvez également créer un calendrier de projet, sous forme de chronologie ou de diagramme de Gantt. Avoir une vision claire du travail, des dépendances entre les tâches et des retards permet aux chefs de projet d’assurer la gestion du risque au moment de son apparition. Enfin, vous devez aussi comprendre le cycle de vie de votre projet pour déterminer le temps qu’il faut pour effectuer chaque tâche.

5. Facteurs de risques : les ressources insuffisantes

Le risque lié aux ressources pointe son nez lorsque vous n’en avez pas assez pour terminer le projet. Ces ressources comprennent : le temps, les compétences, les moyens financiers ou les outils. En tant que chef de projet, vous êtes responsable de l’approvisionnement des ressources pour votre équipe et il vous revient aussi de communiquer avec celle-ci concernant leur statut. L’attribution des ressources doit avoir lieu au début de la planification du projet, un ou deux mois avant sa mise en œuvre, selon la taille du projet.

Comment éviter d’éparpiller ses ressources en management des risques ? Le meilleur moyen de bien gérer ses ressources est de créer un plan d’allocation des ressources. Grâce à cet outil, les ressources sont employées au mieux, elles maximisent les résultats obtenus et contribuent aux objectifs de l’équipe. En sachant la quantité de ressources nécessaires pour la réalisation du projet, vous réduisez le risque d’en manquer plus tard.

[À lire] Votre guide pour bien appréhender la gestion des ressources

6. Maitrise des risques : les changements opérationnels

Les risques opérationnels englobent les changements au sein des processus d’équipe ou d’entreprise, comme un remaniement inattendu dans les rôles d’équipe ou au niveau de la direction, ainsi que la mise en place de nouveaux processus auxquels l’équipe doit s’adapter. Ces événements peuvent créer des distractions et nécessitent des ajustements de processus, ce qui pourrait avoir des conséquences sur les délais du projet.

La solution pour prévenir les imprévus opérationnels en gestion des risques : il est impossible de prévoir ou d’empêcher ces événements. Néanmoins, vous pouvez atténuer les effets de la transition. Pour cela, laissez à votre équipe le temps de s’adapter à la nouvelle situation après l’avoir préparée au changement par le biais de réunions d’équipe, d’outils de planification ou de formations complémentaires.

7. Gestion des risques : le manque de transparence

Le manque de transparence peut prendre la forme de problèmes de communication entre les parties prenantes, d’une prise de décision trop vague ou d’échéances confuses. Cela entraîne un manque de visibilité dû au travail en vase clos, ainsi que des dépassements de budget, des retards sur les échéances, des réorientations de projet ou des résultats décevants.

Gestion des risques de l’entreprise : comment remédier au manque de clarté ? Lorsque vous planifiez votre projet, vos exigences doivent être vues et revues pour assurer que tout est en place. Tous les participants sont-ils sur la même longueur d’onde ? Les développeurs sont-ils prêts ? La portée du projet est-elle clairement définie ? En outre, n’oubliez pas que les informations de projet doivent être aisément accessibles à tous. En regroupant celles-ci dans un seul outil, tout le monde pourra être au courant des avancées du projet.

Préparez votre équipe grâce à la gestion des risques

La gestion des risques consiste à identifier les catégories de risques qui seraient les plus susceptibles de toucher votre projet, puis d’élaborer un plan pour y faire face.

Préparez votre équipe grâce à la gestion des risques

Les outils de gestion de projet facilitent la gestion des risques en vous permettant d’organiser vos projets de A à Z. Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion du travail pour collaborer entre équipes afin de limiter l’apparition des risques les plus courants.

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En suivant ces 4 étapes, vous serez armés pour anticiper les risques et garder vos projets sur la bonne voie.

1. Identifier les risques potentiels

Identifier les risques qui pourraient toucher votre projet constitue la première étape du processus de gestion des risques. Précédemment, nous avons abordé les 7 facteurs de risques les plus connus, mais il existe d’autres sources de risques : défaillance d’un prestataire, imprévus personnels, problèmes de transfert de données, priorités changeantes, risque juridique ou lié au marché, report du projet, etc.

Posez-vous les questions suivantes pour débuter l’identification des risques :

  • Quelle est la probabilité que survienne cet événement ?

  • Si nous y sommes confrontés, quels seront son impact et sa gravité ?

  • Quel est notre plan d’action, une stratégie de gestion des risques est-elle définie ?

  • Compte tenu de sa probabilité et de son impact potentiel, quel est le degré de priorité ?

  • Qui est responsable de la gestion du risque ?

Une fois que vous avez la réponse à toutes ces questions, vous pouvez continuer sur votre lancée, prioriser et hiérarchiser les risques, proposer des solutions adéquates et exercer une surveillance régulière.

[À lire] Le processus de gestion des risques de projet en 6 étapes claires

2. Déterminer la probabilité et les conséquences

Pour vous aider à y voir plus clair, nous vous recommandons d’organiser votre liste de risques en fonction de ceux qui seraient le plus à même de vous toucher. Les classer de cette manière vous donnera une idée des risques à privilégier dans votre plan d’action.

Bien que la probabilité d’occurrence soit capitale dans l’analyse des risques projet, il ne faut pas négliger l’impact commercial de chaque risque. Ainsi, vous devrez redoubler de prudence dans votre plan de mitigation des risques qui pourraient avoir des conséquences commerciales importantes.

3. Trouver des solutions pour chaque risque

L’évaluation des risques vise à élaborer une stratégie en équipe pour remédier à chaque risque. Hiérarchisez-les selon leur probabilité et leur impact commercial si vous voulez trouver des solutions par la suite. En gestion des risques, la conduite d’une évaluation permet de limiter les risques au cours de vos projets, et leur assure ainsi de meilleures chances de réussite.

Vous avez la possibilité de rencontrer les parties prenantes concernées pour identifier ensemble des solutions raisonnables pour les risques de projet qui les préoccupent en priorité. Jetez un œil aux enseignements que vous avez tirés de vos précédents projets afin d’évaluer la façon dont les risques ont été gérés.

4. Ne pas négliger votre évaluation des risques

Vous avez mené à bien votre évaluation des risques ? Bravo, mais ce n’est pas une raison pour vous reposer sur vos lauriers : il faut maintenant garder un œil dessus, car les circonstances peuvent très vite changer et influencer la probabilité ou l’impact commercial d’un risque.

Vous pouvez aussi être subitement confrontés à de nouveaux risques ou voir des risques autrefois inquiétants perdre en dangerosité. Surveillez régulièrement votre plan de gestion des risques, et vous vous sentirez fin prêts pour affronter même les événements les plus inattendus.

[À lire] Plan de gestion de crise : présentation et guide de création en 6 étapes

Les outils de gestion des risques

Par leurs fonctionnalités d’analyse et de hiérarchisation, l’utilisation d’outils adéquats peut faciliter le processus d’évaluation et de gestion des risques. Grâce au suivi en temps réel et au partage d’informations en un seul endroit, tous les membres de l’équipe ont accès aux documents du projet en un clin d’œil, et cela vous permet de surveiller l’avancée du travail.

Les outils de gestion de projet vous seront également utiles pour aider votre équipe à développer de solides compétences en planification de projet. Une bonne connaissance de votre processus et des phases de gestion de projet peut vous protéger des risques.

Le registre des risques

Le registre des risques est l’outil idéal pour identifier et classer les risques par ordre de priorité. Il doit détailler la probabilité et l’impact commercial de chaque risque, les solutions pour s’en prémunir, les actions pour y remédier s’il se produit, ainsi que le nom de la personne qui interviendra.

Jetez un œil à l’exemple de registre des risques ci-dessous. De gauche à droite, il contient les informations suivantes : le type de risque, sa probabilité, son degré d’impact commercial, la personne désignée pour agir et l’action d’atténuation.

[Vue Liste] Exemple de registre des risques sur Asana

Votre registre des risques est désormais achevé. Ce document évolutif se révèlera utile pour l’ensemble de vos projets : vous pourrez vous y référer par la suite en cas de risque avéré, et vous en servir pour en atténuer les conséquences sur le long terme.

Autre outil de gestion des risques : l’analyse SWOT

SWOT est l’acronyme des mots anglais suivants : « strengths, weaknesses, opportunities, threats » (en français : forces, faiblesses, opportunités et menaces). L’ analyse SWOT va au-delà d’une simple identification de risques, car elle permet aussi d’effectuer un contrôle interne en évaluant les points forts de votre projet. Ainsi, vous pouvez vous en servir pour vous démarquer de vos concurrents.

Pour effectuer une analyse SWOT, répondez à des questions du type de celles que vous verrez ci-dessous pour chaque paramètre. Vous en déduirez des pistes utiles pour améliorer votre projet et préparer votre équipe.

Forces : quels sont nos points forts ?

Faiblesses : sur quels points nous améliorer ?

Opportunités : quels sont nos objectifs cette année ?

Menaces : sur quels points nos concurrents obtiennent-ils de meilleurs résultats que nous ?

Avec une analyse SWOT, vous pouvez avancer sereinement dans vos projets, forts d’une meilleure compréhension de votre position par rapport à vos concurrents. Vous connaîtrez aussi vos forces et vos faiblesses, ce qui contribuera à la gestion des risques et à l’amélioration de vos prochains projets.

Le brainstorming

Le brainstorming est une méthode performante pour trouver l’inspiration, dont l’efficacité est souvent sous-estimée. Si les membres de votre équipe ont chacun leur propre perspective, il s’agit d’un excellent moyen de stimuler leur créativité et évaluer les risques.

La création d’un registre des risques commence souvent par une séance de brainstorming, car il faut bien un point de départ pour identifier les risques. En apprenant de nouvelles techniques de brainstorming, vous pouvez inclure votre équipe dans la politique de gestion des risques et éviter ainsi que de nouveaux risques ne se présentent.

Anticipez les risques de projet pour vous en protéger

La phase de planification est la plus cruciale d’entre toutes au sein d’un projet. Vous aurez tendance à croire que la magie opère lors de la phase de développement, mais une bonne planification est l’arme ultime de la gestion des risques et pour mener votre équipe vers la réussite.

Il existe différents logiciels de gestion de projet sur le marché, grâce auxquels vous pouvez automatiser vos processus, simplifier vos communications, partager des informations et assurer un suivi en temps réel. À l’aide de ces outils, vous ne pouvez que vous améliorer !

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