La méthode Kaizen : le guide de l’amélioration continue en entreprise

Portrait du contributeur – Sarah LaoyanSarah Laoyan17 juin 20227 min de lecture
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Résumé

Le Kaizen repose sur une conviction forte : notre vie doit être jalonnée de petites améliorations continues si nous voulons nous épanouir chaque jour davantage. Si l’on applique ce principe au domaine de l’entreprise, apporter des changements mineurs au fil du temps peut conduire les organisations à changer la donne à plus long terme.

Songez à votre quotidien : travail, école, vie familiale ou sociale, etc. Pensez-vous que certains aspects de votre vie pourraient être améliorés ? Si vous êtes satisfait de votre routine, c’est très bien, mais sachez qu’il est toujours possible d’optimiser quelques petites choses.

C’est là toute l’essence de la philosophie du Kaizen, qui repose sur une conviction forte : notre vie doit être jalonnée de petites améliorations continues si nous voulons nous épanouir chaque jour davantage. C’est à partir de cette idée que s’est peu à peu développé le principe d’amélioration continue, appliqué à l’entreprise.

Qu’est-ce que l’amélioration continue ou Kaizen ?

Le mot Kaizen est issu de deux termes japonais : kai et zen, qui signifient respectivement amélioration et bien-être. Réunis, ces deux mots forment le concept d’amélioration continue. Le Kaizen désigne le processus visant à optimiser le fonctionnement d’une entreprise à tous les niveaux, des priorités stratégiques aux opérations quotidiennes. D’après le principe de l’amélioration continue, l’apport d’améliorations mineures au fil du temps peut entraîner des changements majeurs à long terme.

Le processus Kaizen a été popularisé par les industriels japonais dans les années 1950, après la Seconde Guerre mondiale. L’objectif de la démarche Kaizen consiste à améliorer continuellement les processus afin d’éliminer tout « gaspillage », ce terme désignant ici le fait de gâcher des heures de travail précieuses pour des futilités ou en raison de redondances dans les processus.

Le système de production de Toyota, qui repose sur un processus d’amélioration continue, est un modèle pour les industriels du monde entier. Le modèle Toyota est conçu de telle sorte que « seule la production répondant à une demande précise, à un moment donné, sort des chaînes de fabrication, sans stocks inutiles ». Depuis lors, ce modèle n’a cessé d’être repris et appliqué au sein de nombreuses entreprises, et pas seulement dans le domaine de la production.

En quoi consiste le processus d’amélioration continue ?

Le processus (ou principe) d’amélioration continue a pour objectif d’optimiser la gestion des activités qui génèrent de la valeur pour les clients, tout en se débarrassant des problèmes d’efficacité. Comme dans les processus de lean manufacturing, le principe d’amélioration continue vise à éliminer trois sources de gaspillage :

Sources de gaspillage combattues à l’aide du processus d’amélioration continue

Muda

Le terme japonais muda se traduit par « gaspillage » ou « inutilité ». Dans le cadre du processus d’amélioration continue, il s’agit de toutes les activités qui n’apportent pas de valeur et constituent donc un frein majeur à l’excellence opérationnelle.

Il est possible de distinguer deux types de mudas : les types 1 et 2.

  • Type 1 : les processus qui n’apportent pas de valeur ajoutée aux clients, mais néanmoins nécessaires pour le commanditaire. Par exemple, un contrôle de sécurité ne présente aucune valeur ajoutée supplémentaire pour le produit final, mais s’avère indispensable pour fournir un produit fiable à votre commanditaire.

  • Type 2 : les processus qui n’apportent pas de valeur ajoutée aux clients et sans intérêt pour le commanditaire. Il s’agit souvent de processus internes, comme établir une documentation. La méthode Kaizen vise à les limiter.

Il existe sept sources de gaspillage qui relèvent des mudas de type 2 :

  1. Transports : les trop nombreux déplacements des marchandises ou produits.

  2. Stocks : excès de marchandises ou de matières premières.

  3. Mouvements : mouvements superflus des individus ou des machines.

  4. Attente : temps d’inactivité entre une étape et la suivante.

  5. Surproduction : production excessive d’un bien.

  6. Opérations inutiles : étapes superflues dans le processus de production et sans valeur ajoutée.

  7. Défauts : production de biens inutilisables.

Mura

Le terme japonais mura signifie « inégalité » ou « irrégularité ». Celui-ci peut vous amener à effectuer des tâches inutiles (mudas) et constitue donc une autre source de gaspillage. Pour s’en prémunir, l’objectif est de concevoir un processus équilibré et rationalisé de façon à accomplir chaque étape sans rencontrer d’obstacles.

Prenons un exemple simple de mura, en l’occurrence une chaîne de montage : si une section de cette dernière est bloquée, l’équipe peut se retrouver forcée de réduire la production d’un produit spécifique ou, au contraire, de l’augmenter, afin de surmonter les obstacles qui se présentent.

Pour limiter au maximum ces freins, optez pour la méthodologie Kanban : dans ce processus, les équipes utilisent uniquement les ressources nécessaires et passent d’une étape à l’autre en toute simplicité.

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Muri

Le mot japonais muri signifie « surchargé », ou « excessif » (au-delà des capacités ou possibilités). S’agissant de la charge de travail, il indique une quantité de travail déraisonnable. Pour ce qui est des machines, le terme muri dénote une perte en raison des dégâts occasionnés et des réparations coûteuses engendrées par ces derniers. Pour les employés, ces sources de gaspillage peuvent entraîner des absences, des maladies ou encore des burnouts.

Il existe différentes stratégies pour créer une culture fondée sur l’amélioration continue. Nous allons vous présenter quelques méthodologies couramment employées pour mettre en œuvre des processus dans cette optique.

Le cycle PDCA ou roue de Deming

Le cycle PDCA (Plan-Do-Check-Act) a été créé par Walter Shewart, puis popularisé par W. Edwards Deming.

Il est composé de quatre étapes :

  • ​Planifier (Plan) : identifiez le principal objectif du projet et la façon dont vous allez mesurer votre réussite.

  • Développer ou réaliser (Do) : mettez votre plan à l’épreuve et déterminez si vous serez en mesure d’atteindre vos objectifs.

  • Contrôler (Check) : analysez les tests effectués pendant la phase de réalisation et relevez les éléments à améliorer.

  • Agir ou ajuster (Act) : appliquez les modifications à l’ensemble du projet ou, si le test de la phase de réalisation s’est soldé par un échec, affinez votre plan jusqu’à ce que tout fonctionne.

Le cycle PDCA permet d’aborder et de résoudre les problèmes liés à la gestion de projet et à l’amélioration des processus. En raison de sa nature cyclique, cette méthodologie permet d’implémenter aisément des changements, de manière continue.

[À lire] Le cycle PDCA, principe et utilisation

La méthode Six Sigma

Six Sigma est une méthodologie d’amélioration des processus, souvent utilisée dans le secteur de la production industrielle. Recourir à la méthode Six Sigma permet d’éliminer les irrégularités qui peuvent survenir pendant le processus de production. Pour ce faire, il convient d’effectuer un contrôle rigoureux des processus et de la qualité.

La méthode Six Sigma se compose principalement de deux méthodologies : DMAIC et DMADV.

DMAIC

La méthode DMAIC se décompose en cinq phases :

  • Définir le système.

  • Mesurer les aspects clés du processus en cours et recueillir des données.

  • Analyser les données pour déterminer les relations de cause à effet.

  • Améliorer ou optimiser le processus en cours à partir des données.

  • Contrôler les évolutions du processus et pérenniser les solutions trouvées.

DMADV

Également connue sous le nom de Design for Six Sigma (DFSS), la méthode DMADV est employée lors de l’élaboration du processus de création d’un tout nouveau produit. Voici les cinq étapes qui la composent :

  • Définir les objectifs de conception en fonction des demandes du client.

  • Mesurer et identifier les fonctionnalités produit et les capacités de production.

  • Analyser les options pour développer des alternatives de conception.

  • Concevoir une alternative innovante à partir des conclusions tirées lors de l’étape d’analyse.

  • Réviser le processus conçu et le tester.

La méthodologie Agile

La méthodologie Agile est un framework ou cadre de gestion de projet qui divise les projets en plusieurs phases (sprints). Le framework Agile prend bien souvent la forme d’un processus itératif : après chaque sprint, l’équipe en fait le bilan et réfléchit aux éléments qui pourraient être améliorés pour le prochain sprint. Le tout permet de créer une culture fondée sur l’amélioration continue.

[À lire] Méthodologies Agile : le guide du débutant

Les avantages des stratégies d’amélioration continue

Des changements peu coûteux, sans risques

Dans le cadre de l’amélioration continue, les changements sont faciles à effectuer. En effet, ce principe consiste à réaliser des modifications modestes et à faire des tests pour voir si elles s’avèrent concluantes. Si vous n’obtenez pas les résultats attendus, le fonctionnement de votre processus n’en sera pas entravé pour autant.

Par exemple, sur une chaîne de montage, une équipe peut modifier deux étapes qui ne sont pas dépendantes l’une de l’autre, puis observer les conséquences sur la vitesse d’exécution du processus de production. Si la vitesse d’exécution ralentit, l’équipe peut aisément repasser à la configuration initiale, sans modifier l’ensemble du processus.

Des changements accessibles à tous

L’amélioration continue permet à chaque membre d’équipe de s’approprier ses processus. La méthode Kaizen est plus pertinente si elle est implémentée à l’échelle de l’organisation et ancrée dans la culture de l’entreprise. De plus, si un membre d’équipe rencontre des difficultés à accomplir son travail personnel, il peut décider d’apporter les changements qui lui semblent appropriés afin d’optimiser ses processus individuels.

Des processus d’équipe personnalisés

Un processus peut fonctionner pour un groupe d’individus particuliers, mais que se passe-t-il lorsque de nouvelles recrues rejoignent l’équipe ? Le processus en place peut alors ne plus être aussi adapté qu’auparavant. La méthode Kaizen permet justement aux équipes d’y apporter des modifications pour s’adapter à des environnements en perpétuelle évolution.

Vous pourriez notamment faire évoluer vos processus, auparavant adaptés à une équipe modeste, pour qu’ils puissent être efficaces pour un plus grand nombre d’individus. Une équipe qui compte deux ou trois membres seulement n’a pas de problème à suivre ses activités sur une feuille de calcul. Toutefois, si plus tard elle accueille de nouvelles recrues et passe à 20 membres, le suivi devient ingérable et tout bonnement un vrai cauchemar. Le Kaizen permet à l’équipe de trouver le processus qui lui convient le mieux et de le faire évoluer, à mesure qu’elle se développe.

L’envie d’apprendre et la curiosité

Une culture d’entreprise qui encourage les membres d’équipe à améliorer les processus opérationnels pour les adapter à leurs besoins suscite la curiosité chez les employés et donne à chacun l’envie d’apprendre, et ce, à l’échelle de l’organisation. Vos collègues peuvent ainsi tester de nouvelles choses, par tâtonnements, sans craindre de faire échouer les processus en place ou d’être jugés en cas d’échec. Vos tests ne sont pas concluants ? Pas d’inquiétude, il sera toujours possible de revenir à ce qui fonctionnait auparavant.

Quelques conseils avant de mettre en place un processus d’amélioration continue

Si votre équipe n’a pas encore fait sien le principe d’amélioration continue, déployer de nouveaux processus au sein de votre entreprise peut prendre un certain temps. Voici quelques conseils pour y parvenir.

Commencez en douceur

L’objectif de la méthode Kaizen est d’apporter de petits changements progressifs. Commencez à y travailler avec quelques membres de votre équipe, pour observer les effets des changements apportés. Si tout se passe bien, mettez-vous à tester ces changements auprès d’autres équipes : cette implémentation incrémentale constitue l’essence même du Kaizen.

Encouragez l’ouverture d’esprit chez les leaders

Le principe d’amélioration continue fonctionne particulièrement bien lorsque les individus reçoivent les encouragements des hauts dirigeants. Préparez les leaders et leurs équipes, et proposez-leur une formation spéciale pour les encourager à communiquer leurs nouvelles idées. Veillez aussi à supprimer tout obstacle susceptible d’entraver les efforts d’un individu particulier qui tenterait d’améliorer ses processus.

Ne cherchez pas la perfection

Miser sur le principe d’amélioration continue pour partir à la recherche de la perfection est une pure utopie, une entreprise vouée à l’échec. En effet, la philosophie du Kaizen consiste à apporter de petits changements pour être chaque jour un peu meilleur que la veille. Une équipe qui vise à tout prix la perfection pourrait opérer des changements superflus.

Gérez votre amélioration continue à l’aide d’outils de gestion du travail

Les méthodologies d’amélioration continue fonctionnent mieux lorsqu’elles sont intégrées à des stratégies itératives de gestion de projet, comme les tableaux Kanban ou la méthode Agile. Vous pouvez centraliser la gestion de vos activités à l’aide d’outils de gestion du travail afin d’aider votre équipe à mettre en œuvre les changements indispensables pour assurer sa réussite.

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